Σχεδιάστε ένα ημερολόγιο επιχορήγησης που θα σας κρατήσει εστιασμένο, έγκαιρα και υπεύθυνο για όλες τις λεπτομέρειες.
Κάθε χρόνο, ένα ημερολόγιο επιχορηγήσεων μπορεί να είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο που θα σας βοηθήσει μόνο να πάτε μετά από τη χρηματοδότηση που ταιριάζει καλύτερα στα προγράμματά σας και να σας βοηθήσουμε να μείνετε καλός με τους χρηματοδότες.
Δημιουργήστε σήμερα ένα ημερολόγιο προτάσεων επιχορήγησης και δημιουργήστε ένα χάρτη για τη μελλοντική επιτυχία της επιχορήγησης για επιχορηγήσεις.
Η δημιουργία ενός συνολικού προγράμματος επιχορηγήσεων απαιτεί χρόνο και ίσως λίγο καταναγκασμό. Ωστόσο, μια μικρή εργασία εκ των προτέρων θα σας εξοικονομήσει αμέτρητες ώρες και πόρους κατά τη διάρκεια του έτους. Ίσως ακόμη και να χαλαρώσετε λίγο.
Ακολουθούν μερικά απλά βήματα για να ξεκινήσετε στο ημερολόγιο υποτροφιών σας.
Επιλέξτε ένα πρότυπο για το ημερολόγιο πρότασης επιχορήγησης
Η μορφή που επιλέγετε εξαρτάται από τις οργανωτικές σας ανάγκες, την ομάδα και το μεμονωμένο στυλ εργασίας. Για πολλές οργανώσεις, ένα υπολογιστικό φύλλο, διαιρούμενο μηνιαίως, λειτουργεί αρκετά καλά. Άλλοι προτιμούν τη μεγαλύτερη λεπτομέρεια που παρέχει το λογισμικό διαχείρισης έργου.
Ανεξάρτητα από τη μορφή, κάθε ημερολόγιο επιχορήγησης πρέπει να σας δώσει ένα στιγμιότυπο του μήνα, τις προθεσμίες, τις ενέργειες που απαιτούνται για τη συμπλήρωση της πρότασης και την κατάσταση της αίτησης. Μπορείτε να βρείτε ένα δείγμα πρότυπου ημερολογίου επιχορήγησης εδώ.
Το πρόγραμμά σας θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει ένα τμήμα εργασιών. Μπορείτε να καταχωρίσετε εργασίες απευθείας στο ημερολόγιο ή σε ξεχωριστή καρτέλα. Εάν εργάζεστε σε επιχορηγήσεις με άλλους ανθρώπους, χρησιμοποιήστε συνεργατικό λογισμικό, όπως τα Έγγραφα Google, για να αποφύγετε την επανάληψη και να διασφαλίσετε ότι όλοι θα παραμένουν ενημερωμένοι.
Ελέγξτε τα προηγούμενα επιδόματα
Κοιτάξτε τις επιχορηγήσεις σας από πέρυσι. Αποφασίστε για ποιες από τις οποίες θα υποβάλετε αίτηση. Σκεφτείτε:
- Το ποσό της χρηματοδότησης που λάβατε
- Πόση ώρα πήρε η εφαρμογή
- Και η πιθανότητα να λάβουν πάλι χρηματοδότηση
Βεβαιωθείτε ότι επανεξετάζετε όλες τις κατευθυντήριες γραμμές για επιχορηγήσεις κάθε χρόνο, καθώς οι προτεραιότητες χρηματοδότησης αλλάζουν
Έρευνα και νέες επιχορηγήσεις
Αρχίστε με την εύρεση όλων των επιχορηγήσεων για τις οποίες είστε επιλέξιμοι. Μη χάνετε χρόνο για υποτροφίες που δεν θα λάβετε ποτέ.
Δοκιμάστε προσεκτικά κάθε νέα επιχορήγηση που νομίζετε ότι θα μπορούσε να λειτουργήσει για το πρόγραμμά σας. Εξετάστε τις προτεραιότητες των χρηματοδοτών, τους τύπους και την αξία των χορηγούμενων επιχορηγήσεων και το ποσό της εργασίας που θα κάνει κάθε αίτηση.
