Πώς να δημιουργήσετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για τις μικρές επιχειρήσεις
Για πολλές επιχειρήσεις, η διαχείριση εγγράφων εστιάζεται στην οργάνωση και την αποθήκευση εγγράφων. Θέλουν να είναι σε θέση να αποθηκεύουν έγγραφα με έναν οργανωμένο και ασφαλή τρόπο που ακόμα επιτρέπει την εύρεση εγγράφων εύκολα.
Αυτό το άρθρο θα σας δείξει πώς να δημιουργήσετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που το κάνει ακριβώς αυτό.
Αν πληκτρολογήσετε "διαχείριση εγγράφων" σε οποιαδήποτε μηχανή αναζήτησης, θα λάβετε μακρές λίστες "λύσεων" διαχείρισης εγγράφων, πολλές με λογισμικό ή εφαρμογές που διαφημίζουν τα πλεονεκτήματα της ύπαρξης γραφείου χωρίς χαρτιά .
Ωστόσο, το λογισμικό ή οι εφαρμογές διαχείρισης εγγράφων έχουν σχεδιαστεί για να βελτιώσουν τη διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων από την επιχείρησή σας . Το πρόβλημα είναι ότι πολλές μικρές επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν μείγματα παλιομοδίτικων δεδομένων σε χαρτί και σε ηλεκτρονικά αρχεία - και σε ορισμένες περιπτώσεις το ποσοστό των δεδομένων σε χαρτί είναι πολύ μεγαλύτερο.
Μια λύση στο πρόβλημα της ύπαρξης ενός μικτού περιβάλλοντος δεδομένων θα ήταν να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα απεικόνισης εγγράφων για να μετατρέψετε όλα τα έγγραφα της επιχείρησής σας σε ηλεκτρονική μορφή. Αλλά αυτό είναι πολύ ακριβό και χρονοβόρο για πολλές μικρές επιχειρήσεις.
Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να βάλετε τα βασικά του συστήματος διαχείρισης εγγράφων στη θέση τους χωρίς να αγοράσετε ειδικό λογισμικό ή να περάσετε από τη χονδρική απεικόνιση εγγράφων.
Το σύστημα δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. απλά πρέπει να επενδύσετε λίγο χρόνο στο σχεδιασμό και την υλοποίησή του.
Πώς να δημιουργήσετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων
Η εγκατάσταση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων περιλαμβάνει τρία βήματα.
- δημιουργώντας ένα σχέδιο διαχείρισης εγγράφων,
- εφαρμογή του σχεδίου διαχείρισης εγγράφων,
- και μετά μέσω.
Το πρώτο βήμα, που δημιουργεί το σχέδιο, περιλαμβάνει την απάντηση σε αυτά τα τέσσερα ερωτήματα:
Ποιοι είναι οι κανόνες για τη δημιουργία εγγράφων;
Τιμολόγια , επιστολές υπενθύμισης πληρωμής, φυλλάδια πωλήσεων, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ισολογισμοί , υπολογιστικά φύλλα, αναφορές - Όλες οι επιχειρήσεις δημιουργούν μια ποικιλία εγγράφων κατά τη διάρκεια της διαδικασίας και της παρακολούθησης των επιχειρήσεων. Και για να κρατηθούν τα πράγματα οργανωμένα, όλες οι επιχειρήσεις πρέπει να θεσπίσουν κανόνες για τη δημιουργία εγγράφων.
Για παράδειγμα, υπάρχουν εσωτερικά πρότυπα για ορισμένα τυπικά επιχειρηματικά έγγραφα, όπως επιστολές και τιμολόγια και πού βρίσκονται;
Υπάρχει ένας εσωτερικός οδηγός στυλ που πρέπει να ακολουθηθεί;
Πρέπει τα νέα έγγραφα να έχουν ημερομηνία και / ή χρονοσήμανση;
Ποιες διαδικασίες πρέπει να ακολουθηθούν για την ανταλλαγή ή την αναθεώρηση των εγγράφων;
Για ορισμένες μικρές επιχειρήσεις, το μόνο σημείο για τη δημιουργία εγγράφων που έχει σημασία θα είναι όπου βρίσκονται τα πρότυπα για διάφορα επιχειρηματικά έγγραφα και πώς να τα χρησιμοποιήσετε. Αλλά εάν η δημιουργία εγγράφων στην επιχείρησή σας περιλαμβάνει διαφορετικούς ανθρώπους που συνεργάζονται, αναθεωρούν ή ενημερώνουν τα έγγραφα, θα χρειαστεί να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να αποφασίσετε πώς πρέπει να γίνουν αυτά τα πράγματα για να διασφαλιστεί η αποτελεσματικότητα και η συνέπεια.
Πώς θα αποθηκεύσουμε έγγραφα;
Στην ερώτηση αυτή υπάρχουν δύο πτυχές.
