Μάθετε το σύστημα αρχειοθέτησής σας!
Χρειάζεστε χρόνο για να οργανώσετε το σύστημα αρχειοθέτησής σας είναι ζωτικής σημασίας. Παρόλο που όλοι θα ήθελαν να έχουν γραφείο χωρίς χαρτιά , η πραγματικότητα είναι ότι πολλές μικρές επιχειρήσεις εξακολουθούν να έχουν ανάγκη να αποθηκεύουν έγγραφα σε χαρτί, όπως τιμολόγια , αποδείξεις κ.λπ., και να είναι σε θέση να τα ανακτούν εύκολα όταν απαιτείται.
Η κατάθεση των αποδείξεων σωστά είναι ιδιαίτερα σημαντική. ένα ανύπαρκτο ή βρώμικο σύστημα αρχειοθέτησης μπορεί να προσθέσει μέρες επιπλέον προσπάθειας σε χρόνο φόρου εισοδήματος καθώς δεν θέλετε να χάσετε τις φορολογικές ελαφρύνσεις λόγω των ελλειπόντων εισπράξεων.
Και αν η επιχείρησή σας υποβληθεί ποτέ σε έλεγχο και δεν μπορείτε να προσκομίσετε τα απαιτούμενα έγγραφα για την κάλυψη των εξόδων σας, οι αξιώσεις σας πιθανότατα θα απορριφθούν και η φορολογική σας επιστροφή θα επανεκτιμηθεί .
Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης , πρέπει να είστε σε θέση να λειτουργείτε στο γραφείο σας γρήγορα και εύκολα . Παρόλο που η δημιουργία ενός συστήματος αρχειοθέτησης χαρτιού ακούγεται δύσκολο, είναι ένα σχετικά εύκολο έργο που μπορεί να διευκολυνθεί με λίγες συμβουλές και τεχνάσματα.
Πώς να οργανώσετε το σύστημα αρχειοθέτησής σας
(1) Καθίστε στο γραφείο σας για λίγα λεπτά και καταλάβετε πού θα ψάξετε ενστικτωδώς τα πράγματα.
Έχω ένα συρτάρι στα δεξιά του σταθμού εργασίας μου. Όταν εγκατέστησα για πρώτη φορά το σύστημα αρχειοθέτησής μου, δεν είχα τίποτα σε αυτό. Όταν θα έψαχνα για στυλό, χαρτοπετσέτες ή συρραπτικό μου, ήταν το πρώτο μέρος που θα έβλεπα, αν και ήξερα ότι ήταν άδειο. Έτσι φυσικά έβαλα τα στυλό, τις τσάντες και το συρραπτικό σε αυτό το συρτάρι. Για μένα, ήταν το φυσικό σπίτι για αυτά τα αντικείμενα.
Όλοι θα προσεγγίσουν αυτό διαφορετικά και αυτό που λειτουργεί για ένα άτομο δεν μπορεί να λειτουργήσει για ένα άλλο. Πάρτε μερικά λεπτά για να καθίσετε στο βασικό χώρο εργασίας σας και να φτάσετε στον εξοπλισμό, τα αναλώσιμα και τα αρχεία. Αυτό θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε το ιδανικό σημείο για την κατάθεση αυτών των στοιχείων για εσάς προσωπικά.
(2) Τώρα που ξέρετε πού φυσικά θα αναζητήσετε πληροφορίες, θα πρέπει να καθορίσετε αν ένα αλφαβητικό, αριθμητικό ή υποκείμενο σύστημα αρχειοθέτησης θα λειτουργήσει καλύτερα για εσάς.
Πώς θα οργανώσετε τα χαρτιά σας σε κατηγορίες κατάθεσης (π.χ. δαπάνες, οικονομικά, μάρκετινγκ );
Πώς βρίσκετε έγγραφα σχετικά με τις επιχειρηματικές δαπάνες , όπως τραπεζικές δηλώσεις, λογαριασμούς κοινής ωφέλειας, αποδείξεις εξόδων γραφείου, κούτσουρα διανυθέντων οχημάτων κ.λπ .; Τι γίνεται με τις πληροφορίες πελατών - ψάχνετε για πράγματα σύμφωνα με το όνομα του πελάτη; Με αριθμό αναφοράς; Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα, καθώς θα καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο θα διαμορφώσετε το σύστημα αρχειοθέτησής σας. Αφού καθορίσετε ποιες κατηγορίες θα χρησιμοποιήσετε, αποφασίστε εάν πρέπει να προχωρήσετε και να δημιουργήσετε υποκατηγορίες. Κάνετε αυτό πριν αγοράσετε κάτι για το σύστημα αρχειοθέτησής σας.
(3) Στη συνέχεια, καθορίστε κατά προσέγγιση τις ανάγκες αποθήκευσης.
Έχετε μεγάλο αριθμό αρχείων στα οποία έχετε πρόσβαση καθημερινά; Έχετε πρόσβαση μόνο τα αρχεία σας εβδομαδιαία; Οι απαντήσεις θα καθορίσουν εάν χρειάζεστε έναν κάτοχο αρχείων επιφάνειας εργασίας, ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης δύο συρταριών κοντά στο γραφείο σας ή ένα τετράγωνο κιβώτιο αρχειοθέτησης τεσσάρων συρταριών στο δωμάτιο.
