Το γενικό βιβλίο είναι το συνοπτικό οικονομικό αρχείο για την επιχείρησή σας
Το γενικό βιβλίο είναι ένα πλήρες αρχείο όλων των οικονομικών συναλλαγών που έχουν γίνει κατά τη διάρκεια της ζωής της εταιρείας σας, όχι μόνο τον τελευταίο χρόνο ή τον προηγούμενο μήνα.
Γιατί η επιχείρησή σας χρειάζεται γενική εφημερίδα;
Το γενικό βιβλίο εξυπηρετεί διάφορες λειτουργίες στην οικονομική λειτουργία της επιχείρησής σας. Σκεφτείτε το ως ένα κουτάκι. Διαθέτει όλες τις οικονομικές πληροφορίες που θα χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε τις δηλώσεις εισοδήματός σας και τις αναφορές ισολογισμού. Χρησιμοποιείται για την κατάρτιση οικονομικών καταστάσεων , για έρευνα σε συνθήκες εκτός ισορροπίας και για εσωτερικούς και εξωτερικούς ελέγχους. Περιλαμβάνει λογιστικά στοιχεία ενεργητικού, παθητικού , ιδίων κεφαλαίων , εσόδων και εξόδων.
Οι δανειστές θα ζητούν πάντα μια ποικιλία από τα οικονομικά σας αρχεία εάν η επιχείρησή σας υποβάλλει αίτηση για δάνειο. Το γενικό σας ημερολόγιο μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε και να εντοπίσετε αμέσως τις πληροφορίες που χρειάζεστε.
Η Γενική Λογαριασμός εναντίον της Γενικής Εφημερίδας
Μη συγχέετε τη γενική εφημερίδα με το γενικό σας περιοδικό. Το τελευταίο είναι μόνο ένα χρονολογικό αρχείο συναλλαγών, ενώ το γενικό μητρώο οργανώνεται από λογαριασμούς και μπορεί να εμφανίσει το υπόλοιπο του λογαριασμού μετά από κάθε απόσπαση.
Οι επιχειρήσεις συνήθως εισάγουν μεγάλο μέρος των δεδομένων των χρηματοοικονομικών συναλλαγών τους σε διάφορα λογιστικά περιοδικά σε καθημερινή βάση. Όταν πραγματοποιείται μια χρηματοοικονομική συναλλαγή και παράγεται ένα έγγραφο προέλευσης , η συναλλαγή καταχωρείται στο γενικό περιοδικό.
Οι συναλλαγές παρατίθενται με χρονολογική σειρά. Η ημερομηνία, το ποσό, οι λογαριασμοί που επηρεάζονται και η κατεύθυνση στην οποία επηρεάζονται οι λογαριασμοί σημειώνονται όλα.
Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι χρεώσεις και οι πιστώσεις παραμένουν σε ισορροπία όταν σημειώνετε κάθε συναλλαγή.
Ειδικά περιοδικά
Η εταιρεία σας μπορεί επίσης να διαθέτει ένα ευρύ φάσμα ειδικών περιοδικών. Ορισμένες από τις συνηθέστερες από αυτές περιλαμβάνουν τα περιοδικά πωλήσεων, τα περιοδικά ταμειακών εισπράξεων και τα περιοδικά εκταμιεύσεων μετρητών . Ο αριθμός και τα είδη ειδικών περιοδικών που διατηρεί μια επιχείρηση είναι προσωπική απόφαση. Αυτά τα περιοδικά παράγονται συνήθως κατά την εισαγωγή των οικονομικών σας συναλλαγών στον υπολογιστή, εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα.
Το γενικό βιβλίο παρουσιάζει όλες τις συνοπτικές πληροφορίες για τις οικονομικές συναλλαγές της εταιρείας σας από το γενικό περιοδικό και τα ειδικά περιοδικά.
