Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων χειρίζονται συχνά τη δική τους λογιστική για πολλούς λόγους που περιλαμβάνουν το φόβο της μεταβίβασης ευαίσθητων οικονομικών πληροφοριών, θέλοντας τον πλήρη έλεγχο και διατηρώντας το κόστος προσωπικού χαμηλό. Αυτοί οι λόγοι, αν και είναι ασφαλώς έγκυροι για τις νεοσύστατες επιχειρήσεις και τις μικρότερες επιχειρήσεις, αυξάνονται όλο και πιο μη πρακτικοί καθώς αναπτύσσεται η επιχείρησή σας. Μερικοί ιδιοκτήτες μεταβιβάζουν λογιστικά καθήκοντα σε αξιόπιστα μέλη της οικογένειας ή σε προσωπικό, αλλά οι πιο επιτυχημένοι και καταλαβαίνω επιχειρηματίες μαθαίνουν γρήγορα ότι η λογιστική και τα οικονομικά είναι η ψυχή της επιχείρησης και αξίζουν την επαγγελματική διαχείριση από εξειδικευμένους χρηματοοικονομικούς ειδικούς.
Οι τρεις κύριες θέσεις των οικονομικών διευθυντών στις περισσότερες επιχειρήσεις είναι λογιστές ή λογιστές, ελεγκτές και Διευθυντές Οικονομικών Υπηρεσιών ή CFO.
Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, μπορείτε να χειριστείτε οι ίδιοι τα καθήκοντα αυτών των θέσεων ή να τους μεταβιβάσετε σε ένα μέλος του προσωπικού ή έναν αξιόπιστο συνεργάτη, αλλά καθώς η επιχείρηση ωριμάζει, οι περισσότεροι ιδιοκτήτες ανακαλύπτουν ότι οι επαγγελματίες προσλαμβάνουν σταθερά οφέλη από πλευράς κόστους, ενώ παράλληλα απελευθερώνουν τους ιδιοκτήτες επιχειρηματικά ζητήματα. Τα αποτελέσματα των επαγγελματικών λογιστικών προσλήψεων περιλαμβάνουν - αλλά δεν περιορίζονται σε αυτά - τα ακόλουθα επιχειρηματικά πλεονεκτήματα:
- Βρίσκοντας εξοικονόμηση κόστους στη διαδικασία κατασκευής, τις σχέσεις προμηθευτών, τις λειτουργίες γραφείου και τη διαχείριση των εργαζομένων
- Εξοικονόμηση χρημάτων για τους φόρους
- Διαχείριση ενός συνεχώς αυξανόμενου όγκου εσωτερικών εγγράφων και εξωτερικών αναφορών
- Σχεδιάζοντας ένα χρηματοοικονομικό δίχτυ ασφαλείας με τον μετριασμό των κινδύνων με την ασφαλιστική κάλυψη, τη διαχείριση αποθεμάτων, τη διαφοροποίηση και τις φορολογικές απειλές
- Προγραμματισμός επεκτάσεων
- Διαχείριση μισθοδοσίας
- Εξορθολογισμός επιχειρήσεων και μεγιστοποίηση των κερδών
- Αποφυγή χρηματικών ποινών, ποινών, χαμηλότερων αξιολογήσεων πιστοληπτικής ικανότητας και επιτοκίων που προκύπτουν από την έλλειψη προθεσμιών, τον υπολογισμό της μισθοδοσίας ανακριβώς, την αποφυγή πληρωμής λογαριασμών και την έλλειψη επιχειρηματικών ευκαιριών
Στην πραγματικότητα, οι περισσότερες επιχειρήσεις εξοικονομούν χρήματα προσλαμβάνοντας επαγγελματικό χρηματοοικονομικό προσωπικό για να διαχειρίζονται τις καθημερινές επιχειρηματικές τους δραστηριότητες.
