Είναι δύσκολο να προγραμματίσετε έναν προϋπολογισμό εκδήλωσης εκτός αν έχετε καλή ιδέα για το ποια έξοδα θα υποστείτε. Αυτό φαίνεται αρκετά προφανές, αλλά το κόστος που συνδέεται με τον προγραμματισμό των εκδηλώσεων μπορεί να προέλθει από πολλά διαφορετικά μέρη. Ακριβώς όταν νομίζετε ότι έχετε εντοπίσει όλες τις κατηγορίες δαπανών σας, εμφανίζεται ένα άλλο για να σας στείλει πίσω στο σχεδιαστήριο. Για να αποφευχθεί αυτό να σας συμβεί, έχω συγκεντρώσει αυτό το περίγραμμα των δαπανών σχεδιασμού εκδηλώσεων για να έχετε κατά νου τη δημιουργία του προϋπολογισμού σας.
Έξοδα επιτόπου
Περιλαμβάνονται εδώ τα έξοδα και οι χρεώσεις που συνήθως χρεώνονται από τον τόπο της εκδήλωσης . Αυτή είναι συχνά η πιο ακριβή κατηγορία, αλλά είναι επίσης πιο εύκολη η πρόβλεψη δεδομένου ότι θα λάβετε μια επίσημη εκτίμηση κόστους για να την ελέγξετε εκ των προτέρων. Με αυτό που είπατε, μην ξεχάσετε να υπολογίσετε το μεταβλητό κόστος που αλλάζει με τους αριθμούς συμμετοχής σας. Η τροφοδοσία είναι ένα καλό παράδειγμα, καθώς το κόστος των τροφίμων σας θα αυξηθεί με κάθε προσθήκη στο ρόστερ σας.
Κόστος διεξαγωγής
- Ενοικίαση δωματίου
- Κατάθεση εγγύησης
- Ασφαλιστική κάλυψη
- Στάθμευση
Τρόφιμα και εστίαση
- Γεύματα
- Ποτά
- Αμοιβές Εργασίας Bartender / Server
- Φόρος και υπηρεσία / τέλη διανομής
Audio / Visual
- Μικρόφωνα
- Οθόνες και προβολείς
- Πρόσβαση στο διαδίκτυο
- Άλλος εξειδικευμένος εξοπλισμός
Προμηθευτές τρίτου μέρους
Αυτή η κατηγορία αντιπροσωπεύει όλα τα στοιχεία και τις υπηρεσίες που παρέχονται από πωλητές εκτός του χώρου υποδοχής. Ο καθένας θα σας χρεώσει ανεξάρτητα, γι 'αυτό είναι σημαντικό να κρατάτε κλειστές καρτέλες σε όσους εργάζεστε.
Η χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τις επαφές του προμηθευτή σας μαζί με τις δαπάνες που σχετίζονται με τις υπηρεσίες τους.
Ενοικιάσεις εκδηλώσεων
- Λευκά είδη, επιτραπέζια σκελετά και καρέκλες
- Σκηνές, Σταδιοδρομία και Αξιοθέατα
- Φυσικά στοιχεία που δεν παρέχονται από τον τόπο διεξαγωγής
- Εργασία και Παράδοση για Εγκατάσταση / Teardown
Διακοσμητές
- Φωτισμός με έμφαση
- Λουλούδια και κεντρικά τεμάχια
- Μπαλόνια
Ψυχαγωγία
- Μουσικοί ή DJ
- Τιμολόγια ομιλητών
- Συμβάσεις αναβάτη (τρόφιμα, διαμονή, μεταφορά)
Έξοδα παραγωγής
Η παραγωγή περιλαμβάνει όλο το προσωπικό και τους πόρους που απαιτούνται για το σχεδιασμό και την εκτέλεση του γεγονότος. Αυτά τα έξοδα ξεκινούν τη στιγμή που το γεγονός ονειρεύεται και συνεχίζεται μέσα από το γραφείο μετά την εκδήλωση. Εν ολίγοις, αυτή η κατηγορία αντιπροσωπεύει το κόστος της διοργάνωσης της εκδήλωσης, της προσέλκυσης παρευρισκομένων και της διαχείρισης των διοικητικών στοιχείων.
Μάρκετινγκ και εγγραφή
- Εκτύπωση και Σχεδιασμός Εργασίας
- Διαφημίσεις
- Προσκλήσεις
- Εγγραφή Διαχείρισης
Σχεδιασμός και οργάνωση
- Προμήθεια προγραμματιστή συμβάντων
- Μερικής απασχόλησης και προσωρινά απασχολούμενους
- Προμήθειες γραφείου
- Κόστος επικοινωνίας
- Εξοδα ταξιδιού
Εξοδα διοικητικής λειτουργίας
- Αμοιβές μισθωτών εργαζομένων
- Λογιστικά έξοδα
- Νομικά τέλη
- Συμβουλευτικές αμοιβές
Κόστος υπερανάληψης και ταμεία έκτακτης ανάγκης
Δεν υπάρχει κανένας μαγικός αριθμός για ό, τι πρέπει να διαθέσετε για απρόβλεπτα έξοδα, αλλά σίγουρα πρέπει να περιμένετε το απροσδόκητο. Κάποιοι σχεδιαστές συμβάντων προτείνουν την κατάρτιση προϋπολογισμού από πέντε έως δέκα τοις εκατό σε σχέση με τις προβλεπόμενες δαπάνες, ενώ άλλοι επιλέγουν έναν αριθμό στρογγυλοποίησης για να συνεργαστούν. Μεγαλύτερα γεγονότα θα πρέπει, φυσικά, να κατανείμουν περισσότερα, επειδή μια επίβλεψη που χρεώνεται ανά άτομο θα μπορούσε να τρέξει στα χιλιάδες δολάρια.
Σκοπός αυτού του σκιαγράφου είναι να σας ενημερώσουμε για τους διάφορους τύπους δαπανών σχεδιασμού εκδηλώσεων που μπορεί να προκύψουν. Κάθε εκδήλωση είναι μοναδική , οπότε η δική σας μπορεί να περιλαμβάνει περισσότερα ή λιγότερα από τα στοιχεία που αναφέρονται εδώ. Το σημαντικό είναι να μάθετε από πού θα φτάσετε το κόστος σας. Η παράθεση των εξόδων που σχετίζονται με έναν συγκεκριμένο προμηθευτή ή μια κατηγορία μπορεί να προκαλέσει τον όλεθρο στον προϋπολογισμό σας, αλλά το σενάριο χειρότερης περίπτωσης ξεχνάει εντελώς για ένα έξοδο μέχρι να φτάσει ο λογαριασμός.