Ένα Έντυπο W-3 είναι μια φόρμα διαβίβασης που αποστέλλεται στη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης (SSA) που δείχνει τα συνολικά έσοδα, μισθούς Κοινωνικής Ασφάλισης, μισθούς Medicare και παρακράτηση για όλους τους υπαλλήλους για το προηγούμενο έτος. Ο τίτλος του εντύπου είναι "Διαβίβαση των δηλώσεων μισθών και φόρων". Για να προετοιμάσετε μια φόρμα W-3, πρέπει να προσθέσετε μισθούς για όλους τους υπαλλήλους σε κάθε κατηγορία, από όλες τις μορφές W-2 των εργαζομένων και να χρησιμοποιήσετε τα σύνολα W-2 για να συμπληρώσετε τη φόρμα W-3.
Το έντυπο W-2 είναι το σύνολο μισθών και φόρων που δίδεται στους υπαλλήλους, ώστε να μπορούν να υποβάλουν αυτές τις πληροφορίες στις προσωπικές τους δηλώσεις φόρου εισοδήματος.
Πότε πρέπει να κατατεθεί ένα έντυπο W-3;
Πρέπει να υποβάλετε ένα έντυπο W-3, μαζί με όλα τα έντυπα W-2 για όλους τους υπαλλήλους, πριν από τα τέλη Ιανουαρίου, μετά το φορολογικό έτος. Έτσι, για παράδειγμα, αν έχετε προετοιμάσει W-2s για υπαλλήλους για το 2016, πρέπει να υποβάλετε όλες τις W-2s μαζί με το έντυπο διαβίβασης W-3, μέχρι τις 31 Ιανουαρίου 2017.
Η προθεσμία της 31ης Ιανουαρίου είναι η ίδια για την υποβολή έντυπων και ηλεκτρονικών αρχειοθέτησης.
Η προθεσμία της 31ης Ιανουαρίου είναι νέα για το 2017 . Σημαίνει ότι πρέπει να δώσετε W-2 φόρμες στους υπαλλήλους μέχρι την ημερομηνία αυτή και επίσης να στείλετε το έντυπο W-2s και W-3 στην SSA μέχρι την ίδια ημερομηνία. Είναι καλή ιδέα να δώσετε τις φόρμες στους υπαλλήλους νωρίτερα τον Ιανουάριο, οπότε υπάρχει χρόνος για να διορθώσετε λάθη προτού υποβάλετε τα πάντα στο SSA.
Πώς μπορώ να βρω έντυπα W-3;
Δεν μπορείτε απλώς να αντιγράψετε μια φόρμα W-3 ή να την εκτυπώσετε από το διαδίκτυο, επειδή η φόρμα εκτυπώνεται με ένα ειδικό κόκκινο μελάνι.
Πρέπει να αγοράσετε τον απαιτούμενο τύπο φόρμας W-3 στον ίδιο τόπο που αγοράζετε τα έντυπα W-2 ή μπορείτε να έχετε τον επεξεργαστή μισθοδοσίας ή τον φορολογούμενο σας να συμπληρώσει αυτές τις φόρμες.
Πώς μπορώ να ολοκληρώσω τη φόρμα W-3;
Ακολουθούν τα τμήματα της φόρμας W-3, αν θέλετε να τα χρησιμοποιήσετε μόνοι σας. Δείτε επίσης τις οδηγίες για αυτήν τη φόρμα.
Πληροφορίες για τον Εργοδότη. Αυτή η ενότητα (a έως h) περιλαμβάνει κοινές πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή σας ως εργοδότη. Μερικές σημειώσεις:
- Είδος πληρωτή. Το πιο πάνω πλαίσιο ελέγχου 941. Το έντυπο 941 είναι το τριμηνιαίο έντυπο μισθών και φόρων που συμπληρώθηκε από τους περισσότερους εργοδότες. Άλλες επιλογές περιλαμβάνουν τον εργοδότη του νοικοκυριού και άλλους.
- Είδος εργοδότη. Οι περισσότερες επιχειρήσεις θα ελέγξουν το πλαίσιο "δεν ισχύει". Τα άλλα πλαίσια είναι για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και εργοδότες της ομοσπονδιακής κυβέρνησης.
