Τι Δημόσιοι Διοργανωτές Εκδηλώσεων μπορούν να μάθουν από την πόλη του Σικάγου
Οι οργανώσεις γειτονιάς σε πόλεις σε όλο το έθνος φιλοξενούν ειδικές δημόσιες και κοινοτικές εκδηλώσεις όπως υπαίθριες φεστιβάλ, εκθέσεις δρόμων και καρναβάλια. Πολλές από αυτές τις δημόσιες εκδηλώσεις -ιδίως οι επιτυχείς- γίνονται εκδηλώσεις και μερικές φορές ένα σημείο υπερηφάνειας για την κοινότητα φιλοξενίας. Ενώ υπάρχουν πτυχές σχεδιασμού και εκτέλεσης εκδηλώσεων που μοιράζονται σε όλους τους τύπους εκδηλώσεων από γάμους έως εταιρικά συνέδρια , οι δημόσιες εκδηλώσεις τείνουν να έχουν τις δικές τους ανάγκες και προκλήσεις. Ένας από αυτούς τους μοναδικούς παράγοντες σχεδιασμού δημόσιων εκδηλώσεων συνεργάζεται και λαμβάνει άδεια από κυβερνητικές υπηρεσίες.
Μερικές φορές ο καλύτερος τρόπος για να μάθετε είναι ακριβώς να πηδήσετε δεξιά. Άλλες φορές αξίζει να μαθαίνετε από τα διδάγματα και τις εμπειρίες των άλλων. Σε αυτή την περίπτωση, πρόκειται να μάθουμε από την πόλη του Σικάγου. Με εμπειρία 350 περίπου εκδηλώσεων σε όλο το Σικάγο, το Γραφείο Ειδικών Εκδηλώσεων του Δημάρχου δημιούργησε τον Οδηγό Ειδικών Εκδηλώσεων Εκδηλώσεων και το Πακέτο Αδειών Ειδικών Εκδηλώσεων , το οποίο περιλαμβάνει πρακτικές ιδέες που άλλες πόλεις και πόλεις μπορεί να επιθυμούν να ενσωματώσουν στις εκδηλώσεις της κοινότητας. Ακολουθούν οι κορυφαίες συμβουλές για το σχεδιασμό επιτυχημένων εκδηλώσεων της κοινότητας από τους ίδιους τους δασκάλους
01 - Έχετε μια τυπική διαδικασία υποβολής αιτήσεων
Στο Σικάγο, ο δημοτικός κώδικας απαιτεί από οργανισμούς που επιθυμούν να φιλοξενήσουν μια κοινοτική εκδήλωση να υποβάλουν επίσημη αίτηση που να συμφωνεί με συγκεκριμένες οδηγίες συμβάντων, όπως:
- Δεν επιτρέπεται η χρέωση για την είσοδο (καθορίστε ποσό δωρεάς)
- Οι προμηθευτές τροφίμων πρέπει να διαθέτουν άδεια και να διαθέτουν πιστοποίηση
- Οι πωλητές οινοπνευματωδών ποτών πρέπει να διαθέτουν άδεια (μόνο για μπίρα και κρασί)
- Οι προμηθευτές εμπορευμάτων πρέπει να διαθέτουν άδεια
- Η Υπηρεσία Διαμετακόμισης του Σικάγου πρέπει να ειδοποιηθεί
Έχοντας μια επίσημη διαδικασία υποβολής αιτήσεων για δημόσιες και κοινοτικές ειδικές εκδηλώσεις μπορεί να μειώσει τον φόρτο εργασίας και να εξορθολογίσει εγκρίσεις, γεγονός που κερδίζει για όλους.
02 - Απαιτείται άδεια ειδικού γεγονότος
Εκτός από τη διαδικασία υποβολής αίτησης για εκδήλωση, η πόλη του Σικάγου απαιτεί επίσης από τους διοργανωτές να υποβάλουν αίτηση ειδικής άδειας εκδήλωσης, η οποία φέρει τις δικές της απαιτήσεις, όπως:
- Η αίτηση πρέπει να υποβληθεί τουλάχιστον 45 ημέρες πριν από την εκδήλωση
- Οι αιτήσεις πρέπει να είναι συμβολαιογραφικές
- Οι διοργανωτές πρέπει να προσκομίσουν πιστοποιητικό ασφάλισης για 1 εκατομμύριο δολάρια σε εμπορική γενική ευθύνη που ονομάζει την πόλη του Σικάγου ως πρόσθετο ασφαλισμένο
Ενώ αρχικά μπορεί να φανεί ότι το Σικάγο δημιουργεί απλώς αρκετά γραφειοκρατικά στεφάνια για να περάσει από τα κοινά γεγονότα, χωρίς να καταστήσει τις εφαρμογές υπερβολικά δύσκολες, η πόλη έχει εξασφαλίσει ότι όλες οι δημόσιες εκδηλώσεις θα εκπληρώσουν τις απαιτήσεις τους - που αφορούν την ασφάλεια.
