Πώς να προστατεύσετε τα κρίσιμα επιχειρηματικά σας δεδομένα
Απώλεια δεδομένων
Για να παραφράσετε τον Paul Simon, υπάρχουν 50 τρόποι για να χάσετε τα δεδομένα σας:
- Μια συντριβή σκληρού δίσκου σε υπολογιστή / φορητού υπολογιστή ή βλάβη στην κινητή συσκευή σας μπορεί να καταστήσει τα δεδομένα σας ανεπανόρθωτα
- Ο υπολογιστής ή το τηλέφωνό σας μπορεί να κλαπεί - οι επιχειρηματικές διακοπές είναι κοινές και σύμφωνα με τα στατιστικά στοιχεία του FBI το 97% των κλεμμένων φορητών υπολογιστών / επιτραπέζιων υπολογιστών δεν ανακτώνται ποτέ
- Τα δεδομένα μπορούν να διαγραφούν τυχαία (ή να διαγραφούν σκόπιμα από έναν δυσαρεστημένο υπάλληλο)
- Ο υπολογιστής σας μπορεί να πειραχτεί από κακόβουλο λογισμικό
- Οι λογαριασμοί σας στο διαδικτυακό χώρο αποθήκευσης μπορούν να παραβιαστούν
- Μια επίθεση ransomware θα μπορούσε να καταστήσει τα αρχεία σας απρόσιτα μέχρι την καταβολή σημαντικής αμοιβής
Ένα καθεστώς αντιγραφής δεδομένων είναι απαραίτητο
Για την επαρκή προστασία δεδομένων, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων που θα ακολουθεί αυτά τα τρία βήματα:
- Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των επιχειρηματικών δεδομένων τακτικά
- Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας σε αξιόπιστα μέσα ή στο σύννεφο
- Εάν χρησιμοποιείτε μέσα αποθήκευσης για αντίγραφα ασφαλείας, κρατήστε τις συσκευές σε ασφαλή τοποθεσία εκτός του χώρου
Ο βασικός κανόνας για την προστασία των δεδομένων των επιχειρήσεων είναι ότι εάν χάσουν τα δεδομένα θα παρεμποδίσουν την επιχειρηματική δραστηριότητα, θα τα υποστηρίξουν.
Τα προγράμματα λογισμικού για επιτραπέζιους υπολογιστές μπορούν να επανεγκατασταθούν εάν είναι απαραίτητο, αλλά η ανάκτηση των λεπτομερειών των συναλλαγών ή της επαγγελματικής αλληλογραφίας είναι αδύνατη εάν τα αρχεία αυτά χαθούν ή καταστραφούν πέρα από την επιδιόρθωση.
Αρχείο δεδομένων έναντι δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων
Τα αντίγραφα ασφαλείας είναι συνήθως περιοδικές, βραχυπρόθεσμες εικόνες δεδομένων για σκοπούς αποκατάστασης καταστροφών.
Η αρχειοθέτηση γενικά αναφέρεται στη μακροπρόθεσμη αποθήκευση δεδομένων που δεν είναι πλέον σε κανονική χρήση, αλλά μπορούν να αποκατασταθούν εάν είναι απαραίτητο (για παράδειγμα, ένα τελικό έργο ή δεδομένα από πρώην πελάτη).
Backup Critical Business Data
Υπάρχουν δύο βήματα για την επιτυχή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων.
- Προσδιορισμός των κρίσιμων δεδομένων που πρέπει να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας
- Εφαρμογή αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σε τακτικό πρόγραμμα
Τι πρέπει να υπάρχει σε ένα αντίγραφο ασφαλείας δεδομένων;
Όλα τα αρχεία που έχετε δημιουργήσει ή / και τροποποιήσει θα πρέπει να δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας. Για πολλές επιχειρήσεις, αυτό περιλαμβάνει τα πάντα από λογιστικά αρχεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όλο και περισσότερες επιχειρηματικές εφαρμογές είναι διαθέσιμες μέσω του cloud. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε εφαρμογές γραφείου (χωρίς πρόγραμμα περιήγησης), αυτές μπορούν να επανεγκατασταθούν από το μέσο ή να μεταφορτωθούν, οπότε δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.
