Εάν η επιχείρησή σας έχει ένα υπεύθυνο σχέδιο, η επιστροφή ορισμένων επιχειρηματικών εξόδων δεν φορολογείται στον εργαζόμενο. Εάν το σχέδιο απόδοσης της επιχείρησής σας δεν συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του IRS για ένα υπεύθυνο σχέδιο, αυτές οι αποζημιώσεις φορολογούνται στον εργαζόμενο και πρέπει να γίνει παρακράτηση φόρου εισοδήματος ομοσπονδιακού φόρου και φόρων μισθών για αυτές τις πληρωμές.
Επιπλέον, ως εργοδότης πρέπει να αναφέρετε αυτές τις πληρωμές στο έντυπο W -2 του υπαλλήλου.
Τα υπεύθυνα σχέδια μπορεί να περιλαμβάνουν την επιστροφή για διάφορες δαπάνες προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων:
- Τα έξοδα ταξιδίου των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των γευμάτων και της ψυχαγωγίας,
- Αγορά εργαλείων και εξοπλισμού και
- Έξοδα γραφείου στο σπίτι.
Το υπεύθυνο σχέδιο πρέπει επίσης να περιλαμβάνει μια διαδικασία που απαιτεί από τους εργαζόμενους να επιστρέφουν στον εργοδότη επιπλέον αποζημιώσεις (αυτές που υπερβαίνουν τα επιτρεπόμενα ποσά). Εάν ο εργοδότης καταρτίσει και διατηρεί ένα υπεύθυνο σχέδιο, τα έξοδα ταξιδίου των εργαζομένων δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται ως φορολογητέο εισόδημα.
Επιτρεπόμενες απαιτήσεις σχεδίου
Προκειμένου να θεωρηθεί ως "υπεύθυνο σχέδιο" από το IRS, η συμφωνία σας πρέπει να περιλαμβάνει ΟΛΑ τα ακόλουθα:
- Τα έξοδα πρέπει να έχουν επιχειρηματική σύνδεση . δηλαδή, πρέπει να έχουν καταβληθεί ή να πραγματοποιηθούν κατά την εκτέλεση των υπηρεσιών ως υπάλληλοι.
- Ο εργαζόμενος πρέπει να λογοδοτεί επαρκώς στον εργοδότη για αυτές τις δαπάνες μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα. Πρέπει να ζητήσετε από τους υπαλλήλους να σας παράσχουν λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με αυτές τις δαπάνες, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, του χρόνου, του τόπου, του ποσού και του επιχειρηματικού σκοπού για το κόστος.
- Πρέπει να ζητήσετε από τον υπάλληλο να επιστρέψει τις επιπλέον αποζημιώσεις εντός εύλογου και συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος, ανάλογα με τις περιστάσεις
Εάν δεν πληρούνται και οι τρεις αυτές απαιτήσεις, το σχέδιο καθορίζεται από το IRS να μην είναι υπεύθυνο και οποιαδήποτε έξοδα επιστρέφονται στον εργαζόμενο από την επιχείρησή σας φορολογούνται στον εργαζόμενο.
Υπερβολικές αποζημιώσεις
Η υπέρβαση της επιστροφής είναι επιστροφή μεγαλύτερη από τα επιτρεπόμενα ποσά. Εάν ο εργαζόμενος δεν επιστρέψει τις υπερβολικές αποζημιώσεις εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, αυτά τα πλεονάζοντα ποσά φορολογούνται στον εργαζόμενο. Η πιο συνηθισμένη περίπτωση θα ήταν μια περίπτωση κατά την οποία δίνετε στον εργαζόμενο προκαταβολή προτού φύγει για ένα ταξίδι και τα έξοδά της κατά τη διάρκεια του ταξιδιού είναι μικρότερα από το προηγούμενο ποσό.
Ένα εύλογο χρονικό διάστημα για την επιστροφή των υπερβάλλοντων αποζημιώσεων καθορίζεται από το IRS, όπως για παράδειγμα:
- Μία προκαταβολή εισπράττεται εντός 30 ημερών από τη στιγμή της δαπάνης
- Ο εργαζόμενος καταρτίζει επαρκή λογαριασμό των εξόδων εντός 60 ημερών από την καταβολή ή την καταβολή του.
- Ο εργαζόμενος επιστρέφει κάθε υπερβολική αποζημίωση εντός 120 ημερών από την καταβολή ή την καταβολή του.
- Ο υπάλληλος λαμβάνει δήλωση (τουλάχιστον τριμηνιαία) που ζητά επιστροφή ή επαρκή καταγραφή των εκκρεμών προκαταβολών και ο εργαζόμενος συμμορφώνεται εντός 120 ημερών από την παραλαβή της δήλωσης.
Υποβολή σχετικού σχεδίου στο IRS
Όχι, δεν υπάρχει καμία απαίτηση να υποβάλλετε γραπτό σχέδιο στο IRS. Αλλά θα πρέπει να είστε σε θέση να αποδείξετε ότι έχετε ορίσει τις απαιτήσεις σας για την επιστροφή των μισθωτών για δαπάνες. Θα χρειαστείτε κάτι γραπτώς για να δείξετε στο IRS ότι καταλαβαίνετε τι είναι ένα υπεύθυνο σχέδιο και ότι εκτελείτε την επιχείρησή σας στις απαιτήσεις.
Πρώτον, πρέπει να θέσετε αυτές τις απαιτήσεις γραπτώς, ως μέρος της πολιτικής σας για τα θέματα των εργαζομένων και των διαδικασιών.
Δεύτερον, θα πρέπει να τεκμηριώσετε όλες τις συναλλαγές με τους υπαλλήλους για την επιστροφή εξόδων τους, τηρεί αρχεία για να δείξετε ότι ακολουθήθηκαν όλες οι απαιτήσεις του υπεύθυνου σχεδίου.
Λογαριασμός υπεύθυνου σχεδίου και φόροι επιχειρήσεων
Το αν οι δαπάνες αυτές πραγματοποιούνται στο πλαίσιο ενός υπεύθυνου σχεδίου δεν επηρεάζει άμεσα την ικανότητά σας να αφαιρέσετε αυτά τα έξοδα από την φορολογική σας δήλωση. Αλλά πρέπει να παράσχετε επαρκή τεκμηρίωση για να αποδείξετε ότι αυτά τα έξοδα σχετίζονται με τις επιχειρήσεις.
Για τις αποζημιώσεις ταξιδιών, για παράδειγμα, μπορείτε να αφαιρέσετε το έξοδο από την κατάλληλη γραμμή στη φορολογική σας δήλωση. Για παράδειγμα, για τα γεύματα και τα έξοδα ψυχαγωγίας, χρησιμοποιήστε τη γραμμή 24b του Προγράμματος Γ (για τους ιδιοκτήτες ατομικής ιδιοκτησίας ή τις εταιρείες LLC ενός μέλους).