Κάντε το σύντομο, αλλά πρόσκληση
Ο Mim Carlson και ο Tori O'Neal-McElrath, συντάκτες των κερδοσκοπικών επιχορηγήσεων, βήμα προς βήμα , επισημαίνουν ότι η συνοδευτική επιστολή πρέπει:
- εισαγάγετε την οργάνωσή σας στο σωστό άτομο.
- διαβεβαιώστε τον χρηματοδότη ότι το έργο αυτό έχει την υποστήριξη του διοικητικού συμβουλίου σας .
- και δηλώστε τι ζητάτε ... πόσο και για τι.
Πότε συμπεριλαμβάνετε μια συνοδευτική επιστολή;
Χρησιμοποιήστε μια συνοδευτική επιστολή για προτάσεις σε εταιρείες και ιδρύματα, αλλά όχι για ομοσπονδιακές ή κρατικές επιχορηγήσεις. Αυτοί οι χρηματοδότες θέλουν μόνο αυτό που ζητούν. Σπάνια ζητούν μια συνοδευτική επιστολή.
Χαρακτηριστικά μιας καλής επιστολής εξουσιοδότησης
Η συνοδευτική επιστολή σας πρέπει να είναι:
- σύντομος
- φτάστε στο σημείο γρήγορα
- όχι μόνο να επαναλάβει τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην πρόταση
- θα πρέπει να ενημερώσετε τον αναγνώστη σχετικά με το πόσο καλά κατανοείτε τον χρηματοδότη και πώς η επιχορήγηση σας εκπληρώνει τις απαιτήσεις του χρηματοδότη
Ο Μπέβερλι Α. Μπράουνινγκ, ο συντάκτης του Grant Writing for Dummies , σας προτείνει να γράψετε τη συνοδευτική επιστολή αφού ολοκληρώσετε ολόκληρη την πρόταση και όταν είστε σε μια ανακλαστική διάθεση. Ο Browning λέει:
"Καθώς θεωρείτε το μεγάλο σας επίτευγμα (το τελικό αίτημα χρηματοδότησης), αφήστε το δημιουργικό, το δεξί μέρος του μυαλού σας να κλωτσήσει και να συνδέσετε τα αισθήματα ολοκλήρωσης με το πρόσωπο που θα σας βοηθήσει να κάνετε τα σχέδιά σας πραγματικότητα».
Διαμορφώνοντας την συνοδευτική σας επιστολή
Ακολουθήστε αυτά τα βασικά και δεν μπορείτε να πάτε στραβά:
- Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο του οργανισμού σας. Βάλτε την ίδια ημερομηνία στη συνοδευτική επιστολή που βρίσκεται στην ολοκληρωμένη αίτηση επιχορήγησης. Αυτή είναι η ημερομηνία κατά την οποία θα αποστείλετε την πρόταση επιχορήγησης στον παραχωρητή. Χρησιμοποιώντας την ίδια ημερομηνία, όλα τα έγγραφα της δέσμης προτάσεων σας είναι συνεπή.
- Για την εσωτερική διεύθυνση (πηγαίνει στην κορυφή του γράμματος) χρησιμοποιήστε το όνομα και τον τίτλο του ιδρύματος ή της εταιρικής επαφής, ακολουθούμενο από το όνομα, τη διεύθυνση, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα της πηγής χρηματοδότησης. Ελέγξτε διπλά αυτές τις πληροφορίες με μια τηλεφωνική κλήση ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτές οι πληροφορίες αλλάζουν συχνά, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε το τρέχον όνομα και τη διεύθυνση. Επίσης, όταν υποβάλετε μια ηλεκτρονική αίτηση επιχορήγησης , ενδέχεται να μην γνωρίζετε ένα συγκεκριμένο όνομα.
