Η οργάνωση είναι το κλειδί για μια επιτυχημένη διάσκεψη
Ο σχεδιασμός συνεδρίων διαφέρει από τους άλλους τύπους σχεδιασμού εκδηλώσεων και περιλαμβάνει πρόσθετα βήματα.
Οι διασκέψεις τείνουν να είναι γεγονότα μεγάλης κλίμακας που συνήθως χρειάζονται χρόνο για να σχεδιάσουν. Η λίστα των καθηκόντων σας μπορεί να περιλαμβάνει την επιλογή ενός χώρου, την κράτηση δωματίων ξενοδοχείου, τη δημιουργία ηλεκτρονικής εγγραφής, την εξασφάλιση ομιλητών, την οργάνωση σουιτών φιλοξενίας, τη διοργάνωση αίθουσας εκθέσεων, την προγραμματισμένη συνάντηση, το χειρισμό τροφίμων και ποτών κ.α. Η προετοιμασία ενός καλά οργανωμένου οδηγού σχεδιασμού συνεδρίων που χαράζει τα βήματα είναι απαραίτητο για κάθε επιτυχημένο σχεδιασμό συνεδρίων.
Τα παρακάτω βήματα θα σας βοηθήσουν να προετοιμάσετε έναν οδηγό σχεδιασμού συνεδρίων που θα χρησιμεύσει ως σχέδιο για τον προγραμματισμό οποιουδήποτε συνεδρίου. Προσαρμόστε και τροποποιήστε τον οδηγό με βάση το γεγονός που σχεδιάζετε και το κρατάτε κοντά. Όταν προετοιμαστεί και χρησιμοποιηθεί σωστά, σύντομα θα γίνει το πιο πολύτιμο εργαλείο σχεδιασμού συνεδρίων.
Ξεκινήστε με τα Βασικά
Το πρώτο μέρος του οδηγού σχεδιασμού συνεδρίων θα πρέπει να περιλαμβάνει τα βασικά στοιχεία σχετικά με τη διάσκεψη:
- Ημερομηνία και ώρα του γεγονότος
- Τοποθεσία του συμβάντος (εάν είναι γνωστό)
- Σκοπός συμβάντος
Συμπεριλάβετε οποιαδήποτε άλλα γνωστά στοιχεία, όπως εναλλακτικές ημερομηνίες ή αριθμό συμμετεχόντων.
Ποιο είναι το σχέδιο?
Πριν αρχίσετε να σχεδιάζετε τα διάφορα στοιχεία μιας διάσκεψης, πρέπει να καταλάβετε τι είναι αυτά τα διαφορετικά στοιχεία και πού εντάσσονται στο γενικό σχήμα της εκδήλωσής σας.
Έτσι, βγάλτε το στυλό και το μαξιλάρι ή καθίστε μπροστά στον υπολογιστή και αρχίστε να γράφετε όλα όσα έρχονται στο μυαλό σας. Μην ανησυχείτε για την καταχώρηση των πραγμάτων κατά σειρά σπουδαιότητας ή σε οποιαδήποτε χρονολογική σειρά. Αυτό θα συμβεί αργότερα. Αυτή τη στιγμή, θα δημιουργήσετε ουσιαστικά μια πολύ καιρό απλή έκδοση του καταλόγου σας για να κάνετε, η οποία θα σπάσει σε διαφορετικά αυτόνομα στοιχεία που θα αντιμετωπιστούν μεμονωμένα κατά τη διάρκεια της διαδικασίας σχεδιασμού.
Αυτή η ενότητα μπορεί να περιλαμβάνει ένα από τα ακόλουθα:
- Επιλογή χώρου
- Επιλογή ξενοδοχείου
- Χώρος συνάντησης
- Σουίτες φιλοξενίας
- Διάσκεψη αίθουσα εκθέσεων και περίπτερα
- Τελετή έναρξης
- Εγγραφή ομιλητών / εκθετών
- Εγγραφή συμμετεχόντων
- Ταξιδιωτικές ρυθμίσεις
- Παρακολουθήστε κονκάρδες
- Πρόγραμμα εκδηλώσεων
- Φαγητο και ΠΟΤΟ
- Οπτικοακουστική
- Επίβλεψη προσωπικού
Πάρτε λίγο περισσότερο χρόνο κατά την κατάρτιση αυτής της λίστας, ώστε να μην παραβλέπετε τίποτα και να προχωρήσετε και να προσθέσετε οτιδήποτε έρχεται αργότερα. Μην συγκλονίζεστε από τους πολλούς τομείς ευθύνης που αναφέρονται. ο σκοπός εδώ είναι να σκεφτείτε τα πάντα τώρα ώστε να μπορείτε να προγραμματίζετε και να διαχειρίζεστε κάθε στοιχείο αποτελεσματικά.
Επιλέξτε ένα χώρο
Μόλις καθορίσετε πότε θα διεξαχθεί η διάσκεψη και θα έχετε κατανοήσει το γενικό πλαίσιο του συμβάντος, το επόμενο βήμα είναι να επιλέξετε έναν χώρο.
Ανάλογα με το μέγεθος του συνεδρίου, μπορείτε να επιλέξετε έναν χώρο για όλες τις συνεδριακές σας ανάγκες, από την αίθουσα εκθέσεων μέχρι τις αίθουσες συσκέψεων, τις αίθουσες δεξιώσεων και τα δωμάτια του ξενοδοχείου. Εάν το συνέδριο είναι πολύ μεγάλο για να φιλοξενηθεί σε μια τοποθεσία, αναζητήστε έναν χώρο που βρίσκεται κοντά σε ξενοδοχεία ή χώρους εστίασης, έτσι ώστε οι συμμετέχοντες στο συνέδριο να μην χρειάζεται να ταξιδεύουν πολύ μακριά για να μεταφέρουν από ένα συνέδριο σε άλλο.
Σκεφτείτε την εγγραφή συμμετεχόντων
Πώς θα εγγραφούν οι συμμετέχοντες για αυτή τη διάσκεψη; Πώς θα λάβουν επιβεβαίωση εγγραφής; Πώς θα δημιουργηθούν και θα διανεμηθούν ετικέτες ονομάτων στη διάσκεψη; Ο οδηγός προγραμματισμού συνεδρίων θα περιλαμβάνει απαντήσεις σε όλες αυτές τις ερωτήσεις και θα πρέπει να ενημερώνεται μόλις ολοκληρωθεί η εγγραφή του συνεδρίου.
Εάν ένα γεγονός αναμένεται να προσελκύσει μεγάλα πλήθη, τότε είναι το δρόμο για ένα online σύστημα εγγραφής συνεδρίων.
Το σύστημα μπορεί να επεξεργάζεται τις πληρωμές , να παρακολουθεί καταχωρήσεις και να οργανώνει άλλες σχετικές πληροφορίες και να βοηθά στη δημιουργία αναφορών.
Εκθέτες και Εκθεσιακοί Χώροι
Οι εκθεσιακοί χώροι αποτελούν κοινό χαρακτηριστικό των διασκέψεων, προσφέροντας την ευκαιρία στους χορηγούς και τους πωλητές να ενοικιάσουν χώρο για να προωθήσουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους. Αυτή είναι επίσης μια ευκαιρία για τον οικοδεσπότη του συνεδρίου να φέρει έσοδα εάν το χαρακτηριστικό της έκθεσης προωθηθεί αποτελεσματικά και δεχτεί καλά. Ανάλογα με το μέγεθος του συνεδρίου σας, η διαχείριση των εκθετών και η αίθουσα εκθέσεων απαιτούν επιπλέον χρόνο και πόρους, ώστε να σχεδιάσετε ανάλογα.
Όπως σημειώθηκε παραπάνω, τα συστήματα ηλεκτρονικής εγγραφής σε συνέδρια είναι ο καλύτερος τρόπος για να παρακολουθείτε τις εγγραφές, οπότε αν αναμένετε μεγάλο αριθμό εκθετών, τότε εξετάστε την ενσωμάτωση της εγγραφής του εκθέτη στο σύστημα εγγραφής των συμμετεχόντων. Οι εκθέτες θα χρειαστούν επίσης τα εξής:
- Ετικέτες εκθετών
- Χάρτης της αίθουσας έκθεσης συνεδρίων με τους αριθμούς περίπτερο που αναφέρονται
- Εγχειρίδια για την εκθεσιακή καμπίνα και την αποκόλληση
- Εκθέστε συμβόλαια περίπτερο
- Κατάλογος των πωλητών που είναι διαθέσιμοι στο διαδίκτυο για να σας βοηθήσουν με τα ενοικιαζόμενα εκθέματα και τις υπηρεσίες
Ως υπεύθυνος σχεδιασμού συνεδρίων , θα είστε υπεύθυνοι για την πρόσληψη ασφάλειας για να διασφαλίσετε την ασφάλεια των υλικών που βρίσκονται στην αίθουσα εκθέσεων.
Σχεδιάστε τις Λεπτομέρειες της Συνδιάσκεψης
Με ορισμένες από τις μεγαλύτερες ευθύνες που αντιμετωπίζονται, όπως η επιλογή χώρου συνεδρίων και η εγγραφή των συμμετεχόντων, μπορείτε να μετατοπίσετε την εστίασή σας στον προγραμματισμό των στοιχείων της διάσκεψης. Όπως συμβαίνει με το σχεδιασμό ενός γεγονότος οποιασδήποτε φύσης, η οργάνωση είναι πρωταρχικής σημασίας όπως είναι η προσοχή στη λεπτομέρεια.
Τώρα είναι η στιγμή να βγάλεις έξω αυτό το μακρύ κατάλογο πλυσίματος των αντικειμένων που χρειάζεσαι να βγάλεις μαζί στην αρχή της διαδικασίας σχεδιασμού συνεδρίων. Ανατρέξτε στη λίστα και κάντε αλλαγές ή προσθήκες, όπως είναι απαραίτητο, για να αντικατοπτρίσετε τα τελευταία καθήκοντα και ευθύνες. Στη συνέχεια τοποθετήστε αυτά τα στοιχεία σε χρονολογική σειρά, ξεκινώντας με στοιχεία που μπορούν ή πρέπει να ολοκληρωθούν πολύ νωρίτερα. Για παράδειγμα:
- Βιβλιοθήκη των δωματίων του ξενοδοχείου
- Αποθεματικό χώρου αίθουσας έκθεσης
- Ερευνητικά συστήματα ηλεκτρονικής εγγραφής συνεδρίων
- Σχεδιάστε σχέδιο μάρκετινγκ συνεδρίων
Ξεκινήστε από την αρχή και πηγαίνετε από εκεί. Για κάθε λεπτομέρεια που πρέπει να ακολουθηθεί, συμπεριλάβετε μια παρακολούθηση για να είστε σίγουροι ότι οι συμβάσεις υπογράφονται και λαμβάνονται. Καθώς πλησιάζει η ημερομηνία της ημερίδας, τα στοιχεία της δράσης σας θα περιλαμβάνουν βραχυπρόθεσμες εργασίες όπως:
- Επιλέξτε χρώμα και διακόσμηση
- Κάνετε floral ρυθμίσεις
- Επιλέξτε μενού
- Διαλέξτε για μεταφορά από το αεροδρόμιο για ομιλητές ή VIP
Σκεφτείτε τον οδηγό σχεδιασμού συνεδρίων ως το εγχειρίδιο για όλα όσα περιλαμβάνονται στον προγραμματισμό ενός συνεδρίου, ανεξάρτητα από το πόσο μικρό. Αυτός ο οδηγός θα γίνει γρήγορα ένα ανεκτίμητο εργαλείο που όχι μόνο θα σας κρατά οργανωμένο και σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, αλλά θα καταπραΰνει τα νεύρα όσο πλησιάζει η μεγάλη ημερομηνία και αμφισβητείτε αν έχετε ξεχάσει κάτι.