Προγραμματιστές συμβαλλόμενων μερών που πρέπει να γνωρίζουν κάθε επαγγελματίας συμβάντος

by Rob Hard

Οι καλύτεροι προγραμματιστές εκδηλώσεων παραμένουν σύγχρονοι με μοντέρνους χώρους εκδηλώσεων στην περιοχή τους από ξενοδοχεία έως θέρετρα σε εστιατόρια . Το πιο σημαντικό είναι ότι δημιουργούν καλές, ακόμη και φιλικές σχέσεις εργασίας με τη διαχείριση πωλήσεων και τροφοδοσίας σε αυτούς τους χώρους, καθώς και οι δύο θα βοηθήσουν στην πραγματοποίηση ή τη διακοπή ενός γεγονότος. Αυτές οι σχέσεις θα αποδειχθούν πολύτιμες για μελλοντικά γεγονότα και ελπίζουμε ότι θα διευκολύνετε τη δουλειά σας να επιτύχετε ένα εξαιρετικό γεγονός.

Στο ίδιο πνεύμα, κάθε σχεδιαστής εκδηλώσεων (ανεξάρτητος ή προσλαμβανόμενος ως προγραμματιστής συνάντησης σε έναν οργανισμό) θα πρέπει να διαθέτει ένα προσωπικό δίκτυο επιχειρήσεων με προμηθευτές και προμηθευτές αξιόπιστων εκδηλώσεων που μπορούν να προσληφθούν για διάφορες εκδηλώσεις.

Όχι μόνο αυτό το δίκτυο θα μειωθεί εγκαίρως για την αναζήτηση των εργολάβων, αλλά ο υπεύθυνος εκδηλώσεων θα έχει μάθει πώς να συνεργαστεί με τις εταιρείες και τα άτομα για να πάρει την καλύτερη εξυπηρέτηση για τον πελάτη τους. Στο τέλος, η δικτύωση είναι εξαιρετικά σημαντική στη βιομηχανία συναντήσεων και εκδηλώσεων.

Όταν πρόκειται για παραπομπές, το δίκτυό σας (ή η έλλειψή του) μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ της προσγείωσης μιας εργασίας και της παρακολούθησης της μετάβασης στον διαγωνισμό. Εδώ είναι οι πωλητές υπηρεσιών συμβάντων, οι προμηθευτές και οι εργολάβοι που κάθε σχεδιαστής θα πρέπει να έχει στο δίκτυό του.

01 - Εταιρεία διαχείρισης προορισμών (DMC)

Μια εταιρεία διαχείρισης προορισμών (DMC) ενδέχεται να εμφανιστεί στην επιφάνεια για να είναι ανταγωνιστής σε έναν τοπικό προγραμματιστή εκδηλώσεων, δεδομένου ότι εστιάζει στη διατήρηση σχέσεων με όλους τους τοπικούς χώρους και υπηρεσίες φιλοξενίας, αλλά στην πραγματικότητα μπορεί να είναι εξαιρετικοί συνεργάτες για τους σχεδιαστές εκδηλώσεων.

Όταν προγραμματίζετε εκδηλώσεις έξω από την πόλη ή έξω από την περιοχή εμπειρογνωμοσύνης σας, ένα καλό DMC μπορεί να γίνει ο καλύτερος φίλος και ο στενότερος σύμμαχός σας. Οι σχέσεις τους και οι εκτενείς τοπικές γνώσεις συχνά καλύπτουν όλες τις πτυχές του προγραμματισμού εκδηλώσεων. Τα DMC συνήθως προσλαμβάνονται για να βοηθήσουν στο σχεδιασμό και την εκτέλεση όλων των offsite και βραδινών δραστηριοτήτων.

02 - Σύμβουλος επικοινωνιών

Μια τεράστια ποσότητα πληροφοριών πρέπει να γνωστοποιείται στους πελάτες και τους επισκέπτες, αλλά πολλοί προγραμματιστές εκδηλώσεων δεν έχουν τη μοναδική τεχνογνωσία για να παράγουν όλα τα υλικά επικοινωνίας όπως προσκλήσεις, ημερήσιες διατάξεις, υλικό συνεδρίων κλπ.

