Τελικά, η σύμβαση θα είναι ένα έγγραφο που περιγράφει όλους τους κανόνες που θα διέπουν τη σχέση σας προς τα εμπρός και όσο πιο ξεκάθαρο και πιο σκοτεινό, τόσο καλύτερα μπορεί να εφαρμοστεί και να τηρηθεί. Ο στόχος είναι να επιτευχθεί ισορροπία με τον πωλητή και να τα δείτε ως συνεργάτης, ώστε και οι δύο να εκπληρώσουν τους εταιρικούς στόχους και τους στόχους σας υπογράφοντας τη σύμβαση.
Η επιτυχής διαπραγμάτευση των συμβάσεων σημαίνει ότι και οι δύο πλευρές αναζητούν θετικά αποτελέσματα που ωφελούν αμφότερα τα μέρη σε κάθε τομέα, επιτυγχάνοντας παράλληλα μια δίκαιη και ισότιμη συμφωνία. Μια υπογεγραμμένη σύμβαση που ωφελεί και τα δύο μέρη θα προσφέρει μια σταθερή βάση για την οικοδόμηση μιας μακροχρόνιας σχέσης με τον προμηθευτή σας. Παρακάτω είναι απλοί και εύκολοι στην υλοποίηση στόχοι και στρατηγικές για την επιτυχή διαπραγμάτευση των συμβάσεων.
Στόχοι των διαπραγματεύσεων για τις συμβάσεις
Οι στόχοι της διαπραγμάτευσης των συμβάσεων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αξιολόγηση της σύμβασης βάσει καθενός από αυτά τα κριτήρια:
- Εξηγήστε με σαφήνεια όλες τις βασικές προϋποθέσεις, τους όρους και τις προϋποθέσεις.
- Τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες που παρέχονται είναι λεπτομερείς και καθορισμένες.
- Η αποζημίωση αναφέρεται σαφώς, συμπεριλαμβανομένου του συνολικού κόστους, των χρονοδιαγραμμάτων πληρωμής και των όρων χρηματοδότησης.
- Περιγράφοντας όλα τα σημαντικά ορόσημα όπως οι ημερομηνίες έναρξης, ημερομηνία ολοκλήρωσης / τερματισμού και πιθανές ημερομηνίες ανανέωσης.
- Προσδιορισμός και αντιμετώπιση πιθανών κινδύνων και υποχρεώσεων.
- Καθορισμός και καθορισμός εύλογων προσδοκιών για την εταιρική σχέση, συμπεριλαμβανομένης επικοινωνιακής στρατηγικής και χρονοδιαγράμματος.
Στρατηγικές Διαπραγματεύσεις Διαπραγμάτευσης
1. Προτεραιότητες κατάταξης λίστας καθώς και εναλλακτικές λύσεις: Έχοντας τον κατάλογο των αντικειμένων που είναι πιο σημαντικά σε σχέση με αντικείμενα που ίσως δεν είναι τόσο σημαντικά, σας δίνεται η ευκαιρία να κάνετε ένα συμβιβασμό αν χρειαστεί. Αυτή η λίστα θα πρέπει να είναι μια δυναμική λίστα που διατηρείται φρέσκια με βάση τις ανάγκες της επιχείρησης όσον αφορά την εργασία με αυτόν τον προμηθευτή. Δεν είναι πρακτικό να υποθέσουμε ότι θα είστε σε θέση να διαπραγματευτείτε αποτελεσματικά όλους τους τομείς της σύμβασης με τη μία. Ως εκ τούτου, θέλετε να είστε σίγουροι ότι αυτό που είναι πιο σημαντικό για εσάς συζητείται και συμφωνείται πριν προχωρήσετε σε λιγότερο σημαντικά θέματα.
2. Αναγνωρίστε τη διαφορά ανάμεσα σε αυτό που χρειάζεστε και τι θέλετε: Αναθεωρήστε τις προτεραιότητές σας συχνά καθ 'όλη τη διαδικασία προγραμματισμού των διαπραγματεύσεων για τις διαπραγματεύσεις και μία τελευταία φορά στο τέλος. Να είστε βέβαιος να ρωτήσετε τις δύσκολες ερωτήσεις: "Είναι αυτό πραγματικά μια προτεραιότητα για την εταιρεία μας, ή είναι" ωραίο να έχουμε ";" "Ήταν αυτή η προτεραιότητα αποτέλεσμα κάποιου εσωτερικού πολιτικού jockeying, ή είναι πραγματικό;" "Εάν έπρεπε να θυσιάσουμε αυτό το θέμα, μπορεί αυτή η συμφωνία να είναι ακόμα κερδοφόρα και για τις δύο πλευρές;"
3. Γνωρίστε την κατώτατη γραμμή σας, ώστε να γνωρίζετε πότε πρέπει να περπατήσετε: Υπάρχει κόστος ή ωριαία αμοιβή που η εταιρεία σας δεν μπορεί να υπερβεί;
Έχετε συνειδητοποιήσει ότι μία ή δύο από τις κορυφαίες προτεραιότητες είναι πραγματικά αδιαπραγμάτευτες και θα είναι καλύτερα να περπατήσετε μακριά από αυτή τη σύμβαση εάν ο πωλητής δεν συμφωνεί με αυτό; Ορίστε τα μαζί με το σκεπτικό, ώστε να μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να διαπραγματευτείτε τη βέλτιστη συμφωνία.
