W-4, I-9, Εφαρμογή Εργασίας, Καταχώρηση Κράτους και Περισσότερα
Η πρώτη σας ευθύνη για χαρτιά και κανονισμούς για νέους υπαλλήλους έρχεται αμέσως μετά τη μίσθωση. Πριν ο εργαζόμενος αρχίσει να εργάζεται και λαμβάνει το πρώτο του paycheck , υπάρχουν κάποιες φόρμες που απαιτούνται για να έχει ο υπάλληλος ολοκληρωθεί. Αυτά τα έντυπα πρέπει να συμπληρώνονται από κάθε εργαζόμενο, σύμφωνα με τους ομοσπονδιακούς και τους κρατικούς νόμους.
στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν χρειάζεται να επιστρέψετε τα έντυπα σε κανέναν, αλλά πρέπει να τα κρατήσετε. Όταν ολοκληρωθούν αυτά τα έντυπα, πρέπει να τα κρατήσετε σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία, διαθέσιμη στους υπαλλήλους και σε άλλους που πρέπει να τα δουν. Το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ (στο τμήμα μισθών και ωρών) έχει ειδικές απαιτήσεις για μισθοδοσία και αρχεία προσωπικού που πρέπει να τηρούνται σε όλους τους υπαλλήλους.
Οι ομοσπονδιακοί, κρατικοί και τοπικοί φορείς μπορούν επίσης να ελέγξουν τα αρχεία των υπαλλήλων σας για διάφορους λόγους, οπότε η τήρηση αρχείων είναι σημαντική.
01 - Έντυπο W-4 για την παρακράτηση του ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος
Όλες οι νέες προσλήψεις πρέπει να συμπληρώσουν το έντυπο W-4 πριν λάβουν το πρώτο τους paycheck. Το εν λόγω έντυπο περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την οικογενειακή κατάσταση, τον αριθμό των εξαρτωμένων και τα πρόσθετα ποσά παρακράτησης. Χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό της παρακράτησης για ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος. Δεν χρειάζεται να κρατάτε αντίγραφα όλων των εντύπων W-4, μόνο του πιο πρόσφατου.
Οι εργοδότες δεν πρέπει να παρέχουν συμβουλές στους υπαλλήλους σχετικά με τον τρόπο συμπλήρωσης αυτής της φόρμας, αλλά μπορείτε να τις κατευθύνετε σε ένα άρθρο του IRS που τους βοηθά να συμπληρώσουν αυτή τη φόρμα.
Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε την πιο πρόσφατη έκδοση της φόρμας W-4. Ο νόμος περί μειώσεων φόρου και απασχόλησης του 2017 προέβη σε σημαντικές αλλαγές στους πίνακες παρακράτησης και οι εργαζόμενοι ενδέχεται να θέλουν να αλλάξουν την παρακράτηση φόρου για να αποφύγουν τη λήψη υπερβολικού φόρου από τους μισθούς τους. Θα πρέπει να χρησιμοποιείτε το έντυπο 2018 W-4 για νέες προσλήψεις και για υπαλλήλους που επιθυμούν να κάνουν αλλαγές στη φόρμα τους.
Οι εργαζόμενοι μπορούν να αλλάξουν τη φόρμα W-4 όσο συχνά θέλουν. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος μπορεί να λάβει ένα μπόνους και να αλλάξει παρακράτηση. Είναι ευθύνη του εργοδότη σας να παρακολουθείτε την τελευταία αλλαγή και να βεβαιωθείτε ότι οι μισθοί των εργαζομένων αντανακλούν τις επιθυμίες του υπαλλήλου για παρακράτηση.
02 - Έντυπο I-9 και Ηλεκτρονικό σύστημα επαλήθευσης για την επιλεξιμότητα στην απασχόληση
Ως εργοδότης, πρέπει να τεκμηριώσετε την επιλεξιμότητα των νέων υπαλλήλων για να εργαστείτε στις ΗΠΑ. Το έγγραφο που πρέπει να χρησιμοποιήσετε είναι το F orm I-9 , Επαλήθευση Επιλεξιμότητας Απασχόλησης, το οποίο πρέπει να συμπληρωθεί από κάθε νέα μίσθωση. Ο νέος υπάλληλος πρέπει να παράσχει τεκμηρίωση (α) ταυτότητας και (β) επιλεξιμότητας εργασίας.
Υπάρχουν δύο βήματα στη διαδικασία I-9. Πρώτον, ο υπάλληλος συμπληρώνει τη φόρμα και δηλώνει ποια έγγραφα ταυτότητας και εργασίας θα χρησιμοποιηθούν. Στη συνέχεια, ως εργοδότης πρέπει να εξετάσετε αυτά τα έγγραφα και να βεβαιωθείτε ότι είναι επαρκή και κατάλληλα.
Πρέπει να κρατήσετε αυτή τη φόρμα στο αρχείο του υπαλλήλου, αλλά δεν χρειάζεται να το στείλετε σε κανέναν. Εάν ένας υπάλληλος μετανάστευσης έρχεται στην εταιρεία σας ή θέλει να επιθεωρήσει τα έγγραφα των υπαλλήλων σας, το έντυπο είναι η απόδειξη ότι έχετε επαληθεύσει την επιλεξιμότητα της εργασίας του υπαλλήλου.
