Όπως τα κτίρια και τα έπιπλα γραφείου, πολύτιμα χαρτιά μπορεί να καταστραφούν ή να καταστραφούν από πυρκαγιά ή άλλο κίνδυνο. Αυτά τα έγγραφα είναι σημαντικά, επομένως θα πρέπει να τα επαναφέρετε ή να τα αναπαραγάγετε.
Η αντικατάσταση αυτών των αντικειμένων μπορεί να είναι χρονοβόρα και δαπανηρή. Ευτυχώς, μπορείτε να προστατέψετε την επιχείρησή σας από αυτές τις δαπάνες, αγοράζοντας πολύτιμα χαρτιά και εγγύηση εγγραφών.
Έννοια των πολύτιμων εγγράφων
Η ακριβής έννοια των πολύτιμων εγγράφων και αρχείων μπορεί να ποικίλλει από μια πολιτική ιδιοκτησίας σε μια άλλη. Ορισμένες πολιτικές ορίζουν συγκεκριμένα αυτόν τον όρο. Ο ορισμός μπορεί να περιλαμβάνει γραπτά, τυπωμένα ή εγγεγραμμένα έγγραφα ή αρχεία, όπως βιβλία, χάρτες, ταινίες, σχέδια, έργα, υποθήκες και χειρόγραφα.
Άλλες πολιτικές παρέχουν μια ευρεία περιγραφή του όρου και όχι ενός ορισμού. Για παράδειγμα, η πολιτική ιδιοκτησίας ISO δηλώνει ότι τα πολύτιμα χαρτιά περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται σε, αντικείμενα όπως λογιστικά βιβλία, έργα, χειρόγραφα, περιλήψεις, σχέδια και συστήματα ευρετηρίου καρτών. Ανεξάρτητα από το πόσο πολύτιμα έγγραφα και αρχεία περιγράφονται στην πολιτική, αυτός ο όρος δεν προορίζεται να περιλαμβάνει χρήματα και τίτλους.
Τι καλύπτεται;
Σύμφωνα με πολλές πολιτικές εμπορικής ιδιοκτησίας , το κόστος αντικατάστασης ή επαναφοράς πληροφοριών σχετικά με πολύτιμα έγγραφα και αρχεία παρατίθεται στην ενότητα Ακίνητα που δεν καλύπτεται.
Παρόλα αυτά, οι δαπάνες αυτές μπορούν να καλυφθούν, τουλάχιστον σε κάποιο βαθμό, από ένα τμήμα με τίτλο Επέκταση κάλυψης.
Η κάλυψη πολύτιμων χαρτιών ισχύει για το κόστος αντικατάστασης ή επαναφοράς των χαμένων πληροφοριών σχετικά με τα αρχεία, ανεξάρτητα από το αν υπάρχουν αντίγραφα ή όχι. Για παράδειγμα, υποθέστε ότι θέλετε να επεκτείνετε μια αποθήκη που έχετε στην κατοχή σας.
Μπορείτε να προσλάβετε έναν αρχιτέκτονα για να παράγετε σχέδια τριών πιθανών διαμορφώσεων για το κτίριό σας. Τα σχέδια είναι στην κατοχή σας μόνο για μια εβδομάδα όταν καταστρέφονται από ένα ανεμοστρόβιλο. Ούτε εσείς ούτε ο αρχιτέκτονας έχετε αντίγραφα. Για να αντικαταστήσετε τα σχέδια, πρέπει να πληρώσετε τον αρχιτέκτονα για να τα αναδημιουργήσετε. Το κόστος αντικατάστασης των σχεδίων θα πρέπει να καλύπτεται από τα πολύτιμα χαρτιά και τα αρχεία σας.
Όταν ένα έγγραφο καταστρέφεται, ίσως μπορείτε να το αναδημιουργήσετε από άλλα έγγραφα που έχετε στη διάθεσή σας. Για παράδειγμα, υποθέστε ότι ο λογαριασμός σας έχει καταστραφεί από πυρκαγιά. Ευτυχώς, είστε σε θέση να ανακατασκευάσετε τα λογιστικά σας αρχεία χρησιμοποιώντας αρχεία πελατών και αρχεία πωλητών. Η πολύτιμη ασφάλιση εγγράφων και αρχείων σας θα πρέπει να καλύπτει το κόστος των κενών υλικών (ένα νέο λογιστικό βιβλίο) και το κόστος της εργασίας για την αναδημιουργία των λογιστικών δεδομένων.