- Στο χαιρετισμό σας, χρησιμοποιήστε το "Αγαπητέ" και το προσωπικό τίτλο (κ., Κυρία, κυρία, δρ., Κ.κ. κ.λπ.), ακολουθούμενο από το επώνυμο. Είναι σημαντικό να απευθύνετε την επιστολή σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Καλέστε το ίδρυμα ή το εταιρικό γραφείο για να βεβαιωθείτε ότι έχετε το σωστό πρόσωπο και τον σωστό προσωπικό τίτλο. Αυτές οι λεπτομέρειες μπορεί να φαίνονται ασήμαντες, αλλά έχουν σημασία.
- Η πρώτη σας παράγραφος πρέπει να είναι σύντομη και επικεντρωμένη. Εισαγάγετε τον οργανισμό σας (το νομικό του όνομα) και ενημερώστε τον χρηματοδότη για τα χρήματα που ζητάτε και γιατί. Συμπεριλάβετε μια ή δύο προτάσεις σχετικά με το τι κάνει ο οργανισμός σας και στη συνέχεια να συμπεριλάβετε ένα σημείο που βασίζεται στην έρευνα και δείχνει ότι υπάρχει ανάγκη για το τι κάνει ο οργανισμός σας.
- Γράψτε μια ή δύο πιο σύντομες παράγραφο. Δηλώστε το σκοπό του έργου σας και πώς ταιριάζει με την αποστολή του χρηματοδότη ή με τις προτεραιότητες χρηματοδότησης. Συμπεριλάβετε το γεγονός ότι το διοικητικό σας συμβούλιο υποστηρίζει πλήρως το έργο.
- Τερματίστε την επιστολή σας με μια συνοπτική παράγραφο. Προσθέστε τι μπορεί να σημαίνει αυτή η εταιρική σχέση χρηματοδότησης για το κοινό-στόχο του έργου σας. Ίσως θελήσετε να συμπεριλάβετε μια πρόσκληση για μια επίσκεψη στο site επίσης.
- Χρησιμοποιήστε ένα κλείσιμο όπως "Ειλικρινά".
- Η επιστολή θα πρέπει να υπογράφεται από τον εκτελεστικό διευθυντή ή τον πρόεδρο του συμβουλίου, ή και τα δύο. Κάτω από την υπογραφή, πληκτρολογήστε το όνομα, το μεσαίο αρχικό, το επώνυμο και τον τίτλο εργασίας του υπογράφοντος. Παρόλο που ο πρόεδρος ή ο πρόεδρος του συμβουλίου πρέπει να υπογράψει την επιστολή, συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας για το καλύτερο άτομο για να απαντήσετε σε ερωτήσεις στο τέλος της τελευταίας παραγράφου.
- Στο κάτω μέρος της επιστολής, συμπεριλάβετε τη λέξη "ENCLOSURE" (σε όλα τα ανώτατα όρια).
Πόσο καιρό θα έπρεπε να είναι η συνοδευτική επιστολή;
Οι περισσότεροι ειδικοί προτείνουν να περιορίσετε τη συνοδευτική σας επιστολή σε μία σελίδα με τρεις ή τέσσερις παραγράφους. Δεδομένου ότι ο αναγνώστης έχει μια ολόκληρη πρόταση για να οργώσει, δεν θέλετε να τον κάνει ανυπόμονος με την ανάγκη να διαβάσετε μια μεγάλη συνοδευτική επιστολή.
Ο τόνος και τα χαρακτηριστικά της συνοδευτικής επιστολής σας μπορεί να ποικίλλουν ανάλογα με το αν έχετε κληθεί να υποβάλει πλήρη πρόταση μετά την αποστολή Έρευνας Ερωτήσεων (LOI) ή εάν αυτό το έργο είναι η πρώτη προσέγγιση του οργανισμού σας σε αυτό το συγκεκριμένο ίδρυμα.
Δείγμα κάλυψης δείγματος
Μαρία Σμιθ, PhD
Υπεύθυνος Προγράμματος
Κοινοτικό Ίδρυμα
4321 Κοινή λωρίδα
Κάποια πόλη, YZ 55555
Αγαπητέ Δρ Σμιθ:
Το Senior Center της πόλης, με σεβασμό, ζητά επιχορήγηση ύψους 50.000 δολαρίων για το πιλοτικό πρόγραμμα προσέγγισης του Senior Latino Community Outreach.
Ως το μεγαλύτερο ανώτερο κέντρο στο Any County, το οποίο εξυπηρετεί περισσότερους από 450 ηλικιωμένους καθημερινά, γνωρίζουμε τη μεταβολή των δημογραφικών στοιχείων στον τομέα των υπηρεσιών μας. Και είμαστε αφοσιωμένοι στην ανάπτυξη και προσαρμογή του κέντρου μας για την αντιμετώπιση αναδυόμενων αναγκών. Το Πιλοτικό Πρόγραμμα Κοινοτικής Αειφορίας του Latino Community θα μας επιτρέψει να δοκιμάσουμε μια προσπάθεια ενός έτους για να διαπιστώσουμε αν το κέντρο μας μπορεί αποτελεσματικά:
- - παροχή πλήρους πρόσβασης σε υπηρεσίες υγείας και κοινωνικών υπηρεσιών σε ηλικιωμένους στις κοινότητες Latino που εξυπηρετούνται από το κέντρο μας, και -
- να αναβαθμίσει και να ενσωματώσει πλήρως την πολιτιστική ικανότητα του διοικητικού συμβουλίου, του προσωπικού και των εθελοντών του Κέντρου Μεγάλων Πόλεων.
Το διοικητικό συμβούλιο μας είναι ενθουσιασμένο με αυτό το πρόγραμμα και είναι πρόθυμο να το ξεκινήσει, ώστε να μπορέσουμε να γίνουμε το πιο περιεκτικό και πολιτιστικά ικανό κέντρο ηλικιωμένων σε όλες τις κοινότητές μας που χρειάζονται αυτές τις υπηρεσίες. Εάν βρεθεί στο τέλος της πιλοτικής μας χρονιάς ότι το πρόγραμμα αυτό είναι στην πραγματικότητα επιτυχές, το συμβούλιο μας έχει δεσμευτεί να συμπεριλάβει ένα μέρος των ετήσιων εξόδων του έργου στον ετήσιο επιχειρησιακό προϋπολογισμό μας έτσι ώστε το πρόγραμμα να γίνει αναπόσπαστο μέρος των βασικών μας υπηρεσιών .
Μέσω αυτού του έργου, το Κέντρο θα γίνει η κύρια παραπομπή που δίνεται από τους Λατινοαμερικανικούς Κέντρους Υγείας, τις Οικογένειες οποιασδήποτε κομητείας και από τρεις κοινοτικές κλινικές σε ακτίνα δεκαπέντε μιλίων από το κέντρο μας. Θα δεχτούμε επίσης παραπομπές ισπανόφωνων ηλικιωμένων από οποιαδήποτε άλλη κοινοτική υπηρεσία στην περιοχή άμεσης εξυπηρέτησης.
Σας ευχαριστούμε που εξετάσατε το αίτημά μας. Θα ακολουθήσω μαζί σας την επόμενη εβδομάδα για να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις που μπορείτε να έχετε, καθώς και για να μάθετε αν μπορούμε να συναντηθούμε μαζί σας για να συζητήσουμε τα πλεονεκτήματα της πρότασής μας. Εν τω μεταξύ, εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, επικοινωνήστε με την Connie Jones, Διευθυντή Ανάπτυξης, στο (555) 555-5555, x555 ή cjones@scsc.org.
