Απάντηση στο τηλέφωνό σας με ένα σωστό Business Phone χαιρετισμό.
Για παράδειγμα, όταν απαντάτε στο τηλέφωνο, λέτε κάτι όπως "Cypress Technologies." Η Susan μιλάει, πώς μπορώ να σας βοηθήσω; Αυτό όχι μόνο επιτρέπει στον καλούντα να γνωρίζει ότι έχει φτάσει σε μια επιχείρηση, αλλά βάζει τον φόρο σε αυτόν για να απαντήσει στην ερώτηση, εξοικονομώντας χρόνο σε διερευνητικές ερωτήσεις όπως "Είναι αυτό το Cypress Technologies;" και αδράνεια chat-chat.
Σκεφτείτε και δώστε προτεραιότητα καθώς μιλάτε.
Είναι καλύτερο το χειρισμό κλήσης τώρα ή αργότερα; Πολλές από τις τηλεφωνικές κλήσεις που λαμβάνουν οι επιχειρήσεις είναι γρήγορες ερωτήσεις που απαντώνται εύκολα, όπως: "Πόσο αργά ανοίγετε;" Αλλά άλλες περιλαμβάνουν πιο σύνθετες και χρονοβόρες απαντήσεις. Αν συμβαίνει αυτό, ενημερώστε τον καλούντα και ρωτήστε πότε θα ήταν βολικό να την καλέσετε πίσω για να την συζητήσετε.
Χρησιμοποιήστε παραφράζοντας και συνοψίζοντας για να κρατάτε τις τηλεφωνικές κλήσεις σε τροχιά.
Εάν μιλάτε σε κάποιον στο τηλέφωνο που φαίνεται να θέλει να συνομιλήσει ή να απομακρυνθεί από το σημείο, πείτε κάτι όπως: "Έτσι τι ακούω να λέτε είναι ..." ή "Έτσι τα βασικά σημεία είναι ..." ή "Είναι (εισάγετε περίληψη) μια δίκαιη περίληψη αυτού που λέγατε;" Είναι δύσκολο να μιλάς με κάποιον που αρνείται να μιλήσει.
Κλείσιμο κάθε κλήσης με μια περίληψη της ενέργειας που εσείς και ο καλών έχετε συμφωνήσει
Αν και αυτό θα διαρκέσει μόνο δευτερόλεπτα στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο, αποφεύγοντας τα λάθη και την ανάγκη για διπλό έλεγχο. Για παράδειγμα, μετά από μια συνομιλία κατά την οποία διοργανώσατε μια συνάντηση με έναν πελάτη , μπορείτε να πείτε: "Καλά.
Θα συναντηθώ μαζί σας στο γραφείο σας στο (εισάγετε τη θέση) στις 10 π.μ. αύριο και θα πάμε μαζί τα δείγματα ».
Κρατήστε ένα μαξιλάρι μηνυμάτων από τα τηλέφωνα, έτσι μπορείτε να σημειώσετε λεπτομέρειες κατά τη διάρκεια της κλήσης.
Αυτό δεν είναι μόνο η καλή διαχείριση του χρόνου εκείνη την εποχή, συμβάλλοντας να σας κρατήσει επικεντρωμένη στην κλήση, αλλά μια βοήθεια στη διαχείριση του χρόνου αργότερα, αν θέλετε να βρείτε και / ή να αναθεωρήσετε τις λεπτομέρειες μιας συγκεκριμένης συνομιλίας.
Δώστε στους πελάτες και τους πελάτες σας την επιλογή Email
Πολλοί από αυτούς θα χρησιμοποιήσουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να επικοινωνήσουν μαζί σας αντί να τηλεφωνήσουν αν γνωρίζουν τι είναι η διεύθυνσή σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας είναι εμφανής στις επαγγελματικές σας κάρτες και στον ιστότοπό σας αν έχετε ένα. Αν έχετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, στείλτε email στους τρέχοντες πελάτες και πελάτες σας, αναφέροντας την επιλογή email και παρουσιάζοντάς την ως τρόπο βελτίωσης των επικοινωνιών.
Χρησιμοποιήστε τεχνολογία για να διαχειριστείτε το χρόνο που δαπανάτε Απαντώντας στο τηλέφωνο
Ως ελάχιστο, η επιχείρησή σας πρέπει να διαθέτει αυτόματο τηλεφωνητή και φωνητικό ταχυδρομείο. Ρυθμίστε τα με κατάλληλα επιχειρηματικά σενάρια και χρησιμοποιήστε τα για να απαντήσετε στο τηλέφωνο όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου ή χρειάζεται να εργαστείτε σε κάτι αδιάκοπο. Στη συνέχεια, προγραμματίζετε ένα χρόνο για να απαντάτε σε αυτά τα μηνύματα κάθε μέρα. Όσον αφορά τη διαχείριση χρόνου, θα κερδίσετε πολύτιμο χρόνο συγκεντρώνοντας τις τηλεφωνικές κλήσεις μαζί.
Εάν εκτελείτε μια εγχώρια επιχείρηση, αποκτήστε ένα ξεχωριστό τηλέφωνο ή γραμμή επιχειρήσεων
Πρέπει να έχετε ένα δεύτερο τηλέφωνο "μόνο για επιχειρήσεις" με δικό του αυτόματο τηλεφωνητή και / ή φωνητικό ταχυδρομείο. Όχι μόνο αυτό είναι πιο επαγγελματικό, αλλά θα σας εξοικονομήσει το χρόνο που χρειάζεται για να περάσετε μέσα από τα μηνύματα και να καθορίσετε ποιες από αυτές σχετίζονται με τις επιχειρήσεις.
Είναι πάντα καλύτερο να έχετε ένα άτομο να απαντήσει στο τηλέφωνο
Έχοντας ένα μηχάνημα να πάρει ή χειρότερο, ένα αυτοματοποιημένο σύστημα Interactive Voice Response (IVR) είναι μια πραγματική απενεργοποίηση που θα σας κοστίσει την επιχείρηση όταν οι άνθρωποι δεν κάνουν τον κόπο να αφήσουν μηνύματα ή να καλέσουν πίσω. Αν η απάντηση στις εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις αναλαμβάνει υπερβολικά μεγάλο χρονικό διάστημα κατά τη διάρκεια της ημέρας, θεωρήστε την πρόσληψη ενός ρεσεψιονίστ ή μιας επαγγελματικής τηλεφωνικής υπηρεσίας για να απαντήσετε στο τηλέφωνο για εσάς. Το κόστος της τοποθέτησης κάποιου άλλου μπορεί να αντισταθμιστεί από την αύξηση της παραγωγικότητας και των καλύτερων πωλήσεών σας .
Κρατήστε ένα γραπτό σενάριο Συχνών Ερωτήσεων που δημοσιεύτηκε από το τηλέφωνό σας.
Σας σώζει χρόνο και χρόνο για τους υπαλλήλους σας, αν δεν χρειάζεται να ψάχνουν για απαντήσεις ή να σκεφτούν πώς να απαντήσουν σε ένα συγκεκριμένο αίτημα κατά την απάντηση στο τηλέφωνο.
Περίληψη συμβουλών τηλεφώνου
Θυμηθείτε, το τηλέφωνο θα έπρεπε να είναι ένα επιχειρηματικό εργαλείο, όχι ένα ενοχλητικό χρονομεταβλητή που ρυθμίζει την εργάσιμη ημέρα σας. Η διαχείριση των εισερχόμενων τηλεφωνημάτων σας σύμφωνα με αυτές τις συμβουλές διαχείρισης χρόνου θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε καλύτερα το χρόνο σας, να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας και να επαναφέρετε το τηλέφωνο στο σωστό μέρος - βοηθώντας σας να τρέχετε την επιχείρησή σας αντί να σας τρέχαμε.