Ωστόσο, ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησής σας, τον κλάδο σας και άλλους παράγοντες, ίσως χρειαστείτε μόνο έναν λογιστή μερικής απασχόλησης ή χρειάζεστε ένα πλήρες οικονομικό προσωπικό που περιλαμβάνει ελεγκτή και CFO. Η απόφαση για το τι οικονομικό προσωπικό της επιχείρησής σας χρειάζεται πραγματικά είναι μια σύνθετη απόφαση που εξαρτάται από πολλούς παράγοντες. Οι ανάγκες σας σχεδόν σίγουρα θα αλλάξουν με την πάροδο του χρόνου, και εάν η επιχείρησή σας μεγαλώνει με επιτυχία, μπορείτε να περάσετε από όλες αυτές τις θέσεις. Οι ακόλουθες ενότητες περιγράφουν λεπτομερώς τι κάνει ο κάθε επαγγελματίας και εξηγεί πότε η επιχείρησή σας μπορεί να χρειαστεί έναν ή περισσότερους από αυτούς τους χρηματοοικονομικούς ειδικούς:
Βασικές λειτουργίες λογιστή
Οι περισσότεροι λογοτέχνες εργάζονται αντιδραστικά καταγράφοντας όσα έχουν ήδη γίνει οικονομικά στην εταιρεία με μικρή ή καθόλου επιρροή στην επιχειρηματική στρατηγική. Οι βιβλιοπώλες εργάζονται σε συναλλακτική βάση και σπάνια λαμβάνουν αποφάσεις σχετικά με τις μελλοντικές επιχειρηματικές συναλλαγές. Ένας ταλαντούχος λογιστής μπορεί να εξηγήσει τις επιλογές σας, να κρατήσει τα αρχεία και τις αναφορές του τρέχοντος, να εντοπίσει τις διαφορές στα βιβλία και να προτείνει ιδέες εξοικονόμησης κόστους, αλλά οι κύριες θέσεις εργασίας τους είναι η χρονική καταγραφή της επιχείρησης και των οικονομικών συναλλαγών της και η σύνταξη αναφορών από αυτές τις πληροφορίες. Ορισμένες από τις καθημερινές συνήθεις εργασίες ενός λογιστή της εταιρείας περιλαμβάνουν:
- Καταγραφή πωλήσεων, δαπανών, πληρωτέων λογαριασμών και εισπρακτέων λογαριασμών
- Παρακολούθηση του κόστους των προμηθειών, των εξόδων γραφείου, του μισθώματος, των υπηρεσιών κοινής ωφελείας και άλλων σταθερών και μεταβλητών εξόδων
- Διαχείριση λογαριασμών μισθοδοσίας , παρακράτησης φόρου, λογαριασμών φόρου επί των πωλήσεων, επιβολών μισθών και ασφαλιστικών εκπτώσεων
- Εξασφάλιση της ολοκλήρωσης και της ασφαλούς αποθήκευσης βασικών μορφών και εγγράφων
- Προετοιμασία ημερήσιων, εβδομαδιαίων, μηνιαίων, τριμηνιαίων και ετήσιων εκθέσεων για τη διοίκηση, τις κυβερνητικές υπηρεσίες, τους μετόχους, τους υπαλλήλους και τους ενδιαφερόμενους
- Πληρωμή λογαριασμών εγκαίρως
- Ερευνώντας εναλλακτικούς προμηθευτές και πραγματοποιώντας συγκρίσεις κόστους
- Εντοπισμός προβληματικών τομέων, όπως απόβλητα, κακοδιαχείριση, απάτη και κλοπή
- Στοιχεία παρακολούθησης, προμήθειες, απογραφή και ανθρώπινοι πόροι
- Προετοιμασία φόρων και ημερήσιων, μηνιαίων ή τριμηνιαίων φορολογικών καταθέσεων για την πόλη, το κράτος, τα IRS, τα ταμεία ανεργίας και τις ασφαλιστικές εταιρείες
- Διαχείριση ασφαλιστικών και υγειονομικών σχεδίων επιχειρήσεων και εργαζομένων
- Προστασία των αρχείων της εταιρείας
- Λαμβάνοντας εκτιμήσεις και βρίσκοντας και πληρώνοντας υπηρεσίες και επιδιορθώνοντας τους ανθρώπους
- Ελέγξτε τα θέματα συμμόρφωσης
- Αντιμετώπιση προβλημάτων πιστωτικής εξυπηρέτησης πελατών εσωτερικά και επιχειρηματικών πιστώσεων με εξωτερικούς προμηθευτές και δανειστές εξωτερικά
Γνωρίζοντας πότε να προσλάβει έναν λογιστή
Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων - ειδικά αυτοί που έχουν επιχειρηματικό πνεύμα - ευδοκιμούν στην εκτέλεση κάθε πτυχής της επιχείρησής τους και η λογιστική έχει καταστεί ευκολότερη με όλο το διαισθητικό λογισμικό που είναι διαθέσιμο. Είναι τελείως δυνατό για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διατηρούν τα βιβλία, αλλά δεν είναι απαραίτητα καλή ιδέα καθώς μεγαλώνει η επιχείρηση. Όταν γραφειοκρατία αρχίζει να θέτει σε κίνδυνο τη διαχείριση του χρόνου σας, την ικανοποίηση από την εργασία ή την αποδοτικότητα, είναι καιρός να εξετάσετε τη δυνατότητα πρόσληψης λογιστή. Μπορεί να μην χρειαστεί να προσλάβετε έναν εργαζόμενο με πλήρη απασχόληση και μπορεί ακόμη και να αναθέσετε το σύνολο ή μέρος των λογιστικών εργασιών, όπως η μισθοδοσία. Η πρόσληψη ενός λογιστή έχει νόημα εάν κάποιο από τα παρακάτω ισχύουν για εσάς και την επιχείρησή σας:
- Δεν καταλαβαίνετε πραγματικά τη λογιστική, αλλά εμπιστεύεστε το λογισμικό για να σας πω όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε.
