Διαχειριστείτε τα μετρητά και την ρευστότητα σας για συνεχή επιχειρηματική επιτυχία
Οι επιχειρήσεις εκκίνησης συχνά βρίσκονται εκτός του σημείου.
Οι υπάρχουσες επιχειρήσεις μπορούν να βρουν τρόπους να επιβιώσουν εάν μπορούν να βρουν τρόπους για να δημιουργήσουν μετρητά. Τα μετρητά είναι το πιο σημαντικό στοιχείο επιβίωσης για μια μικρή επιχείρηση. Οι μικρές επιχειρήσεις συχνά λένε ότι η αδυναμία ελέγχου των μετρητών είναι το μοναδικό μεγαλύτερο πρόβλημα.
Ακριβώς όπως ένα άτομο ή μια οικογένεια, οι εταιρείες χρειάζονται ένα μαξιλάρι μετρητών για να στηριχθεί. Αυτό τους δίνει ασφάλεια σε ασταθείς στιγμές. Παρέχει επίσης την ευκαιρία να επωφεληθούν από στρατηγικές επενδύσεις ή να επωφεληθούν από ευκαιρίες για τη μείωση του κόστους. Οι μικρές επιχειρήσεις πρέπει επίσης να επικεντρωθούν στην έννοια της ελεύθερης ταμειακής ροής προκειμένου να αποδείξουν ότι το ταμείο μετρητών.
Duncan Connor, μιλά για τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες χρησιμοποίησαν την ταμειακή τους ροή για να παραμείνουν επιτυχείς κατά την περίοδο ύφεσης 2007-2009 : «Είναι μια απλή περίπτωση διαχείρισης της ροής μέσα ή έξω από την επιχείρησή σας και πότε. έχτισαν την πελατειακή τους βάση. "
"Ένα από τα πρώτα πράγματα που έκαναν οι επιτυχημένες επιχειρήσεις κατά τη διάρκεια της ύφεσης ήταν να εξετάσουν το δανεισμό τους και να επαναδιαπραγματευτούν τους όρους σε κάτι που, αν και μπορεί να είναι για περισσότερα χρόνια και τελικά πιο ακριβό, έχει χαμηλότερες πληρωμές τώρα. ίσως μια κακή ιδέα για τις περισσότερες επιχειρήσεις, αλλά εάν η αναχρηματοδότηση του υπάρχοντος χρέους σας επιτρέπει να παραμείνετε στην επιχείρηση, υπάρχει μια σαφής ανάκαμψη για να το κάνετε ».
"Άλλες επιχειρήσεις διαπραγματεύτηκαν μεγαλύτερες περιόδους για την πραγματοποίηση πληρωμών στους προμηθευτές, ενώ παράλληλα απαιτούσαν ταχύτερες πληρωμές από πελάτες".
Ένας άλλος τρόπος με τον οποίο οι επιχειρήσεις που επιβίωσαν από την ύφεση διαχειρίστηκαν ταμειακές ροές ήταν να διαχειριστούν πόσο αποθέματα πραγματοποιούνταν ανά πάσα στιγμή - το απόθεμα κοστίζει χρήματα και το απόθεμα που κάθεται στο δωμάτιό σας για εβδομάδες έχει κόστος ευκαιρίας που μπορεί να χρεοκοπήσει την επιχείρησή σας.
Ο λιγότερο επιθυμητός έλεγχος των εξόδων είναι πάντοτε με τους ανθρώπινους πόρους, αλλά καθώς οι παραγγελίες μειώνονται, πολλές μεταποιητικές επιχειρήσεις απολύουν προσωπικό, ασκούν παγίδες ή περικοπές στις αμοιβές και τα οφέλη, μειώνουν τις επενδύσεις στη μίσθωση και την κατάρτιση.
Ο Connor καταλήγει: "Από την άλλη πλευρά των πραγμάτων, η ροή χρημάτων μέσα, υπήρχαν και μερικά κόλπα."
"Οι παραγόμενοι λογαριασμοί έχουν εμφανιστεί στα ραντάρ των πιο μικρών επιχειρηματιών τα τελευταία δύο χρόνια, αλλά τα κυριότερα σημεία είναι ότι πωλείς τα τιμολόγιά σου για 3 έως 10% λιγότερο από το ποσό του τιμολογίου . Η απάντηση είναι ότι για τις περισσότερες επιχειρήσεις, το 90% του τιμολογίου είναι πλέον καλύτερο από το 100% του τιμολογίου σε ενενήντα ημέρες. τρίτο μέρος και να επικεντρωθεί στην επιχειρηματική δραστηριότητα και να παράγει οδηγούς παρά να κυνηγάει τις πληρωμές.