03 - Απαιτείται ένας χάρτης συμβάντων με εφαρμογή αδειοδότησης
Στο πλαίσιο μιας αίτησης ειδικής άδειας εκδήλωσης, οι διοργανωτές θα πρέπει να υποβάλουν έναν χάρτη συμβάντων που θα προσδιορίζει τις περιοχές κλεισίματος δρόμου και το σχέδιο αναδρομής. Θα πρέπει να εξετάσει τους δημόσιους χώρους στάθμευσης, την πρόσβαση στο δρόμο και τον χώρο φωτιάς. Οι πινακίδες και τα οδοφράγματα πρέπει να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις της πόλης και οι διοργανωτές πρέπει να λαμβάνουν απευθείας αυτές τις προμήθειες. Τα ακόλουθα στοιχεία εξετάζονται κατά την έκδοση της άδειας:
- Δημόσια ασφάλεια
- Η γειτνίαση ενός άλλου συμβάντος στην περιοχή την ίδια στιγμή
- Προηγούμενη έκδοση άδειας για άλλο συμβάν στον ίδιο χάρτη τοποθεσίας
04 - Απαιτούνται άδειες σκηνής και κουβούκλιο
Στο Σικάγο, σκηνές ή στέγαστρα που είναι μεγαλύτερα από 240 τετραγωνικά πόδια σε δημόσιες εκδηλώσεις απαιτούν άδειες από την πόλη. Εάν είναι μεγαλύτερα από 600 τετραγωνικά πόδια, τα σχέδια πρέπει να φέρουν σφραγίδα από έναν αρχιτέκτονα με άδεια ή από έναν κατασκευαστικό μηχανικό, ενώ πρέπει να υποβάλλονται σχέδια εξόδου και έκτακτης ανάγκης, συμπεριλαμβανομένων σημείων και φωτισμού. Αν το μέγεθος υπερβαίνει τα 4.000 τετραγωνικά πόδια, η αίτηση αδειοδότησης πρέπει να υποβληθεί από την εταιρεία που είναι υπεύθυνη για την ανέγερση της δομής. Αυτή η διαδικασία διασφαλίζει ότι τα μέτρα ασφαλείας λαμβάνονται σοβαρά υπόψη.
05 - Απαίτηση συνεργασιών με αξιωματούχους δημόσιας ασφάλειας
Οι ειδικές εκδηλώσεις στο Σικάγο πρέπει να περιλαμβάνουν τόσο την αστυνομία όσο και τις υπηρεσίες πυροπροστασίας. Οι διοργανωτές πρέπει να συναντηθούν με τον διοικητή της αστυνομίας (ή / και τον εκπρόσωπό του) για την αντιμετώπιση ζητημάτων όπως η λωρίδα κυκλοφορίας για τα οχήματα έκτακτης ανάγκης, τα σχέδια ασφάλειας και το καθορισμένο τμήμα διοίκησης στην εκδήλωση. Οι διοργανωτές θα πρέπει να ορίσουν ένα άτομο που θα ενεργεί ως σύνδεσμος προς την αστυνομική υπηρεσία, τις πυροσβεστικές υπηρεσίες, τα τμήματα των οδών και των εγκαταστάσεων υγιεινής, το γραφείο ειδικών εκδηλώσεων και άλλα. Θα βοηθήσει να έχετε ένα έμπειρο και έμπειρο άτομο στην ομάδα σας που θα λειτουργεί ως σημείο συντονισμού για όλα αυτά τα δημόσια τμήματα.
06 - Συμπληρώστε τον Πίνακα Ελέγχου Πυρασφάλειας
Οι διοργανωτές Φεστιβάλ και υπαίθριων εκδηλώσεων στο Σικάγο έχουν στη διάθεσή τους έναν κατάλογο ελέγχου και απαιτείται να πληρούν ορισμένες απαιτήσεις κώδικα πυρασφάλειας, όπως:
- Οι σκηνές πρέπει να είναι κατασκευασμένες από επιβραδυντικό πυρκαγιάς (απαιτείται πιστοποίηση)
- Απαιτούνται πυροσβεστήρες σε κάθε περίπτερο
- Οι προσωρινές σειρές καθισμάτων πρέπει να διαθέτουν 5 έως 14 άτομα (μέγιστη)
- Τα προσωρινά διαστήματα καθισμάτων πρέπει να είναι τουλάχιστον 36 ίντσες
- Τα εύφλεκτα υγρά δεν πρέπει να αποθηκεύονται σε οποιαδήποτε σκηνή, θόλο ή περίπτερο
- Τα σκουπίδια δεν επιτρέπεται να συσσωρεύονται
- Τα ηλεκτρικά καλώδια θα πρέπει να κολληθούν προς τα κάτω και συνιστώνται πολλαπλές έξοδοι
- Χρησιμοποιούνται λωρίδες πυρκαγιάς για οχήματα έκτακτης ανάγκης (λωρίδα φωτιάς 10 ποδιών)
- Τα βασικά μαθήματα CPR και πρώτων βοηθειών συνιστώνται για τα μέλη του προσωπικού
Οι έμπειροι ή νέοι υπεύθυνοι για τη διοργάνωση εκδηλώσεων κοινού εκτιμούν όλοι έναν καλό κατάλογο ελέγχου.
