Επιλογές χαιρετισμού τηλεφωνητή
Ανάλογα με το τηλεφωνικό σύστημα που διαθέτετε στην επιχείρησή σας, ενδέχεται να υπάρχουν διαφορετικές επιλογές για το είδος των χαιρετισμών του τηλεφωνητή που επιτρέπεται να συνθέσετε.
Αυτά περιλαμβάνουν:
- Γενικά παραδείγματα ευχετήριων μηνυμάτων
Ο γενικός χαιρετισμός φωνητικού ταχυδρομείου χρησιμοποιείται ως προεπιλεγμένος χαιρετισμός φωνητικού ταχυδρομείου εάν δεν έχει οριστεί άλλος τύπος χαιρετισμού. - Εσωτερικά παραδείγματα ευχετήριων μηνυμάτων
Αυτό χρησιμοποιείται για να χαιρετίσετε τους ανθρώπους που σας καλούν από την εταιρεία σας (δηλαδή από άλλη επέκταση). - Εξωτερικά παραδείγματα ευχετήριων μηνυμάτων
Αυτός ο χαιρετισμός θα παιχτεί για άτομα που καλούν εκτός της επιχείρησής σας. Ο αυτοματοποιημένος υπάλληλος του τηλεφωνικού σας συστήματος μπορεί να παίξει ένα γενικό χαιρετισμό που θα ακούσει όλοι οι εξωτερικοί καλούντες. Αν το όνομα της εταιρείας σας αναφέρεται σε αυτό το χαιρετισμό, δεν χρειάζεται να το πείτε ξανά στο χαιρετισμό σας. - Προσωρινά ή "εκτός γραφείου" φωνητικά μηνύματα
Ο προσωρινός χαιρετισμός ή ο χαιρετισμός του τηλεφωνητή εκτός γραφείου ορίζονται όταν θα βγείτε από το γραφείο για ένα προκαθορισμένο χρονικό διάστημα. Τα περισσότερα συστήματα φωνητικού ταχυδρομείου θα σας επιτρέψουν να ορίσετε ημερομηνία και ώρα λήξης, οπότε δεν χρειάζεται να θυμάστε να τον απενεργοποιείτε όταν επιστρέφετε.
- Παραδείγματα ευχετήριων μηνυμάτων "στο τηλέφωνο" ή "Απασχολημένος"
Αυτός ο χαιρετισμός χρησιμοποιείται για να ενημερώσει τους καλούντες ότι βρίσκεστε στο γραφείο αλλά δεν μπορείτε να πάρετε την κλήση τους αυτή τη στιγμή επειδή είστε στο τηλέφωνο με έναν άλλο καλούντα.
Βασικά στοιχεία καλών χαιρετισμών φωνητικού ταχυδρομείου
- Χαιρετισμός
- Το όνομα σου
- Το όνομα της εταιρείας σας και το όνομα του τμήματος ή και τα δύο
- Δήλωση ότι δεν μπορείτε να πάρετε την κλήση τους αυτή τη στιγμή
- Πρόσκληση να αφήσει ένα μήνυμα
- Όταν μπορούν να περιμένουν μια κλήση επιστροφής
- Ποιον μπορούν να επικοινωνήσουν για άμεση βοήθεια (εάν υπάρχει)
- Δεν υπερβαίνει τα 20 - 25 δευτερόλεπτα (κανόνας)
- Αποφύγετε να δώσετε υπερβολικές πληροφορίες και να κάνετε υπερβολικά μεγάλο χαιρετισμό.
Δείγμα καλών χαιρετισμών φωνητικού ταχυδρομείου
- Γεια. Αυτός είναι ο Jim Bucki. Δεν μπορώ να σας τηλεφωνήσω τώρα, αλλά θα ήθελα να το επιστρέψω το συντομότερο δυνατό. Έτσι, παρακαλώ αφήστε μου ένα λεπτομερές εμπιστευτικό μήνυμα μετά τον τόνο. Εάν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, καλέστε τον γραμματέα μου, Suzy Smith στην επέκταση 6336. Ευχαριστώ για την κλήση σας.
- Χαίρετε. Έχετε φτάσει στο Τμήμα Λογιστικής. Το τμήμα είναι κλειστό. Οι κανονικές ώρες λειτουργίας μας είναι από Δευτέρα έως Παρασκευή, 8 π.μ. έως 6 μ.μ. Παρακαλώ αφήστε μας ένα μήνυμα μετά από τον τόνο και κάποιος θα επιστρέψει την κλήση σας το συντομότερο δυνατό. Ευχαριστώ.
- Γεια. Αυτός είναι ο Jim Bucki. Θα βγω από το γραφείο μέχρι την Πέμπτη, 24 Ιουλίου και θα ελέγξω τον τηλεφωνητή μου περιστασιακά. Εάν θέλετε να μου αφήσετε ένα μήνυμα, παρακαλούμε να το κάνετε μετά από τον τόνο, και θα σας επιστρέψω την κλήση το συντομότερο δυνατό. Εάν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, καλέστε τον γραμματέα μου, Suzy Smith στην επέκταση 6336. Ευχαριστώ για την κλήση σας.
- Έχετε φτάσει στο γραφείο του Jim Bucki. Είμαι τώρα στο τηλέφωνο τώρα, αλλά θα ήθελα να επιστρέψω την κλήση σας αργότερα. Εάν θέλετε, αφήστε μου ένα μήνυμα μετά από τον τόνο. Εάν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, παρακαλώ καλέστε τον γραμματέα μου, Suzy Smith στην επέκταση 6336. Σας ευχαριστώ που τηλεφωνήσατε.
Καλή χαιρετισμούς τηλεφωνητή
- Γεια. Αυτός είναι ο Τζο. Αφήστε μου ένα μήνυμα.
- {Μουσική παίζει για μεγάλο χρονικό διάστημα} Hey! Μίλησέ μου.
- Γεια. Έχετε φτάσει στην εταιρεία XYZ. Παρακαλώ αφήστε μας ένα μήνυμα.
- Χαίρετε. Έχετε φτάσει στο γραφείο του Joe Kartonia στο XYZ.com. Θα βγαίνω έξω από το γραφείο έχοντας μια αγγειεκτομή και θα επιστρέψω την Πέμπτη 26 Αυγούστου στις 8:30 π.μ. Θα βιώσω πολλές ενοχλήσεις, οπότε δεν θα ελέγξω καθόλου τον τηλεφωνητή μου. Εάν θέλετε να μου αφήσετε ένα μήνυμα, παρακαλούμε να το κάνετε μετά από τον τόνο. Μπορείτε να μου αφήσετε ένα λεπτομερές και εμπιστευτικό μήνυμα και θα σας επιστρέψω το συντομότερο δυνατόν. Εάν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, καλέστε τη γραμματέα μου, Sally Johnson στην επέκταση 3663. Σας ευχαριστώ για την κλήση σας και θα επιστρέψω σε σας όταν επιστρέψω και αισθάνομαι καλύτερα.
- Το γραφείο είναι κλειστό. Αφήστε ένα μήνυμα μετά από τον ήχο.