Cloud Storage
Η χρήση ηλεκτρονικών υπηρεσιών δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας καθιστά εύκολη την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας - κάτι που είναι μόνο ένας από τους λόγους για τους οποίους το cloud computing είναι ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις . Ωστόσο, οι υπηρεσίες cloud μπορούν ακόμα να είναι ευάλωτες στην απώλεια δεδομένων μέσω hacking ή σαμποτάζ εργαζομένων (εξετάστε την πρόσφατη περίπτωση του Αμερικανικού Κολλεγίου Παιδείας που εδρεύει στην Indianapolis και που έπειτα από την πυρκαγιά ενός εργαζόμενου στην τεχνολογία της πληροφορίας ανακάλυψε ότι πριν από την αναχώρησή του είχε αλλάξει τους κωδικούς πρόσβασης λογαριασμούς, εμποδίζοντας το κολλέγιο να έχει πρόσβαση στα δεδομένα του).
Δεν είναι κακή ιδέα να λαμβάνετε περιστασιακά τοπικά αντίγραφα των δεδομένων σύννεφων.
Δημιουργία αντιγράφων τοπικών δεδομένων
Αν αποθηκεύετε τα δεδομένα σας τοπικά (π.χ. δεν χρησιμοποιείτε το cloud storage), μπορείτε να απλοποιήσετε τα αντίγραφα ασφαλείας κρατώντας όλα τα αρχεία που θα πρέπει να αρχειοθετηθούν σε μία μονάδα δίσκου στον υπολογιστή σας. Για παράδειγμα, υποθέστε ότι πρέπει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας για λογιστικά αρχεία, έγγραφα επεξεργασίας κειμένου, υπολογιστικά φύλλα, φωτογραφίες και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Απλώς η Λογιστική, το Microsoft Office (συμπεριλαμβανομένου του Outlook) και το Paintshop Pro όλα σε ξεχωριστή μονάδα δίσκου ή σε ξεχωριστό φάκελο διευκολύνουν την αρχειοθέτηση όλων των αρχείων που έχετε δημιουργήσει ή τροποποιήσει με αυτά τα προγράμματα. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας της μονάδας ή του φακέλου.
Μόλις επιλέξετε τα κρίσιμα δεδομένα προς αρχειοθέτηση, είναι απλό να εγκαταστήσετε και να χρησιμοποιήσετε ένα εφεδρικό πρόγραμμα λογισμικού για την αρχειοθέτηση των δεδομένων της επιχείρησής σας με τακτικό πρόγραμμα.
Συνιστάται η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας κάθε βράδυ. Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα προγράμματα λογισμικού δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας που σας επιτρέπουν να ορίσετε ένα πρόγραμμα που θα δημιουργεί αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας. Το λογισμικό δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, το οποίο επίσης φερμουάρ και κρυπτογραφεί τα αρχεία, εξοικονομεί χώρο στο δίσκο και αυξάνει την ασφάλεια των δεδομένων.
Διατηρείτε τα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας μόνο όταν αυτά αποθηκεύονται σε ασφαλές, άφθαρτο ασφαλές. Η επένδυση σε μονάδα ταινίας ή εξωτερικό σκληρό δίσκο και προσεκτική τήρηση ενός κανονικού χρονοδιαγράμματος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων δεν θα βοηθήσει εάν όλα τα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας βρίσκονται σε ένα μέρος και ο τόπος αυτός πληγεί από καταστροφή. Για να είστε πραγματικά ασφαλείς, τα αντίγραφα ασφαλείας θα πρέπει να αποθηκεύονται εκτός τοποθεσίας. (Το backup του Cloud δεν εξαλείφει πλήρως αυτή την ανησυχία, αλλά σίγουρα είναι καλύτερο από πολλές φυσικές τοποθεσίες.)