07 - Διασφάλιση Πρακτικών Ασφαλούς Διατροφής
Η πόλη του Σικάγου απαιτεί οι πωλητές να παρακολουθήσουν μια τάξη από το Υπουργείο Υγείας πριν υποβάλουν οποιεσδήποτε αιτήσεις. Επίσης, οι πωλητές πρέπει να αποκτήσουν Εκπαίδευση και Πιστοποίηση Καλοκαιρινής Αποκατάστασης (που προσφέρεται από τον Σύνδεσμο Εστιατορίων του Illinois). Ο υπάλληλος υγείας, ο οποίος καθορίζει εάν ένας πωλητής θα λάβει άδεια λειτουργίας, διατηρεί την εξουσία αναστολής οποιασδήποτε άδειας ανά πάσα στιγμή.
Η πόλη περιγράφει λεπτομερείς κανόνες για τα τρόφιμα, τα δοχεία, τις ετικέτες, την προστασία των τροφίμων, την προσωπική υγιεινή του προσωπικού, τον εξοπλισμό τροφίμων, τα απόβλητα, την κατασκευή περίπτερο και τοξικό υλικό. Επίσης απαιτεί από τους πωλητές να παρακολουθήσουν ένα υποχρεωτικό σεμινάριο απολύμανσης.
Σε σχετικό συμβάν σημειώσεων , οι άδειες πρέπει να παραληφθούν 20 ημέρες πριν από την εκδήλωση.
08 - Έχετε ένα σχέδιο για Συμβατικές Υπηρεσίες Πόλης
Οι δημόσιοι ή ιδιωτικοί εργολάβοι πρέπει να προσλαμβάνονται για μια σειρά υπηρεσιών, όπως η απόσπαση σημάτων στάθμευσης , η παροχή οδοστρωμάτων, η ρυμούλκηση, τα τύμπανα απορριμμάτων, τα τύμπανα ανακύκλωσης, οι επενδύσεις, η σκούπα, η συλλογή απορριμμάτων, οι ηλεκτρικές υπηρεσίες και / ή ο ηχητικός εξοπλισμός. Στο Σικάγο, το Τμήμα Οδών και Αποχέτευσης είναι διαθέσιμο για να παρέχει τέτοιες υπηρεσίες με ωριαία αμοιβή προγραμματισμένη βάσει εμπειρογνωμοσύνης.
Επίσης, απαιτείται πρόγραμμα ανακύκλωσης στο πλαίσιο του πακέτου ειδικής άδειας εκδήλωσης στο Σικάγο. Με την αύξηση της δημοτικότητας των πράσινων γεγονότων , αυτό δεν είναι κακή ιδέα!
09 - Απαίτηση των αδειών για ζώα
Εάν τα ζώα συμμετέχουν στην εκδήλωση με οποιονδήποτε τρόπο, η πόλη του Σικάγου απαιτεί ότι το όνομα ενός τοπικού κτηνιάτρου που θα παραστεί στην εκδήλωση θα πρέπει να υποβληθεί μαζί με την αίτηση εκδήλωσης. Αυτό το άτομο θα είναι υπεύθυνο για την πρόληψη ασθενειών ή τραυματισμένων ζώων. Επίσης, η Επιτροπή για τη Φροντίδα και τον Έλεγχο των Ζώων μπορεί να επιθεωρεί τα ζώα πριν από τη χρήση τους σε δημόσιες δραστηριότητες.
10 - Διαχείριση σημάτων συμβάντων και προώθησης
Οι διοργανωτές δημόσιων εκδηλώσεων στο Σικάγο έχουν την ευκαιρία να αποκτήσουν επιπλέον έκθεση σε εκδηλώσεις με πανό με ελαφρύ πόλο. Φυσικά, η πόλη διαχειρίζεται αυτά τα αιτήματα, απαιτώντας από τους διοργανωτές να ολοκληρώσουν μια αίτηση άδειας πανό που περιλαμβάνει ένα αντίγραφο των προτεινόμενων γραφικών πανό, την ημερομηνία του γεγονότος και οποιεσδήποτε άλλες σημαντικές πτυχές του αιτήματος. Το τμήμα δρόμων και αποχέτευσης διαχειρίζεται αυτούς τους τύπους αιτημάτων.