Όταν πρόκειται για τη διαχείριση του χρόνου , η εξεύρεση τρόπου χρήσης του χρόνου πιο παραγωγικά είναι συχνά μια πρόκληση. Ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε είναι η διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. αυτό είναι ένας τομέας που ξεπερνά τον κατάλογο των time-killers για πολλούς ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων.
Επειδή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια συνεχής μορφή επικοινωνίας και δεν έχουμε πλήρη έλεγχο της εισερχόμενης ροής, πρέπει να εργαστούμε για τη βελτίωση της παραγωγικότητάς μας όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο λαμβάνουμε, οργανώνουμε, απαντάμε και μάλιστα σκεφτόμαστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα σύστημα για τη διαχείριση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με τρόπο που να υποστηρίζει την παραγωγικότητα αντί να τρώτε.
1. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τείνει να έρχεται σε όλες τις ώρες της ημέρας και της νύχτας, οπότε είναι ζωτικής σημασίας να ελέγχετε πώς η ροή των εισερχόμενων μηνυμάτων ταιριάζει στην ημέρα σας. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις νέων μηνυμάτων τόσο στον υπολογιστή σας όσο και στο smartphone, για να αποφύγετε συνεχείς περισπασμούς και διακοπές στο πρόγραμμα και ελέγξτε για την αλληλογραφία όταν είναι βολικό για εσάς.
2. Αποφασίστε πώς να χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενά σας.
Υπάρχουν πολλές διαφορετικές φιλοσοφίες όσον αφορά τη διαχείριση των εισερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εισερχόμενά σας ως ένα catchall, να το περιορίσετε μόνο σε μηνύματα υψηλής προτεραιότητας ή να τα καταστήσετε λίστες εργασίας.
Το κλειδί είναι να επιλέξετε ένα σκοπό για τα εισερχόμενά σας και να κολλήσετε με αυτό.
3. Δημιουργήστε λίστες λευκών email και μαύρες λίστες.
Οι περισσότεροι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι παροχείς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιτρέπουν στους χρήστες να δημιουργούν λίστες ασφαλών διευθύνσεων για να εξασφαλίσουν ότι αυτά τα μηνύματα θα περάσουν, ενώ η μαύρη λίστα ή το μπλοκάρισμα, αυτό που θεωρείτε spam. Αφιερώστε χρόνο για να ενημερώσετε συχνά αυτούς τους καταλόγους για να διατηρήσετε καθαρό το εισερχόμενο email σας.
4. Ορίστε μια διαδικασία χρονομέτρησης και παρτίδας.
Μερικοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων επωφελούνται από την κατοχή τσέπης του χρόνου στην ημέρα τους μόνο για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν αυτό λειτουργεί για εσάς, αφήστε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα κατά τη διάρκεια της ημέρας για να απαντήσετε στα μηνύματα, μετακινήστε τα στοιχεία της δράσης στη λίστα εργασιών σας, διαγράψτε τα σκουπίδια και αποκτήστε μια γρήγορη ιδέα για το τι χρειάζεται η προσοχή σας στη συνέχεια.
5. Χρησιμοποιήστε κανόνες για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας.
Για να εξομαλύνετε ακόμη περισσότερο τη διαδικασία διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε κανόνες στον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταξινομεί, σημαίζει, μετακινεί και οργανώνει τα μηνύματά σας. Ενώ θα χρειαστεί λίγος χρόνος για να δημιουργήσετε κανόνες που υποστηρίζουν τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μόλις το δημιουργήσετε, μπορείτε να περιορίσετε ένα σημαντικό μέρος του χρόνου επεξεργασίας του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου.
6. Ξεκινήστε από το smartphone σας.
Πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων διαθέτουν smartphones, ώστε να μπορούν να παραμένουν σε επαφή και να εργάζονται, ακόμη και όταν βγαίνουν εκτός γραφείου. Αν ελέγχετε συχνά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην κινητή συσκευή σας, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα σημαντικό χρονικό διάστημα διαβάζοντας και αρχίζοντας να επεξεργάζεστε τα μηνύματα ενώ είστε κινητό. Ακόμα κι αν κάνετε απλά μια συνήθεια να διαγράφετε ανεπιθύμητα μηνύματα και μηνύματα που δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε, μπορείτε να επωφεληθείτε από το να έχετε ένα βελτιωμένο φάκελο εισερχομένων όταν επιστρέφετε στο γραφείο.
7. Αν δεν το διαβάσετε, καταργήστε την εγγραφή σας!
Τα ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα μηνύματα μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παραμείνετε συνδεδεμένοι με πελάτες, συνεργάτες, συνεργάτες και άλλες επιχειρήσεις που σας ενδιαφέρουν, αλλά αυτά τα μηνύματα μπορούν γρήγορα να συσσωρεύονται.
Αν δεν έχετε διαβάσει μια συγκεκριμένη επαναλαμβανόμενη αλληλογραφία σε πολλά θέματα, διακόψτε τη συνδρομή σας. Ο περιορισμός των ενημερωτικών δελτίων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλων αυτοματοποιημένων μηνυμάτων μόνο σε αυτά που διαβάζετε τακτικά μπορεί να είναι ένας εύκολος τρόπος για να μειώσετε το μεγαλύτερο μέρος των εισερχομένων σας.
Για ακόμα περισσότερα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να γίνετε πιο παραγωγικοί στη μικρή επιχείρησή σας, εξερευνήστε αυτήν τη λίστα με 101 εφαρμογές παραγωγικότητας .