Το έντυπο W-2 περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τους μισθούς των εργαζομένων που πληρώθηκαν το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και την παρακράτηση από αυτούς τους μισθούς, καθώς και πληροφορίες σχετικά με τις παροχές και άλλες μειώσεις των μισθών.
Πότε είναι τα W-2 Due Forms;
Τα W-2s οφείλονται στους υπαλλήλους μέχρι το τέλος Ιανουαρίου, για το προηγούμενο ημερολογιακό έτος. Εάν η 31η Ιανουαρίου είναι ένα Σαββατοκύριακο ή αργία, οι αναφορές πρόκειται να γίνουν την επόμενη εργάσιμη ημέρα. Ακολουθούν τα βασικά τέλη του τέλους του έτους για την καταχώριση φόρου μισθωτών που έχουν λήξει για το τρέχον έτος.
Τα έντυπα W-2 οφείλονται στη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης μέχρι τις 31 Ιανουαρίου. Αφού δώσετε στους υπαλλήλους τα έντυπα W-2, πρέπει επίσης να υποβάλετε αυτές τις φόρμες, μαζί με το έντυπο διαβίβασης W-3, στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης (SSA).
Η προθεσμία του Ιανουαρίου είναι μια προσπάθεια να καταπολεμηθεί η φορολογική απάτη, αλλά σημαίνει ότι θα πρέπει να δώσετε στους εργαζόμενους φόρμες W-2 νωρίτερα τον Ιανουάριο, ώστε να έχουν την ευκαιρία να τις εξετάσουν πριν κατατεθούν. Η προηγούμενη διανομή στους υπαλλήλους θα μειώσει τα λάθη στις φόρμες W-2 , οπότε δεν χρειάζεται να υποβάλετε διορθωμένο W-2.
Συλλογή πληροφοριών για την προετοιμασία εντύπων W-2
Οι πληροφορίες για αυτό το έντυπο προέρχονται από το μητρώο μισθοδοσίας σας, το οποίο δείχνει τα ετήσια σύνολα για κάθε μισθωτό για μισθούς και παρακράτηση, μαζί με τις κρατήσεις για ιατρικά σχέδια, λογαριασμούς ταμείων υγείας και άλλα στοιχεία.
Ακολουθούν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις πληροφορίες που θα χρειαστείτε για την προετοιμασία αυτών των εντύπων W-2.
Δυσκολία: Μέσος όρος
Απαιτούμενος χρόνος: Εξαρτάται από τον αριθμό των εργαζομένων και τον αριθμό των εκπτώσεων και των πρόσθετων πληρωμών
Εδώ είναι πώς να προετοιμάσετε το έντυπο W-2
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ εργοδοτη
Για κάθε W-2 που προετοιμάζετε, θα πρέπει να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή σας: Αριθμός Εργοδότη (EIN) και όνομα εργοδότη και διεύθυνση.
Αριθμός ελέγχου
Ενδεχομένως να θέλετε να προσθέσετε έναν αριθμό εσωτερικού ελέγχου σε κάθε W-2, αν πληρώνετε πολλούς υπαλλήλους. Μπορείτε να δημιουργήσετε τον αριθμό μόνοι σας ή το λογισμικό προετοιμασίας μισθοδοσίας μπορεί να δημιουργήσει αυτόν τον αριθμό.
Κέρδη εργαζομένων Θα χρειαστείτε επίσης
- Συνολικοί μισθοί, συμβουλές και άλλη αποζημίωση (Πλαίσιο 1). Αυτή είναι η ακαθάριστη αμοιβή για όλους τους ωρομίσθιους και μισθωτούς υπαλλήλους.
- Συνολικό ποσό παρακράτησης (πλαίσιο 2)
- Συνολικοί μισθοί κοινωνικής ασφάλισης (μέχρι το ανώτατο όριο κοινωνικής ασφάλισης ) (Πλαίσιο 3). Ορισμένες αμοιβές δεν περιλαμβάνονται στους μισθούς της Κοινωνικής Ασφάλισης , οπότε θα χρειαστεί να μειώσετε την εγγραφή με αυτά τα ποσά.
- Συνολικός φόρος κοινωνικής ασφάλισης που αποκλείστηκε (πλαίσιο 4)
- Συνολικοί μισθοί και συμβουλές για το Medicare (ίδιοι με τους συνολικούς μισθούς) (Πλαίσιο 5)
- Φόρος Medicare παρακρατείται (Πλαίσιο 6). Το ποσό αυτό περιλαμβάνει το ποσό του πρόσθετου φόρου Medicare για τους υψηλότερης αμοιβής υπαλλήλους.
- Συμβουλές κοινωνικής ασφάλισης (Πλαίσιο 7) και συμβουλές που διατίθενται (Πλαίσιο 8)
Στη συνέχεια, θα χρειαστείτε πληροφορίες για τους υπαλλήλους και τους συνολικούς μισθούς και παρακράτηση για κάθε εργαζόμενο για το προηγούμενο έτος:
Άλλες πληρωμές. Μπορεί να έχετε καταβάλει εκ των προτέρων πληρωμές EIC (πίστωση εσόδων από εισόδημα) (θέση 9) και εξαρτώμενα επιδόματα φροντίδας (Πλαίσιο 10) που καταβάλλονται στους υπαλλήλους.