Η πρώτη αφορά τις φυσικές πτυχές της αποθήκευσης. Ακόμη και αν η μικρή επιχείρησή σας αποθηκεύει έγγραφα στα αρχεία καταγραφής, υπάρχουν δαπάνες που σχετίζονται με την αποθήκευση. όχι μόνο το κόστος των ίδιων των γραφείων αρχειοθέτησης αλλά το κόστος του χρόνου κατά τον οποίο εσείς ή / και οι υπάλληλοί σας αρχειοθετείτε έγγραφα ή πηγαίνετε να τα ανακτήσετε. Στην πραγματικότητα, το μεγαλύτερο κόστος που σχετίζεται με την αποθήκευση, για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις, είναι ίσως το κόστος του χρόνου που χάνεται όταν οι άνθρωποι αναζητούν έγγραφα.
Η δεύτερη πτυχή της αποθήκευσης εγγράφων είναι οργανωτική. πώς θα υποβληθούν τα έγγραφα; Το κλειδί για την αρχειοθέτηση των εγγράφων είναι η τήρηση καλών πρακτικών διαχείρισης αρχείων.
Πρέπει επίσης να ξέρετε πώς θα αρχειοθετήσετε έγγραφα. Πώς θα χειριστείτε αρχεία που είναι ξεχασμένα ή μόλις έτοιμα να μεταφερθούν στο πίσω καυστήρα στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων;
Σχεδόν στην αρχή κάθε έτους, για παράδειγμα, περνάω τα διάφορα αρχεία που σχετίζονται με την εργασία στον υπολογιστή μου, εξαλείφω εκείνα που δεν είναι πλέον τρέχοντα και δημιουργώ νέους φακέλους ετικετών ανά έτος ή / και αντικείμενο, κινούμενοι αρχεία ανάλογα με τις ανάγκες.
Το ίδιο μπορεί να γίνει με αρχεία χαρτιού. δεν είναι δύσκολο να καταργήσετε τα παλιά (er) έγγραφα από ένα φάκελο και την ετικέτα και να δημιουργήσετε ένα νέο με το "Old" στον τίτλο. Ορισμένο λογισμικό προσφέρει αυτόματες επιλογές αρχειοθέτησης. Το Microsoft Outlook, για παράδειγμα, σας επιτρέπει να αρχειοθετήσετε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πώς μπορεί να απλοποιηθεί η ανάκτηση των εγγράφων;
Αυτή η ερώτηση είναι η καρδιά του συστήματος διαχείρισης εγγράφων σας. Σε μια έρευνα που πραγματοποίησε η Leger Marketing για τον Xerox Canada, οι καναδικοί ιδιοκτήτες και διαχειριστές SMB κατά μέσο όρο δήλωσαν ότι κοστίζουν $ 2.152 ετησίως για τη διαχείριση και την αποθήκευση εγγράφων και περίπου μία ώρα την ημέρα για την αναζήτηση αυτών των εγγράφων (globeandmail.com).
Για άλλη μια φορά, οι καλές πρακτικές αρχειοθέτησης μπορούν να προχωρήσουν πολύ στην επίλυση του προβλήματος. Η περιήγηση στα άρθρα διαχείρισης δεδομένων σε αυτόν τον ιστότοπο θα σας ξεκινήσει. Εάν κάνετε πράγματα όπως ακολουθώντας με συνέπεια τις αυστηρές συμβάσεις ονομασίας, για παράδειγμα, τα έγγραφα θα είναι πολύ πιο εύκολα να βρεθούν.
Και αν είστε μοναδικός κάτοχος που εργάζεται σόλο ή έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης με εργαζόμενους , συνιστώ να δημιουργήσετε μια λίστα τοποθεσιών αρχείων , η οποία θα υπενθυμίσει στους χρήστες πού πηγαίνουν συγκεκριμένοι τύποι αρχείων - και πού να βρεθούν συγκεκριμένα έγγραφα. Εάν η επιχείρησή σας είναι σαν τις περισσότερες, θυμηθείτε να συμπεριλάβετε εάν το αρχείο θα είναι στο σύστημά σας υπολογιστή, σε εσωτερικό διακομιστή, στο σύννεφο ή σε έντυπη μορφή σε φυσική τοποθεσία όπως π.χ. Για παράδειγμα, υποθέστε ότι χρησιμοποιείτε εικόνες, βίντεο ή ακόμα και φωτογραφίες χαρτιού στην επιχείρησή μου. Μια καταχώρηση στη λίστα "Τοποθεσίες αρχείων" ενδέχεται να είναι:
Ψηφιακές εικόνες / βίντεο: υπολογιστής (ή διακομιστής) - μονάδα E: / φωτογραφίες - αρχείο στον κατάλληλο φάκελο υποκειμένων
Χαρτί φωτογραφίες: πίνακας αρχειοθέτησης 3 - Φωτογραφίες - άλφα ανά θέμα
Τα κοινόχρηστα δίκτυα ή οι μονάδες σύννεφων θα πρέπει να επισημαίνονται σύμφωνα με τα περιεχόμενα που πρέπει να τοποθετούνται στα συρτάρια του ντουλαπιού αρχειοθέτησης.