Το τρίτο πρόσωπο εκδιώκει τον πελάτη για πληρωμή. "
"Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και εταιρικές σχέσεις μείωσαν το ποσό που κατέβαλαν οι ιδιοκτήτες και σε πολλές περιπτώσεις οι ιδιοκτήτες έβαλαν περισσότερα δικά τους χρήματα στην επιχείρηση για να συνεχίσουν να λειτουργούν, ενώ άλλοι μετακόμισαν τις δραστηριότητές τους σε πιο ποικίλες ή κερδοφόρες περιοχές ".
Μετρητά και κέρδος
Οι ταμειακές ροές και το κέρδος δεν είναι οι ίδιες. Η χρηματοοικονομική λογιστική δεν επικεντρώνεται στην ταμειακή ροή . Επικεντρώνεται στο καθαρό εισόδημα ή το κέρδος. Μακροπρόθεσμα, τα κέρδη και οι ταμειακές ροές είναι περίπου το ίδιο, αλλά η κρίσιμη διαφορά είναι η χρονική στιγμή.
Ο συγχρονισμός μπορεί να είναι τόσο σημαντικός για μια μικρή επιχείρηση . Για παράδειγμα, όταν κάνετε μια πώληση σε έναν πελάτη πίστωσης, αναγνωρίζετε αυτήν την πώληση αμέσως στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων σας. Αυτό ονομάζεται λογιστική σε δεδουλευμένη βάση . Ωστόσο, δεν παίρνετε τα χρήματα αμέσως.
Όσον αφορά τον προϋπολογισμό μετρητών και την κατάσταση ταμειακών ροών , δεν εμφανίζετε αυτήν την πιστωτική συναλλαγή μέχρι να λάβετε πραγματικά την πληρωμή.
Μπορείτε να δείτε πώς το χάσμα μεταξύ του κέρδους και της ταμειακής ροής θα μπορούσε να είναι πολύ μεγάλο. Αν έχετε ταχεία αύξηση στις πωλήσεις πιστώσεων, για παράδειγμα, το κέρδος θα μπορούσε να υπερβεί κατά πολύ τα πραγματικά ληφθέντα μετρητά. Αυτή η κατάσταση καθιστά τις μικρότερες επιχειρήσεις πολύ ευάλωτες στο να εξαντληθούν τα μετρητά.
Τι είναι η ρευστότητα;
Συχνά ακούτε τη λέξη ρευστότητα που χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με τη διαχείριση μετρητών. Η ρευστότητα είναι η ικανότητα μιας επιχείρησης να πληρώνει τις βραχυπρόθεσμες οφειλές της. Με άλλα λόγια, εάν η επιχείρηση διαθέτει επαρκή ρευστότητα , μπορεί να πληρώσει τις τρέχουσες υποχρεώσεις της, όπως οι πληρωτέοι λογαριασμοί . Συνήθως, οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι τα χρέη που οφείλετε στους προμηθευτές σας.
Υπάρχουν μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετρήσετε τη ρευστότητα σας. Η ανάλυση της οικονομικής αναλογίας θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε πόσο υγρά είναι η εταιρεία σας ή πόσο επιτυχής θα είναι για την εκπλήρωση των βραχυπρόθεσμων υποχρεώσεων της. Η τρέχουσα αναλογία θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τη σχέση των κυκλοφορούντων στοιχείων σας με τις τρέχουσες υποχρεώσεις σας. Τα κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία περιλαμβάνουν μετρητά, εισπρακτέους λογαριασμούς, αποθέματα και ενίοτε άλλα στοιχεία γραμμής, όπως εμπορεύσιμους τίτλους. Πρέπει να διαθέτετε συνεχώς περισσότερα στοιχεία ενεργητικού από τις τρέχουσες υποχρεώσεις στον ισολογισμό σας.
Ο γρήγορος λόγος θα σας επιτρέψει να προσδιορίσετε εάν μπορείτε να πληρώσετε τις βραχυπρόθεσμες οφειλές ή τις τρέχουσες υποχρεώσεις σας, χωρίς να χρειάζεται να πωλήσετε κάποιο απόθεμα. Είναι σημαντικό για μια επιχείρηση να είναι σε θέση να το κάνει αυτό γιατί, αν πρέπει να πουλήσετε απογραφή για να πληρώσετε λογαριασμούς σημαίνει ότι πρέπει να βρείτε έναν αγοραστή για το απόθεμα αυτό. Η εύρεση ενός αγοραστή δεν είναι πάντα εύκολη ή δυνατή.