Με εκτιμιση,
Jane Lovely
Εκτελεστικός διευθυντής
ΠΕΡΙΦΡΑΞΗ
* Επιστολή που ανατυπώθηκε (με τροποποιήσεις) με άδεια από Grants Winning, βήμα προς βήμα , δεύτερη έκδοση, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 τρόποι να χαλαρώσετε την συνοδευτική επιστολή σας
- Γράφοντας πάρα πολύ. Μια συνοδευτική επιστολή δεν είναι διατριβή, ούτε είναι μια πλήρης πρόταση. Κρατήστε το σύντομο και στο σημείο Συμβουλή: Έχει κάποιον άλλο να το διαβάσει. Το καταλαβαίνουν;
- Χρησιμοποιώντας μεγάλα λόγια . Αν έχετε περάσει στο σχολείο, μάθατε να γράφετε με περίπλοκο τρόπο. Μην το κάνετε αυτό εδώ. Δεν προσπαθείτε να εντυπωσιάσετε κάποιον με τη διάθεσή σας. Θέλετε μόνο να δηλώσετε την περίπτωσή σας όσο πιο φυσιολογικά γίνεται. Εάν δεν γνωρίζετε πότε κάνετε υπερβολική δυσκολία στη γραφή σας, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή όπως η Hemingway. Θα σας πει πότε οι προτάσεις σας είναι δύσκολο να διαβαστούν και πότε είστε υπερβολικοί.
- Κάνοντας Γραμματικά Λάθη . Εάν δεν είστε σίγουροι για τη γραμματική σας, μην παίρνετε πιθανότητες. Χρησιμοποιήστε τον έλεγχο γραμματικής στη λέξη WORD και, επίσης, εκτελέστε το πρόχειρο σας μέσω μιας εφαρμογής, όπως Γραμματική. Υπάρχει μια δωρεάν έκδοση, αλλά η πληρωμένη έκδοση υπερβαίνει τον τυπικό απαραίτητο έλεγχο γραμματικής.
Πώς μπορείτε να κάνετε την κάλυψη επιστολή σας έξω;
Είναι λυπηρό να πούμε, αλλά η πρόταση επιχορήγησης μπορεί να είναι μεταξύ εκατοντάδων ή χιλιάδων που ένα τυπικό ίδρυμα θα δει κατά τη διάρκεια ενός μέσου έτους. Η συνοδευτική επιστολή σας μπορεί να κάνει τη διαφορά να γίνει η περικοπή στο επόμενο βήμα προς χρηματοδότηση. Αλλά πώς μπορείτε να το ξεχωρίσετε;
Λοιπόν, μην δοκιμάστε τίποτα "χαριτωμένο". Οι υπάλληλοι του Ιδρύματος δεν θα εντυπωσιαστούν. Αλλά μπορείτε να συμπεριλάβετε μια παράγραφο σχετικά με το γιατί ο οργανισμός σας είναι αυτός που μπορεί να επιτύχει καλύτερα αυτή την αποστολή. Εξετάστε τους οργανισμούς ανταγωνισμού σας και αξιολογήστε πώς και πού υπερέχετε. Αυτό μπορεί να οφείλεται στη δύναμη του προσωπικού και των εθελοντών σας, στην εμπειρία σας με αυτό το συγκεκριμένο πρόβλημα ή στην υποστήριξη της κοινότητας που απολαμβάνετε.
Δεν χρειάζεται να αναφέρετε τα ονόματα των ανταγωνιστών ή να τα επικρίνετε. Απλά επισημάνετε τις δυνάμεις σας. Θα ήταν μια καλή στιγμή να συμβουλευτείτε τους άλλους γύρω από το γραφείο. Τραβήξτε μερικούς ανθρώπους μαζί και συμβουλευτείτε τον τρόπο με τον οποίο η μη κερδοσκοπική σας εταιρεία υπερέχει.
Πόροι:
Παραμύθι για τους Grantseekers , Δεύτερη Έκδοση, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Αγορά από την Amazon.
Κερδίστε επιχορηγήσεις βήμα προς βήμα: Το πλήρες βιβλίο εργασίας για τον προγραμματισμό, την ανάπτυξη και τη σύνταξη επιτυχών προτάσεων, 4η έκδοση, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Αγορά από την Amazon
Grant Writing for Dummies , 5η έκδοση, Μπέβερλι Α. Μπράουνινγκ, Wiley, 2014. Αγορά από την Amazon
Επιστροφή στο Πώς να γράψετε μια πρόταση επιχορήγησης.