- Δεν γνωρίζετε τον φορολογικό κώδικα και τις στρατηγικές φοροαποφυγής.
- Η επιχείρησή σας αντιμετωπίζει ταχεία ανάπτυξη σε σύντομο χρονικό διάστημα.
- Οι επενδυτές, οι δανειστές ή οι μέτοχοι θέλουν επαγγελματικά προετοιμασμένες εκθέσεις.
- Ξοδεύετε περισσότερο χρόνο για να κάνετε τα βιβλία παρά για να δημιουργήσετε πωλήσεις ή νέες επιχειρήσεις.
- Σκοπεύετε να επεκταθείτε σε διαφορετική περιοχή, βιομηχανία ή σειρά προϊόντων.
- Θέλετε να αγοράσετε, να πουλήσετε ή να ανταλλάξετε περιουσιακά στοιχεία.
- Έχετε ενημερωθεί ότι τα βιβλία σας πρόκειται να ελεγχθούν.
Η μίσθωση ενός λογιστή δεν χρειάζεται να είναι μια οδυνηρή διαδικασία επειδή μπορείτε να ξεκινήσετε αναθέτοντας την εργασία σε μια επαγγελματική λογιστική εταιρεία. Αυτή είναι μια ιδιαίτερα αποτελεσματική στρατηγική εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τη λογιστική, προσλαμβάνοντας έναν λογιστή ή λογιστές ελέγχου ή αιτούντες οικονομικές θέσεις εργασίας.
Πότε να εξετάσετε την πρόσληψη ενός ελεγκτή
Οι ελεγκτές, οι οποίοι μερικές φορές ονομάζονται ελεγκτές, επιβλέπουν τους λογιστές, τους φορολογικούς διαχειριστές, τους διαχειριστές πίστωσης και το λοιπό λογιστικό προσωπικό, ενώ αναφέρουν απευθείας στον CFO, τον διευθύνοντα σύμβουλο ή τον ιδιοκτήτη επιχείρησης. Σε μικρότερες επιχειρήσεις, ένας ελεγκτής μπορεί να είναι ο μόνος Ορκωτός Ελεγκτής Λογιστής στην εταιρεία ή να επιβλέπει μια ομάδα λογιστών. Πολλοί από αυτούς τους επαγγελματίες διαχειρίζονται τα καθήκοντά τους με τη βοήθεια ενός υπάλληλου, λογιστή ή διοικητικού βοηθού.
Ένας ελεγκτής είναι ο κύριος υπόλογος της εταιρείας και φέρει την ευθύνη για την κατάρτιση οικονομικών καταστάσεων, επιχειρηματικών σχεδίων, προϋπολογισμών, φόρων, πιστοποιήσεων συμμόρφωσης και ειδικών έργων, όπως σχεδιασμός βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων επιχειρηματικών στρατηγικών, εξαγορές επιχειρήσεων, πωλήσεις περιουσιακών στοιχείων, εξασφαλίζοντας τη χρηματοδότηση ή τους επενδυτές. Θεωρούμενος οικονομικός διευθυντής μεσαίου επιπέδου, οι ελεγκτές εκτελούν συνήθως τα ακόλουθα καθήκοντα:
- Διαχείριση του χρηματοοικονομικού προσωπικού.
- Να υπογράφουν επιταγές και να φέρουν εμπιστευτική ευθύνη για τις επιχειρήσεις.
- Αποσπάστε σχετικά με οικονομικά αναφορές και έγγραφα.
