Τι χρειάζεται η εταιρεία σας από λογισμικό λογιστικής μικρών επιχειρήσεων;
Το λογισμικό λογιστικής είναι απαραίτητο για κάθε μικρή επιχείρηση να παρακολουθεί τα έσοδα, τα έξοδα, τις πληροφορίες πελατών και οποιαδήποτε άλλα οικονομικά στοιχεία. Είναι επίσης ένα εξαιρετικό εργαλείο λήψης αποφάσεων, καθώς οι έγκαιρες αναφορές και τα εργαλεία ανάλυσης του προϋπολογισμού που συνοδεύουν τα περισσότερα λογιστικά προγράμματα λογισμικού δίνουν στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων την ευκαιρία να βγούν πίσω και να έχουν μια γενική κατανόηση των οικονομικών της επιχείρησης. Αλλά σε μια θάλασσα προγραμμάτων και λογοτύπων λογισμικού, πώς επιλέγετε το σωστό λογισμικό λογιστικής για τη μικρή επιχείρησή σας;
Τι πρέπει να εξετάσετε προτού να αγοράσετε λογιστικό λογισμικό
Δεδομένου ότι το λογισμικό λογιστικής είναι ζωτικής σημασίας για τη μικρή επιχείρησή σας, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι κάνετε κάποια έρευνα πριν από την αγορά οποιουδήποτε συγκεκριμένου τύπου χρηματοοικονομικής διαχείρισης ή λογισμικού λογιστικής. Η προσεκτική εξέταση των αναγκών της εταιρείας σας θα σας επιτρέψει να μετρήσετε τις καθημερινές απαιτήσεις λειτουργικότητας που χρειάζεστε. Παρακάτω είναι μερικά μόνο από τα πράγματα που πρέπει να κάνετε και να έχετε κατά νου πριν δεσμευθείτε να αγοράσετε λογισμικό λογιστικής.
Κάνετε μια ανάλυση αναγκών
Πριν αποφασίσετε για ένα συγκεκριμένο λογιστικό πρόγραμμα, θα πρέπει να εκτελέσετε μια ανάλυση αναγκών για να αξιολογήσετε τα χαρακτηριστικά, τις λειτουργίες και τις αναφορές που θα χρειαστεί να κάνει το πρόγραμμα. Πάρτε το χρόνο να σκεφτείτε τι συναλλαγές λογιστικής είναι σημαντικές για την επιχείρησή σας, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε ένα πρόγραμμα που μπορεί να τα χειριστεί αποτελεσματικά. Οποιεσδήποτε αναφορές θα χρειαστείτε για να δημιουργήσετε τα στοιχεία ελέγχου που χρειάζεστε ή για την ολοκλήρωση που θέλετε με εφαρμογές τρίτων θα πρέπει να αναφέρονται.
Αυτή η ανάλυση αναγκών θα είναι η βάση για την οποία ξεκινάτε τη διαδικασία επιλογής.
Διαβάστε τις λογιστικές αναφορές λογισμικού
Η ανάγνωση άλλων αναθεωρήσεων πελατών του προϊόντος θα σας δώσει μια καλύτερη ιδέα για το τι αγοράζετε. Πολλές ιστοσελίδες καταναλωτών, όπως το Amazon, έχουν αμέτρητες κριτικές που συζητούν την ευκολία χρήσης, την αναφορά, την υποστήριξη, τη συμβατότητα του λειτουργικού συστήματος και την τιμή.
Βρείτε αυτό που ταιριάζει στις ανάγκες σας
Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν το λογισμικό λογιστικής μικρών επιχειρήσεων, όπως το QuickBooks, απ ' ευθείας από το κουτί. Οι περισσότεροι προμηθευτές ρυθμίζουν τις λειτουργίες αναφοράς και τα πρότυπα, ώστε να μπορείτε εύκολα να δημιουργείτε σχεδόν οποιαδήποτε αναφορά που χρειάζεστε. Εντούτοις, μπορεί να διαπιστώσετε ότι χρειάζεστε λογισμικό ειδικά για τη βιομηχανία, όπως λογισμικό λογιστικής μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, λογισμικό λογιστικής κατασκευών ή λογισμικό λογιστικής στο σημείο πώλησης, για να καλύψετε τις μοναδικές ανάγκες λογιστικής και αναφοράς του κλάδου σας.