Πληροφορίες σχετικά με τη Συμμετοχή στο Σχέδιο Αποχώρησης, τους νόμιμους υπαλλήλους
Σε κάθε W-2 πρέπει να ελέγξετε το κατάλληλο τετραγωνάκι εάν ο εργαζόμενος συμμετέχει σε πρόγραμμα συνταξιοδότησης (Πλαίσιο 13) ή σε μη εξειδικευμένο σχέδιο (Πλαίσιο 11), εάν αυτός ο υπάλληλος είναι νόμιμος υπάλληλος (Θέση 13) ή εάν ο εργαζόμενος έλαβε την αμοιβή των ασθενών τρίτων (Πλαίσιο 13.
Πλαίσιο 12
Το τετραγωνίδιο 12 αφορά ποσά για άλλες αποζημιώσεις ή αναφορές, για να εισάγετε 1-4 κουτιά. Μερικές από τις πιο κοινές πληροφορίες για το Πλαίσιο 12:- Μη ανεκμετάλλευτη κοινωνική ασφάλιση, RRTA (συνταξιοδότηση σιδηροδρομικής μεταφοράς) ή φόρος Medicare, σε συμβουλές ή ομαδική ασφάλιση ζωής
- Επιλεκτικές αναβολές σε 401 (k), 403 (β) και άλλα ειδικά προγράμματα συνταξιοδότησης
- Μη φορολογητέα αμοιβή ασθενείας
- Χρυσές πληρωμές αλεξίπτωτου
- Αποσβέσιμα έξοδα μετακόμισης
- Συνεισφορές σε λογαριασμούς ιατρικής αποταμίευσης ή σε λογαριασμούς ταμείων υγείας
- Μη κρατικά δικαιώματα προαίρεσης αγοράς μετοχών
- Καθορισμένες συνεισφορές Roth βάσει σχεδίων 401 (k) ή 403 (b)
- Κόστος κάλυψης υγείας που χορηγείται από τον εργοδότη, χρησιμοποιώντας τον κωδικό DD, σύμφωνα με τις απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων του νόμου για την προσιτή φροντίδα
Πλαίσιο 14
Οι καταχωρίσεις στο πλαίσιο 14 αφορούν άλλες εκπτώσεις ή αποζημιώσεις που πρέπει να γνωστοποιούνται στους υπαλλήλους για τις φορολογικές δηλώσεις τους. Για παράδειγμα- Σύνταξη μετά τη φορολογία
- Αυτόματες αποζημιώσεις
- Ειδικοί φόροι για την Καλιφόρνια, τη Νέα Υόρκη, το New Jersey και την Ουάσινγκτον
- Φιλανθρωπικές εισφορές που αφαιρούνται από την αμοιβή των εργαζομένων
- Ασφάλιση ασθενείας και έκπτωση παροχών
- Ομοιόμορφες μειώσεις ( για το κόστος των στολών )
- Δαπάνες της Ένωσης
- Αφορολόγητο εισόδημα
- Τα έξοδα οχημάτων που περιλαμβάνονται στους μισθούς (100% της αξίας μίσθωσης του οχήματος που παραδίδεται στον εργαζόμενο και περιλαμβάνεται στους μισθούς του Πλαίσιο 1)
- Υπάρχει επίσης ένα πλαίσιο για τα στοιχεία "Άλλα - εκτός από τη λίστα" που έχετε αφαιρέσει από τους υπαλλήλους
Κρατικές και τοπικές πληροφορίες
Σε αυτή την ενότητα, θα καταχωρίσετε πληροφορίες σχετικά με τους κρατικούς και τοπικούς μισθούς και την παρακράτηση. Εισαγω:Σημειώστε ότι υπάρχει χώρος για δύο καταστάσεις και δύο τοποθεσίες στη φόρμα. Εάν κάποιος έχει εργαστεί σε περισσότερα από δύο κράτη ή περιοχές κατά τη διάρκεια του έτους, χρησιμοποιήστε ένα δεύτερο W-2 για να συμπεριλάβετε τις πρόσθετες πληροφορίες.
