Έγγραφα Επιχειρηματικών Απαιτήσεων για Επιχειρηματικά Έργα
Ας πάρουμε ένα παράδειγμα: Μια εταιρεία (εμείς θα την αποκαλούμε ZXYW LLC) αποφάσισε να αναθέσει τις λογιστικές της λειτουργίες σε ένα κοινό κέντρο εξυπηρέτησης στις ΗΠΑ. Ξεκινούν μια διαδικασία εύρεσης θέσης, δημιουργίας υπηρεσιών, πρόσληψης και διαχείρισης υπαλλήλους.
Είναι μια πολύπλοκη επιχείρηση και θα χρειαστούν πολλοί μήνες για να επιτευχθεί. Ξεκινούν με μια ομάδα που προετοιμάζει ένα έγγραφο επιχειρησιακών απαιτήσεων.
Τι είναι το Έγγραφο Επιχειρηματικών Απαιτήσεων;
Ο σκοπός ενός εγγράφου απαιτήσεων για επιχειρήσεις είναι να δώσει μια ολοκληρωμένη εικόνα ενός έργου ή ενός νέου επιχειρηματικού σχεδίου , οπότε όλοι είναι σαφείς σχετικά με το τι πρέπει να γίνει και πότε.
Ένα έγγραφο επιχειρησιακών απαιτήσεων (BRD) μπορεί να εξεταστεί σε δύο φάσεις. Στην πρώτη φάση ενός έργου, είναι ένα έγγραφο που καθορίζει όλες τις απαιτήσεις για το έργο, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών, των λεπτομερειών εφαρμογής, των προβλεπόμενων οφελών, των ορόσημων και του χρονοδιαγράμματος για την υλοποίηση.
Στη δεύτερη φάση, το BRD μπορεί στην πραγματικότητα να καταστεί συμβόλαιο μεταξύ των δύο μερών, ορίζοντας τυπικά τις απαιτήσεις της εταιρείας πρόσληψης (στην προκειμένη περίπτωση η ZXYW LLC) και ο εργολάβος κάνει το έργο. Θα δείτε περισσότερα για τη γλώσσα της σύμβασης παρακάτω.
Πώς είναι ένα Έγγραφο Επιχειρηματικών Απαιτήσεων διαφορετικό από ένα Επιχειρηματικό Σχέδιο;
Ενώ και τα δύο έγγραφα μπορεί να περιέχουν τον ίδιο τύπο τμημάτων (για παράδειγμα, μια εκτελεστική περίληψη), η πρόθεση είναι διαφορετική.
Ένα επιχειρησιακό σχέδιο δημιουργείται για να καθοδηγήσει μια νέα ή υπάρχουσα επιχείρηση, αλλά πιο συχνά σκοπός της είναι να παρουσιάσει σε έναν δανειστή για χρηματοδότηση εκκίνησης ή επέκτασης.
Το επιχειρηματικό σχέδιο περιέχει γενικές πληροφορίες για την εταιρεία και τα σχέδιά της και τις στρατηγικές της για τη δημιουργία εσόδων για την αποπληρωμή του δανείου.
Οι οικονομικές καταστάσεις αποτελούν βασικό στοιχείο του επιχειρηματικού σχεδίου, ενώ τα οικονομικά έγγραφα της BRD μπορεί να είναι αρκετά διαφορετικά, με επίκεντρο ένα συγκεκριμένο έργο.
Πώς είναι διαφορετικό ένα έγγραφο επιχειρησιακών απαιτήσεων από μια αίτηση για πρόταση;
Η διαφορά μεταξύ των δύο εγγράφων είναι μικρή, αλλά σημαντική. Συνήθως, δημιουργείται μια αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP) με σκοπό την υποβολή προτάσεων από διάφορους πωλητές. στο παράδειγμα του ZYXW, ένα RFP αποστέλλεται σε δυνητικές εταιρείες που παρέχουν υπηρεσίες outsourcing, να ζητούν προσφορές.
Ένα BRD, από την άλλη πλευρά, προετοιμάζεται για έναν συγκεκριμένο συνεργάτη πωλητή ή κοινοπραξίας που έχει ήδη επιλεγεί από την εταιρεία ενοικίασης. Το BRD περιέχει περισσότερες λεπτομέρειες και περισσότερες προδιαγραφές και προθεσμίες που πρέπει να πληρούνται κατά τη διάρκεια και στο τέλος του έργου.
Όταν δημιουργείται ένα RFP, παρέχεται προθεσμία και προϋποθέσεις υποβολής προσφορών. Οι προσφορές αξιολογούνται μετά την λήξη της προθεσμίας.
Τι πρέπει να περιληφθεί σε έγγραφο επιχειρησιακών απαιτήσεων;
Κατά κάποιο τρόπο, ένα έγγραφο σχετικά με τις απαιτήσεις των επιχειρήσεων είναι παρόμοιο με άλλα είδη επιχειρηματικών προτάσεων. Το BRD πρέπει να περιλαμβάνει:
1 . Μια συνοπτική δήλωση , που μερικές φορές ονομάζεται σύνοψη , η οποία περιγράφει γενικά τις απαιτήσεις του έργου.