Υπάρχουν διάφορα άλλα μέτρα ρευστότητας που θα θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε τη θέση μετρητών σας.
Η επικέντρωση στη ρευστότητα γίνεται πιο φυσικά σε έναν διευθύνοντα σύμβουλο παρά σε έναν λογιστή που εκπαιδεύεται να ασκεί λογιστική σε δεδουλευμένη βάση . Όταν η επιχείρησή σας μόλις ξεκινά, ουσιαστικά το τρέχετε από ένα βιβλίο επιταγών, το οποίο αποτελεί παράδειγμα ταμειακής λογιστικής . Όσο υπάρχει μετρητά στο λογαριασμό, η επιχείρησή σας είναι διαλυτή. Καθώς η επιχείρησή σας γίνεται πιο περίπλοκη, θα πρέπει να υιοθετήσετε πιο περίπλοκο οικονομικό λογιστικό έλεγχο. Ωστόσο, πρέπει να εστιάσετε στη διαχείριση ρευστότητας και ταμειακών διαθεσίμων, παρόλο που παρακολουθείτε το καθαρό εισόδημα μέσω της χρηματοοικονομικής λογιστικής.
Προϋπολογισμός μετρητών
Οι περισσότερες εταιρείες θα πρέπει να προετοιμάζουν μηνιαίο προϋπολογισμό μετρητών για να παρακολουθούν τα μετρητά τους. Στην πραγματικότητα, οι προϋπολογισμοί μετρητών θα πρέπει να γίνονται έξι έως δώδεκα μήνες εκ των προτέρων για την κάλυψη των αναγκών σε μετρητά . Ο προϋπολογισμός μετρητών θα συλλάβει τη χρονική διαφορά μεταξύ του κέρδους που βλέπετε στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και των μετρητών που πραγματικά εισέρχονται στην επιχείρηση και εξέρχονται από την επιχείρηση.
Ο σκοπός του προϋπολογισμού σε μετρητά δεν είναι ο καθορισμός στόχων για μετρητά αλλά η πρόβλεψη των αναγκών. Εάν προετοιμάζετε προϋπολογισμούς μετρητών 6 έως 12 μήνες εκ των προτέρων και οι ανάγκες σας αλλάζουν, αλλάξτε τους προϋπολογισμούς μετρητών σας. Κρατήστε τα ενημερωμένα, επειδή το κόστος της χαμηλών μετρητών σε μια επιχείρηση είναι υψηλό. Πρέπει να το ξέρετε αυτό από τα προσωπικά σας οικονομικά. Προετοιμάστε τους προϋπολογισμούς σας συντηρητικά.
Οι προϋπολογισμοί μετρητών μπορούν να απευθύνονται σε σενάρια "που-αν". Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να δοκιμάσετε διαφορετικά πιθανά μελλοντικά σενάρια. Μπορείτε να επισυνάψετε ένα ποσοστό πιθανότητας στο μελλοντικό σενάριο και να δοκιμάσετε τις υποθέσεις σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε την ταχύτητα των συλλογών σας ή το χρονοδιάγραμμα των αγορών αποθέματός σας και να δείτε πώς επηρεάζει τη θέση μετρητών σας.
Πώς να μεγιστοποιήσετε την ταμειακή σας ροή
Ο στόχος σας, ως ιδιοκτήτης και διευθυντής της εταιρείας σας, είναι να αποσύρετε όλα τα μετρητά από τον ισολογισμό που μπορείτε. Όχι μόνο θέλετε να λάβετε όσο το δυνατόν περισσότερα χρήματα από την εταιρεία σας, αλλά θέλετε επίσης να τα κρατήσετε σε περίπτωση πιθανής ή πραγματικής κρίσης.
