Τι και πότε πρέπει να αναφέρετε;
Οι πρόσφατες αλλαγές στο νόμο απαιτούσαν από την 1η Ιανουαρίου 2015 όλες οι επιχειρήσεις κατασκευών και οι εργοδότες γενικά να αποστέλλουν και να θέτουν στη διάθεση όλων των εργαζομένων τις ακόλουθες πληροφορίες:
- Θάνατοι που σχετίζονται με την εργασία εντός 8 ωρών.
- Νοσοκομειακές επεμβάσεις που σχετίζονται με την εργασία, ακρωτηριασμοί και όλες οι απώλειες οφθαλμού εντός 24 ωρών.
- Καταγράψτε όλους τους τραυματισμούς από βελόνες και αιχμηρά αντικείμενα.
- Καταγράψτε όλες τις περιπτώσεις απώλειας ακοής με τυπική μετατόπιση κατωφλίου (STS).
- Καταγράψτε όλα τα MSDs.
- Κάθε περίπτωση που απαιτεί από έναν υπάλληλο να απομακρυνθεί ιατρικά σύμφωνα με τις απαιτήσεις ενός προτύπου υγείας OSHA
- Καταγράψτε όλες τις περιπτώσεις μετάδοσης της φυματίωσης.
Έτσι, τι ακριβώς είναι το αρχείο καταγραφής OSHA 300;
Το ημερολόγιο OSHA 300 είναι ένα έντυπο που χρησιμοποιείται από όλους τους εργοδότες, ανάλογα με την περίπτωση, για τη διατήρηση ενός ημερολογίου που συνοψίζει τους τραυματισμούς και τις ασθένειες των εργαζομένων. Το έγγραφο πρέπει να βρίσκεται σε θέση που να είναι ορατή σε όλους τους εργαζομένους και όπου διεξάγονται επιχειρήσεις ή επιχειρήσεις. Το έντυπο έχει τρία κύρια τμήματα: ταυτοποίηση, περιγραφή και ταξινόμηση.
Το πρώτο μέρος περιέχει το όνομα, τον αριθμό της υπόθεσης και τον τίτλο της θέσης εργασίας, η δεύτερη στήλη παρέχει περιγραφή του τόπου όπου συνέβη το περιστατικό, μαζί με την ημερομηνία και τη θέση του τραυματισμού, ενώ η τρίτη περιοχή περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον τύπο τραυματισμού, πόσες ημέρες θα περιοριστεί η εργασία.
Συμβουλές κατά τη διατήρηση του αρχείου καταγραφής
Είναι σημαντικό να διατηρήσετε το ημερολόγιο με ακριβείς και γεμάτες με έγκαιρες πληροφορίες. Ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές κατά την συμπλήρωση του ημερολογίου:
- Το ημερολόγιο πρέπει να διατηρηθεί σύμφωνα με τα ημερολογιακά έτη που δεν είναι φορολογικά.
- Οι πληροφορίες αποστέλλονται εντός επτά ημερών από την εμφάνιση μιας καταγεγραμμένης περίπτωσης.
- Διατηρήστε και διατηρήστε τα αρχεία καταγραφής OSHA 300 για πέντε χρόνια. Διαγράψτε ή προσθέστε περιπτώσεις, όπως είναι απαραίτητο, για να διατηρείτε τις πληροφορίες ενημερωμένες.
Οι εργοδότες πρέπει να τηρούν μητρώα τραυματισμών και ασθενειών για κάθε εγκατάσταση.
Όταν οι εργαζόμενοι δεν αναφέρουν ότι εργάζονται στην ίδια θέση καθημερινά, τότε τα αρχεία πρέπει να φυλάσσονται στον τόπο από τον οποίο καταβάλλονται ή στη βάση από την οποία λειτουργούν
- Τα έντυπα πρέπει να αποστέλλονται και να συντηρούνται από όλους τους εργοδότες, ακόμη και αν δεν σημειώθηκαν τραυματισμοί ή ασθένειες που μπορούν να εγγραφούν κατά τη διάρκεια του ημερολογιακού έτους
- Πρέπει να χρησιμοποιούνται ισοδύναμα έντυπα που παρέχονται από τον ασφαλιστικό οργανισμό, αλλά πρέπει να διατηρούν τις ίδιες πληροφορίες που απαιτούνται από το ημερολόγιο OSHA 300.
Ποιες φόρμες απαιτούνται εκτός από το αρχείο καταγραφής OSHA 300;
Τα παρακάτω έντυπα συμπληρώνονται και διατηρούνται ως μέρος της διαδικασίας καταγραφής OSHA 300:
- Το έντυπο OSHA 300 καταγράφει τραυματισμούς και ασθένειες που σχετίζονται με την εργασία .
- Έντυπο OSA 300A Περίληψη τραυματισμών και ασθενειών που σχετίζονται με την εργασία και
- την έκθεση περιστατικών τραυματισμού και ασθένειας (φόρμα OSHA 301).
Οφέλη από τη διατήρηση αρχείων
Αυτά τα αρχεία θα είναι ευεργετικά για κάθε κατασκευαστική δραστηριότητα, διότι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τους ακόλουθους σκοπούς:
- Οι αξιολογήσεις της ασφάλειας στο χώρο εργασίας μπορούν να αναλυθούν για τον προσδιορισμό των θεμάτων ασφαλείας
- Η περίληψη των συμβάντων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον εντοπισμό και την πρόληψη επαναλαμβανόμενων κινδύνων
- Χρησιμοποίησε τις πληροφορίες από το προηγούμενο έτος για να εστιάσει και να ενισχύσει τα μέτρα ασφαλείας γύρω από ορισμένες δραστηριότητες που ήταν μέρος των περιστατικών κατά τα προηγούμενα έτη
- Το αρχείο καταγραφής OSHA 300 μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο των εγγραφών κατά τη διάρκεια διεξαγόμενων ερευνών ή αξιώσεων.
Πότε πρέπει να δημοσιεύσω το αρχείο καταγραφής;
Το λογότυπο OSHA 300 Α πρέπει να αναρτάται κάθε χρόνο μέχρι την 1η Φεβρουαρίου του επόμενου έτους, συνοψίζοντας όλους τους τραυματισμούς από το προηγούμενο έτος. Το ημερολόγιο πρέπει να είναι ορατό από την 1η Φεβρουαρίου έως τις 30 Απριλίου.
Ωστόσο, είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι εάν ένας υπάλληλος ζητήσει ένα αντίγραφο για την αναφορά τραυματισμού του, ο εργοδότης υποχρεούται να του παράσχει ένα αντίγραφο του ημερολογίου OSHA 300 πριν από το τέλος της εργασίας την επόμενη ημέρα από την αίτηση. Το ημερολόγιο πρέπει επίσης να υπογράφεται από εκτελεστικό μέλος της εταιρείας ή εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο, το οποίο δηλώνει ότι οι πληροφορίες είναι ακριβείς και ακριβείς.
Παραπομπές και ποινές για μη τήρηση του αρχείου καταγραφής OSHA 300
Κατά τη διάρκεια μιας επιθεώρησης OSHA, το αρχείο καταγραφής 300 θα είναι κανονικά το πρώτο έγγραφο που θα σας ζητηθεί να παράσχετε. Είναι μια απαίτηση να παρουσιάσετε και να διατηρήσετε αυτό το αρχείο καταγραφής. Διαφορετικά, μπορεί να σας επιβληθεί πρόστιμο μέχρι $ 8.000 για κάθε έτος παραβίασης. Οι επιχειρήσεις και οι κατασκευαστικές βιομηχανίες μπορούν να αντιμετωπίσουν ποινές ύψους $ 1.000 για κάθε έτος που δεν καταφέρνουν να διατηρήσουν την φόρμα καταγραφής OSHA 300. Υπάρχει επίσης η πιθανότητα να εκδοθεί ξεχωριστή παραπομπή για κάθε έντυπο OSHA 301 που δεν συμπληρώθηκε πλήρως ή λανθασμένα.
Λίστα κοινών λαθών κατά την κατάργηση του αρχείου καταγραφής OSHA 300
Προσέχετε όταν κάνετε τους σχολιασμούς στο αρχείο καταγραφής και προσπαθήστε να αποφύγετε αυτά τα συνηθισμένα ζητήματα:
- Οι εργοδότες ενδέχεται να διαστρεβλώνουν τι είναι ένα εγγράψιμο συμβάν OSHA
- Σκέφτεστε ότι το ελαφρύ καθήκον δεν αποτελεί περιορισμό της εργασίας
- Η παράβλεψη της δήλωσης των εργαζομένων δεν είναι ακριβής ή δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως αναφορά
- Οι εργοδότες που δεν ανέφεραν τον τραυματισμό επειδή ο πληγέντος υπάλληλος δεν το ανέφερε εγκαίρως ή αμέσως
- Η ιατρική περίθαλψη είναι καταγεγραμμένη εκτός εάν εμπίπτει στην εξαίρεση των κανονισμών, μία από τις οποίες είναι η πρώτη βοήθεια
- Ξεχνώντας για να παρακολουθείτε την χαμένη ημέρα κατά τη διάρκεια μακροχρόνιων γεγονότων
Ποιος απαλλάσσεται από τη διατήρηση της φόρμας;
Στην πρώτη ενότητα του άρθρου μας εξηγήσαμε ότι δεν απαιτείται από όλες τις εταιρείες να διατηρούν τη φόρμα καταγραφής OSHA 300. Υπάρχουν ορισμένοι εργοδότες που απαλλάσσονται από την ομοσπονδιακή απαίτηση, συμπεριλαμβανομένης της απόσπασης 300 Α. Ο κατάλογος των απαλλαγμένων βιομηχανιών μπορεί να βρεθεί στον ιστότοπο του OSHA. Θυμηθείτε ότι το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας μπορεί ακόμη να επιλέξει τους απαλλασσόμενους εργοδότες να συμμετάσχουν σε μια ετήσια στατιστική έρευνα και πρέπει να επισκεφθείτε τον ιστότοπο του OSHA για τους πιο πρόσφατους κανονισμούς και απαιτήσεις σχετικά με την κατευθυντήρια γραμμή αναφοράς και τήρησης αρχείων.
Όλα τα έντυπα μπορούν να ληφθούν από τον ιστότοπο του OSHA καθώς και πληροφορίες σχετικά με τους πιο πρόσφατους κανονισμούς.