Πώς να E-Αρχεία W-2 Έντυπα και W-3 Έντυπα Online
Τι είναι τα έντυπα W-2 και τα έντυπα W-3;
Τα έντυπα W-2 χρησιμοποιούνται για την αναφορά των μισθών και των μισθών των εργαζομένων στο IRS για σκοπούς υποβολής εκθέσεων σχετικά με το εισόδημα. Το W-2 εκπονείται από τον εργοδότη και παρέχεται στον υπάλληλο και στη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης (SSA) μέχρι το τέλος Ιανουαρίου για το προηγούμενο φορολογικό έτος. Η SSA χρησιμοποιεί τις πληροφορίες για λόγους κοινωνικής ασφάλισης και μοιράζεται τις πληροφορίες με το IRS για σκοπούς φόρου εισοδήματος.
Οι φόρμες W-3 ονομάζονται "μορφές διαβίβασης και συνοψίζουν τις πληροφορίες για όλες τις φόρμες W-2 που αποστέλλονται στο SSA.
Πώς μπορώ να φτιάξω τα έντυπα W-2 και τα έντυπα W-3 online;
Οι δηλώσεις μισθοδοσίας και φόρου W-2 για κάθε εργαζόμενο πρέπει να υποβάλλονται κάθε χρόνο στη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης (SSA) για όλους τους υπαλλήλους σας για το προηγούμενο ημερολογιακό έτος. Τα έντυπα W-2 για τους εργαζομένους υποβάλλονται μαζί με το έντυπο W-3 , το οποίο αποτελεί συνοπτική μορφή.
Τα έντυπα W-2 οφείλονται, μαζί με τα συνοπτικά έντυπα διαβίβασης W-3, μέχρι τις 31 Ιανουαρίου για το προηγούμενο έτος. Δεδομένου ότι τόσο τα έντυπα των υπαλλήλων όσο και τα έντυπα SSA λήγουν την ίδια ημερομηνία, είναι καλή ιδέα να δώσετε στους εργαζόμενους τις φόρμες W-2 νωρίτερα τον Ιανουάριο, ώστε να μπορούν να τις εξετάσουν και να κάνετε διορθώσεις εάν είναι απαραίτητο.
Μπορείτε να υποβάλετε ηλεκτρονικά αρχεία W-2 online στον ιστότοπο Business Services Online της SSA (BSO). Μπορείτε να δημιουργήσετε εκδόσεις πλήρωσης των εντύπων αυτών, να εκτυπώσετε αντίγραφα για καταχώρηση με κρατικές ή τοπικές κυβερνήσεις, για διανομή στους υπαλλήλους και για δικά σας αρχεία.
Υποβολή 250 ή περισσότερων εντύπων W-2; ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΦΥΛΑΣΕΤΕ ΤΗΝ ΕΝΤΑΞΗ
Η διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης λέει,
Εάν υποβάλετε 250 ή περισσότερα έντυπα W-2 κατά τη διάρκεια ενός ημερολογιακού έτους, πρέπει να τα καταθέσετε ηλεκτρονικά, εκτός εάν το IRS σας χορηγήσει απαλλαγή. (Μπορεί να χρεωθείτε με ποινή αν δεν καταθέσετε ηλεκτρονικά όταν απαιτείται).
Οφέλη από την ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων W-2
- Η ηλεκτρονική κατάθεση, σύμφωνα με την IRS, εξοικονομεί χρόνο και προσπάθεια και βοηθάει στην εξασφάλιση της ακρίβειας.
- Δεν χρειάζεται να υπολογίσετε και να υποβάλετε ένα έντυπο διαβίβασης W-3 . η υπηρεσία κοινωνικής ασφάλισης δημιουργεί αυτόματα ένα W-3.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ιστότοπο του BSO για να επαληθεύσετε τους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης για σκοπούς υποβολής εκθέσεων σχετικά με τη μισθοδοσία.
- Η ιστοσελίδα του BSO προσφέρει ένα σεμινάριο, εγχειρίδια, μια λίστα ελέγχου και πολλές άλλες χρήσιμες πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να καταγράψετε τα έντυπα W-2.
- Εάν κάνετε λάθος σε μία ή περισσότερες φόρμες W-2 μετά την υποβολή, μπορείτε να υποβάλετε φόρμες W-2c για να διορθώσετε το σφάλμα.
Πριν από την υποβολή αυτών των εντύπων ηλεκτρονικά
Για να υποβάλετε ηλεκτρονικά τα έντυπα W-2, πρέπει πρώτα να εγγραφείτε στην υπηρεσία Business Services Administration της Υπηρεσίας Κοινωνικής Ασφάλισης.
Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε τις φόρμες W-2 χρησιμοποιώντας μια ειδική μορφή αρχείου και να τις υποβάλετε στη BSO.
Αφού υποβληθούν τα αρχεία, μπορείτε να δείτε τα αρχεία που έχουν μεταφορτωθεί και να δείτε αναφορές σφαλμάτων, συμπεριλαμβανομένων των αναντιστοιχιών μεταξύ ονομασιών και αριθμών κοινωνικής ασφάλισης, και να κάνετε διορθώσεις.
Μπορείτε επίσης να ελέγξετε την κατάσταση της υποβολής σας και να δείτε εάν το αρχείο έχει γίνει αποδεκτό.
Ακόμα σύγχυση σχετικά με τη φόρμα W-2; Απαντήσεις στις ερωτήσεις σας Σχετικά με τη φόρμα W-2