Η συνοπτική δήλωση γράφεται συνήθως μετά την ολοκλήρωση του BRD.
2. Οι στόχοι του έργου. Αυτοί οι στόχοι πρέπει να είναι σε μορφή SMART . συγκεκριμένες, μετρήσιμες, εφικτές, ρεαλιστικές και χρονικά δεσμευμένες.
3 . Το υπόβαθρο και μια δήλωση αναγκών ή λογική για το έργο. Αυτό είναι ένα σημαντικό μέρος του εγγράφου, οπότε μην το αφήνετε έξω. Η εξήγηση του γιατί χρειάζεται το έργο είναι ένας πρωταρχικός παράγοντας του έργου και η επιτυχία του θα εξαρτηθεί από το πόσο ικανοποιεί την ανάγκη.
4. Το πεδίο εφαρμογής του έργου - τι πρέπει να συμπεριληφθεί και τι δεν πρέπει να συμπεριληφθεί. Στο παραπάνω παράδειγμα της εταιρείας ZXYW, η εταιρεία κατέστησε σαφές ότι το πεδίο εφαρμογής δεν ήταν να περιλαμβάνει την πρόσληψη ανώτατης διοίκησης - τα άτομα αυτά θα παρέχονταν από την εταιρεία.
5. Οικονομικές καταστάσεις. Οι οικονομικές καταστάσεις είναι απαραίτητες για τη συνολική θεώρηση του αποτελέσματος του έργου στον ισολογισμό και τα έσοδα της εταιρείας για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
Φυσικά, το πώς η εταιρεία θα χρηματοδοτήσει το έργο είναι σημαντικό να συζητήσουμε και εδώ.
6. Λειτουργικές απαιτήσεις και χαρακτηριστικά. Αυτός είναι ο τόπος για να παράσχετε λεπτομέρειες, συμπεριλαμβανομένων διαγραμμάτων, οργανωτικών διαγραμμάτων και χρονοδιαγραμμάτων.
7. Απαιτήσεις προσωπικού. Ποιος πρέπει να μισθωθεί και πότε. Ποιες κατηγορίες εργαζομένων θα χρειαστούν και πώς θα πληρωθούν. Ποιος τους πληρώνει και πότε. Δεδομένου ότι η ZXYW δημιουργεί μια εγκατάσταση που βασίζεται σε ανθρώπους, αυτό αποτελεί βασικό μέρος του BRD.
8. Πρόγραμμα, χρονοδιάγραμμα και προθεσμίες. Οι φάσεις του έργου θα πρέπει να περιγράφονται λεπτομερώς σε αυτό το τμήμα, για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέρη κατανοούν τι απαιτείται και πότε. στο σχέδιο ZXYW, η πρώτη φάση ήταν η επιλογή ενός τόπου, συμπεριλαμβανομένης της εξερεύνησης αρκετών πιθανών πόλεων.
9. Υποθέσεις. Αυτό το μέρος του εγγράφου παραβλέπεται συχνά. Οι ορθογραφικές υποθέσεις βοηθούν στην αποφυγή προβλημάτων αργότερα. Για παράδειγμα, στη σύμβαση παραπάνω, η εταιρεία θέλησε να μισθώσει, όχι να αγοράσει , τον χώρο γραφείων.
10. Κόστος και όφελος. Μια ανάλυση κόστους-οφέλους είναι ένας λεπτομερής κατάλογος όλων των δαπανών του έργου και πρέπει να συμπεριληφθούν εξοικονομήσεις από το έργο.
Τι κάνει τις Επιχειρηματικές Απαιτήσεις Έγγραφο Συμβόλαιο;
Όπως προαναφέρθηκε, στην αρχική φάση το BRD αποτελεί πρόταση. Μπορεί να έχετε παρατηρήσει ότι κάτι λείπει από τη λίστα των παραπάνω τμημάτων - πληρωμή για τις υπηρεσίες που παρέχονται. Χωρίς μια δήλωση σχετικά με τις πληρωμές προς τον αντισυμβαλλόμενο και το χρονοδιάγραμμα αυτών των πληρωμών, δεν υπάρχει σύμβαση.
Πριν από την υπογραφή των δύο συμβαλλόμενων μερών στο έγγραφο, πρέπει να προστεθεί τυποποιημένη συμβατική γλώσσα , με τη βοήθεια και ενός πληρεξούσιου
- Υπόσχεται να πληρώσει και υπόσχεται να παρέχει υπηρεσίες
- Περιοριστικές συμφωνίες , εμποδίζοντας τον αντισυμβαλλόμενο να πάρει τα εμπορικά μυστικά της εταιρείας ή να τα μοιράζεται με άλλους.
- Τι συμβαίνει εάν ένα μέρος δεν εκπληρώνει τις υποχρεώσεις του (δηλαδή παραβιάζει τη σύμβαση)
- Ασφαλίσεις και αποζημιώσεις (κρατήστε αβλαβείς) ρήτρες
- Διαδικασίες επί παραβάσει και διαιτησίας
- Και, φυσικά, υπογραφές από τους κατάλληλους υπαλλήλους της εταιρείας και των εργολάβων.