Ένας σύμβουλος επικοινωνιών θα βοηθήσει στη δημιουργία προτύπου υλικού που ακολουθεί την κατάλληλη εθιμοτυπία και μορφές για κάθε τύπο εργαλείου επικοινωνίας.

Συνεργαζόμενοι με συγγραφείς και σχεδιαστές γραφικών (ή με την εκτέλεση αυτών των ευθυνών άμεσα), αυτό το άτομο θα βεβαιωθεί ότι τα υλικά ενσωματώνουν το θέμα των εκδηλώσεων, τα μηνύματα και τα πρότυπα μάρκας πελατών. Μπορούν ακόμη και να βοηθήσουν στην πραγματική παραγωγή και εκτύπωση αυτών των υλικών.

03 - Σχεδιαστής χαρτικών

Όσο πιο οικείο είναι το γεγονός, τόσο μεγαλύτερη είναι η ευελιξία με το ύφος των υλικών χαρτιού που μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Τα τοπικά ή ηλεκτρονικά καταστήματα χαρτοπωλείου έχουν απίστευτες επιλογές και τα περισσότερα χαρτιά σήμερα μπορούν να τυπωθούν χρησιμοποιώντας έναν εκτυπωτή inkjet που μπορεί να προσθέσει κάποια εξοικονόμηση κόστους.

Προσπαθήστε να συνεργαστείτε με τον ιδιοκτήτη του καταστήματος. Αυτός ή αυτή θα πρέπει να αποθέσει εκατοντάδες στυλ απευθείας στο κατάστημα (και να έχει τη δυνατότητα να παραγγείλει έθιμο υλικά, όταν χρειάζεται). Ένας σχεδιαστής γραφικής ύλης θα κάνει προτάσεις και θα βοηθήσει να γράψει και να εκτυπώσει τα υλικά σας.

Στατική Συμβουλή: Εκτός από τα πιο κλασικά ή παραδοσιακά χαρτικά και προσκλήσεις, βεβαιωθείτε ότι το απόθεμα περιλαμβάνει και άλλες πιο μοναδικές επιλογές.

04 - Διανομέας διαφημιστικών προϊόντων

Ένας από τους κανόνες οποιουδήποτε γεγονότος είναι να μην αφήσουμε ποτέ έναν επισκέπτη να πάει στο σπίτι με άδεια χέρια. Ανεξάρτητα από το αν σχεδιάζετε μια συνάντηση πελάτη, σεμινάριο, συνέδριο, εμπορική έκθεση, ταξίδι κίνητρο ή κάτι παρόμοιο, ένα πράγμα παραμένει κοινό: οι επισκέπτες σας πρέπει να λάβουν και να πάρουν στο σπίτι ένα σχετικό δώρο.

Η επαφή διαφημιστικών προϊόντων σας θα σας δώσει πρόσβαση σε διακριτικά ονόματα, σημειωματάρια, στυλό, μολύβια, ενδύματα, βραβεία και οτιδήποτε άλλο στοιχείο εσείς ή ο πελάτης σας μπορεί να σας ενδιαφέρει να δίνετε σε όσους παρακολουθούν το πρόγραμμά σας.

Συμβουλή δώρων: Είναι πάντα καλύτερο να επιλέγετε δώρα που να αντανακλούν την εικόνα / μάρκα του οργανισμού φιλοξενίας. Όταν ενδείκνυται, ίσως θελήσετε ακόμη και να έχετε τη δυνατότητα να μαρκάρετε ορισμένα αντικείμενα με το λογότυπο της εταιρείας ή του συλλόγου.

05 - Φωτογράφος

Αυτό είναι ένα στοιχείο προϋπολογισμού που πολλοί πελάτες επιθυμούν να αποφύγουν, αλλά ένας μεγάλος φωτογράφος θα συλλάβει την ουσία ενός γεγονότος ή προγραμμάτων πολλαπλών ημερών και θα δώσει στους επισκέπτες ένα αναμνηστικό. Έχοντας μερικούς σπουδαίους φωτογράφους στο δίκτυό σας μπορεί να είναι ιδιαίτερα ανεκτίμητοι όταν προσλαμβάνεστε για να προγραμματίσετε ένα πιο προσωπικό γεγονός όπως ένας γάμος.

Ο φωτογράφος σας θα πρέπει επίσης να διατηρεί ένα δίκτυο πόρων, όπως η παραγωγή βίντεο, οι τεχνικοί A / V και άλλοι φωτογράφοι. Ο φωτογράφος που ενσωματώνει την τεχνική εμπειρογνωμοσύνη με την κατανόηση μάρκετινγκ είναι αυτός που θέλετε στο δίκτυό σας. Αυτός ή αυτή θα καταλάβει την τέχνη και την επιχειρηματική λογική για κάθε γεγονός.

06 - Ιδιωτικός Γάλακτος

Δεν πραγματοποιούνται όλες οι εκδηλώσεις σε ξενοδοχείο ή εστιατόριο όπου παρέχονται αυτόματα υπηρεσίες τροφοδοσίας. Εσωτερικές συναντήσεις και εκδηλώσεις προγραμματίζονται πολλές φορές στους ίδιους τους οργανισμούς και διανέμονται και τροφοδοτούνται. Ορισμένοι από τους πιο μοναδικούς χώρους εκδηλώσεων όπως γκαλερί τέχνης, κτίρια ορόσημων ή ακόμη και όμορφα πάρκα θα απαιτήσουν επίσης υπηρεσίες ιδιωτικής τροφοδοσίας.

Ένας τροφοδότης μπορεί να έχει δικό του εστιατόριο, αίθουσα δεξιώσεων ή κατάστημα. Εκτός από την προσφορά μιας σειράς αντικειμένων μενού που θα προσελκύσουν γενικές ή εθνοτικές γευστικές εμπειρίες, αυτός ή αυτή θα πρέπει να προσφέρει απίστευτες επιλογές για πρωινό, μεσημεριανό γεύμα, διαλείμματα και / ή δείπνο.

07 - Ιδιοκτήτης κρασιού / Sommelier

Ο προμηθευτής σας πιθανότατα θα φροντίσει για τις ανάγκες του μπαρ για την εκδήλωσή σας, αλλά ένας προγραμματιστής εκδηλώσεων θα έχει τους δικούς του λόγους για να συμπεριλάβει έναν εμπειρογνώμονα κρασιού στο δίκτυό τους.

Ένας καλός ιδιοκτήτης κρασιού μπορεί να προσφέρει αποθέματα (για κατανάλωση ή εκτίμηση δώρα) ως άμεση πηγή για ιδιωτικούς φορείς, αλλά το πιο σημαντικό, αυτό το sommelier μπορεί να βοηθήσει την εκπαίδευση του σχεδιαστή για το κρασί.

Συμβουλή κρασιού: Για πρόσθετο μπόνους, δημιουργήστε μια άμεση σχέση με τον ιδιοκτήτη του καταστήματος κρασιών για να αποστείλετε αποθέματα απευθείας στους πελάτες σας και να συμπεριλάβετε μια προσωπική σημείωση από εσάς.

08 - Chocolatier

Παρόμοια με ένα κατάστημα κρασιού, μια μεγάλη chocolatier μπορεί πραγματικά να κάνει έναν προγραμματιστή γεγονότων να φανεί καλός. Όλοι αγαπούν χειροποίητες σοκολάτες και τρούφες.

Εάν μπορείτε, να συνεργαστείτε με ένα τοπικό chocolatier που χρησιμοποιεί όλα τα φρέσκα συστατικά, αλλά υπάρχουν πολλοί κατασκευαστές σοκολατένιας γκουρμέ που θα μεταφερθούν απευθείας στην εκδήλωσή σας. Η MarieBelle της Νέας Υόρκης δημιουργεί υπέροχα εμφανιζόμενες σοκολάτες.

