8 τρόποι για να γράψετε μια καλύτερη επιστολή εφοδιασμού

01 - Χρησιμοποιήστε το "I" και το "You", αλλά κυρίως το "You".

Ξεχάστε όσα έχετε μάθει για να γράψετε ένα δελτίο τύπου ή ένα φυλλάδιο και σκεφτείτε πώς θα γράψετε μια επιστολή σε κάποιον άλλο, όπως η θεία σας ή ο γείτονας δίπλα σας.

Προσθέστε ανθρώπινο ενδιαφέρον και υπογραμμίστε την προσωπική πινελιά με τη χρήση του " εγώ" και " εσείς". Αυτές οι δύο λέξεις θα μπορούσαν να κρατήσουν την επιστολή σας έξω από το κάδο απορριμμάτων .

Για παράδειγμα, μια επιστολή από την Save the Chimps είπε: «Βοηθούμε να παρέχουμε δια βίου φροντίδα στους κατοίκους χιμπατζήδων - και η αφοσίωσή σας κάνει όλη τη διαφορά».

02 - Συζητήστε για τα οφέλη, όχι τις ανάγκες.

Οι δωρητές δίνουν για να πάρουν κάτι σε αντάλλαγμα, όπως τα καλά συναισθήματα που προέρχονται από τη βοήθεια των άλλων, ή μια ευκαιρία να απολαύσετε μια μεγάλη εμπειρία. Δεν ενδιαφέρονται για το έλλειμμα του προϋπολογισμού σας.

Άυλα οφέλη είναι οι σωζόμενες ζωές ή η αποκατάσταση της ανθρώπινης αξιοπρέπειας.

Ένα καλό παράδειγμα είναι αυτή η κινούμενη πρόταση από τη λειτουργία Smile: "... για τόσο λίγο όσο $ 240, μπορείτε να βοηθήσετε να πληρώσετε για μια χειρουργική επέμβαση για ένα παιδί που περιμένει τώρα ... Αυτή είναι μια ζωή που άλλαξε εξ ολοκλήρου εξαιτίας σας".

Απτά οφέλη θα μπορούσαν να είναι τα εισιτήρια για μια αποκλειστική παράσταση της εταιρείας σας για μπαλέτο ή την έγκαιρη είσοδο σε μια ειδική έκθεση στο μουσείο σας.

Πείτε στους δωρητές σας τι θα πάρουν από τη δωρεά τους, τόσο απτά όσο και άυλα.

03 - Ζητήστε χρήματα, όχι για υποστήριξη.

Ακόμα κι αν δεν ζητάτε ένα συγκεκριμένο χρηματικό ποσό, όπως $ 100, ζητήστε μια δέσμευση. Για παράδειγμα, μια τοπική τράπεζα τροφίμων ζήτησε δέσμευση για την κάλυψη των τριών μηνών του καλοκαιριού για να βοηθήσει τα παιδιά να τρέφονται όταν ήταν εκτός σχολείου. Εδώ είναι το πώς το διατύπωσαν:

"Ελάτε μαζί μας αυτό το καλοκαίρι με μια ειδική δέσμευση τριών μηνών που θα βοηθήσει πολύ τους ανθρώπους να περάσουν από αυτόν τον δοκιμασμένο χρόνο. Σήμερα μπορείτε να στείλετε ένα δώρο και να υποσχεθείτε να κάνετε το ίδιο τον Ιούλιο και τον Αύγουστο ή να κάνετε ένα μόνο δώρο σε όλο το καλοκαίρι. Καλύτερα, εγγραφείτε για μηνιαία δωρεά και κάνετε διαφορά όλο το χρόνο! "

Να είστε σαφείς και να επαναλάβετε κάποια παραλλαγή της έκκλησης για δράση σας σε όλη την επιστολή. Μην ντρέπεστε και μην είστε αόριστοι.

04 - Γράψτε ένα πακέτο, όχι ένα γράμμα.

Το γράμμα είναι το πιο σημαντικό στοιχείο στο πακέτο σας, αλλά είναι μόνο ένα μέρος μιας μονάδας πολλαπλών τεμαχίων που πρέπει όλοι να συνεργαστούν.

Τουλάχιστον, το πακέτο σας θα πρέπει να περιέχει έναν εξωτερικό φάκελο με ένα teaser , έναν φάκελο απάντησης και μια συσκευή απάντησης, καθώς και το γράμμα. Σκεφτείτε πώς κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία μπορεί να πείσει τους δωρητές να αναλάβουν δράση τώρα.

Χρησιμοποιήστε ένα θέμα ενοποίησης, σύμβολα, χρώματα και χαρακτήρες, έτσι ώστε το πακέτο να είναι τόσο αξέχαστο όσο και προσβάσιμο.

Ένα φιλανθρωπικό ίδρυμα που κάνει αυτό όμορφα είναι η Best Friends Animal Society. Ένα πακέτο συγκέντρωσης κεφαλαίων σχεδιάστηκε γύρω από ένα κουτάβι που ονομάζεται Mila και η εμπειρία της με το σχολείο κουταβιών. Το πακέτο επικεντρώθηκε στη Μίλα, με χαριτωμένες φωτογραφίες και ακόμη και αντίγραφο πιστοποιητικού αποφοίτησης. Εδώ ξεκίνησε η επιστολή:

Η αποφοίτηση σημαίνει την έναρξη ενός νέου κεφαλαίου στη ζωή. Ή διασκεδαστικές στιγμές που σχίζουν το δίπλωμά σας σε κομμάτια! Τουλάχιστον, αυτή ήταν η έξοδος της Mila από την τελετή.