Ορισμένες επιχειρήσεις διατηρούν τα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων τους σε θυρίδες ασφαλείας στις τράπεζες. (Η αμοιβή για ένα κουτί ασφαλείας είναι φοροαπαλλαγή, εάν χρειάζεστε περαιτέρω κίνητρα.) Άλλοι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων διατηρούν πολλαπλά αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων των αρχείων τους στα σπίτια διαφορετικών φίλων ή μελών της οικογένειας. Δεν έχει σημασία το πού επιλέγετε να τα διατηρήσετε, αρκεί ο ιστότοπος που επιλέγετε για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων εκτός χώρου να είναι ασφαλής και έχετε τακτική πρόσβαση σε αυτό.
Συσκευές αντιγράφων ασφαλείας
Online υπηρεσίες backup
Για την απόλυτη ασφάλεια, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης, αλλάζετε τακτικά και βεβαιώνεστε ότι τα αρχεία που δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας είναι κρυπτογραφημένα (δεδομένου ότι ο χώρος αποθήκευσης του cloud είναι κοινόχρηστος, οι πάροχοι νέφους συνήθως κρυπτογραφούν τα δεδομένα χρήστη).
Μονάδες USB (αντίχειρα)
Τα USB stick συνεχώς αυξάνουν την χωρητικότητά τους και είναι ιδανικά για γρήγορη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων. Ενώ δεν έχουν την ικανότητα των εξωτερικών σκληρών δίσκων που έχουν γρήγορες ταχύτητες μεταφοράς δεδομένων και είναι εξαιρετικά φορητές. Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων σε μια μονάδα USB και να την απομακρύνετε offsite. Δεδομένου ότι δεν έχουν κινούμενα μέρη, οι μονάδες USB είναι πολύ αξιόπιστες.
Εξωτερικοί Σκληροί Δίσκοι
Για τις μικρές επιχειρήσεις, η αγορά και η χρήση εξωτερικού σκληρού δίσκου για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας είναι η συνιστώμενη μέθοδος. Οι εξωτερικοί σκληροί δίσκοι είναι φθηνοί σε σύγκριση με τα συστήματα κίνησης ταινιών. Είναι επίσης εύκολο στη χρήση. απλά συνδέστε τη μονάδα σκληρού δίσκου στη θύρα USB του υπολογιστή σας. Οι περισσότεροι εξωτερικοί σκληροί δίσκοι διαθέτουν λογισμικό δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.
Αποθήκευση τοπικού δικτύου (LAN)
Αν διαθέτετε τοπικό δίκτυο (LAN), μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας αρχείων σε άλλον υπολογιστή ή διακομιστή. Ωστόσο, εάν το εφεδρικό μηχάνημα βρίσκεται στην ίδια θέση, μπορεί να είναι ευάλωτο σε κλοπή ή να καταστραφεί από πυρκαγιά ή πλημμύρα. Για να αποφευχθεί η κλοπή, ένας διακομιστής μπορεί να εγκατασταθεί σε κλειδωμένο κλουβί, ντουλάπι ή ντουλάπα.
Αποθήκευση ταινίας
Εάν διαθέτετε μεγάλα ποσά δεδομένων για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (ή θέλετε να δημιουργήσετε και να διατηρήσετε τα αρχεία κανονικών πλήρων δεδομένων για μακροχρόνια αποθήκευση), οι βιντεοκασέτες είναι η καλύτερη επιλογή. Είναι εξαιρετικά αξιόπιστα και μπορούν να αποθηκεύουν τεράστια ποσά δεδομένων.
Επιστροφή ή κίνδυνος να το χάσει
Μην διατρέχετε τον κίνδυνο να χάσετε τα δεδομένα της επιχείρησής σας. Η καλύτερη άμυνα κατά μιας τέτοιας καταστροφής είναι η σωστή προστασία δεδομένων. Δημιουργώντας ένα εφεδρικό σύστημα που περιλαμβάνει την αρχειοθέτηση και τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των στοιχείων της επιχείρησής σας τακτικά και σωστά, θα διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας θα είναι σε θέση να αντιμετωπίσει οποιαδήποτε καταιγίδα αντιμετωπίζει και να συνεχίσει. Θυμηθείτε - δεν μπορείτε ποτέ να έχετε πάρα πολλά αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων!