Τα πιο κοινά είδη εταιρικών εκδηλώσεων

by Rob Hard

Οι κορυφαίοι τύποι εταιρικών εκδηλώσεων που κάθε διοργανωτής εκδηλώσεων πρέπει να γνωρίζει

Σύμφωνα με τον Διεθνή Συνεδριακό Σύλλογο, περισσότερα από 122 δισεκατομμύρια δολάρια δαπανώνται ετησίως στον κλάδο των συναντήσεων των ΗΠΑ. Αυτά τα χρήματα δαπανώνται συνήθως σε ξενοδοχεία θέρετρα, ξενοδοχεία πόλης, προαστιακά ξενοδοχεία, συνεδριακά κέντρα, εστιατόρια, κέντρα διασκέδασης και συνεδριακά κέντρα, αλλά στο τέλος της ημέρας, ορισμένα από αυτά τα χρήματα της εταιρικής συνάντησης δαπανώνται σε σχεδόν κάθε μοναδικό χώρο που μπορεί να φανταστεί κανείς . Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι ο σχεδιασμός εταιρικών γεγονότων και ό, τι συμβαίνει με αυτό είναι μεγάλη επιχείρηση. Ενώ μερικές μεγαλύτερες εταιρίες και οργανώσεις έχουν εταιρικές διοργανωτές εκδηλώσεων για προσωπικό ή συμβόλαιο με ένα γραφείο σχεδιασμού εκδηλώσεων, πολλοί άλλοι (ιδίως οι μικρότερες εταιρείες και οργανισμοί) απλώς περνούν κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού εταιρικών εκδηλώσεων σε κάποιον σε HR ή άλλο τμήμα.

Είτε σε εταιρικό περιβάλλον, ένωση, μη κερδοσκοπικό ή κυβερνητικό οργανισμό, τα πιο δημοφιλή εταιρικά γεγονότα συνήθως εμπίπτουν σε ένα από τα παρακάτω προγράμματα:

01 - Σεμινάρια και συνέδρια

Σκοπός: Οι οργανισμοί προγραμματίζουν και κρατούν αυτές τις συναντήσεις με στοχοθετημένο κοινό και τους παρέχουν σχετικές πληροφορίες.

Περιγραφή: Τα σεμινάρια είναι συνήθως μικρότερα γεγονότα, διάρκειας δύο ωρών, ½ ημέρας ή ακόμη και ολόκληρης της εργασίας. Έχουν ένα ή πολλαπλά ηχεία και γενικά κρατούν όλους τους συμμετέχοντες μαζί στον ίδιο χώρο. Οι διασκέψεις , από την άλλη πλευρά, συνήθως έχουν πολλαπλές συνεδρίες που συμβαίνουν ταυτόχρονα και είναι προσανατολισμένες προς διαφορετικά ενδιαφέροντα, διαφορετικές θέσεις ή ρόλους και ακόμη και επίπεδο δεξιοτήτων. Είναι συνήθως κρατούνται σε ξενοδοχεία, ξεκινούν με μια κεντρική συνεδρία και στη συνέχεια κρατήστε ξεμπλοκάρισμα συνεδρίες ανά θέμα. Συνδιάσκεψη προγραμματίζεται συνήθως για τουλάχιστον μισή μέρα, αν και γενικά τα συνέδρια καλύπτουν την πορεία μιας έως δύο ημερών ή μερικές φορές περισσότερο.

02 - Εμπορικές εκθέσεις

Σκοπός: Οι οργανισμοί παρακολουθούν τις εμπορικές εκθέσεις ως δραστηριότητα παραγωγής ηλεκτροδίων. Μπορούν επίσης να επιλέξουν να φιλοξενήσουν ή να υποστηρίξουν μια εμπορική έκθεση για να ενισχύσουν την εικόνα τους ως ηγέτης της βιομηχανίας μεταξύ αυτών που συμμετέχουν, όπως μέλη, πελάτες, προοπτικές και προμηθευτές.

Περιγραφή: Ο σχεδιασμός εκδηλώσεων για εμπορικές εκδηλώσεις περιλαμβάνει τη διαπραγμάτευση ποσοστών χορηγίας για χώρο εκθεσιακών χώρων, διαφήμισης και προβολής στην εκδήλωση και μερικές φορές μιλώντας ευκαιρίες στην εκδήλωση για να μιλήσει η ηγεσία της εταιρείας σας. Υπάρχουν πολλές λεπτομέρειες υλικοτεχνικής υποστήριξης για να βεβαιωθείτε ότι το περίπτερο εμπορικών εκθέσεων, τα διαφημιστικά υλικά, τα δώρα και το προσωπικό φθάνουν εγκαίρως για την επιχείρησή σας.

03 - Executive Retreats και προγράμματα παροχής κινήτρων

Σκοπός: Στο σημείο αυτό τα μεγάλα δολάρια δαπανώνται ανά άτομο. Εκτελεστικές εκδρομές και προγράμματα παροχής κινήτρων πραγματοποιούνται συχνά σε θέρετρα πολυτελείας σε αποκλειστικούς προορισμούς και λαμβάνουν την μεγαλύτερη προβολή σε έναν οργανισμό. Η επιχειρηματική ανάπτυξη και ο οργανωτικός προγραμματισμός είναι συνήθως τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, αλλά το ίδιο βάρος δίνεται στις ευχάριστες δραστηριότητες ως μέρος του αρχικού κινήτρου και ανταμοιβής.

Περιγραφή: Οι εκτελούμενες εκδρομές και τα ταξίδια παροχής κινήτρων διαρκούν συνήθως μεταξύ τριών και πέντε ημερών και απαιτούν προσοχή στην επιλογή χώρου, διαμονή, μεταφορά, τροφοδοσία, επαγγελματικές συναντήσεις και γκολφ και άλλες δραστηριότητες. Οι δεξιότητες διαπραγμάτευσης πρέπει να είναι έντονες επειδή τα προγράμματα αυτά περιλαμβάνουν όλες τις πτυχές του προγραμματισμού εκδηλώσεων.

04 - Εκδηλώσεις γκολφ

Σκοπός: Μια αγαπημένη εκδήλωση σε κάθε οργανισμό είναι να διεξάγει την ετήσια εκδρομή γκολφ. Η διαχείριση των σχέσεων είναι ο πρωταρχικός στόχος. Ωστόσο, το επιχειρηματικό περιεχόμενο πρέπει πάντα να οδηγεί στον προγραμματισμό των εκδηλώσεων, όχι το αντίστροφο.

Περιγραφή: Τα περισσότερα γήπεδα γκολφ προτιμούν τους πελάτες τους να αποθεματοποιήσουν τις ώρες του τσαγιού είτε το πρώτο πράγμα το πρωί είτε από την 1 μ.μ., αν δεν ενοικιάζετε τη διαδρομή και το clubhouse για όλη την ημέρα. Αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα προγραμματισμού, καθώς σχετίζεται με το περιεχόμενο των επιχειρηματικών συναντήσεων. Κατά τη φάση σχεδιασμού, είναι σημαντικό να διατηρήσετε τους εσωτερικούς πελάτες σε καλό δρόμο και να μην τους επιτρέψετε να ελαχιστοποιήσετε το χρόνο λειτουργίας τους.

05 - Εκδηλώσεις Εκτίμησης

Σκοπός: Τα προγράμματα αυτά επιτρέπουν σε έναν οικοδεσπότη της εκδήλωσης να περάσει άτυπη ώρα στους καλεσμένους του σε ένα μη παραδοσιακό περιβάλλον δίνοντας στα δύο μέρη την ευκαιρία να χτίσουν μια σχέση και να μάθουν περισσότερα για τις αμοιβαίες επιχειρησιακές προτεραιότητες. Τα γεγονότα αξιολόγησης μπορούν να ποικίλλουν από προγράμματα που αποσκοπούν στην εκτίμηση των εργαζομένων σε αυτά που δείχνουν την εκτίμηση του πελάτη, τα οποία και τα δύο έχουν γίνει βασικά στην εταιρική Αμερική.

Περιγραφή: Υπάρχουν απεριόριστες δυνατότητες και είδη εκδηλώσεων εκτίμησης που οι οργανώσεις διατηρούν καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους. Τα κοινά προγράμματα περιλαμβάνουν:

Δείπνο και θέατρο
Ημέρα στην ιπποδρομία
Σουίτες σε αθλητικές αρένες
Κρουαζιέρες ημέρας και βράδυ
Ιδιωτικά μέρη σε μουσικά φεστιβάλ
Πάρτι διακοπών
Εισιτήρια για τις πιο δημοφιλείς εκδηλώσεις στην πόλη

06 - Ορόσημα εταιρείας ή οργάνωσης

Σκοπός: Τα ορόσημα της επιχείρησης παρέχουν στην επιχείρηση ή στον οργανισμό την ευκαιρία να γιορτάσουν ένα μεγάλο άνοιγμα ή άλλο σημαντικό ορόσημο ή επέτειο.

Περιγραφή: Τα γεγονότα του ορόσημου της Εταιρείας ποικίλλουν σημαντικά κατά την εκτέλεση τους, αλλά τείνουν να ακολουθούν παρόμοια προγράμματα όπως εκδηλώσεις εκτίμησης υπαλλήλων και πελατών. Αυτοί οι τύποι εκδηλώσεων τείνουν να είναι εορταστικοί και να περιορίζονται στους υπαλλήλους της εταιρείας ή να επεκτείνονται στους πελάτες, τους πωλητές και ακόμη και στην τοπική κοινότητα, ανάλογα με το μέγεθος και το ανάστημα της εταιρείας στην κοινότητα.