Σκεφτείτε το επίσημο ημερολόγιο της φιλανθρωπίας σας
Έχετε ένα μεγάλο έρανο που παίρνει πολύ χρόνο; Μήπως ένα από τα στελέχη σας σχεδιάζει παρατεταμένες διακοπές; Σκεφτείτε το προσωπικό του προσωπικού της φιλανθρωπίας σας και τις δεσμεύσεις του χρόνου σε μηνιαία βάση. Λάβετε υπόψη σας αυτούς τους περιορισμούς κατά τη δημιουργία του ημερολογίου προγραμματισμού επιχορηγήσεων.
Συμπληρώστε τις σκληρές προθεσμίες
Μόλις αποφασίσετε ποιες επιχορηγήσεις να υποβάλλετε αίτηση, συμπληρώστε το υπολογιστικό φύλλο σας με τις επιχορηγήσεις που έχουν σκληρά χρονικά όρια. Δεδομένου ότι αυτά δεν αλλάζουν, παρέχουν έναν σκελετό πάνω από τον οποίο μπορείτε να οργανώσετε τις υπόλοιπες υποβολές.
Συμπληρώστε τις κυλιόμενες προθεσμίες
Μόλις έχετε μια εικόνα του προσεχούς έτους και έχετε συμπληρώσει τις δύσκολες προθεσμίες, ήρθε η ώρα να ταιριάζει στις κυλιόμενες προθεσμίες. Εάν υποβάλλετε αίτηση για προγράμματα εταιρικής διανομής, τοποθετήστε τα νωρίτερα μέσα στο έτος, καθώς αυτές οι πηγές μπορεί να εξαντληθούν. Εάν γνωρίζετε πότε ένα Ίδρυμα ή άλλοι χρηματοδότες αναθεωρούν αιτήσεις επιχορήγησης, μπορείτε να προγραμματίσετε να στείλετε τις αιτήσεις σας πολύ πριν από εκείνη την ώρα.
Συμπληρώστε την ενότητα εργασιών
Σκεφτείτε για κάθε ένα από τα καθήκοντα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας πρότασης. Τα δεδομένα σας είναι ενημερωμένα; Χρειάζεστε εσωτερική έγκριση;
Σκεφτείτε για κάθε μία από τις εργασίες. Στη συνέχεια, εργάζονται προς τα πίσω με προθεσμίες για κάθε ενέργεια. Αφού ολοκληρώσετε τα χρονοδιαγράμματα εργασιών, ίσως χρειαστεί να ανακατέψετε μερικές από τις κυλιόμενες προθεσμίες.
Το τμήμα εργασιών είναι επίσης ένα εξαιρετικό μέρος για να σημειώσετε τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων, συμπεριλαμβανομένων των συνομιλιών που είχατε με τους χρηματοδότες και τα διδάγματα που αντλήσατε.
Στη συνέχεια, μπορείτε να ανατρέξετε σε αυτές τις σημειώσεις το επόμενο έτος, όταν εφαρμόσετε ξανά.
Να είσαι ρεαλιστικός
Είναι καλύτερο να υποβάλετε αίτηση για δέκα στερεές, σχετικές επιχορηγήσεις παρά να υποβάλετε είκοσι τέτοιες αιτήσεις.
Να είστε ρεαλιστές σχετικά με το ποσό της εργασίας που θα υποβληθεί κάθε υποβολή και το χρονικό διάστημα που έχετε. Αφήστε τις επιδοτήσεις που φαίνεται απίθανες ή που είναι πέρα από το πεδίο των υπηρεσιών σας.
Συνεχίστε να βελτιώνεστε
Ένα ημερολόγιο επιχορήγησης δεν είναι ένα στατικό έγγραφο. Αν ακούτε για νέες ευκαιρίες χρηματοδότησης, προσθέστε τις. Αν αλλάξει το πρόγραμμα ή οι προτεραιότητες χρηματοδότησης, αλλάξτε το χρονοδιάγραμμα. Τουλάχιστον, το ημερολόγιό σας θα πρέπει να αναθεωρείται κάθε χρόνο.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε χτίσει χρόνο σε κάθε χρόνο για να αναθεωρήσετε το ημερολόγιό σας, να αναλογιστείτε τις επιτυχίες σας και να σχεδιάσετε τη στρατηγική σας για το επόμενο έτος.
Η πραγματοποίηση ενός ημερολογίου επιχορήγησης απαιτεί χρόνο εκ των προτέρων, αλλά μόλις ολοκληρώσετε την αρχική εργασία, είστε σε καλό δρόμο για μια επιτυχημένη στρατηγική χορήγησης.
Το Kerri Drumm βοηθά τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς με διευκόλυνση, κατάρτιση, οργανωτική ανάπτυξη και γραπτή επιχορήγηση.