5 τρόποι για να μειώσετε τον χρόνο που ξοδεύετε την κατάθεση
Αλλά, δυστυχώς, το μίσος ή όχι, όταν τρέχετε μια μικρή επιχείρηση, η αρχειοθέτηση πρέπει να γίνει, ή σύντομα θα βρείτε το γραφείο σας που καταρρέει κάτω από το βάρος του συνόλου του χαρτιού που συνεχίζει να συσσωρεύεται. Τι πρέπει να κάνω;
Υπάρχουν δύο προσεγγίσεις για το πρόβλημα που μπορεί να βοηθήσει.
Μπορείτε να προσπαθήσετε να κάνετε το χρόνο σας αρχειοθετημένο όσο το δυνατόν πιο σύντομα (μια μέθοδος που σχεδόν τελειοποίησα εδώ και πολλά χρόνια στο γραφείο μου) ή να κάνετε τον χρόνο σας όσο το δυνατόν πιο διασκεδαστικό (κάτι που προσπαθώ να ολοκληρώσω). Ας δούμε τις συμβουλές για την περικοπή του χρόνου που αφιερώνετε στην αρχή.
Αποκόψτε και ανακυκλώστε όταν είναι δυνατόν
Η πρώτη ερώτηση σχετικά με κάθε κομμάτι χαρτιού που κοιτάζει προς εσάς που περιμένει να υποβληθεί είναι: "Πρέπει αυτό το έγγραφο να κατατεθεί;"
Πολλά από τα έγγραφα που έρχονται στο ταχυδρομείο μπορούν να μεταφερθούν απευθείας στον τεμαχιστή. Ποιο είναι το σημείο στην υποβολή διαφημίσεων ή ενημερωτικών επιστολών από άλλες εταιρείες, για παράδειγμα; Όταν ασχολείσαι με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, διαβάστε ένα κομμάτι αλληλογραφίας μία φορά, αποφασίστε αν θα το χρειαστείτε ένα χρόνο από τώρα και θα το αρχειοθετήσετε ή θα το διαγράψετε ανάλογα.
Οι πιθανότητες είναι καλές να καταθέτετε επίσης πολλά έντυπα αντίγραφα των εγγράφων που δεν χρειάζεται να αρχειοθετήσετε - και δεν πρέπει να εκτυπώνετε ακόμη και στην πρώτη θέση.
Δεν υπάρχει λόγος να υποβάλετε αντίγραφα χαρτιού τιμολογίων ή επιστολών, για παράδειγμα, εάν τα ηλεκτρονικά σας αρχεία είναι οργανωμένα και ακολουθείτε σωστές διαδικασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.
Όταν λοιπόν ασχολείστε με αυτό το σωρό αρχειοθέτησης, τεμαχίστε το "χαρτί που μπορείτε να ζήσετε χωρίς".
Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα αρχειοθέτησης που κάνει ευκολότερες τις άλλες εργασίες γραφείου, όχι δυσκολότερο.
Το μεγαλύτερο μέρος του εγγράφου που πρέπει να καταθέσω σχετίζεται με τη διαδικασία της επιχειρηματικής δραστηριότητας - και αυτά τα έγγραφα πρέπει να εγγραφούν στο λογιστικό σύστημα πριν γίνει οτιδήποτε άλλο μαζί τους.
Έτσι, αντί να λάβω την απόδειξη για μια κασέτα γραφίτη του εκτυπωτή και να την καταθέσω στο "Π" στο κύριο σύστημα αρχειοθέτησής μου, το αρχειοθετώ στο "πρώτο" μου σύστημα αρχειοθέτησης, μια σειρά φακέλων με ημερομηνία και μήνα.
Για παράδειγμα, εάν αγόρασα την κασέτα τόνερ τον Σεπτέμβριο του 2017, αυτό είναι το αρχείο που εισέρχεται μαζί με όλους τους υπόλοιπους λογαριασμούς, αποδείξεις και άλλα επιχειρηματικά έγγραφα που συνέβησαν εντός αυτού του μήνα. Έπειτα, είναι απλό να δουλεύετε μέσα από το φάκελο στο τέλος του μήνα και να κάνετε όλες τις λογιστικές εγγραφές που πρέπει να γίνουν (ή αν δεν το κάνετε μόνοι σας, να παραδώσετε τον μηνιαίο φάκελο στον λογιστή ή τον λογιστή σας) .
Σημειώστε ότι τρέχουμε μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών , όχι μια επιχείρηση λιανικής, οπότε καθόμαστε και εργάζομαι στους λογαριασμούς μία φορά το μήνα για μένα. Θα χρειαστεί να τροποποιήσετε την ιδέα του μηνιαίου φακέλου αναλόγως αν χρειάζεται να ενημερώνετε τους λογαριασμούς σας πιο συχνά.
Σκεφτείτε πριν από την αρχειοθέτηση
Τι θα συμβεί μετά τη χρήση των μηνιαίων φακέλων για να κάνω τη λογιστική; Τα έγγραφα πρέπει να μεταφερθούν στο "κύριο" σύστημα αρχειοθέτησης . Αλλά αντί να αρχειοθετώ κάθε έγγραφο ξεχωριστά ανάλογα με τον τίτλο του, αρχειοθετώ λογικά σύμφωνα με την ομάδα, μια διαδικασία αρχειοθέτησης βρίσκομαι πολύ πιο γρήγορα.
Ας ρίξουμε μια άλλη ματιά στο παράδειγμα της κασέτας γραφίτη του εκτυπωτή.