- Καθιέρωση εταιρικών οικονομικών πολιτικών και διαδικασιών.
- Δημιουργία αναφορών για εσωτερικό έλεγχο.
- Ασφαλίστε τις ασφαλιστικές πολιτικές και τις πολιτικές διαχείρισης κινδύνων.
- Προστατεύστε τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας
- Προετοιμασία, παρακολούθηση και ενημέρωση προϋπολογισμών.
- Προετοιμασία Spearhead για δημόσιες προσφορές.
- Συμβουλευτείτε τους ιδιοκτήτες και στελέχη σχετικά με τις χρηματοπιστωτικές αγορές, τις τάσεις και τις βέλτιστες πρακτικές.
- Ανάπτυξη προληπτικών φορολογικών στρατηγικών.
- Επιλέξτε και διαχειριστείτε λογισμικό λογιστικής.
- Συνεχίστε τις συλλογές.
- Αντιμετωπίστε ζητήματα ανθρώπινων πόρων, όπως τη διατήρηση αρχείων υπαλλήλων.
- Εκπαιδεύστε το προσωπικό για τα οφέλη των εργαζομένων και τις επιχειρηματικές ευθύνες
Σημάδια που υποδεικνύουν την επιχείρησή σας χρειάζονται έναν ελεγκτή
Όσο μεγαλύτερη είναι η επιχείρησή σας, τόσο πιο πιθανό θα χρειαστείτε κάτι περισσότερο από έναν λογιστή. Αν έχετε μετοχές ή ένα διοικητικό συμβούλιο που αποτελείται από ανθρώπους που δεν είναι φίλοι, στενοί συνεργάτες και οικογένεια που έχετε διορίσει, η πρόσληψη ενός υπεύθυνου επεξεργασίας είναι μια καλή επιχειρηματική πρακτική που προστατεύει την εταιρεία και τα περιουσιακά στοιχεία σας. Σε γενικές γραμμές, ένας υπεύθυνος επεξεργασίας επικεντρώνεται στη λογιστική, ενώ ένας CFO επικεντρώνεται στη στρατηγική χρηματοδότηση.
Με την επέκταση των ενδιαφερομένων μερών της εταιρείας, ο υπεύθυνος επεξεργασίας παρέχει τακτική αναφορά διαχείρισης και εποπτεία του προσωπικού σε θέματα λογιστικής, ενώ ο CFO χειρίζεται τον οικονομικό προγραμματισμό και φέρει την ευθύνη για τον ελεγκτή και τη λογιστική ομάδα. Οι περισσότερες μικρές εταιρείες δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά έναν ελεγκτή πλήρους απασχόλησης, αλλά καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται, δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να λειτουργείτε χωρίς υπεύθυνο επεξεργασίας, ακόμη και αν λειτουργούν με μερική απασχόληση ή με βάση συμβουλευτικές υπηρεσίες.
Πότε να μισθώσετε έναν Chief Financial Officer
Οι Οικονομικοί Διευθυντές εργάζονται πέρα από τα αυστηρά όρια, συμμετέχοντας σε όλες τις επιχειρηματικές αποφάσεις και υποστηρίζοντας τα καλύτερα οικονομικά συμφέροντα του οργανισμού. Όπως γνωρίζει κάθε έμπειρος επιχειρηματίας ή ιδιοκτήτης επιχείρησης, οι αυστηρές οικονομικές εκτιμήσεις είναι μόνο ένας από τους επιχειρηματικούς στόχους μιας επιτυχημένης επιχείρησης. Οι πρωτοβουλίες που αποφέρουν ισχυρά κέρδη θα μπορούσαν εύκολα να αποδυναμώσουν την εταιρεία με πελάτες που δεν τους αρέσει να πληρώνουν υψηλές τιμές για κατώτερα προϊόντα ή πιστούς πελάτες που δίνουν μεγαλύτερη αξία στους στόχους, τις αρχές, τις περιβαλλοντικές δεσμεύσεις ή τις τεχνικές λειτουργίας.
