Παρόλο που πολλοί επιχειρηματίες μπορούν να περιορίσουν τη χρήση του λογιστικού φύλλου Excel στα λογιστικά τους συστήματα, καθώς βλέπουν ότι το πρόγραμμα είναι πιο κατάλληλο για την παρακολούθηση, την ανάρτηση και την καταγραφή συναλλαγών, το Excel μπορεί να είναι τόσο ευκίνητο για λογιστικές πράξεις. Με την κατανόηση των σωστών τύπων και των βασικών μεθόδων επεξεργασίας, ακόμη και ο πιο μαθηματικός-φοβικός ιδιοκτήτης επιχείρησης θα βρει υπολογιστικά φύλλα του Excel εύκολο στην πλοήγηση.
Τι υπολογιστικά φύλλα Excel πρέπει να προσφέρετε
Το Excel είναι ένα πρόγραμμα του Microsoft Office που έχει σχεδιαστεί για να υπολογίζει, να ταιριάζει, να καταγράφει και να συγκρίνει δεδομένα για τρέχουσες και μελλοντικές αναφορές. Όπως και τα περισσότερα άλλα προγράμματα της Microsoft, τα χαρακτηριστικά της είναι ανθεκτικά και μπορούν να χρησιμοποιηθούν με τόσο λίγη ή όσο πολυπλοκότητα θέλετε.
Εκτός από την απλή λογιστική, τα λογιστικά χαρακτηριστικά του Excel μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε πού βρίσκεται η επιχείρησή σας οικονομικά, να δημιουργήσετε λεπτομερείς αναφορές, να παρακολουθήσετε καταλόγους προμηθευτών, υπαλλήλων και πελατών και να προετοιμάσετε τα αρχεία σας για φορολογική περίοδο κάθε χρόνο.
Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα για τον τρόπο χρήσης των υπολογιστικών φύλλων του Excel για τη βασική λογιστική των μικρών επιχειρήσεων.
Τρόπος χρήσης του Excel για την παρακολούθηση αναλωσίμων, αγορών και εξόδων
Η εισαγωγή δεδομένων στο Excel για τη διατήρηση ενός αρχείου των αγορών, των πωλήσεων και των εξόδων σας είναι σχετικά απλή. Με το άνοιγμα του Microsoft Excel, ξεκινήστε ένα νέο φύλλο εργασίας και ξεκινήστε την ανάθεση ετικετών στις στήλες που θα περιέχουν τις ημερομηνίες και τις αριθμητικές τιμές για κάθε παραγγελία προμηθειών, κάθε πώληση και κάθε δαπάνη.
Αφού επισημανθούν οι στήλες σας, καταχωρίστε τα ποσά αγοράς, πώλησης ή δαπάνης σε κάθε στήλη στην κατάλληλη σειρά με τη σωστή ημερομηνία.
Για να δείτε αυτή την απλή διαδικασία σε ενέργεια, εδώ είναι ένα εκπαιδευτικό βίντεο που θα σας καθοδηγήσει στα εξής βήματα: Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel για τη Μικρή Επιχειρηματική Λογιστική.
Τρόπος χρήσης βασικών τύπων και συντομεύσεων στο Excel
Στο προηγούμενο σεμινάριο, ίσως έχετε παρατηρήσει ότι οι εκπαιδευτές δημιούργησαν αθροιστικές φόρμες στο Excel για να υπολογίσουν το κέρδος βάσει αγορών προμηθειών, πωλήσεων και εξόδων. Οι φόρμουλες βοηθούν τους επαγγελματίες λογιστές και τους επιχειρηματίες να πλοηγούν στις λειτουργίες του Excel πιο αποτελεσματικά.
Έτσι, προτού να βγάλετε λεπτομερέστερες εξηγήσεις για τη βασική λογιστική των μικρών επιχειρήσεων με τα δεδομένα που εισάγετε στο φύλλο εργασίας του Excel, ίσως είναι χρήσιμο να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις συμβουλές, τα τεχνάσματα και τους τύπους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καλά προχωρώντας προς τα εμπρός.
Εδώ είναι ένα εύχρηστο βίντεο φροντιστήριο που καλύπτει μερικές από τις πιο πρόσφατες και χρήσιμες φόρμουλες στο Excel: Top 25 Excel 2016 Συμβουλές και κόλπα.
Τρόπος χρήσης του Excel για τη δημιουργία μιας κατάστασης κερδών και ζημιών
Οι περισσότεροι επιχειρηματίες προτιμούν να έχουν τις πληροφορίες που σχετίζονται με τα κέρδη ή τις ζημίες των επιχειρήσεων τους ξεχωριστές από άλλα δεδομένα. Αυτό τους επιτρέπει να εξετάζουν και να συγκρίνουν τα έσοδά τους σε διαφορετικές χρονικές περιόδους του έτους, συγκεκριμένες αλλαγές στα σχέδιά τους ή το φόρτο εργασίας τους ή για οποιουσδήποτε όρους που μπορεί να επηρεάσουν την οικονομική υγεία μιας επιχείρησης.
Ο καλύτερος τρόπος να βλέπετε ξεχωριστά αυτές τις πληροφορίες είναι σε κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης (P & L) ή στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων.