07 - Εκδηλώσεις κτιρίου ομάδας

Σκοπός: Τα κτιριακά γεγονότα αποσκοπούν στην αξιοποίηση των πλεονεκτημάτων της εταιρείας, ενώ παράλληλα δημιουργούν την εμπιστοσύνη των εργαζομένων, την καλή θέληση και το ηθικό. Οι εκδηλώσεις δημιουργίας ομάδων παρέχουν επίσης τη μοναδική ευκαιρία στους εργαζόμενους να περνούν το χρόνο τους μαζί σε ένα περιβάλλον εκτός εργασίας που εργάζονται μαζί για να λύσουν παζλ και πλήρεις δραστηριότητες. Οι εκδηλώσεις δημιουργίας ομάδων πρέπει να κάνουν ακριβώς αυτό - να χτίσουν ισχυρότερες ομάδες.

Περιγραφή: Οι εκδηλώσεις εταιρικής δημιουργίας ομάδων έχουν επισημανθεί από δραστηριότητες υπαίθριων και φυσικών ομάδων όπως μια πορεία σχοινιών. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν εταιρείες σε όλο τον έθνος που ειδικεύονται στη διοργάνωση εκδηλώσεων ομαδικής οικοδόμησης σε περίπλοκα εσωτερικά και εξωτερικά μαθήματα. Τούτου λεχθέντος, οι εκδηλώσεις δημιουργίας ομάδων μπορούν επίσης να επικεντρωθούν σε άλλους τύπους δραστηριοτήτων ομαδικής οικοδόμησης από εργαστήρια μέχρι κατάρτιση ευαισθησίας.

08 - Εκδηλώσεις εκκίνησης προϊόντων

Σκοπός: Τα συμβάντα εκτόξευσης προϊόντων μπορούν να περιλαμβάνουν εσωτερικές συναντήσεις εκτόξευσης προϊόντων για να ενημερώσουν όλους τους υπαλλήλους σε όλη την εταιρεία σχετικά με τυχόν επερχόμενα προϊόντα σε μέρη που ξεκίνησαν να εκτοξεύουν προϊόντα για να δημιουργήσουν ένα buzz γύρω από την κυκλοφορία του προϊόντος στους πελάτες και τα μέσα ενημέρωσης. Οι εκδηλώσεις εκτόξευσης προϊόντων είναι πιο συνηθισμένες για επιχειρήσεις από καταναλωτές ( B2C ).

Περιγραφή: Τα συμβάντα εκτόξευσης προϊόντων γενικά προορίζονται για τη δημιουργία κάλυψης από τα μέσα ενημέρωσης και τη βιομηχανία buzz πριν από την κυκλοφορία ενός προϊόντος. Το συμβάν εκτόξευσης μπορεί να περιλαμβάνει μια φανταστική εισαγωγή στο προϊόν μαζί με μια διεύθυνση από τα πιο σημαντικά στελέχη της εταιρείας. Μεγάλα προϊόντα εκτόξευσης επίσης τείνουν να είναι πολύ ένα μεγάλο πάρτι με γνωστούς επισκέπτες, δείπνο και ψυχαγωγία ανάλογα με τη βιομηχανία.

09 - Συνεδριάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου και Συνεδριάσεις Μετόχων

Σκοπός: Οι συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου και η σύσκεψη των μετόχων να είναι τόσο σημαντικοί τόσο για τις ιδιωτικές όσο και για τις δημόσιες επιχειρήσεις. Οι συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου χρησιμεύουν ως ευκαιρία για τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου να συναντηθούν για να επανεξετάσουν τις επιδόσεις των επιχειρήσεων και να συναντηθούν με στελέχη της εταιρείας για να λάβουν σημαντικές Οι συναντήσεις των μετόχων, από την άλλη πλευρά, παρέχουν στις εταιρείες τη δυνατότητα να μοιράζονται με τους μετόχους τους τις πρόσφατες επιδόσεις, στόχους, μελλοντικούς στόχους και επιχειρηματικές στρατηγικές.

Περιγραφή: Ετήσιες, διμηνιαίες ή και τριμηνιαίες συναντήσεις μπορούν να είναι μικρές εσωτερικές συναντήσεις μελών του Διοικητικού Συμβουλίου ή μεγάλης κλίμακας επιχειρηματικές εκδηλώσεις για μετόχους που κυμαίνονται ανάλογα με το μέγεθος της συμμετοχής της εταιρείας και των μετόχων.