Πώς να γράψετε μια επιστολή επιχορήγησης

by Joanne Fritz

Παρόλο που οι προτάσεις για επιχορηγήσεις απέχουν πολύ από το χτύπημα ή την απάντηση σε έκτακτη ανάγκη χρηματοδότησης, μπορούν να παίξουν ένα ρόλο στην υποστήριξη των περισσότερων φιλανθρωπικών οργανώσεων. Οι επιχορηγήσεις, για να είναι επιτυχείς, πρέπει να αποτελούν μέρος του συνολικού σχεδίου συλλογής κεφαλαίων , να έχουν το δικό τους ημερολόγιο και έναν ειδικό συγγραφέα επιχορηγήσεων, είτε στο προσωπικό είτε στο συμβόλαιο .

Οι επιχορηγήσεις προέρχονται από διάφορες πηγές, όπως ένα ίδρυμα , μια εταιρεία ή μια κρατική υπηρεσία, αλλά οι περισσότερες χρήζουν παρόμοιων πληροφοριών. Υπάρχουν επίσης τουλάχιστον τρεις διαφορετικοί τύποι προτάσεων, που κυμαίνονται από ένα γράμμα σε μια πρόταση πλήρους εμφάνισης.

Ακολουθούν τα πιο κοινά τμήματα των προτάσεων υποτροφιών και οι πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε. Ακόμα κι αν η πρόταση που γράφετε δεν είναι η τυποποιημένη πρόταση, θα χρειαστείτε πιθανώς πολλές από τις πληροφορίες που συνθέτουν την πλήρη πρόταση, αλλά σε συντομευμένη μορφή.

01 - Επιστολή Εξέτασης

Παρόλο που θα γράψετε τη συνοδευτική επιστολή σας τελευταίο, μην το δώσετε σύντομη συρρίκνωση. Σκεφτείτε το ως την πρόσοψη της πρότασής σας. Ο τρόπος που αισθάνεται ο χρηματοδότης για το μη κερδοσκοπικό σας πρόσωπο εξαρτάται από αυτή την πρώτη εντύπωση.

Θα θελήσετε να απευθύνετε την επιστολή σας σε ένα συγκεκριμένο άτομο, να αναφέρετε εν συντομία τι ζητά η πρότασή σας και να συνοψίσετε το πρόγραμμά σας. Λάβετε υπόψη ότι αυτή θα είναι η πρώτη σας ευκαιρία να συνδεθείτε με τους ανθρώπους που μπορούν να χρηματοδοτήσουν τη χορηγία σας. Τους φροντίστε για την αποστολή σας.

02 - Σύνοψη

Η περίληψη έρχεται μετά από τη συνοδευτική επιστολή σας. Βοηθά τον παραχωρητή να καταλάβει με μια ματιά τι ζητάτε. Η σύνοψη μπορεί να είναι τόσο μικρή όσο μερικές προτάσεις, αλλά όχι περισσότερο από μία σελίδα. Στόχος να είναι πλήρης αλλά σύντομη. Η περίληψη δίνει μια γεύση από την πρόταση να έρθει. Πρέπει να προσελκύσει τον αναγνώστη να συνεχίσει.

03 - Απαιτείται δήλωση

Η δήλωση αναγκών είναι το κρέας της πρότασης επιχορήγησης . Πρέπει να πείσετε τον χρηματοδότη ότι αυτό που προτείνετε να κάνετε είναι σημαντικό και ότι ο οργανισμός σας είναι ο σωστός για να το κάνει.

Ποτέ μην υποθέσετε ότι ο αναγνώστης της σύνοψης σας γνωρίζει πολλά για το θέμα. Χρησιμοποιήστε την εμπειρογνωμοσύνη σας για να την εξηγήσετε, αλλά απλά κατανοήστε.

Μην πέσετε θύμα της κατάρας της γνώσης. Θυμηθείτε τι είναι σαν να είστε αρχάριος και γράψτε τη δήλωση αναγκών σας αναλόγως. Εξηγήστε γιατί το θέμα είναι σημαντικό και τι έρευνα κάνατε για να μάθετε πιθανές λύσεις.

04 - Στόχοι και στόχοι

Οι στόχοι και οι στόχοι σας εξηγούν τι σχεδιάζει να κάνει ο οργανισμός σας σχετικά με το πρόβλημα. Δηλώστε αυτό που ελπίζετε να ολοκληρώσετε με το έργο (στόχοι) και διευκρινίστε τα συγκεκριμένα αποτελέσματα (στόχους) που αναμένετε να επιτύχετε. Σκεφτείτε τους στόχους ως γενικά αποτελέσματα και στόχους, όπως τα συγκεκριμένα βήματα που θα πάρετε για να φτάσετε σε αυτά τα αποτελέσματα. Βουρτσίστε τους στόχους SMART.

05 - Μέθοδοι, στρατηγικές ή σχεδιασμός προγράμματος

Περπατήστε τον παραχωρητή μέσω ακριβώς ΠΩΣ θα επιτύχετε τους στόχους και τους στόχους που έχετε ορίσει προηγουμένως. Ενδέχεται να σας ζητηθεί να δώσετε ένα λογικό μοντέλο σε αυτήν την ενότητα, το οποίο εξηγεί γραφικά πώς τα μέρη της πρότασής σας συνεργάζονται για να επιτύχετε αυτό που ελπίζετε να ολοκληρώσετε. Να είστε τόσο λεπτομερείς όσο μπορείτε με ένα χρονοδιάγραμμα και λεπτομέρειες για το ποιος θα κάνει τι και πότε.

06 - Τμήμα αξιολόγησης

Πώς θα αξιολογήσετε τα επιτεύγματά σας στο πρόγραμμα; Οι χρηματοδότες θέλουν να γνωρίζουν ότι τα δολάρια τους έκαναν κάτι καλό. Επομένως, αποφασίστε τώρα πώς θα αξιολογήσετε τον αντίκτυπο του έργου σας. Συμπεριλάβετε τα αρχεία που θα διατηρήσετε ή τα δεδομένα που θα συλλέξετε και πώς θα χρησιμοποιήσετε αυτά τα δεδομένα. Εάν η συλλογή δεδομένων κοστίζει χρήματα, φροντίστε να συμπεριλάβετε αυτό το κόστος στον προϋπολογισμό σας. Πολλές οργανώσεις προσλαμβάνουν έναν εξωτερικό αξιολογητή για να λάβουν μια αντικειμενική αξιολόγηση.

07 - Άλλες Χρηματοδοτήσεις ή Αειφορία

Έχετε λάβει ειδικά κεφάλαια από άλλες πηγές; Ή έχετε ζητήσει άλλες πηγές; Οι περισσότεροι χρηματοδότες δεν επιθυμούν να είναι η μοναδική πηγή υποστήριξης για ένα έργο. Να είστε βέβαιος να αναφέρετε τις συνεισφορές σε είδος που περιμένετε, όπως ο χώρος συνάντησης ή ο εξοπλισμός. Πρόκειται για ένα πιλοτικό έργο με περιορισμένο χρονοδιάγραμμα; Ή θα πάει στο μέλλον; Εάν ναι, πώς σκοπεύετε να το χρηματοδοτήσετε; Είναι βιώσιμη σε μακροπρόθεσμη βάση;

08 - Πληροφορίες για τον οργανισμό σας

Σε μερικές παραγράφους εξηγεί γιατί ο χρηματοδότης μπορεί να σας εμπιστευθεί να χρησιμοποιήσετε τα κεφάλαια του υπεύθυνα και αποτελεσματικά. Δώστε ένα σύντομο ιστορικό της οργάνωσής σας, δηλώστε την αποστολή σας, τον πληθυσμό που εξυπηρετείτε και δώστε μια επισκόπηση του ιστορικού σας. Περιγράψτε ή απαριθμήστε τα προγράμματα σας.

Να συμπληρώσετε σε αυτό το μέρος της πρότασής σας, ακόμη και αν γνωρίζετε τον χρηματοδότη ή έχετε πάρει επιχορηγήσεις από αυτήν την οργάνωση πριν. Ποτέ μην θεωρείτε δεδομένο ότι το άτομο που διαβάζει αυτή την πρόταση γνωρίζει το ιστορικό σας.

09 - Προϋπολογισμός έργου

Πόσο κοστίζει το έργο σας; Επισυνάψτε ένα σύντομο προϋπολογισμό που δείχνει τα αναμενόμενα έξοδα και έσοδα. Το τμήμα δαπανών θα πρέπει να περιλαμβάνει τα έξοδα προσωπικού, τα άμεσα έξοδα του έργου και τα διοικητικά ή γενικά έξοδα. Τα έσοδα πρέπει να περιλαμβάνουν εισόδημα από εισόδημα και εισόδημα από εισφορές, όπως δωρεές.

10 - Πρόσθετα υλικά

Οι χρηματοδότες είναι πιθανό να θέλουν να δουν τα εξής:

Η επιστολή IRS αποδεικνύει ότι ο οργανισμός σας είναι απαλλαγμένος από φόρους .
Κατάλογος του διοικητικού συμβουλίου και των θυγατρικών τους.
Ένας προϋπολογισμός για την τρέχουσα χρήση σας.
Ο προϋπολογισμός για το επόμενο οικονομικό σας έτος αν είστε μέσα σε λίγους μήνες από το νέο έτος.

11 - Βάζοντας όλα μαζί

Εάν υποβάλλετε μια πρόταση με αλληλογραφία, βάλτε τα πάντα μαζί με το εξώφυλλο και μια συνοδευτική επιστολή.

Μπορεί να χρειαστεί να υπογράψετε το Διευθυντή και τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου το εξώφυλλο ή την επιστολή. Δεν χρειάζεστε ένα φανταχτερό συνδετικό υλικό, αλλά όλα θα πρέπει να είναι πληκτρολογημένα και χωρίς σφάλματα. Οι αιτήσεις επιχορήγησης στο διαδίκτυο έχουν γίνει αρκετά δημοφιλείς με πολλούς χρηματοδότες.

Η πιο ολοκληρωμένη συλλογή δειγμάτων επιχορήγησης μπορεί να είναι ο Οδηγός του Ιδρύματος για τις Κερδισμένες Προτάσεις. Έχει 35 προτάσεις επιδοτήσεων που χρηματοδοτήθηκαν. Κάθε δείγμα περιλαμβάνει μια κριτική.

Το Ίδρυμα Center διαθέτει επίσης μια ηλεκτρονική συλλογή δειγμάτων υποτροφιών, προτάσεων επιστολών και ερωτηματολογίων που υποβάλλονται από τους χρήστες του στη σελίδα "Δείγματα Έγγραφα" της ιστοσελίδας του.