Πώς μπορούμε να διατηρούμε τα έγγραφα μας ασφαλή;
Η πρώτη γραμμή υπεράσπισης για την ασφάλεια των εγγράφων εξασφαλίζει φυσικά τους ίδιους τους χώρους των επιχειρήσεων . Όλες οι επιχειρήσεις πρέπει να έχουν συστήματα ασφαλείας, όπως συστήματα συναγερμού, που έχουν εγκατασταθεί - ακόμη και κατ 'οίκον βασισμένες επιχειρήσεις .
Οι επιχειρήσεις μπορεί επίσης να χρειάζονται ή να θέλουν να επενδύσουν σε άλλες συσκευές ασφαλείας, όπως ράβδοι / σχάρες παραθύρων, κάμερες ασφαλείας ή / και υπηρεσίες περιπολίας. Μπορείτε να ξοδέψετε όλη την ώρα που θέλετε να δημιουργήσετε κωδικούς πρόσβασης και να κρυπτογραφήσετε αρχεία σε μια προσπάθεια να προστατέψετε τα ηλεκτρονικά σας αρχεία, αλλά δεν έχει σημασία αν κάποιος μπορεί απλώς να περιπλανηθεί και να κλέψει τον υπολογιστή σας και να συνοδεύσει το σκληρό δίσκο.
Όλα τα ντουλάπια πρέπει να είναι κλειδωμένα και να κλειδώνουν μετά τις εργάσιμες ώρες (και κλειδωμένα κατά το μεσημέρι, αν κανείς δεν είναι αξιόπιστος σε κοντινή απόσταση).
Οι γενικές διαδικασίες ασφαλείας για τα ηλεκτρονικά έγγραφα περιλαμβάνουν τακτικά τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εγγράφων και τη διατήρηση αντιγράφων ασφαλείας εγγράφων κάπου εκτός του ίδιου σκληρού δίσκου όπου βρίσκονται τα πρωτότυπα έγγραφα. Το off-site είναι το καλύτερο για να αποφύγετε να καταστρέψετε τα δεδομένα της επιχείρησής σας από φυσικές καταστροφές - ένας ακόμη λόγος για τον οποίο το σύννεφο είναι ιδανικό για επιχειρήσεις .
Οι μικρές επιχειρήσεις με συναδέλφους ή υπαλλήλους που μοιράζονται το ίδιο δίκτυο υπολογιστών ενδέχεται επίσης να θέλουν να περιορίσουν την πρόσβαση ορισμένων χρηστών, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιούν ή να βλέπουν μόνο μερικούς από τους πόρους του δικτύου. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν κατάλογο δικτύου ή κοινόχρηστου χώρου σύννεφο που ονομάζεται "Λογιστική" που έχει πρόσβαση περιορισμένη μόνο στη διαχείριση Ακόμη και αν ένας χρήστης έχει πρόσβαση σε έναν πόρο, όπως μια εφαρμογή, συγκεκριμένα έγγραφα μπορούν να προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης. Τα περιεχόμενα των εγγράφων μπορούν επίσης να κρυπτογραφηθούν, καθιστώντάς τα προσβάσιμα μόνο σε όσους διαθέτουν το απαιτούμενο κλειδί κρυπτογράφησης.
Η κλοπή εργαζομένων αποτελεί άλλη απειλή για την ασφάλεια των δεδομένων. Οι μικρές επιχειρήσεις με τους εργαζόμενους θα πρέπει να κάνουν έλεγχο των πραγματικών περιστατικών και να ελέγχουν τους υπαλλήλους ως θέμα πολιτικής.
Εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης εγγράφων σας
Μόλις δημιουργήσετε το σχέδιο διαχείρισης εγγράφων απαντώντας στις παραπάνω ερωτήσεις, είστε έτοιμοι να το εφαρμόσετε, διασφαλίζοντας ότι όλο το προσωπικό σας γνωρίζει τις λεπτομέρειες του συστήματος διαχείρισης εγγράφων της επιχείρησής σας και ακολουθεί τις κατάλληλες διαδικασίες κατά τη δημιουργία, την αποθήκευση και την ανάκτηση εγγράφων.
Θα πρέπει επίσης να είστε βέβαιοι ότι όλοι όσοι έχουν πρόσβαση και χρησιμοποιούν έγγραφα μέσα στον οργανισμό σας ακολουθούν, κάνοντας πράγματα όπως ονομασία και αποθήκευση των εγγράφων κατάλληλα. Ελέγχετε τακτικά σε τακτική βάση για να ελέγξετε αν μπορούν να βρεθούν εύκολα τα συγκεκριμένα αρχεία και για να αποφύγετε την εσφαλμένη διόρθωση.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων σε μια ημέρα, αλλά να το εφαρμόσετε με συνέπεια με την πάροδο του χρόνου θα είναι το κλειδί για την επιτυχία του. Οι ανταμοιβές είναι τεράστιες - είναι σε θέση να βρείτε αυτό που θέλετε να βρείτε όταν το θέλετε και την ηρεμία.