Συμβουλές σοκολάτας: Εάν θέλετε πραγματικά να πάρετε φανταχτερό, μια μεγάλη chocolatier μπορεί να περιλαμβάνει μια προσαρμοσμένη εικόνα πάνω από τις σοκολάτες ή ακόμη και να δημιουργήσετε ένα γλυπτό σοκολάτας ή κεντρικό τεμάχιο. Δεν είναι επίσης κακή ιδέα να ζητήσετε από την επαφή σας να διατηρήσει τις προσωπικές σας επαγγελματικές κάρτες στο κατάστημα για εξατομικευμένη αποστολή στους πελάτες.

09 - ανθοπωλείο

Μεγάλη floral ρυθμίσεις θα προσθέσει χρώμα, εκλέπτυνση, και άρωμα σε ένα δωμάτιο. Πολλά γεγονότα θα ενσωματώνουν λουλουδένες ρυθμίσεις ως μέρος της διακόσμησης των εκδηλώσεων, όπως τα κεντρικά στοιχεία των τραπεζιών.

Ένας καλός ανθοπώλης θα προσφέρει διάφορες ιδέες που αφορούν το θέμα, τα χρώματα και τον προϋπολογισμό για την εκδήλωσή σας. Αυτός ή αυτή θα συμβουλεύει επίσης ποια λουλούδια θα κρατιούνται καλύτερα για τη διάρκεια και τη θερμοκρασία της εκδήλωσής σας (π.χ. υπαίθριες εκδηλώσεις) και την εποχή.

10 - Κόμμα προμηθευτής ενοικίασης

Παρόλο που οι περισσότεροι χώροι θα διατηρήσουν τις σχέσεις τους άμεσα με μια εταιρεία ενοικίασης συμβαλλόμενων μερών, είναι χρήσιμο οι διοργανωτές εκδηλώσεων να έχουν τη δική τους σχέση με έναν αξιόπιστο προμηθευτή ενοικίασης συμβαλλόμενων μερών.

Ένα μεγάλο γεγονός μπορεί να περιλαμβάνει οποιοδήποτε είδος αντικειμένων για διακόσμηση, σεντόνια, δάπεδα, φωτισμό, οπτικοακουστικό εξοπλισμό, σερβίτσια, γυάλινα σκεύη, σκηνικά, σκηνές κλπ. Μια καλή εταιρεία ενοικίασης πάρτι θα προσφέρει όλα αυτά και πολλά άλλα. Ο προμηθευτής σας ενοικίασης συμβαλλόμενων μερών μπορεί επίσης να αποτελέσει εξαιρετική πηγή για να σας βοηθήσει να διερευνήσετε τους καλύτερους τρόπους για να υποστηρίξετε το θέμα της εκδήλωσής σας.

11 - Γραφείο Συνεδρίων και Επισκεπτών (CVB)

Ένα συνέδριο και το γραφείο επισκεπτών (CVB) θα παρέχει πολύτιμες πληροφορίες για τον προορισμό της εκδήλωσης, τις υπηρεσίες και τις εγκαταστάσεις της. Μια CVB θα εξοικονομήσει χρόνο και ενέργεια για οποιονδήποτε σχεδιαστή συνάντησης όταν χρειάζεται να ερευνήσει τις τοπικές υπηρεσίες. Ορισμένες εταιρείες CVB προσφέρουν ακόμη και ηλεκτρονικά εργαλεία για τους σχεδιαστές να ζητούν πληροφορίες από συμμετέχοντα ξενοδοχεία και άλλες υπηρεσίες και χώρους.

Η CVB είναι υπεύθυνη για την προώθηση του τοπικού προορισμού και μπορεί γενικά να παρέχει πληροφορίες σχετικά με το ιστορικό και τα μοναδικά χαρακτηριστικά ενός προορισμού. Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων θα πρέπει να προσεγγίσουν το CVB και το προσωπικό του ως μία πηγή για λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τα τοπικά ταξίδια και τον τουρισμό.