Εξετάστε την ευκολία χρήσης
Εσείς ή το προσωπικό σας θα πρέπει να μάθετε να χρησιμοποιείτε το λογιστικό λογισμικό που αγοράζετε. Είναι πιθανό ότι θα έχετε κύκλο εργασιών του προσωπικού καθ 'όλη τη διάρκεια των ετών. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να επιλέξετε ένα λογιστικό πακέτο λογισμικού που δεν ανταποκρίνεται μόνο στις ανάγκες σας αλλά είναι εύκολο να μάθει δεδομένου του χρόνου και των πόρων που μπορείτε να δεσμευθείτε για την κατάρτιση των εργαζομένων σχετικά με τον τρόπο χρήσης του λογισμικού. Αν έχετε λίγους πόρους για να προωθήσετε τους υπαλλήλους σας στο πρόγραμμα σας όταν υπάρχει κύκλο εργασιών, τότε επιλέγοντας ένα απλό και εύχρηστο λογισμικό πρόγραμμα λογισμικού, όπως το QuickBooks ή το Peachtree, μπορεί να είναι ο τρόπος για να πάτε για τις μικρές επιχειρήσεις σας. Παρόλο που ενδέχεται να υπάρχουν καλύτερα προγράμματα λογισμικού λογιστικής στην αγορά, η μικρή επιχείρησή σας δεν θα δει τα οφέλη αυτών των προγραμμάτων αν το προσωπικό σας δεν γνωρίζει πώς να τα χρησιμοποιήσει σωστά.
Σκεφτείτε την υποστήριξη
Θα χρειαστεί να αποφασίσετε ποιος τύπος υποστήριξης θέλετε να έχετε για να σας βοηθήσει να χρησιμοποιήσετε το προϊόν. Οι περισσότεροι προμηθευτές προσφέρουν μια πλήρη σουίτα επιλογών βοήθειας που είναι διαθέσιμες σε εσάς - μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφώνου και ηλεκτρονικής υποστήριξης. Μερικοί προμηθευτές θα προσφέρουν δωρεάν υποστήριξη αν αγοράσετε το πρόγραμμα, ενώ οι περισσότεροι θα προσφέρουν προγράμματα τεχνικής υποστήριξης που μπορείτε να αγοράσετε επιπλέον του προγράμματος λογισμικού λογιστικής. Θα πρέπει να διαβάσετε οποιαδήποτε φόρουμ σχετικά με την εμπειρία άλλων χρηστών με την υποστήριξη πελατών από τον προμηθευτή λογισμικού που επιλέγετε επειδή δεν είναι όλοι δημιουργημένοι ίσοι. Ορισμένοι πωλητές λογισμικού λογισμικού παρέχουν επαρκή υποστήριξη, ενώ άλλοι δεν το κάνουν.
Εξετάστε την επεκτασιμότητα
Πόση ανάπτυξη αναμένετε από την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί κατά τη διάρκεια του βραχυπρόθεσμου έως μέσου όρου; Αφού κάνετε τις προβλέψεις σας σχετικά με την ανάπτυξη της επιχείρησής σας, τότε θα θέλετε να δείτε πόσο επεκτάσιμο χρειάζεστε το πρόγραμμα λογισμικού λογιστικής σας πρέπει να είναι για να καλύψει αυτή την ανάπτυξη.