Οι καλύτεροι οικονομικοί διευθυντές εκτιμούν όχι μόνο το κόστος της επιχειρηματικής δραστηριότητας, αλλά και τους κινδύνους και τις απειλές που μπορεί να δημιουργήσει μια επιχείρηση. Ως ανώτεροι εταιρικοί αξιωματικοί, οι CFO συνεργάζονται με τους ιδιοκτήτες, τα διοικητικά συμβούλια, τα ανώτερα στελέχη και άλλους βασικούς ενδιαφερόμενους και διαδραματίζουν κρίσιμο ρόλο στην έρευνα και την ανάπτυξη, στην εποπτεία των εταιρειών, στην κανονιστική συμμόρφωση και στις καθημερινές λειτουργίες. Άλλα καθήκοντα του CFO περιλαμβάνουν:
- Διοίκηση μιας εταιρείας μέσω συγχωνεύσεων, εξαγορών, δημόσιων προσφορών και αλλαγών στη δομή και τις επιχειρηματικές δραστηριότητες
- Διαχείριση μεγάλων επιχειρηματικών επεκτάσεων σε νέες αγορές
- Προτρέποντας για χρηστές οικονομικές πρακτικές σε πολύπλοκες διαδικασίες λήψης αποφάσεων
- Διαχείριση περιουσιακών στοιχείων και οικονομικών σχέσεων με πολλούς ενδιαφερόμενους
- Λειτουργίες εξομάλυνσης
- Αξιολόγηση και διαχείριση των χρηματοοικονομικών κινδύνων
- Σχεδιασμός βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων οικονομικών στόχων
- Ερμηνεία των δεδομένων της αγοράς από πολλούς χρηματοοικονομικούς δείκτες και επιχειρηματικές τάσεις
- Κατανοώντας τους λόγους για τους οποίους οι αγορές των επιχειρήσεων εκτελούν τον τρόπο που κάνουν
- Καθορισμός τρόπων επένδυσης σε εταιρικά περιουσιακά στοιχεία
- Προβλέποντας τις τάσεις της αγοράς και τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία μπορεί να επωφεληθεί από αυτές
Κάθε τμήμα της εταιρείας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τα συνδυασμένα καθήκοντα του CFO: εποπτεία ελέγχου, διαχείριση ταμειακών διαθεσίμων και σχεδιασμός και πρόβλεψη σε κρίσιμα οικονομικά θέματα.
Προοδευτικά πιο απαιτητικές ανάγκες χρηματοοικονομικής διαχείρισης
Οι μικρές έως μεσαίες επιχειρήσεις έχουν εξελισσόμενες ανάγκες λογιστικής και λογιστικής καθώς οι δραστηριότητές τους αυξάνονται. Οι ιδιοκτήτες ή τα εξουσιοδοτημένα μέλη της ομάδας χειρίζονται συχνά τη λογιστική για τις μικρές επιχειρήσεις και τις επιχειρήσεις εκκίνησης με τη βοήθεια λογισμικού λογιστικής. Εντούτοις, οι περισσότερες επιχειρήσεις καθορίζουν ότι η πρόσληψη επαγγελματιών λογιστών - είτε πλήρους ή μερικής απασχόλησης είτε εσωτερικής ή εξωτερικής ανάθεσης - απαλλάσσει το προσωπικό από τα βασικά επιχειρηματικά καθήκοντά του και προάγει μεγαλύτερη ακρίβεια, καλύτερη συμμόρφωση και ενισχυμένη εποπτεία. Ο σωστός λογιστής εξασφαλίζει ότι οι εκθέσεις κατατίθενται έγκαιρα και βοηθούν τις εταιρείες να εντοπίζουν στρατηγικές εξοικονόμησης κόστους, απάτες, κλοπές και απόβλητα.
Καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει και οι απαιτήσεις για το χρόνο σας πολλαπλασιάζονται, μπορεί να διαπιστώσετε ότι χρειάζεστε ένα χρηματοοικονομικό προσωπικό που εποπτεύεται από ελεγκτή ή CFO για να διαχειριστεί τα ολοένα και πιο εξελιγμένα οικονομικά της εταιρείας. Οι επιλογές σας περιλαμβάνουν την πρόσληψη προσωπικού πλήρους απασχόλησης, εσωτερικού προσωπικού ή εξωτερικής ανάθεσης λογαριασμών και οικονομικών καθηκόντων σε μια έμπειρη επαγγελματική λογιστική υπηρεσία. Και οι δύο επιλογές αποτελούν εξίσου έγκυρους τρόπους ενίσχυσης της οικονομικής δύναμης της επιχείρησής σας, αλλά πολλές επιχειρήσεις μικρού και μεσαίου μεγέθους απολαμβάνουν τα οφέλη από την πρόσληψη συμβούλων, όπως απαιτείται, για να αποφευχθεί το υψηλό κόστος απασχόλησης επαγγελματιών πλήρους απασχόλησης.