Ευτυχώς, το Excel διαθέτει έτοιμα πρότυπα για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε, να συμπληρώσετε και να διατηρήσετε μια δήλωση κέρδους και ζημιάς κατά τη λειτουργία της επιχείρησής σας. Αλλά είναι καλύτερο να μάθετε πώς οι δηλώσεις P & L λειτουργούν με το χέρι, ανεξάρτητα από το αν επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα που παρέχονται στο πρόγραμμα.
Για να δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια απλή δήλωση κέρδους και απώλειας στο Excel χωρίς τη βοήθεια ενός προτύπου, εδώ είναι ένα εκπαιδευτικό βίντεο που δείχνει πώς να ξεκινήσετε: Δημιουργία Λογαριασμών Διαχείρισης με χρήση του Excel: Κερδοφορία και Ζημία.
Τρόπος χρήσης του Excel για τη δημιουργία αναφορών και φύλλων
Αναφορές εξόδων, εκθέσεις πωλήσεων, ισολογισμοί, γενικό μητρώο, το ονομάζετε. Αν υπάρχει ένα πράγμα οι λογιστές και οι λογιστές απολαμβάνουν τη δημιουργία των εκθέσεων.
Ευτυχώς, το Microsoft Office έκανε ευκολότερη την παραγωγή αναφορών με κάθε νέα ενημερωμένη έκδοση λογισμικού του Excel.
Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, η δημιουργία αναφορών δεν είναι κάτι που προετοιμάζετε απλώς για τους επενδυτές, τους επιχειρηματικούς συνεργάτες σας ή έναν υπάλληλο τραπεζικού δανείου. Οι αναφορές σάς επιτρέπουν να καταγράψετε μια γενική επισκόπηση ή μια συγκεκριμένη λεπτομέρεια σχετικά με την οικονομική υγεία της εταιρείας σας χωρίς να έχετε μεγάλο όγκο δεδομένων για να εξηγήσετε το συμπέρασμα. Ως εκ τούτου, είναι εξαιρετικά χρήσιμο για εσάς ως επιχειρηματίας να μετρήσετε την κατάσταση της επιχείρησής σας με μια ματιά, ανά πάσα στιγμή.
Για να μάθετε πώς να δημιουργείτε απλές ανακεφαλαιωτικές αναφορές, εδώ είναι ένα εκπαιδευτικό βίντεο με οδηγίες πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά πωλήσεων στο Excel: Δημιουργία αναφοράς πωλήσεων στο Excel: Βασικό επίπεδο.
Οι εκθέσεις δαπανών απαιτούν μερικά διαφορετικά βήματα. Για να ξεκινήσετε, ακολουθήστε ένα εκπαιδευτικό βίντεο με οδηγίες πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά εξόδων ή φύλλο: Microsoft Excel: Δημιουργία ενός φύλλου απλών εξόδων.
Αν ενδιαφέρεστε να προσθέσετε περισσότερα οπτικά γραφικά στις αναφορές σας που επιτρέπουν στους αναγνώστες να κατανοήσουν καλύτερα τις πληροφορίες, ακολουθείστε ένα εκπαιδευτικό βίντεο σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας πινάκων συστοιχιών, γραμμωτών γραφικών παραστάσεων και πινάκων ελέγχου: Εισαγωγή στους Πίνακες Συγκεντρωτικών Πινάκων, Χαρτών και Πινάκων Dashboard στο Excel .
Και τι θα ήταν ένα λογιστικό σύστημα μικρών επιχειρήσεων χωρίς μια γενική βιβλιοθήκη; Εδώ είναι ένα λεπτομερές βίντεο φροντιστήριο για τη δημιουργία ενός γενικού βιβλίου για την επιχείρησή σας: Δημιουργήστε μια γενική βιβλιοθήκη χρησιμοποιώντας το Excel.
Διεύρυνση της τεχνογνωσίας σας στο Microsoft Excel
Εάν το Microsoft Excel είναι ένα πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε σπάνια πριν από την ιδιοκτησία μιας επιχείρησης, μπορεί να φαίνεται εκφοβιστικό παρά την εξορθολογισμένη ρύθμισή του. Ωστόσο, υπάρχουν επαγγελματίες που χρησιμοποιούν το Excel σε καθημερινή βάση, οι οποίοι εξακολουθούν να είναι σίγουροι για όλα τα πιο προηγμένα χαρακτηριστικά του προγράμματος. Είναι αυτή η ευελιξία και η ολοκληρωμένη προσβασιμότητα που την καθιστά κατάλληλη ως εργαλείο για τη λογιστική των μικρών επιχειρήσεων.
Ένας τρόπος για να εξασφαλίσετε ότι τα επιχειρηματικά σας όνειρα μπορούν να ευδοκιμήσουν και να επεκταθούν στο επόμενο επίπεδο είναι να διαδραματίσετε ενεργό ρόλο στις λογιστικές διαδικασίες της επιχείρησής σας. Ξεκινώντας με τις πιο απλές λειτουργίες, οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων μπορούν να μάθουν πώς να διαχειρίζονται τα οικονομικά τους αρχεία και να αναπτύσσουν τις δεξιότητες του Excel μαζί με τη φορολογική υγεία των εταιρειών τους.
Εκτός από τα μαθήματα βίντεο που περιλαμβάνονται παραπάνω, η Microsoft έχει επίσης τη δική της βιβλιοθήκη εκπαίδευσης Excel που μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τις δεξιότητες Excel, ώστε να μπορείτε να αξιοποιήσετε το εργαλείο ακόμα περισσότερο στις μικρές επιχειρήσεις σας.