Δύο από τους τρέχοντες λογαριασμούς ενεργητικού σας είναι συνήθως μεγάλοι αποχετεύσεις στα μετρητά σας. Πρόκειται για απογραφή και εισπρακτέους λογαριασμούς. Τα αποθέματα είναι τα προϊόντα που πουλάτε και οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι οι πιστωτικοί σας λογαριασμοί ή οι λογαριασμοί που αντιπροσωπεύουν την πίστωση που επεκτείνετε στους πελάτες. Τα υπόλοιπα και των δύο λογαριασμών πρέπει να μετατραπούν σε μετρητά το συντομότερο δυνατό.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ανάλυση χρηματοοικονομικής αναλογίας για να ελέγξετε τη θέση σας σχετικά με τα αποθέματα και τις απαιτήσεις . Οι δείκτες κύκλου εργασιών του αποθέματος μπορούν να σας πουν εάν το απόθεμά σας είναι ξεπερασμένο ή εάν πωλείτε τόσο γρήγορα είστε αποθέματα. Οι λογαριασμοί εισπρακτέοι λογαριασμοί, όπως οι πωλήσεις ημέρας που εκκρεμούν, μπορούν να σας ενημερώσουν για το πόσο γρήγορα οι πελάτες πιστωτικών σας καθαρίζουν τους λογαριασμούς τους. Μόλις προσδιορίσετε τη θέση του αποθέματός σας και των απαιτήσεων σας, μπορείτε να κάνετε τις κατάλληλες ενέργειες για να προσαρμόσετε και να έχετε περισσότερα μετρητά που έρχονται στην επιχείρησή σας.
Ένας άλλος τρόπος για να πάρετε περισσότερα μετρητά στην επιχείρησή σας σχετικά με τους πιστωτικούς πελάτες σας και τις απαιτήσεις πελατών χρησιμοποιεί ένα σύστημα lockbox για τη συλλογή πληρωμών. Εάν έχετε πληρωμές με καλώδια ή ταχυδρομικώς σε ένα κιβώτιο κλειδώματος, οι πληρωμές αυτές μπαίνουν στον λογαριασμό σας γρηγορότερα. Η τράπεζά σας μπορεί τότε να σκουπίσει χρήματα σε έναν τοκοφόρο λογαριασμό.
Μια άλλη βραχυπρόθεσμη στρατηγική για τη συμπίεση των χρημάτων από τον ισολογισμό σας είναι να εξετάσετε τις τρέχουσες υποχρεώσεις στον ισολογισμό σας . Εστίαση στους πληρωτέους λογαριασμούς σας. Είναι αυτά που οφείλετε στους προμηθευτές σας. Πληρώστε τους λογαριασμούς σας πληρωτέους την ημέρα που οφείλονται, όχι νωρίς. Δεν υπάρχει κανένας λόγος να δώσετε στους προμηθευτές σας τις μετρητικές σας ημέρες πριν από την πληρωμή του λογαριασμού. Η επιχείρησή σας πρέπει να χρησιμοποιήσει αυτά τα μετρητά. Απλώστε τη χρήση των κεφαλαίων σας.
Κλειδιά για την καλή διαχείριση μετρητών
Το κατώτατο όριο για την καλή διαχείριση των ταμειακών διαθεσίμων είναι ότι, σε μια κρίση, οι τυπικές οικονομικές καταστάσεις καθίστανται άσχετες και το μόνο που είναι σημαντικό επιζεί από την άποψη της ρευστότητας. Σε μια κρίση σε μετρητά, όπως μια ύφεση, η εστίαση του ιδιοκτήτη επιχείρησης γίνεται, αναγκαστικά, πολύ βραχυπρόθεσμα. Συχνά, μια κρίση μετρητών θα ενσταλάξει καλές πρακτικές διαχείρισης μετρητών σε διευθυντές επιχειρήσεων που μεταφέρουν από εκείνη την ημέρα προς τα εμπρός.
Οι διαχειριστές πρέπει να κατανοήσουν πώς να προετοιμάσουν έναν μηνιαίο προϋπολογισμό μετρητών . Στη συνέχεια, πρέπει να κατανοήσουν τις πηγές και χρήσεις των μετρητών όπως αυτές που αναφέρονται στην Κατάσταση Ταμειακών Ροών , μία από τις τρεις απαιτούμενες οικονομικές καταστάσεις . Τα σχόλια που λαμβάνετε από αυτές τις οικονομικές καταστάσεις είναι ανεκτίμητα. Ξεκινώντας με απογραφή και εισπρακτέους λογαριασμούς, εάν οι διαχειριστές μπορούν να μεγιστοποιήσουν την ταμειακή τους ροή, σχεδόν πάντα αποφεύγουν να εξαντληθούν τα λειτουργικά τους μετρητά και να εκτίθενται σε προβλήματα ταμειακής ροής.