Χρειάζεστε λογισμικό λογισμικού για να τρέχετε σε φορητούς υπολογιστές και επιτραπέζιους υπολογιστές ή κινητές συσκευές επίσης; Χρειάζεστε λογισμικό λογισμικού που μπορεί να λειτουργεί σε δίκτυο; Πόσο ακριβό είναι να προσθέσετε επιπλέον χρήστες στο λογισμικό λογιστικής σας; Θα θελήσετε να εξετάσετε αυτές τις ερωτήσεις και εάν η μικρή επιχείρησή σας θα λειτουργεί σε ένα δίκτυο, είναι καλή ιδέα να επικοινωνήσετε με έναν επαγγελματία πληροφορικής για να βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό λογισμικού που επιλέγετε είναι συμβατό με το υλικό σας. Ένας επαγγελματίας πληροφορικής θα πρέπει να είναι σε θέση να διασφαλίσει ότι πληροίτε τις προδιαγραφές υλικού / λογισμικού, ενώ παράλληλα κάνετε και άλλες προτάσεις δικτύωσης που θα βελτιώσουν τις λειτουργίες της επιχείρησής σας.
Χρειάζεται διαχείριση εγγράφων;
Ορισμένες μικρές επιχειρήσεις θέλουν να λειτουργούν σε περιβάλλον χωρίς χαρτί, ενώ άλλοι είναι πιο άνετοι με λίγο παλιομοδίτικο. Όποια διαδικασία και αν επιλέξετε, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό έχει σχεδιαστεί για να καλύπτει τις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, εάν θέλετε ένα γραφείο χωρίς χαρτιά, τότε θα πρέπει να ελέγξετε τις δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων του λογισμικού λογιστικής σας. Εναλλακτικά, μπορείτε να αγοράσετε ένα εργαλείο διαχείρισης εγγράφων τρίτου μέρους και μπορείτε να εξετάσετε εάν υπάρχουν λογιστικά προγράμματα λογισμικού που ενσωματώνονται με το σύστημα διαχείρισης εγγράφων σας για να συμβάλλετε στη βελτιστοποίηση των διαδικασιών ροής εργασιών της επιχείρησής σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Διαχείριση ροής εργασίας;
Εάν επιλέγετε να λειτουργείτε σε περιβάλλον γραφείου χωρίς χαρτί, τότε θα χρειαστεί να επιλέξετε ένα λογιστικό πρόγραμμα λογισμικού που έχει ενσωματωμένες διαδικασίες ροής εργασίας ή σας επιτρέπει να τις χτίσετε για να ικανοποιήσετε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες. Εφόσον δεν θα έχετε φυσικά αντίγραφα χαρτιού γύρω από το γραφείο σας για αναθεώρηση και έγκριση, θα χρειαστεί να έχετε τη δυνατότητα να σχεδιάσετε τις διαδικασίες έγκρισης για απλές και πολύπλοκες εργασίες όπως το φύλλο εργασίας, ο πωλητής ή η έγκριση ελέγχου.
Εξετάστε τις ανάγκες ασφάλειας δεδομένων
Η ασφάλεια των λογιστικών στοιχείων είναι πάντα σημαντική επειδή θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τα προσωπικά σας στοιχεία, οι προσωπικές πληροφορίες του υπαλλήλου σας και οι πληροφορίες του πελάτη σας προστατεύονται. Ωστόσο, μπορείτε να λειτουργείτε σε βιομηχανίες, όπως η υγειονομική περίθαλψη, όπου έχετε επιπλέον απαιτήσεις συμμόρφωσης, όπως η HIPPA. Οι κυρώσεις για αυτές τις παραβιάσεις μπορούν να παρακωλύσουν την επιχείρησή σας, φτάνοντας μέχρι και 500.000 $ σε ορισμένες περιπτώσεις. Όποιο και αν είναι το επίπεδο ασφάλειας που απαιτείται, θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τα σχέδια είναι ενσωματωμένα στο πρόγραμμα λογισμικού λογισμικού σας ή ότι μπορείτε να θεσπίσετε τα απαραίτητα χαρακτηριστικά ασφαλείας σε ένα σχέδιο πληροφορικής για να ικανοποιήσετε αυτές τις ανάγκες.