Πώς λειτουργούν οι καταχωρήσεις περιοδικών
Το γενικό βιβλίο καταρτίζεται με τη μεταφορά των εισερχόμενων ημερολογίων των οικονομικών συναλλαγών μιας εταιρίας από τα λογιστικά της περιοδικά στο γενικό μητρώο. Κάθε χρηματοοικονομική συναλλαγή έχει ένα έγγραφο προέλευσης, όπως ένα τιμολόγιο ή μια ακυρωμένη επιταγή, καθώς και μια καταχώριση σε περιοδικό , που συνήθως βρίσκεται στο γενικό περιοδικό, στα ειδικά περιοδικά σας ή και στα δύο.
Ο ρόλος του Λογαριασμού σας
Οι λογαριασμοί γενικού μητρώου βασίζονται στο λογιστικό σχέδιο για τη μικρή επιχείρησή σας. Αυτό το διάγραμμα παρουσιάζει τους κύριους λογαριασμούς που εμφανίζονται στις οικονομικές καταστάσεις σας .
Ανάλογα με το μέγεθος και την πολυπλοκότητα της επιχείρησής σας, το γράφημά σας μπορεί κυριολεκτικά να αποτελείται από εκατοντάδες λογαριασμούς, συμπεριλαμβανομένων εκείνων για τα κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία, τα πάγια περιουσιακά στοιχεία , τις βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις, τις μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις, τους λογαριασμούς ιδίων κεφαλαίων , τα έσοδα από πωλήσεις, και τις απώλειες.
Ένα απλό παράδειγμα εγγραφής γενικού βιβλίου
Ας υποθέσουμε ότι έχετε μόλις ανοίξει τις πόρτες σας για επιχειρήσεις που σχεδιάζουν ιστοσελίδες για άλλες επιχειρήσεις. Η λειτουργία σας απαιτεί να διατηρείτε ένα αρκετά εκτεταμένο σύστημα ηλεκτρονικών υπολογιστών που θα σας επαναφέρει 10.000 δολάρια.
Καταχωρίστε την ημερομηνία της συναλλαγής στην πρώτη στήλη στα αριστερά του γενικού μητρώου και σημειώστε την καταχώριση του ημερολογίου για το σύστημα υπολογιστή στην επόμενη στήλη. Η τρίτη και τέταρτη στήλη είναι αφιερωμένες σε χρεωστικά ποσά και ποσά πίστωσης.
Λάβετε υπόψη ότι τα ποσά χρέωσης και πίστωσης φαίνονται αντίθετα στην επιφάνεια.
Τα στοιχεία ενεργητικού, τα οποία συνιστούν συνάλλαγμα, έχουν χρεωστικό υπόλοιπο, επομένως θα εισάγετε την τιμή των 10.000 $ ως χρεωστικό ποσό. Αν εξαντλήσατε άλλα περιουσιακά στοιχεία, όπως τα μετρητά, για να βγείτε με τα 10.000 δολάρια ή αν προσθέσατε την ευθύνη με το δάνειο για την αγορά του συστήματος, αυτές οι συναλλαγές είναι πιστώσεις. Ως εκ τούτου, θα εισαγάγετε τους αντίστοιχους αριθμούς στην τέταρτη στήλη.
Το Microsoft Business Systems προσφέρει μια πολύ πιο ολοκληρωμένη ανάλυση για πολλές στήλες για να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τις συναλλαγές. Σε καμία περίπτωση δεν περιορίζεστε σε τέσσερα.
Ένα Τελικό Λόγο Σχετικά με τις Καταχωρήσεις Γενικού Καθηγητή
Οι συναλλαγές θα πρέπει να καταχωρούνται στα κατάλληλα περιοδικά τους και στη συνέχεια να συνοψίζονται και να εγγράφονται στο γενικό βιβλίο μία φορά το μήνα. Θα πρέπει να υπάρχει ξεχωριστή σελίδα για κάθε λογαριασμό.