Συμβουλές διαχείρισης αρχείων για ψηφιακά αρχεία
Εκτός από την τοπική αποθήκευση εγγράφων σε επιτραπέζιους υπολογιστές, φορητούς υπολογιστές ή κινητές συσκευές, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το cloud για βασικές επιχειρηματικές εφαρμογές και αποθήκευση αρχείων. (Δείτε γιατί το Cloud Computing είναι ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις και 5 μειονεκτήματα του Cloud Computing ) .
Περαιτέρω περίπλοκο ζήτημα αποθήκευσης είναι η ανάγκη για πολλές επιχειρήσεις να μοιράζονται έγγραφα μεταξύ εργαζομένων .
Μέσα σε ένα γραφείο αυτό επιτυγχάνεται συνήθως με τη χρήση ενός διακομιστή αρχείων ή συσκευής αποθήκευσης συνδεδεμένης σε δίκτυο (NAS). Εάν απαιτείται κοινή πρόσβαση για κινητά, τα έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν στο σύννεφο και να μοιραστούν, εκχωρώντας δικαιώματα πρόσβασης. Το αποτέλεσμα όλων αυτών μπορεί να είναι ένας εφιάλτης διαχείρισης αρχείων με ορισμένα από τα έγγραφα ενός ατόμου που είναι αποθηκευμένα στο σύννεφο και κάποια τοπικά και ακόμη και μεμονωμένα έγγραφα που αποθηκεύονται μόνο σε ένα μέρος ή το άλλο.
Ο οργανισμός είναι το κλειδί για τη διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων
Όπου αποθηκεύονται τα έγγραφα, είναι σημαντικό να διατηρούνται οργανωμένα και ενημερωμένα. Ο στόχος της ηλεκτρονικής διαχείρισης αρχείων είναι να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να βρείτε αυτό που ψάχνετε, ακόμα και αν το ψάχνετε χρόνια μετά τη δημιουργία του.
Οι περισσότεροι επιχειρηματίες έχουν σε μια ή την άλλη στιγμή την αμηχανία να έχουν μια κλήση πελάτη και να μην είναι σε θέση να εντοπίσουν γρήγορα το σχετικό τιμολόγιο ή άλλα σημαντικά έγγραφα πελατών.
Εξίσου ενοχλητικό είναι να περιπλανηθείτε γύρω από το τέλος του έτους προσπαθώντας να βρει έγγραφα σχετικά με τους λογαριασμούς της εταιρείας για τον λογιστή ή ακόμα χειρότερα, τον φορολογούμενο .
Η σωστή οργάνωση των ψηφιακών εγγράφων είναι ιδιαίτερα σημαντική σε ένα κοινό περιβάλλον - αν ένας από τους υπαλλήλους σας απουσιάζει (προσωρινά ή μόνιμα!) Θα πρέπει να μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε οποιαδήποτε έγγραφα δημιουργούνται ή διαχειρίζονται από αυτό το άτομο.
(Σημειώστε ότι η πιθανή απώλεια δεδομένων με τους δυσαρεστημένους υπαλλήλους που αναχωρούν είναι ένας ακόμη λόγος για την προστασία των δεδομένων της επιχείρησής σας .
Αυτές οι συμβουλές διαχείρισης αρχείων θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τα αρχεία σας προσβάσιμα:
1. Χρησιμοποιήστε τους προεπιλεγμένους φακέλους εγκατάστασης για αρχεία προγραμμάτων.
Χρησιμοποιήστε τις προεπιλεγμένες θέσεις αρχείων κατά την εγκατάσταση προγραμμάτων εφαρμογών. Στα Windows, τα αρχεία προγραμμάτων συμβατικών εφαρμογών βρίσκονται κάτω από τον κατάλογο (Drive Letter:) -> Program Files. Η εγκατάσταση εφαρμογών αλλού είναι σύγχυση και περιττή.
2. Ένα μέρος για όλα τα έγγραφα.
Τοποθετήστε όλα τα έγγραφα κάτω από ένα ενιαίο φάκελο "root". Για έναν μόνο χρήστη σε περιβάλλον Windows, η προεπιλεγμένη θέση είναι ο φάκελος "Τα έγγραφά μου".