- Ο κωδικός κατάστασης των δύο γραμμάτων και ο αριθμός φορολογικού μητρώου της επιχείρησής σας (συμβουλευτείτε το τμήμα εσόδων του κράτους σας ) (Πλαίσιο 15)
- Κρατικοί μισθοί (Πλαίσιο 16)
- Κρατικός φόρος εισοδήματος που παρακρατείται (Πλαίσιο 17)
- Τοπικοί μισθοί, εάν υπάρχουν (Πλαίσιο 18)
- Τοπικός φόρος εισοδήματος που παρακρατήθηκε (πλαίσιο 19)
- Όνομα περιοχής (Θέση 20)
Ελέγξτε για ακρίβεια
Περάστε χρόνο ώστε να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που παρέχετε στους υπαλλήλους (και τελικά στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης και το IRS) είναι ακριβείς. Ελέγξτε τα σύνολα μητρώου μισθοδοσίας για το έτος και εκτελέστε ένα W-3 για να βεβαιωθείτε για την ακρίβεια όλων των πληροφοριών που υποβάλλετε.Προεκτυπωμένα έντυπα
Αν εκτυπώνετε τα δικά σας έντυπα W-2, μπορείτε να τα προμηθευτείτε από διάφορες πηγές:Το W-2 είναι μια μορφή πολλαπλών τμημάτων. Ακολουθούν οι σελίδες αυτής της φόρμας:
- Η ιστοσελίδα της παραγγελίας IRS Forms (διαρκεί 7-15 ημέρες)
- Ένας προμηθευτής ηλεκτρονικών εντύπων ή κατάστημα προμηθειών γραφείου.
- Το αντίγραφο Α πηγαίνει στη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης. Το αντίγραφο Α τυπώνεται συνήθως σε κόκκινη φόρμα.
- Το αντίγραφο 1 είναι για την πόλη, το κράτος ή την τοποθεσία
- Το αντίγραφο Β είναι για την κατάθεση με την ομοσπονδιακή φορολογική δήλωση του υπαλλήλου
- Το αντίγραφο C είναι για τα αρχεία του υπαλλήλου
- Το αντίγραφο 2 είναι ένα άλλο αντίγραφο για άλλη πόλη, πολιτεία ή τοποθεσία
- Το αντίγραφο D είναι για τα αρχεία του εργοδότη.
Εκτύπωση W-2s
Εκτυπώστε τις φόρμες, ελέγξτε για να δείτε ότι ευθυγραμμίζονται με μια προτυπωμένη μορφή αν έχετε.Διανείμετε τα W-2
- Προς τον υπάλληλο: Αντίγραφα Β, Γ, 1 και 2
- Για τη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης - αντίγραφο Α. Το SSA απαιτεί να αποστείλετε αντίγραφο Α από το W-2 του κάθε υπαλλήλου, μαζί με το έντυπο W-3, μέχρι το τέλος Φεβρουαρίου.
- Διατηρήστε το αντίγραφο D για τα αρχεία σας.
Ακόμα σύγχυση σχετικά με τη φόρμα W-2; Απαντήσεις στις ερωτήσεις σας Σχετικά με το έντυπο W-2 του 2011
Συμβουλές για την προετοιμασία του εντύπου W-2
- Ο αναγνωριστικός αριθμός φορολογικού μητρώου της επιχείρησής σας ΔΕΝ είναι ο αναγνωριστικός αριθμός του κράτους φόρου επί των πωλήσεων. Πολλά κράτη χρησιμοποιούν τον ομοσπονδιακό αριθμό φορολογικού μητρώου (EIN) και προσθέτουν ψηφία στο τέλος. Επικοινωνήστε με το κρατικό τμήμα για τα έσοδα για πληροφορίες.
- Συμβουλές εισοδήματος. Το εισόδημα από τους μισθούς των υπαλλήλων υπόκειται στους φόρους κοινωνικής ασφάλισης και στους φόρους της Medicare, συμπεριλαμβανομένου του πρόσθετου φόρου Medicare.
- Πλαίσιο 12 - Περισσότερα από 4 τεμάχια
Αν έχετε περισσότερα από 4 στοιχεία για το πλαίσιο 12, θα χρειαστεί να τοποθετήσετε τα πρόσθετα στοιχεία σε ένα δεύτερο W-2. Αλλά μην συμπεριλάβετε την αμοιβή του υπαλλήλου και την παρακράτηση αυτού του επιπρόσθετου W-2. - Το Έντυπο W-3 , μαζί με το Έντυπο Α από όλες τις φόρμες W-2 των υπαλλήλων, οφείλεται στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης μέχρι τις 31 Ιανουαρίου. Όταν ολοκληρώσετε το W-3 και έχετε όλες τις φόρμες του W-2, στείλτε τις στους υπαλλήλους το συντομότερο δυνατό, ώστε να έχουν τη δυνατότητα να επανεξετάσουν τα έντυπα. Εάν εντοπίσουν σφάλματα, μπορείτε να τα διορθώσετε προτού αποστείλετε την ενοποιημένη αναφορά στην SSA μέχρι τις 31 Ιανουαρίου.
- Αποποίηση ευθυνών
Οι πληροφορίες που παρέχονται σε αυτό το "Πώς" είναι για γενικούς σκοπούς, για να σας βοηθήσουν να συλλέξετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να προετοιμάσετε και να εκτυπώσετε τα έντυπα W-2. Δεν πρόκειται για φορολογική συμβουλή και σε καμία περίπτωση δεν επιχειρεί να είναι πλήρης ή να σας ενημερώσει όλες τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριληφθούν στις φόρμες W-2 . Συζητήστε με τον φορολογικό σας σύμβουλο για πληροφορίες σχετικά με την ιδιαίτερη κατάστασή σας.