4. Καθορίστε τυχόν χρονικούς περιορισμούς και σημεία αναφοράς: Ορίστε πρότυπα μέτρησης απόδοσης που θα περιμένετε από τον προμηθευτή σας. Αυτή θα είναι μια βασική μέθοδος για την παρακολούθηση της απόδοσης του πωλητή. Η επιτυχία του προμηθευτή θα είναι κρίσιμη για την επίτευξη μιας καλής αξίας από αυτή τη σύμβαση. Ως εκ τούτου, θα θέλετε να διαπραγματευτείτε μια δίκαιη και δίκαιη ποινή όταν δεν πληρούνται οι βασικοί δείκτες απόδοσης (KPI).
5. Αξιολογήστε τις πιθανές υποχρεώσεις και τους κινδύνους: Κατανόηση της πιθανότητας κάτι να πάει στραβά ή να μην εφαρμοστεί όπως προβλεπόταν κατά τη σύναψη της σύμβασης.
Τι γίνεται αν προκύψουν απρόβλεπτες δαπάνες; Ποιος θα είναι υπεύθυνος εάν παραβιάζονται κυβερνητικοί κανονισμοί; Ποια ασφαλιστική κάλυψη θα καλύψει τους συμβασιούχους; Αυτά είναι μερικά μόνο από τα πιο κοινά ερωτήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν σε οποιαδήποτε σύμβαση. Ακριβώς όπως είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τις προτεραιότητες, είναι εξίσου σημαντικό να γνωρίζουμε όχι μόνο το ενδεχόμενο κάτι να πάει στραβά, αλλά να είμαστε ενεργά για το τι πρέπει να κάνουμε σε περίπτωση που αυτό συμβαίνει.
6. Εμπιστευτικότητα, μη ανταγωνισμός, επίλυση διαφορών και αλλαγές στις απαιτήσεις: Για να ολοκληρώσετε τη λίστα, αυτά τα στοιχεία αντιπροσωπεύουν μόνο λίγα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη καθώς διαπραγματευτείτε τη σύμβαση προμηθευτή. Όταν προσεγγιστεί προληπτικά, ο κατάλογος αυτός θα μπορούσε να αποτελέσει ένα καλό μέρος για να καθιερωθεί ένα κοινό έδαφος με τον πωλητή, αντί για στοιχεία που θα μπορούσαν να αποτελέσουν ενδεχόμενα εμπόδια στη διαπραγμάτευση . Για παράδειγμα, αν ο πωλητής ή ο αντιπρόσωπος του πωλητή έχει τη δυνατότητα να εκτεθεί σε εμπιστευτικές πληροφορίες της εταιρείας, θα πρέπει να υπάρχει μια ρήτρα εμπιστευτικότητας που θα περιορίζει την ευθύνη τόσο για εσάς όσο και για τον πωλητή. Είναι επιτακτική η λήψη όλων των προφυλάξεων για την προστασία της πνευματικής ιδιοκτησίας και των διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας, εκτός από τα ευαίσθητα οικονομικά δεδομένα.
Τέλος, πριν και οι δύο πλευρές καθίσουν για να αναθεωρήσουν, να συζητήσουν και να διαπραγματευτούν τους όρους της σύμβασης, βεβαιωθείτε ότι έχετε εξετάσει επίσης μερικά άλλα βασικά κριτήρια που μπορούν να κάνουν για μια ομαλή διαδικασία.
7. Προσδιορίστε εάν τα συμφέροντα της επιχείρησής σας θα προστατεύονται καλύτερα μέσω της χρήσης νομικού συμβούλου: Η διαπραγμάτευση μιας σύμβασης για ένα έτος υπηρεσίας εξυπηρέτησης σε ένα μικρό γραφείο είναι πολύ διαφορετική από τη διαπραγμάτευση μιας σύμβασης για την εξωτερική ανάθεση ενός αρκετά μεγάλου τηλεφωνικού κέντρου. Εάν αισθάνεστε το λιγότερο άβολο αναθεώρηση της σύμβασης "νόμιμη", μην διστάσετε να διατηρήσετε έναν δικηγόρο που ειδικεύεται στις διαπραγματεύσεις συμβάσεων.
8. Προσδιορίστε εάν η σύμβαση θα απαιτήσει επίβλεψη από ή μέσω λογιστή ή άλλου χρηματοοικονομικού εμπειρογνώμονα: Εξίσου σημαντική είναι και η διατήρηση του κατάλληλου νομικού συμβούλου, μπορεί επίσης να διατηρηθεί ή να ανατεθεί από εμπειρογνώμονα που μπορεί να διαχειριστεί τους οικονομικούς όρους της σύμβασης κατά την έναρξη των διαπραγματεύσεων, καθώς και καθ 'όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Η πραγματοποίηση ενός pro forma για την ίδια τη συναλλαγή, καθώς και η συνεχής χρηματοοικονομική πληροφόρηση μπορεί να είναι αρκετά περίπλοκο, αλλά ζωτικής σημασίας έργο. Πάρτε το χρόνο για να καταλάβετε πώς η διαδικασία αυτή μπορεί να διαχειρίζεται εσωτερικά από έναν λογιστή, ή αν πρέπει να ανατεθεί σε μια λογιστική επιχείρηση.
Ένα άλλο πλεονέκτημα της στενής παρακολούθησης των οικονομικών στοιχείων για μια συγκεκριμένη σύμβαση είναι ότι αυτό θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί ως KPI και ένα αντικειμενικό μέσο για την παρακολούθηση της απόδοσης.