Σε ένα περιβάλλον κοινής χρήσης αρχείων προσπαθήστε να κάνετε το ίδιο. Δημιουργήστε ένα μόνο ριζικό φάκελο (που ονομάζεται "Κοινόχρηστα έγγραφα" για παράδειγμα) και αποθηκεύστε όλα τα έγγραφα σε υποφακέλους μέσα στον ριζικό φάκελο. Η κατοχή μίας θέσης για όλα τα ηλεκτρονικά έγγραφα καθιστά ευκολότερο να βρείτε τα πράγματα και να τρέξετε αντίγραφα ασφαλείας και αρχεία.
3. Δημιουργήστε φακέλους σε μια λογική ιεραρχία.
Αυτά είναι τα συρτάρια του γραφείου αρχειοθέτησης του υπολογιστή σας, να το πω έτσι. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα για να ονομάσετε τους φακέλους σας. δεν θέλετε να ψάχνετε αυτή τη λίστα φακέλων στο μέλλον και αναρωτιέστε τι σημαίνει "TFK" ή οποιαδήποτε άλλη ενδιαφέρουσα σύντμηση που εφευρέσατε σημαίνει.
4. Φάκελοι Nest μέσα στους φακέλους.
Δημιουργήστε άλλους φακέλους μέσα σε αυτούς τους κύριους φακέλους ανάλογα με τις ανάγκες. Για παράδειγμα, ένας φάκελος που ονομάζεται " Τιμολόγια " μπορεί να περιέχει φακέλους που ονομάζονται "2018", "2017" και "2016". Ένας φάκελος που ονομάζεται για έναν πελάτη μπορεί να περιλαμβάνει τους φακέλους "δεδομένα πελατών" και "αλληλογραφία". Ο στόχος είναι να έχετε όλα τα αρχεία σε ένα φάκελο και όχι να έχετε μια λίστα με αρχεία ορφανών.
Ωστόσο, μην δημιουργείτε σύνθετες δομές φακέλλων με βαθιά στρωμνή. Όποτε είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε τα περιγραφικά ονόματα αρχείων αντί.
5. Ακολουθήστε τις συμβάσεις ονομασίας αρχείων.
Ορισμένα λειτουργικά συστήματα (όπως το Unix) δεν επιτρέπουν κενά σε ονόματα αρχείων ή φακέλων, οπότε αποφύγετε αυτό, εάν το περιβάλλον υπολογιστών είναι αναμεμειγμένο. Αντ 'αυτού χρησιμοποιήστε την υπογράμμιση ως οριοθέτη (π.χ. Doe_John_Proposal.doc.) Άλλοι χαρακτήρες όπως /? <> \: * | "^ απαγορεύονται επίσης στα ονόματα αρχείων ή φακέλων στα Windows.
Χρησιμοποιήστε περιγραφικά ονόματα αρχείων για εύκολη αναγνώριση και ανάκτηση, αλλά μην πηγαίνετε στη θάλασσα - τα ονόματα αρχείων / διαδρομών έχουν όρια μήκους που διαφέρουν μεταξύ των λειτουργικών συστημάτων. Στα Windows, το μέγιστο μήκος πλήρους διαδρομής για ένα αρχείο (π.χ. το γράμμα μονάδας δίσκου + ονόματα φακέλου + όνομα αρχείου) είναι 260 χαρακτήρες. Χρησιμοποιήστε συνηθισμένες συντομεύσεις, όπου είναι δυνατόν, όπως Jan για τον Ιανουάριο ή Corp for Corporation.
6. Να είστε συγκεκριμένοι.