- Αριθμός εγκατάστασης. Το τμήμα αριθμού εγκατάστασης παρέχεται έτσι ώστε οι εργοδότες να μπορούν να εντοπίζουν διαφορετικούς τομείς της επιχείρησης, είτε βάσει τοποθεσίας, θυγατρικής ή διαίρεσης. Αν προσδιορίζετε τους αριθμούς εγκαταστάσεων, πρέπει να διαχωρίσετε τα έντυπα W-2 και W-3 για κάθε εγκατάσταση. Ή, μπορείτε να συνδυάσετε όλα τα καταστήματα και να υποβάλετε όλα τα έντυπα W-2 μαζί, μαζί με ένα έντυπο W-3.
Μισθολογικές και φορολογικές πληροφορίες. Το δεύτερο τμήμα, αριθμημένο από 1 έως 19, αντιστοιχεί με τις αριθμημένες ενότητες στο έντυπο W-2. Σε αυτή τη φόρμα W-3, πρέπει να δώσετε σύνολα για όλα τα W-2 που υποβάλλετε.
Στοιχεία επικοινωνίας με τον εργοδότη. Αυτό το τελευταίο μέρος της φόρμας απαιτεί να παρέχετε πληροφορίες επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένης μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πότε και πώς μπορώ να φτιάξω το έντυπο W-3;
Το έντυπο W-3 πρέπει να αποσταλεί στην SSA το αργότερο μέχρι το τέλος Φεβρουαρίου, μαζί με ένα αντίτυπο Α των εντύπων W-2 W-2 για κάθε εργαζόμενο.
Τα σύνολα για κάθε στοιχείο στο W-3 πρέπει να ισούνται με τα σύνολα για όλα αυτά τα στοιχεία σε όλες τις φόρμες W-2 των εργαζομένων. Το W-3 περιλαμβάνει επίσης τους συνολικούς κρατικούς μισθούς και παρακράτηση για όλους τους εργαζομένους.
Πρέπει να καταθέσετε το έντυπο W-3, μαζί με τα έντυπα W-2 για όλους τους υπαλλήλους, την τελευταία εργάσιμη ημέρα του Φεβρουαρίου. Δείτε αυτό το άρθρο σχετικά με τις προθεσμίες καταχώρησης του φόρου μισθωτών υπηρεσιών για συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία κατάθεσης για το τρέχον έτος.
Η προθεσμία υποβολής του φορολογικού έτους 2016 W-2s και W-3s είναι 31 Ιανουαρίου 2017,
Αν αρχειοθετήσετε το αρχείο W-2 ηλεκτρονικά
Εάν αποφασίσετε να καταθέσετε ηλεκτρονικά τα έντυπα W-2 των εργαζομένων στη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης, δεν χρειάζεται να συγκεντρώσετε όλες τις πληροφορίες W-2 και να υποβάλετε ένα έντυπο W-3.
Το IRS υποστηρίζει έντονα ότι παρέχετε ηλεκτρονικά τα έντυπα W-2 στη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης. Το SSA έχει δύο επιλογές για την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, μέσω της ενότητας Business Services Online:
• W-2 Online. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα συμπλήρωσης W-3 για να υποβάλετε έως και 50 φόρμες W-2 τη φορά.
• Αποστολή αρχείου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένο λογισμικό φόρου μισθωτών που μορφοποιεί τα αρχεία στις προδιαγραφές SSA για Φόρμες φόρτωσης W-2 ηλεκτρονικά (EFW2).
Βρείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την ηλεκτρονική κατάθεση των εντύπων W-2 από την Κοινωνική Ασφάλιση.
Τι γίνεται αν κάνω λάθος σε ένα W-3;
Εάν έχετε κάποιο σφάλμα σε ένα W-3, ως αποτέλεσμα υπολογισμού ή εάν ένα ή περισσότερα W-2s είναι λανθασμένα, θα χρειαστεί να υποβάλετε ένα έντυπο W-2c και ένα W-3c στη διεύθυνση Social Security Administration. Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο διόρθωσης σφαλμάτων σε φόρμες W-2 και W-3.