Οι μεγαλύτεροι εργοδότες (με πολλούς υπαλλήλους) μπορούν να εγγραφούν στο σύστημα E-Verify και να το χρησιμοποιήσουν για να ελέγξουν την επιλεξιμότητα των νέων υπαλλήλων για να εργαστούν στις ΗΠΑ. Το σύστημα χρησιμοποιεί τις πληροφορίες στο έντυπο I-9 για σύγκριση με ομοσπονδιακές βάσεις δεδομένων.
03 - Φόρμα αίτησης εργασίας
Κάθε νέος υπάλληλος πρέπει να συμπληρώσει ένα έντυπο αίτησης εργασίας, ακόμη και αν αυτό το πρόσωπο έχει ήδη υποβάλει ένα βιογραφικό για την εργασία. Το έντυπο αίτησης εργασίας περιέχει πληροφορίες σχετικά με το νέο υπάλληλο που μπορεί να επαληθευτεί, όπως οι προηγούμενοι εργοδότες και η εκπαίδευση. Περιλαμβάνει επίσης διάφορες δηλώσεις που πρέπει να υπογράψει ο αιτών.
Μία δήλωση σχετικά με το έντυπο αίτησης βεβαιώνει ότι οι πληροφορίες σχετικά με την αίτηση είναι ακριβείς και ορθές, ενώ άλλες δηλώσεις επιτρέπουν στον εργοδότη να διενεργεί ελέγχους αναφοράς και ελέγχους ιστορικού.
Έχοντας ένα έντυπο αίτησης για κάθε υπάλληλο σας προστατεύει ως εργοδότη από έναν αιτούντα που κάνει ψευδείς ισχυρισμούς, και σας επιτρέπει να ενεργήσετε εάν το έντυπο αίτησης δεν είναι ακριβές.
04 - Παρακράτηση και εγγραφή του κράτους
Οι εργοδότες πρέπει να εγγράψουν νέους υπαλλήλους με το νέο σύστημα κοινοποίησης μίσθωσης του κράτους τους. αυτή η εγγραφή επιτρέπει στο κράτος να συλλέγει τις πληρωμές υποστήριξης τέκνων από αυτούς τους υπαλλήλους. Στο άρθρο αυτό περιλαμβάνεται κατάλογος των συστημάτων κοινοποίησης των κρατών.
Κάθε κράτος που εισπράττει φόρους εισοδήματος έχει απαιτήσεις για τους εργοδότες να αναφέρουν και να πληρώνουν τους φόρους αυτούς. Επικοινωνήστε με το κρατικό τμήμα για τα έσοδα (ή ισοδύναμα) για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εγγραφής ως εργοδότη στο κράτος. Αυτή η κρατική υπηρεσία θα σας δώσει επίσης πληροφορίες σχετικά με τις μορφές παρακράτησης και τις απαιτήσεις για την υποβολή εκθέσεων και την καταβολή των παρακρατηθέντων ποσών.
Για τα κράτη που έχουν φόρο εισοδήματος, θα πρέπει να αφαιρέσετε αυτούς τους φόρους από τους μισθούς των υπαλλήλων και να στείλετε τους παρακρατούμενους φόρους στην αρμόδια κρατική υπηρεσία.
05 - Ένας πίνακας ελέγχου για την πρόσληψη νέων υπαλλήλων
Ακολουθεί μια λίστα ελέγχου των νέων διαδικασιών μίσθωσης σε 12 βήματα , ώστε να μην ξεχνάτε τίποτα. Περιλαμβάνει τον αριθμό αναγνώρισης του Εργοδότη, έναν αριθμό αναγνώρισης του ομοσπονδιακού εργοδότη που εγγράφεται στο IRS για την υποβολή φορολογικών δηλώσεων και πληρωμών και την εγγραφή με τη φορολογική οντότητα του κράτους σας (εάν απαιτείται φόρος εισοδήματος). Περιγράφονται επίσης και άλλες καταχωρίσεις και απαιτήσεις.
06 - Ένα ακόμα πράγμα - το εγχειρίδιο των υπαλλήλων σας
Εάν η επιχείρησή σας έχει πολλούς υπαλλήλους, θα πρέπει να έχετε ένα εγχειρίδιο των εργαζομένων ή ένα εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών. Ένα εγχειρίδιο μπορεί να περιλαμβάνει περιγραφές διαδικασιών εργασίας και οφέλη επιπλέον των πολιτικών και των διαδικασιών.) Όλοι οι νέοι υπάλληλοι πρέπει να λαμβάνουν ένα αντίγραφο αυτού του εγχειριδίου και να υπογράφουν ότι έχουν διαβάσει και καταλάβουν.
Το εγχειρίδιο των εργαζομένων γίνεται νομικά δεσμευτικό έγγραφο τόσο για εσάς όσο και για τους υπαλλήλους σας. Έχοντας διαβάσει το προσωπικό του εγχειριδίου των εργαζομένων μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή των δυσαρεστημένων εργαζομένων, των ανεκπλήρωτων προσδοκιών και των πιθανών αγωγών.