Σχέδιο αποκατάστασης καταστροφών: Γρήγορη και απλή
Ο προγραμματισμός αποκατάστασης καταστροφών είναι η διαδικασία δημιουργίας ενός εγγράφου που περιγράφει λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο η επιχείρησή σας θα ανακάμψει από ένα καταστροφικό γεγονός. Όλες οι επιχειρήσεις χρειάζονται ένα σχέδιο αποκατάστασης καταστροφών, αλλά λίγες επιχειρήσεις έχουν το χρόνο να γράψουν ένα λεπτομερές και ολοκληρωμένο σχέδιο.
Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι και είδη καταστροφικών γεγονότων. Θα επικεντρωθούμε στη δημιουργία ενός σχεδίου αποκατάστασης καταστροφών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αν χάσετε το γραφείο σας, αλλά όχι στις παραγωγικές δυνατότητες της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, πυρκαγιά καταστρέφει τα γραφεία, αλλά όχι το εργοστάσιο.
01 - Κατάλογος εργασιών
Το πρώτο βήμα στη δημιουργία ενός σχεδίου αποκατάστασης καταστροφών είναι να δημιουργηθεί μια λίστα με όλες τις εργασίες γραφείου που θα έπρεπε να μεταφερθούν σε μια εναλλακτική τοποθεσία, ώστε η επιχείρηση να συνεχίσει να τρέχει. Σημειώστε κάθε εργασία με ένα αστέρι (ή αστερίσκο) που θα θεωρούσατε κρίσιμο αν βρίσκεστε σε κατάσταση αποκατάστασης καταστροφών. Με άλλα λόγια, ποιες θέσεις εργασίας χρειάζεστε και λειτουργείτε το συντομότερο δυνατό. Για παράδειγμα, εκπρόσωποι εξυπηρέτησης πελατών και λογιστικό προσωπικό θα πρέπει να χαρακτηρίζονται ως κρίσιμοι, ενώ οι τηλεπωλήσεις ατόμων που πραγματοποιούν εξερχόμενες πωλήσεις κλήσεων δεν πρέπει.
02 - Απαραίτητο εξοπλισμό γραφείου
Για κάθε υπάλληλο, απαριθμήστε μόνο τον απαραίτητο εξοπλισμό γραφείου και τα έπιπλα που χρειάζονται για να εκτελέσουν τη δουλειά τους. Θυμηθείτε, σε περίπτωση καταστροφής, ο χώρος, ο χρόνος και τα χρήματα θα είναι με ένα ασφάλιστρο. Επικεντρωθείτε στα πραγματικά απαραίτητα στοιχεία και όχι σε όλα τα στοιχεία που χρησιμοποιούν αυτή τη στιγμή. Η λίστα αποκατάστασης καταστροφών μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής:
Γραφείο και καρέκλα
Υπολογιστή
Λογισμικό Ηλεκτρονικών Υπολογιστών
Τηλέφωνο
Αριθμομηχανή
Ταμειακή μηχανή
03 - Κατάλογος εξοπλισμού υποστήριξης
Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά στο βασικό εξοπλισμό γραφείου που χρησιμοποιείται πίσω από τα σκηνικά. Το τηλέφωνο στο γραφείο των αντιπροσώπων εξυπηρέτησης πρέπει να συνδεθεί με κάτι. Οι υπολογιστές στο γραφείο πρέπει να συνδεθούν με κάποιο είδος διακομιστή ή εφαρμογή που επιτρέπει την παραλαβή των παραγγελιών, την αποστολή των υλικών, τις υπηρεσίες που εκτελούνται, την αποστολή τιμολογίων και την πληρωμή πληρωμών. Περπατήστε στο γραφείο σας και θα δείτε τα πράγματα που συνδέουν την επιχείρησή σας μαζί.
Η λίστα αποκατάστασης καταστροφών μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:
Διακομιστές
Λογισμικό διακομιστή
Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων
Επιχειρησιακό τηλεφωνικό σύστημα
Γραφείο ασφαλείας
Καθημερινά ξεκινήσετε χρήματα με συρτάρια μετρητών
04 - Αναπληρωματικό Χώρο Γραφείου
Τώρα που έχετε μια λίστα με ανθρώπους, έπιπλα και εξοπλισμό, θα χρειαστείτε ένα φυσικό μέρος για να τα τοποθετήσετε. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να νοικιάσετε χώρους γραφείων και να το αφήσετε κενό. Αυτό που σημαίνει σημαίνει ότι πρέπει να έχετε ήδη ερευνήσει αρκετές εναλλακτικές θέσεις για να μεταφέρετε το γραφείο σας σε περίπτωση καταστροφής.
Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει κάποια ή όλα τα παρακάτω:
Τοπικός κτηματομεσίτης με μια λίστα διαθέσιμων κενών γραφείων
Συμφωνία με μια γειτονική επιχείρηση για να μοιράζονται χώρους γραφείων σε περίπτωση καταστροφής μιας καταστροφής
Μετακόμιση εντός της επιχείρησής σας (δηλ. Σε άδειο τμήμα της αποθήκης)
Αφήστε τους υπαλλήλους να τηλεμεταφέρουν για να εργαστούν έως ότου αποκατασταθεί το γραφείο
05 - Ασφάλιση και Προϋπολογισμός
Ασφάλεια και Προϋπολογισμός. Peter Dazeley Προϋπολογισμός
Αφού αποφασίσετε πού να τοποθετήσετε τους ανθρώπους, θα πρέπει να αρχίσετε να τους αγοράζετε τα πράγματα που χρειάζονται για να κάνουν τις δουλειές τους. Από τη λίστα "Απαραίτητο εξοπλισμό γραφείου" που δημιουργήσατε προηγουμένως, ξεκινήστε να υπολογίζετε πόσο κοστίζει κάθε κομμάτι για αγορά ή μίσθωση. Ο χρόνος που δαπανάται μπροστά σε αυτή την εργασία θα ξυρίσει τις ημέρες της διαδικασίας αποκατάστασης, επειδή θα είστε σε θέση να παράσχετε έναν κατάλογο στον ασφαλιστικό σας πράκτορα ακριβώς για αυτό που χρειάζεστε. Θα έχετε τον έλεγχο νωρίτερα και στη συνέχεια μπορείτε να αρχίσετε να αγοράζετε έπιπλα και εξοπλισμό αμέσως.
06 - Μοιραστείτε και Αποθηκεύστε το στο εξωτερικό
Το καλύτερο σχέδιο αποκατάστασης καταστροφών δεν θα σας κάνει κανένα καλό αν καίγεται στη φωτιά ή κανείς δεν μπορεί να το βρει. Η καλύτερη στρατηγική είναι να το μοιραστείτε με τουλάχιστον ένα άλλο άτομο στην επιχείρησή σας και βεβαιωθείτε ότι τουλάχιστον ένα αντίγραφο αποθηκεύεται εκτός τόπου. Αφού είστε βέβαιοι ότι όλοι οι εργαζόμενοί σας είναι ασφαλείς και υγιείς, αυτό πρέπει να είναι το πρώτο πράγμα που φτάνετε μετά από μια καταστροφή που χτυπά την επιχείρησή σας. Οι πιθανότητες στοιβάζονται εναντίον σας και ο χρόνος δεν είναι στο πλευρό σας. Ένα σχέδιο αποκατάστασης καταστροφών μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ πτώχευσης και επιβίωσης της επιχείρησής σας.