Η εστίαση στην ιστορία της εμπειρίας ενός σκύλου ήταν μια στρατηγική νίκης για αυτή τη φιλανθρωπία.

05 - Χρησιμοποιήστε απλές, απλές λέξεις προς τα εμπρός.

Τα λόγια σας θα πρέπει να είναι ισχυρά και οι προτάσεις σας σύντομες και γροθιές.

Χρησιμοποιήστε συναισθηματικά λόγια και όχι εκείνα που χρειάζονται ανάλυση. Αποφύγετε ξένες φράσεις και μεγάλες λέξεις.

Χρησιμοποιήστε επιλεκτικά τα επίθετα και τα επιρρήματα και αποφύγετε τις συντομογραφίες ή τα ακρωνύμια.

Διόρθωση ονομάτων. Επαναλάβετε και μάλιστα υπογραμμίστε τις λέξεις-κλειδιά και τις φράσεις.

Οι αναγνώστες αποβουτυρώνονται, οπότε μπορείτε να βρείτε εύκολα το κρέας του μηνύματός σας χωρίς να διαβάσετε ολόκληρη την επιστολή.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα απλού, για την καρδιά που γράφει από ένα φιλανθρωπικό ίδρυμα:

"Όταν ο Alec, έξι ετών, ήρθε στο TROT πριν από ένα χρόνο, δεν μίλησε με τους γονείς ή τους φίλους του και ο πατέρας του φοβόταν ότι δεν θα το έκανε ποτέ. Χάρη σε σας, σήμερα ο Alec μιλά όλη την ώρα - τα αυτιά του πατέρα. "

06 - Κάντε την επιστολή σας ευανάγνωστη.

• Εσοχή κάθε παράγραφος.
• Αποφύγετε παραγράφους που έχουν μήκος πάνω από επτά γραμμές. Αλλά διαφέρουν το μήκος τους.
• Χρησιμοποιήστε τις κουκκίδες για να προσθέσετε το oomph στα σημεία σας.
• Χρησιμοποιήστε τα δευτερεύοντα κελιά. Εάν το γράμμα είναι μεγάλο, προσπαθήστε να κεντράρετε και να υπογραμμίσετε τα υποκείμενα.
• Υπογραμμίστε με σιγουριά αλλά σταθερά την προσοχή σε λέξεις-κλειδιά και φράσεις.

Ένα εξαιρετικό παράδειγμα σύντομων, γεμάτων ποινές προτάσεων και παραγράφων είναι αυτές από την ένωση ALS:

"Μπορεί να ξεκινήσει με συσπάσεις και αδυναμία στο χέρι ή στο πόδι σας.

Ίσως να νομίζετε ότι δεν είναι τίποτα. Αυτό θα περάσει.

Αλλά η αδυναμία στους μυς σας εξελίσσεται μέχρι να χάσετε την ικανότητά σας να μετακινείτε ... να μιλάτε .. να καταπιείτε ... ή ακόμα και να αναπνέετε ... ».

07 - Δώστε στους αναγνώστες έναν λόγο να στείλετε χρήματα ΤΩΡΑ.

Δημιουργήστε μια αίσθηση επείγουσας ανάγκης με μια προθεσμία για μια αντιστοίχιση της δωρεάς ή αναφέρετε μια περίοδο προϋπολογισμού ή μια συγκεκριμένη αργία.

Επαναλάβετε το επιχείρημά σας για επείγουσα ανάγκη στο κείμενο του γράμματος, στο PS και στη συσκευή απάντησής σας. Να είστε προσεκτικοί σχετικά με τη χρήση των πραγματικών ημερομηνιών, εάν χρησιμοποιείτε τη μαζική αλληλογραφία. Η επιστολή μπορεί να φτάσει μετά την αναφερόμενη ημερομηνία.

Εδώ είναι που η Big Cat Rescue συμπεριλαμβάνεται σε μια έκκληση για το τέλος του χρόνου:

"Είμαστε πολύ ευγνώμονες για την υποστήριξή σας στο ιερό και τις γάτες μας! Αυτό το έτος, χάρη στο ίδρυμα SHARE, Fields Galley Private Foundation και έναν ανώνυμο δωρητή, το δώρο σας θα ταιριάζει με το δολάριο για το δολάριο για τις πρώτες $ 38.000 δωρεές. θα πάει δύο φορές όσο πιο μακριά για τις γάτες! "

08 - Γράψτε όσο χρειάζεται για να κάνετε την περίπτωσή σας.

Μην ανησυχείτε για ενοχλητικούς υποστηρικτές σας για πολύ καιρό. Οι έρευνες δείχνουν ότι ακόμη και οι πιο δραστήριοι δωρητές μπορεί να θυμούνται λίγα πράγματα για την οργάνωσή σας, οπότε μην ανησυχείτε για την επανάληψη του εαυτού σας.

Σκεφτείτε την επιστολή σας ως μια ακόμη ευκαιρία να εκπαιδεύσετε τον δωρητή σας για το τι κάνει ο οργανισμός σας και γιατί αυτό είναι σημαντικό.

Αυτά τα σημεία είναι μόνο μια δειγματοληψία της εμπειρίας του Mal Warwick. Το βιβλίο του έχει άφθονες συμβουλές, παραδείγματα και μελέτες περιπτώσεων. Υπάρχει επίσης μια εξαιρετική Toolbox Writer με προτάσεις για την ανάπτυξη ενός μεγάλου πακέτου συγκέντρωσης κεφαλαίων από τα teasers για τους φακέλους στους τρόπους χειρισμού του PS για την επιστολή σας.