Λάβετε υπόψη ότι πολλές πολιτικές ιδιοκτησίας δεν παρέχουν κάλυψη για όλα τα επικίνδυνα χαρτιά και αρχεία. Αντ 'αυτού, τα αρχεία αυτά καλύπτονται μόνο για τους κινδύνους που ονομάζονται. Παραδείγματα κινδύνων που καλύπτονται συνήθως περιλαμβάνουν πυρκαγιά, αστραπή, έκρηξη, καταιγίδα αιολικής ενέργειας, χαλάζι και καταβύθιση .
Ποιο όριο χρειάζεστε;
Η πολύτιμη κάλυψη των εγγράφων και των αρχείων υπόκειται σε ένα περιορισμένο επίπεδο.
Σε περίπτωση απώλειας, ο ασφαλιστής σας δεν θα πληρώσει περισσότερα από όσα επισημαίνονται στην πολιτική σας. Αυτός ο sublimit μπορεί να είναι τόσο χαμηλός όσο $ 2.500. Για να προστατέψετε την επιχείρησή σας από απώλειες, μπορεί να χρειαστεί να αγοράσετε επιπλέον κάλυψη.
Κατά την επιλογή ενός ορίου, εξετάστε τους τύπους εγγράφων που βρίσκονται σε κίνδυνο. Πόσο κοστίζει η αντικατάστασή τους; Θα χρειαστεί να προσλάβετε έκτακτο προσωπικό; Πόσες ώρες χρειάζεται για να αναπαραχθούν τα αρχεία; Θα χρειαστεί να λάβετε πρωτότυπα; Θα πρέπει να αναδημιουργηθεί η πρωτότυπη εργασία (όπως τα αρχιτεκτονικά σχέδια που αναφέρονται παραπάνω);
Έγκριση αξιόλογων εγγράφων
Εάν η πολιτική εμπορικής ιδιοκτησίας δεν καλύπτει πολύτιμα χαρτιά, αυτά τα στοιχεία μπορούν να ασφαλιστούν με μια θεώρηση . Η επικύρωση παρέχει γενικά την ίδια ή ακόμα και ευρύτερη κάλυψη από αυτή που περιλαμβάνεται σε μια τυπική πολιτική ιδιοκτησίας. Ορισμένες επικυρώσεις καλύπτουν πολύτιμες εφημερίδες με βάση το σύνολο των κινδύνων και όχι με την ονομασία κινδύνου.
Δηλαδή, καλύπτουν ζημιές σε καλυπτόμενα περιουσιακά στοιχεία λόγω οποιουδήποτε κινδύνου που δεν αποκλείεται ρητά.
Δεν υπάρχει κάλυψη για ηλεκτρονικά αρχεία
Οι περισσότερες πολιτικές (και οι εγκρίσεις) που καλύπτουν πολύτιμα χαρτιά δηλώνουν συγκεκριμένα ότι δεν υπάρχει κάλυψη για πολύτιμα έγγραφα που υπάρχουν ως ηλεκτρονικά δεδομένα . Με άλλα λόγια, τα ηλεκτρονικά έγγραφα δεν θεωρούνται πολύτιμα έγγραφα.
Πολλές επιχειρήσεις διατηρούν σημαντικά αρχεία σε ηλεκτρονική μορφή. Δυστυχώς, οι πολιτικές ιδιοκτησίας παρέχουν γενικά ελάχιστη κάλυψη για ζημιά στα ηλεκτρονικά δεδομένα . Μπορείτε να προστατέψετε την επιχείρησή σας από ζημιές που προκαλούν ζημιά στα ηλεκτρονικά σας αρχεία, αγοράζοντας κάλυψη ηλεκτρονικής επεξεργασίας δεδομένων .