Το πιο σημαντικό, είναι απαραίτητο να παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο επικοινωνίας με κάποιον στην επιχείρηση ενώ βρίσκεστε μακριά.
Θα ήταν πολύ απογοητευτικό για έναν πελάτη να απομακρυνθεί και να μην ξέρει πώς να επικοινωνήσει μαζί σας. Δεν έχει σημασία αν η θέση σας είναι πωλήσεις, υπηρεσίες ή ακόμα και ανάπτυξη προϊόντων. Όλες οι κλήσεις πελατών είναι σημαντικές και πρέπει να παρακολουθούνται με επαγγελματικό τρόπο.
Το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ειδοποιεί τους πελάτες και τους συναδέλφους που προσπαθούν να επικοινωνήσουν μαζί σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι συνεπές με το περιεχόμενο του φωνητικού μηνύματος που θα χαιρετήσει τους καλούντες. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook 2010 και είστε συνδεδεμένοι μέσω διακομιστή Microsoft Exchange, κάντε πρώτα κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Αυτόματες απαντήσεις.
Αυτό θα ξεκινήσει στη συνέχεια τη διαδικασία δημιουργίας ενός προσωρινού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται σε όλους όσοι έχουν στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου. Η αυτόματη απάντηση αποστέλλεται επειδή έχετε ενεργοποιήσει αυτό το προσωρινό μήνυμα. Μπορείτε να δείτε μια βήμα προς βήμα λίστα οδηγιών για τη δημιουργία αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Email εκτός Office για το Outlook Exchange
Εάν δεν είστε συνδεδεμένοι μέσω διακομιστή Microsoft Exchange, η διαδικασία είναι ελαφρώς διαφορετική, επειδή δεν υπάρχει κανένα εικονίδιο "Αυτόματων απαντήσεων" σε αυτούς τους τύπους λογαριασμών email. Ένας οδηγός βήμα προς βήμα για τη δημιουργία αυτού του τύπου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για χρήστες εκτός του Exchange μπορεί να προβληθεί εδώ: Out of Office για όλους τους άλλους
Το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σταλεί σε όλους όσους σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ βρίσκεστε μακριά από το γραφείο. Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να μεταδίδει πόσο καιρό θα βρεθείτε εκτός γραφείου, πώς μπορείτε να προσεγγίσετε κατά τη διάρκεια της απουσίας σας (αν είναι απαραίτητο) και ποιος στην επιχείρηση να επικοινωνήσει αντί για εσάς, αν δεν επιθυμείτε να προσεγγίσετε κατά τη διάρκεια του χρόνου σας μακριά από γραφείο.
Παράδειγμα:
Χαίρετε,
Ευχαριστούμε για το email σας. Είμαι επί του παρόντος εκτός γραφείου και θα επιστρέψω τη Δευτέρα, 1 Δεκεμβρίου. Θα είμαι περιορισμένη σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, οπότε η απάντησή μου ίσως να καθυστερήσει λίγο. Εάν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, παρακαλώ στείλτε ένα email στη βοηθό μου, Barbara Colson. Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της είναι bcolson@xyz.com.
Καλές διακοπές!
Σαχίρα
Η Microsoft προσφέρει πρότυπα και άλλα παραδείγματα που μπορείτε να βρείτε εδώ: Πρότυπα και παραδείγματα εκτός γραφείου. Μην ξεχάσετε να απενεργοποιήσετε αυτό το προσωρινό μήνυμα όταν επιστρέψετε στο γραφείο, διαφορετικά, όποιος σας στέλνει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφού επιστρέψετε στο γραφείο, θα συνεχίσει να λαμβάνει αυτό το ίδιο μήνυμα.
Τώρα που δημιουργήσατε το εξερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι εύκολο να δημιουργήσετε ένα παρόμοιο συνεκτικό εξερχόμενο φωνητικό μήνυμα που καλωσορίζει όλους τους καλούντες σας. Χρησιμοποιήστε τις ίδιες λέξεις από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ποιος θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την απουσία σας και να δηλώσετε πότε θα επιστρέψετε.
Για το φωνητικό μήνυμα, είναι απαραίτητο να παράσχετε τον αριθμό τηλεφώνου του ατόμου, αντί για τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του.
Παράδειγμα:
Χαίρετε,
Έχετε φτάσει στο γραφείο του Shahira Raineri. Παρακαλώ ακούστε ολόκληρο αυτό το μήνυμα. Θα βγούμε από το γραφείο μέχρι τη Δευτέρα 5 Ιανουαρίου. Εάν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, καλέστε τον βοηθό μου, Barb Colson. Ο αριθμός τηλεφώνου της είναι 212-555-xxxx.
Ανυπομονώ να μιλήσω μαζί σας όταν επιστρέψω. Ευχαριστώ.