Αντί να καταθέσω αυτή την απόδειξη κάτω από το "P" για κασέτα γραφίτη εκτυπωτή, θα το έβαλα αυτό στο Office Consumables - Receipts, τον ίδιο τόπο που θα έγραφα έγγραφα όπως μια απόδειξη για μια συλλογή σημειώσεων μετά από αυτό ή μια απόδειξη για τον εκτυπωτή χαρτί. Αυτό όχι μόνο καθιστά την αρχειοθέτηση πιο γρήγορη, αλλά καθιστά πολύ πιο εύκολο να βρείτε τα έγγραφα αργότερα.
Χρησιμοποιήστε ολόκληρες λέξεις και φράσεις στις ετικέτες φακέλου αρχείων σας, όχι μόνο τα γράμματα
Δεν υπάρχει κανένας κανόνας που να λέει ότι περιορίζεστε μόνο σε μεμονωμένα γράμματα όταν δημιουργείτε τα τμήματα του συστήματος αρχειοθέτησής σας. Και αν το κάνετε, κάνετε την αρχειοθέτηση σας άσκοπα αργή και περίπλοκη. Προσαρμόστε το σύστημα αρχειοθέτησής σας, ώστε να μπορείτε να επωφεληθείτε από την κατάθεση από μια ομάδα και να βρείτε τη σωστή θέση για να τοποθετήσετε ένα έγγραφο πιο γρήγορα.
Για παράδειγμα, αντί να έχω μόνο ένα τμήμα του συστήματος αρχειοθέτησης μου με την ένδειξη "C", έχω επίσης μια ενότητα με την ετικέτα "Αρχεία Πελάτη".
Τα αρχεία στο "Αρχεία Πελάτη" οργανώνονται αλφαβητικά. Η ομορφιά της προσαρμογής του συστήματος αρχειοθέτησης με αυτόν τον τρόπο είναι ότι μπορεί πάντα να υποδιαιρεθεί περαιτέρω και να οργανωθεί αν χρειαστεί. Έτσι, ένας μεγάλος πελάτης θα μπορούσε να έχει έναν διαιρέτη συστήματος αρχείων που να φέρει την επωνυμία του με το όνομα του στο τμήμα "Αρχεία Πελάτη" για να διευκολύνει την εύρεση εγγράφων που σχετίζονται με αυτήν.
Σε αυτό το παράδειγμα, τότε οι ετικέτες στο σύστημα αρχειοθέτησης θα διαβάζουν "Β", "C", "Αρχεία Πελάτη", "Δ" ... Δείτε πόσο ευκολότερο γίνεται η κατάθεσή σας;
Μια άλλη άκρη αρχειοθέτησης για να επιταχύνετε την κατάθεσή σας: Μην ξεχάσετε να προσαρμόσετε το αλφάβητο επίσης. Αντί να έχετε μόνο ένα τμήμα "M", σημειώστε επίσης ένα "Mc".
Κρατήστε το "πρώτο" σύστημα αρχειοθέτησης σας κοντά και βολικό
Το άλλο μεγάλο πράγμα για τη χρήση ενός συστήματος αρχειοθέτησης δύο σταδίων, όπως αυτό που περιγράψαμε πιο πάνω, είναι ότι είναι πολύ πιο εύκολο να κρατήσετε το πρώτο στάδιο του συστήματος αρχειοθέτησής σας (τους μηνιαίους φακέλους) φυσικά κοντά στο χώρο εργασίας σας. Θα είναι πολύ πιο διατεθειμένοι να αρχειοθετήσουν τα χαρτιά αμέσως αντί να τους αφήσουν να συσσωρεύσουν αν έχετε ένα στενό, οργανωμένο μέρος για να τους καταθέσετε.
Έτσι τοποθετήστε τους τελευταίους, τρέχοντες και τους επόμενους μηνιαίους φακέλους σε μια θήκη ή χρησιμοποιήστε ένα αρχείο concertina και το βάλετε στο χέρι στο χώρο εργασίας σας. Ο κύριος όγκος του συστήματος αρχειοθέτησής σας (το "κύριο" σύστημα αρχειοθέτησης, όπως το ονομάσαμε παραπάνω, μπορεί να είναι ολόκληρο το δωμάτιο ή ακόμα και σε διαφορετικό δωμάτιο εξ ολοκλήρου, αλλά για λόγους εξοικονόμησης χρόνου , δεν θα πρέπει να σηκωθείτε κάνετε την πρώτη σας κατάθεση.
Πώς να κάνει την αρχειοθήκη διασκέδαση
Οι συμβουλές κατάθεσης που σας έδωσα μέχρι τώρα θα πρέπει να σας βοηθήσουν να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνετε και να αποφύγετε την κατάψυξη του εγκεφάλου. Αλλά τι γίνεται κάνοντας το χρόνο σας αρχειοθέτησης πιο διασκεδαστικό;
Στην πραγματικότητα, η μόνη στρατηγική που έχω καταλήξει εδώ είναι η άμεση δωροδοκία, ανταμείβοντας τον εαυτό μου με ένα μπισκότο αν αρχειοθετήσω για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Αυτό θα λειτουργήσει, αλλά μπορεί να οδηγήσει στην τοποθέτηση πολλών κιλών, αν έχετε πολλά να κάνετε.
Ή μπορείτε να ακολουθήσετε μια πιο καλλιτεχνική προσέγγιση, χρησιμοποιώντας όλα τα διαφορετικά χρώματα για τους φακέλους αρχείων σας και χρησιμοποιώντας ασυνήθιστες γραμματοσειρές ή καλλιγραφικά για τις ετικέτες. Είτε αυτό κάνει την κατάθεσή σας πιο διασκεδαστική, θα κάνει σίγουρα το κάνει πιο ελκυστικό.
Και ποιος ξέρει; Ίσως το γεγονός ότι η κατάθεσή σας είναι τόσο γρηγορότερη τώρα που είναι τόσο οργανωμένη θα κάνει πολύ πιο διασκεδαστικό να το κάνετε.