Επιλέξτε προσεκτικά. Επιτρέψτε την ανάπτυξη όταν κοιτάτε ντουλάπια αρχειοθέτησης - αγοράστε κάτι για να φιλοξενήσετε δύο φορές τα αρχεία που νομίζετε ότι θα έχετε τώρα. Αυτό θα περιορίσει τον αριθμό των φορών που θα χρειαστεί να προσφύγετε και να αναδιοργανώσετε το σύστημα αρχειοθέτησής σας.
(4) Επενδύστε σε ένα καλό σύστημα επισήμανσης για σαφήνεια και εύκολη πρόσβαση.
Η δυνατότητα ανάγνωσης των ετικετών αρχείων είναι προφανής, αλλά η σαφήνεια στην επισήμανση θα σας εξοικονομήσει περισσότερο χρόνο αρχειοθέτησης από ό, τι μπορείτε να φανταστείτε.
Οι περισσότερες εταιρείες που κάνουν ετικέτες παρέχουν πρότυπα που ενσωματώνονται με το πιο δημοφιλές λογισμικό επεξεργασίας κειμένου. Μπορεί να θέλετε να εξετάσετε ένα από τα μικρά συστήματα παραγωγής ετικετών που μπορούν τώρα να εκτυπώσουν και μεμονωμένες ετικέτες αλληλογραφίας. Τα αντικείμενα που εκτελούν διπλό καθήκον είναι συνήθως μια σοφή επένδυση.
(5) Τώρα είστε έτοιμοι να αγοράσετε φακέλους αρχείων.
Η καλύτερη επένδυση είναι να αγοράσετε έγχρωμα κρέμονται φακέλους (βεβαιωθείτε ότι οι πλαστικές ετικέτες ετικέτα περιλαμβάνονται) και τους απλούς φακέλους αρχείων manila. Οι έγχρωμοι φακέλοι είναι καλύτεροι για δύο λόγους:
- είναι εύκολα διαθέσιμα
- καθιστούν εύκολη την αναγνώριση κατηγοριών
Για παράδειγμα, εάν τοποθετήσετε όλα τα αρχεία του πελάτη σας σε κίτρινους φακέλλους, τις οικονομικές πληροφορίες σε μπλε φακέλους και οτιδήποτε σχετίζεται με το μάρκετινγκ σε κόκκινους φακέλους, μπορείτε εύκολα να δείτε περίπου πού πρέπει να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο αρχείο.
Το απλό είναι καλύτερο
Η αρχή KISS ισχύει για τη δημιουργία ενός συστήματος αρχειοθέτησης που είναι εύκολο στη χρήση και εύκολο να αναπτυχθεί με. Κρατήστε το απλό γλυκό! Οι ευρείες κατηγορίες θέματος θα σας επιτρέψουν να προσθέσετε εύκολα νέα αρχεία καθώς μεγαλώνετε και θα εξαλείψει την ανάγκη αναβάθμισης ή αναδιοργάνωσης του συστήματος αρχειοθέτησης σας σε τακτική βάση.
Το να το κρατάτε απλό θα σας διευκολύνει επίσης να ενσωματώσετε τα χαρτιά και τα ψηφιακά σας αρχεία ως μέρος του συνολικού σας συστήματος διαχείρισης εγγράφων .
Πηγαίνετε χωρίς χαρτί όπου είναι δυνατόν
Αν προσπαθείτε να εξομαλύνετε την επιχείρησή σας και να κάνετε τη μετάβαση σε "Γραφείο χωρίς χαρτιά", μπορείτε να σαρώσετε τις αποδείξεις δαπανών και να τις αποθηκεύσετε με τα άλλα ψηφιακά λογιστικά στοιχεία. Ορισμένες από τις νεότερες εφαρμογές λογισμικού λογισμικού που βασίζονται στο σύννεφο διευκολύνουν αυτό το γεγονός, διαθέτοντας εφαρμογές για κινητά που σας επιτρέπουν να τραβήξετε ένα απόσπασμα από το κινητό τηλέφωνο και να το καταγράψετε εν κινήσει (βλ. Το καλύτερο λογισμικό λογιστικής για καναδικές μικρές επιχειρήσεις ).
Λάβετε υπόψη ότι τα αντίγραφα σε χαρτί ή οι ψηφιακές εικόνες των αποδείξεων δαπανών είναι γενικά αποδεκτές από την Υπηρεσία Εισπράξεων του Καναδά (CRA), υπό τον όρο ότι είναι ευανάγνωστα. Αν όχι, ο ΟΑΠ μπορεί να ζητήσει να δει τα πρωτότυπα έντυπα έγγραφα κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου ή μιας ρουτίνας αίτησης τεκμηρίωσης, οπότε τα πρωτότυπα θα πρέπει πάντα να φυλάσσονται για τον καθορισμένο χρόνο. (Βλ. Πόσος χρόνος πρέπει να διατηρήσω τα επιχειρησιακά μου αρχεία; για περισσότερες πληροφορίες.)