Γράφοντας μια ατζέντα για ένα ταξίδι κινήτρου ή εκτελεστική απόσυρση

Πώς να φτιάξετε μια συνοπτική ατζέντα συνάντησης

Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων είναι αυτοί που έχουν ως αποστολή να δημιουργούν μια συνοπτική αλλά ενημερωτική ατζέντα για τις συναντήσεις και εκδηλώσεις που διοργανώνουν, συμπεριλαμβανομένων ημερήσιων προγραμμάτων για εβδομαδιαίες εταιρικές εκδρομές. Εάν η ημερήσια διάταξη είναι για μια ημέρα συναντήσεων για διαχειριστές υποκαταστημάτων ή για τέσσερις ημέρες ασκήσεων ομαδικής οικοδόμησης για νέες προσλήψεις, τα βασικά στοιχεία παραμένουν τα ίδια.

Συμβουλές για τη σύνταξη της ημερήσιας διάταξης

Η σύνταξη μιας ημερήσιας διάταξης για μια εκδήλωση - ειδικά μια εκδήλωση πολλαπλών ημερών - είναι μερικές φορές δύσκολη επειδή η ημερήσια διάταξη (ή η διαδρομή με μια ματιά) πρέπει να είναι σύντομη, παρέχοντας όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.

Μετά από όλα, οι περισσότεροι συμμετέχοντες θα είναι εξοικειωμένοι με τα προγράμματα που προσφέρονται και δεν θέλουν να πιαστούν γύρω από ένα εκτεταμένο έγγραφο για να μάθουν πού πρέπει να είναι και πότε. Είναι δική σας δουλειά ως προγραμματιστής εκδηλώσεων για να κάνετε τη ζωή των συμμετεχόντων όσο το δυνατόν πιο εύκολη.

Τα βασικά στοιχεία μιας ημερήσιας διάταξης πρέπει να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία:

• Όνομα και τοποθεσία του συμβάντος.
• Ημέρα και ακριβής χρόνος κάθε εκδήλωσης / δραστηριότητας μέχρι την τέταρτη ώρα.
• Το είδος της εκδήλωσης όπως η δημιουργική περίοδος brain-storming εναντίον μιας στρατηγικής συνεδρίασης καθορισμού στόχων έναντι συζήτησης με τους ηγέτες της ομάδας
• Σχετικές πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωση, όπως το πώς να ντυθείτε για μια συγκέντρωση εάν πρόκειται για γεύμα, δείπνο ή κοκτέιλ πάρτυ (δηλαδή, casual business εναντίον μαύρο-γραβάτα)
• Συμβουλή: Να ενημερώνετε πάντα τους συμμετέχοντες για το πού μπορούν να βρουν πρόσθετες πληροφορίες, όπως ο ιστότοπος του οργανισμού υποδοχής.

Δείγμα Μορφή ατζέντας συνάντησης

Οι περισσότερες μορφές ημερήσιας διάταξης έχουν μια ενότητα κεφαλίδας στο κέντρο της σελίδας με μία έως τρεις γραμμές κειμένου με το όνομα του συμβάντος, το όνομα της οργάνωσης που φιλοξενεί το συμβάν και την ημερομηνία εκκίνησης του συμβάντος.

Η ατζέντα οργανώνεται στη συνέχεια σε δύο στήλες: η αριστερή στήλη περιέχει ημερομηνίες και ώρες. Στη δεξιά πλευρά βρίσκεται το όνομα του συμβάντος μαζί με λεπτομέρειες σχετικά με τη δραστηριότητα.

Η ημερήσια διάταξή σας πρέπει να είναι εύκολο να ακολουθηθεί και αν είναι ένα μονοήμερο συμβάν, προσπαθήστε να πάρετε τα πάντα σε μια σελίδα. Να θυμάστε ότι η γενική διαδρομή είναι ένα από τα πολλά στοιχεία που σας έχει ανατεθεί να προετοιμάσετε μαζί με άλλα επίσημα έγγραφα πρόσκλησης όπως ηλεκτρονικές και έντυπες προσκλήσεις .

Επειδή οι συμμετέχοντες θα λαμβάνουν από εσάς πολλαπλά τεμάχια υλικού επικοινωνίας , θα υπάρχουν πολλές ευκαιρίες για την παροχή εις βάθος πληροφοριών σε άλλο έγγραφο.