Δώστε ηλεκτρονικά αρχεία λογικά, συγκεκριμένα ονόματα και να συμπεριλάβετε ημερομηνίες σε ονόματα αρχείων, αν είναι δυνατόν. Ο στόχος κατά την ονοματοποίηση των αρχείων είναι να είναι σε θέση να πει τι είναι το αρχείο περίπου χωρίς να χρειάζεται να το ανοίξετε και να εξετάσουμε. Έτσι εάν το έγγραφο είναι μια επιστολή προς έναν πελάτη που του υπενθυμίζει ότι η πληρωμή είναι καθυστερημένη, ονομάστε κάτι σαν "overdue_20180115". αντί για κάτι σαν "γράμμα". Πώς θα ξέρετε ποιος είναι το γράμμα χωρίς να το ανοίξετε;
Εάν μοιράζεστε αρχεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή φορητών συσκευών, ίσως θέλετε να έχετε το όνομα του αρχείου να περιλαμβάνει πιο συγκεκριμένες πληροφορίες, καθώς οι πληροφορίες φακέλου δεν θα περιλαμβάνονται στο κοινόχρηστο αρχείο. Για παράδειγμα, εάν το έγγραφό σας βρίσκεται στο My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc και το αρχείο είναι κοινόχρηστο ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όλος ο παραλήπτης θα δει το Doe_John_20170416.doc και ίσως να μην μπορεί να πει ότι το αρχείο είναι πελάτης τιμολόγιο χωρίς να το ανοίξει.
7. Αρχείο καθώς πηγαίνετε.
Ο καλύτερος χρόνος για την υποβολή ενός εγγράφου είναι όταν το δημιουργήσετε για πρώτη φορά. Έτσι, πάρτε τη συνήθεια να χρησιμοποιείτε το παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως" για να αρχειοθετήσετε το έγγραφό σας και να το ονομάσετε, τοποθετώντας το σωστά στην πρώτη θέση.
8. Παραγγείλετε τα αρχεία σας για σας ευκολία.
Εάν υπάρχουν φάκελοι ή αρχεία που χρησιμοποιείτε πολύ, τα πιέστε προς τα πάνω της λίστας αρχείων μετονομάζοντάς τα με ένα! ή ένα ΑΑ στην αρχή του ονόματος του αρχείου.
9. Cull τα αρχεία σας τακτικά.
Μερικές φορές παλιό είναι προφανές όπως στο παράδειγμα του φακέλου που ονομάζεται "Τιμολόγια" παραπάνω. Αν δεν συμβαίνει, κρατήστε τους φακέλους σας ξεκάθαρο, αφαιρώντας τα παλιά αρχεία.
Μη διαγράφετε αρχεία που σχετίζονται με την επιχείρηση, εκτός αν είστε απολύτως βέβαιοι ότι δεν θα χρειαστεί ξανά το αρχείο. Αντ 'αυτού, στην κύρια συλλογή φακέλων κάτω από τον ριζικό φάκελο, δημιουργήστε ένα φάκελο που ονομάζεται "Old" ή "Inactive" και μετακινήστε παλιά αρχεία σε αυτό όταν τα συναντάτε.
( Πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσετε επαγγελματικά αρχεία για το CRA ή το IRS; εξηγεί πόσο καιρό πρέπει να τηρείτε τα επαγγελματικά αρχεία για να καλύψετε τις φορολογικές σας υποχρεώσεις.)
10. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας τακτικά.
Είτε αντιγράφετε τα αρχεία σας σε άλλη μονάδα δίσκου είτε σε κασέτα, είναι σημαντικό να ρυθμίσετε και να ακολουθήσετε μια κανονική διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Δείτε τα 3 βήματα για ένα επιτυχημένο σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας .
Η καλή διαχείριση αρχείων κάνει εύρεση του τι θέλετε εύκολα
Η διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων θα πρέπει να αποτελεί μέρος μιας συνολικής στρατηγικής διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρησή σας. Ένα κατάλληλο πρόγραμμα διαχείρισης εγγράφων θα πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις πτυχές του χειρισμού εγγράφων, συμπεριλαμβανομένης της αποθήκευσης, της ανάκτησης, των αντιγράφων ασφαλείας και της ασφάλειας.
Η λειτουργία αναζήτησης είναι ένα θαυμάσιο πράγμα, αλλά δεν θα ταιριάζει ποτέ με την ευκολία να μπεις απευθείας σε ένα φάκελο ή ένα αρχείο. Εάν ακολουθείτε αυτές τις συμβουλές διαχείρισης αρχείων με συνέπεια, ακόμα και αν δεν ξέρετε πού είναι κάτι, ξέρετε πού πρέπει να είναι - ένα τεράστιο πλεονέκτημα όταν πρόκειται να βρείτε αυτό που ψάχνετε. Οι καλές πρακτικές διαχείρισης αρχείων θα σας εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα .