Η επεξεργασία ενός αρχείου pdf σάς επιτρέπει να αποκρύψετε ευαίσθητες πληροφορίες διατηρώντας παράλληλα τη μορφοποίηση του εγγράφου σας. Η διατύπωση μπορεί και πρέπει να χρησιμοποιηθεί για την κάλυψη πληροφοριών όπως αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης, ανταγωνιστικές πληροφορίες και ακόμη και εικόνες. Σε ένα σωστά επεξεργασμένο αρχείο, τα στοιχεία μορφοποίησης, όπως οι αποστάσεις, παραμένουν αμετάβλητα, ενώ οι διαβαθμισμένες πληροφορίες εμφανίζονται ως μαύρο πλαίσιο.
Ακούγεται εύκολο, έτσι; Απλώς επισημάνετε το κείμενο, αλλάξτε το χρώμα του τόνου ώστε να ταιριάζει με το χρώμα της γραμματοσειράς και όλα εξαφανίζονται.
Η διατύπωση δεν είναι τόσο εύκολη όσο φαίνεται
Ή όχι. Το έγγραφο που μόλις περιγράψαμε δεν έχει συνταχθεί καθόλου. Το κείμενο παραμένει στο έγγραφο. Όποιος έχει τις πιο βασικές γνώσεις επεξεργασίας κειμένου (και ποιος δεν έχει αυτή τη γνώση σήμερα;) θα αντιγράψει τις "επεξεργασμένες" πληροφορίες σας, θα τις επικολλήσει σε ένα αρχείο κειμένου και θα προβάλει τις διαβαθμισμένες πληροφορίες σε όλη τη γυμνή δόξα του.
Ένα παράδειγμα κακό λάθος
Θα εκπλαγείτε πόσοι άνθρωποι κάνουν αυτό το λάθος νεοσύλλεκτος όταν δημοσιεύουν ευαίσθητες πληροφορίες. Όταν η Υπηρεσία Ασφάλειας των Μεταφορών δημοσίευσε το εγχειρίδιο διαδικασιών χειρισμού διαδικασιών ελέγχου σάρωσης στο site FBO.gov ως μέρος ενός πακέτου προσφοράς. Το εγχειρίδιο, το οποίο παρείχε λεπτομέρειες σχετικά με τις διαδικασίες ελέγχου του αεροδρομίου του πρακτορείου, τραβηχτηκε γρήγορα. Όχι όμως πριν από την παραλαβή και δημοσίευση σε τοποθεσίες όπως το Cryptome και το Wikileaks.
Το SOP περιείχε την ακόλουθη υποσημείωση σε κάθε σελίδα:
ΕΥΚΑΙΡΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΠΡΟΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗ: Η ΠΑΡΟΥΣΑ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΠΕΡΙΕΧΕΙ ΕΥΑΙΣΘΗΤΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΠΟΥ ΕΧΟΥΝ ΕΛΕΓΧΘΕΙ ΣΕ 49 CFR ΑΡΙΘΜΗΜΑΤΑ 15 ΚΑΙ 1520. Κανένα μέρος αυτής της εγγραφής δεν μπορεί να αποκαλυφθεί στα άτομα χωρίς "ανάγκη να γνωρίζουμε" ... Η μη εξουσιοδοτημένη απελευθέρωση μπορεί να οδηγήσει σε ποινικές κυρώσεις Ή ΑΛΛΕΣ ΔΡΑΣΕΙΣ.
Όποιος δημοσίευσε το έγγραφο PDF σκέφτηκε ότι ασκούν τη δέουσα επιμέλεια, σχεδιάζοντας μικρά μαύρα κουτιά πάνω από τα ευαίσθητα μέρη. Το συνέδριο δεν εντυπωσιάστηκε.
8 βήματα για την επεξεργασία ενός PDF
Εδώ βήματα για την επεξεργασία ενός PDF, είτε βρίσκεστε σε υπολογιστή είτε σε Mac.
Στο Acrobat Pro DC:
- Επιλέξτε Εργαλεία > Επεξεργασία .
- Το εργαλείο επεξεργασίας Redact εμφανίζεται στη δευτερεύουσα γραμμή εργαλείων.
- Στην δευτερεύουσα γραμμή εργαλείων, επιλέξτε " Mark for Redaction" > Text & Images .
- (Προαιρετικό) Για να ορίσετε την εμφάνιση των σημείων διατύπωσης, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες στην δευτερεύουσα γραμμή εργαλείων. (Βλ. Αλλαγή της εμφάνισης των σημείων προσαρμογής.)
- Μαρκάρετε τα στοιχεία που θέλετε να καταργήσετε κάνοντας οποιεσδήποτε από τις ακόλουθες ενέργειες:
Για να δείτε πώς εμφανίζονται τα μηνύματα διαγραφής, κρατήστε το δείκτη πάνω από την περιοχή που έχει επισημανθεί.
- Κάντε διπλό κλικ για να επιλέξετε μια λέξη ή μια εικόνα.
- Σύρετε για να επιλέξετε μια γραμμή, ένα μπλοκ κειμένου, ένα αντικείμενο ή μια περιοχή.
- Πατήστε Ctrl όσο σύρετε για να επιλέξετε περιοχές μιας σελίδας σε σαρωμένο έγγραφο.
- Για να εφαρμόσετε πολλαπλές καταχωρήσεις κώδικα σε μία μόνο διατύπωση, κάντε δεξί κλικ σε ένα σημάδι διατύπωσης και επιλέξτε μια επιλογή. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Εφαρμογή πολλαπλών καταχωρίσεων κώδικα σε μια επεξεργασία.
- (Προαιρετικό) Για να επαναλάβετε ένα σημάδι επεξεργασίας, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επανάληψη σήμανσης σε σελίδες . Αυτή η λειτουργία είναι βολική εάν μια συγκεκριμένη κεφαλίδα, υποσέλιδο ή υδατογράφημα εμφανίζεται στην ίδια θέση σε πολλές σελίδες.
- Όταν ολοκληρώσετε την επισήμανση των στοιχείων που θέλετε να επεξεργαστείτε, κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή στη δευτερεύουσα γραμμή εργαλείων για να καταργήσετε τα στοιχεία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK .
- Τα στοιχεία δεν αφαιρούνται μόνιμα από το έγγραφο μέχρι να τα αποθηκεύσετε.
- Εάν θέλετε να αναζητήσετε και να καταργήσετε κρυφές πληροφορίες στο έγγραφο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Κατάργηση κρυφών πληροφοριών, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι (Yes) στο παράθυρο διαλόγου. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο Όχι .
- Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση και καθορίστε ένα όνομα αρχείου και μια θέση. Το κατάληλο "_Redacted" προσαρτάται στο όνομα αρχείου. Εάν δεν θέλετε να αντικαταστήσετε το αρχικό αρχείο, αποθηκεύστε το αρχείο με διαφορετικό όνομα, σε διαφορετική τοποθεσία ή και τα δύο.
- Μετατρέψτε το έγγραφό σας σε μορφή Adobe PDF. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να γίνει αυτό, ανάλογα με τον επεξεργαστή κειμένου που επιθυμείτε. Το Open Office, για παράδειγμα, βάζει ένα κουμπί στη γραμμή εργασιών που σας επιτρέπει να εξάγετε το έγγραφό σας σε μορφή pdf με δύο κλικ. Το Word 2010 σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε ένα αρχείο PDF. Μπορείτε επίσης να κατεβάσετε διάφορα προγράμματα οδήγησης εκτύπωσης και μετατροπείς αρχείων που θα σας φέρουν την ίδια λειτουργικότητα.
- Κάντε λήψη ενός αντιγράφου του Adobe Acrobat . Η δωρεάν έκδοση του Adobe Reader δεν περιλαμβάνει τα εργαλεία redaction που απαιτούνται για την σωστή κατάργηση δεδομένων, οπότε θα χρειαστείτε την πλήρη έκδοση του Acrobat.
- Ανοίξτε το έγγραφό σας στο Adobe Acrobat.
- Επιλέξτε Γραμμή εργαλείων για προχωρημένους μενού / επεξεργασία / εμφάνιση
- Επιλέξτε το εργαλείο Mark for Redaction από τη γραμμή εργαλείων επεξεργασίας. Ένα παράθυρο διαλόγου θα σας υπενθυμίσει ότι οι εκτυπώσεις σας θα γίνουν μόνιμες μόλις αποθηκευτεί το έγγραφο.
- Επισημάνετε το κείμενο ή τις εικόνες που θέλετε να επεξεργαστείτε κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl και σύροντας το δρομέα. Το εργαλείο Mark for Redaction θα σας δώσει επίσης τη δυνατότητα να επεξεργαστείτε ολόκληρη τη σελίδα ή το εύρος σελίδων. Μόλις καλυφθεί το κείμενο ή το γραφικό, μπορείτε επίσης να κάνετε διπλό κλικ στην περιοχή επεξεργασίας για να προσθέσετε μια κολλώδη σημείωση.
- Ελέγξτε τις τελικές σας αλλαγές.
- Επιλέξτε Εφαρμογή επεξεργασιών από τη γραμμή εργαλείων επεξεργασίας. Και πάλι, ένα παράθυρο διαλόγου θα σας υπενθυμίσει ότι αυτές οι αλλαγές θα γίνουν μόνιμες αφού αποθηκευτεί το έγγραφό σας. Θα θελήσετε να προσθέσετε ένα γράμμα "r" ή κάποια άλλη ένδειξη στο όνομα αρχείου της εκδομένης έκδοσης. Θυμηθείτε να διατηρήσετε το πρωτότυπο έγγραφο στην αυθεντική του μορφή.
Ο, τι χρειάζεσαι:
- Ένα αρχείο PDF του εγγράφου σας
- Adobe Acrobat
Για βοήθεια σχετικά με τη σύνταξη σε άλλη έκδοση του Adobe Acrobat, ανατρέξτε στη διεύθυνση: https://helpx.adobe.com/acrobat/using/removing-sensitive-content-pdfs.html