Στα περισσότερα κράτη, ο μεγαλύτερος αριθμός καταγγελιών των καταναλωτών, οι κυρώσεις για τις προμήθειες και οι αναστολές και ανακλήσεις αδειών αφορούν τη διαχείριση περιουσίας . Δεν είναι ότι αυτοί οι κάτοχοι αδειών που κάνουν διαχείριση ακινήτων είναι χαζοί.
Είναι ότι είναι μια πολύ εντατική επιχείρηση συναλλαγών. Ενώ ένας μέσος πράκτορας μπορεί να κάνει δώδεκα συναλλαγές πώλησης ετησίως με συμφωνία αγοράς και συναφή έγγραφα, ο μέσος διαχειριστής ακινήτων μπορεί να κάνει εκατοντάδες μικρότερες συναλλαγές.
Το γεγονός ότι είναι μικρότερα δεν καθιστά τις συναλλαγές αυτές λιγότερο σημαντικές και δεν μειώνει τον κίνδυνο που συνεπάγεται η πραγματοποίησή τους. Ως διαχειριστής ακινήτων, αναθέτετε σε έναν ιδιοκτήτη να εμπορεύεται και να μισθώνει τα ακίνητά του, να εισπράττει τα ενοίκια και να τα παραδίδει στον ιδιοκτήτη και να διαχειρίζεται το ακίνητο, από τη συντήρηση μέχρι την επιβολή των κανόνων των μισθωτών.
Με αυτόν τον τρόπο, πραγματοποιείτε συναλλαγές με ιδιοκτήτες, ενοικιαστές, εταιρείες επισκευής, διαφημιστικά μέσα, εργολάβους και άλλους. Κάθε μία από αυτές τις συναλλαγές εισάγει κάποιο κίνδυνο στην επιχείρησή σας. Δεν είναι απαραίτητα πολύς κίνδυνος σε κάθε περίπτωση, αλλά είναι αθροιστικός.
Οι οικονομικές λειτουργίες είναι κατά πολύ οι περισσότερες πιθανότητες να δημιουργήσουν προβλήματα για τον μεσίτη.
Οι οικονομικές λειτουργίες περιλαμβάνουν:
- η εμπορική και οικονομική λειτουργία απαιτεί καταγραφές δαπανών και εσόδων, καθώς και φορολογικά αρχεία, διαφημιστικά τιμολόγια και άλλα,
- η διαχείριση μισθωτή περιλαμβάνει τα αρχεία όλων των αιτημάτων τους, το ιστορικό πληρωμών μίσθωσης και παραβιάσεις κανόνων, και
- η συντήρηση και οι επισκευές της εγκατάστασης απαιτούν χρονοδιαγράμματα συντήρησης, επισκευή αρχείων εγγύησης και αρχεία προσωπικού προσωπικού και υπεργολάβου.
Η συνιστώσα διαχείρισης του κινδύνου είναι φυσικά πολύ σημαντική. Μια μεγάλη καταστροφή μπορεί να απειλήσει οικονομικά την επιβίωση του ακινήτου. Τα αρχεία που διατηρούνται αποτελούν μέρος αυτού, καθώς κάθε νομική ενέργεια που λαμβάνεται από άλλους μπορεί να αποτραπεί εάν υπάρχουν λεπτομερή αρχεία που αντικρούουν τις αξιώσεις τους.
Ένα μέρος της διαχείρισης κινδύνου είναι ο προσδιορισμός του κινδύνου έναντι ανταμοιβής. Ένα καλό παράδειγμα είναι ένα υδρομασάζ ή μια πισίνα στην ιδιοκτησία. Ο ιδιοκτήτης και ο ιδιοκτήτης πρέπει να ισορροπήσουν την αξία της πισίνας με τους κινδύνους που προκύπτουν. Όταν εντοπίζεται ένας τέτοιος κίνδυνος, υπάρχουν τρεις τρόποι με τους οποίους μπορεί να αντιμετωπιστεί:
1. Αποφυγή - Η απόφαση μπορεί να ληφθεί για την αφαίρεση του υδρομασάζ ή της πισίνας, καθώς το πρόσθετο εισόδημα από ενοίκια δεν αξίζει το κόστος ασφάλισης ή τους σχετικούς κινδύνους.
2. Έλεγχος - Εάν διατηρηθεί το ζεστό μπανιέρα, ίσως θα εγκατασταθεί κωδικοποιημένη κλειδαριά και φράχτης για να κρατηθούν τα μικρότερα παιδιά.
3. Μεταφορά Κινδύνου - Ο πιο διαδεδομένος τρόπος αντιμετώπισης του κινδύνου είναι η αγορά ασφάλισης για τη μεταφορά του κινδύνου στον ασφαλιστή.
Ο επιτυχημένος διαχειριστής ακινήτων θα προγραμματίσει για προβλήματα, θα διατηρήσει άριστα αρχεία και αρχεία για κάθε δραστηριότητα και θα αξιολογήσει συνεχώς αυτές τις λειτουργίες για να καθορίσει εάν είναι απαραίτητη η αλλαγή.
Έγγραφα και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Σε πολλές πολιτείες, απαιτείται μόνο να διατηρείτε αρχεία συναλλαγών για έξι χρόνια.
Εντούτοις, συνιστάται να τους κρατήσετε περισσότερο, ειδικά αν έχετε τη δυνατότητα να το κάνετε σε ηλεκτρονική μορφή. Μπορείτε να στοιχηματίσετε ότι αν κάποιος από τους διαδίκους μπορεί να έχει απαίτηση, κάποιος που θέλει να σας ασκήσει δίωξη για κάτι έξι χρόνια και δέκα ημέρες πριν θα έχει ακόμα αντίγραφα του εγγράφου. Είναι πολύ πιο δύσκολο να επικαλεστεί την περίπτωσή σας εάν έχετε ήδη καταστρέψει τα αντίγραφα σας.
Όταν πρόκειται για ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οποιαδήποτε δικαστική ενέργεια που περιλαμβάνει ομοσπονδιακά εγγυημένο δάνειο (σχεδόν όλες οι οικιακές προσφορές) μπορεί να σας υποχρεώσει να παράσχετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τη συναλλαγή και τις επικοινωνίες με τον πελάτη / πελάτη σας. Υπάρχουν πολλοί τρόποι και προϊόντα λογισμικού για την αποθήκευση σχετικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά διαβάστε κάποια από τα άρθρα εδώ σχετικά με την Evernote, μια λύση για πολλούς λόγους. Δείτε πώς μπορείτε να χειριστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το Evernote και τα αρχεία σας στο Gmail.
Τροποποιήστε το για να προσαρμόσετε τη λύση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
- Ρυθμίστε την αυτόματη προώθηση στο Gmail κάθε email προς ή από τον πελάτη / πελάτη σας.
- Πηγαίνουν σε ένα σημειωματάριο στο Evernote για τη συναλλαγή.
- Λίγες εβδομάδες μετά το κλείσιμο, τραβήξτε επάνω όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην Evernote και εκτυπώστε τα με χρονολογική σειρά σε ένα αρχείο PDF.
Δεδομένου ότι τα αρχεία PDF μπορούν να αναζητηθούν, μπορείτε να τραβήξετε γρήγορα κάθε email που κάποιος μπορεί να θέλει με λέξεις-κλειδιά. Λειτουργεί αρκετά καλά.