Πώς να καλέσετε επαγγελματικά τον καλούντα σε αναμονή

Επιχειρηματική εθιμοτυπία τηλεφωνικών τεχνικών

Το τελευταίο πράγμα που θέλει ένας ακροατής να ακούσει μέσω τηλεφώνου είναι ότι πρόκειται να τεθεί σε αναμονή. Όταν ένας καλών είναι σε αναμονή, τα 60 δευτερόλεπτα μοιάζουν με μια αιωνιότητα. Ένας τρόπος για να σπάσετε αυτή την αντίληψη για ένα παράλογο χρονικό διάστημα σε αναμονή είναι να προγραμματίσετε το τηλεφωνικό σας σύστημα για να παίξετε μουσική ή / και ενημερωτικά μηνύματα για την εταιρεία σας ενώ ο καλών περιμένει στη γραμμή για εσάς.

7 στο Hold Do's

1. Καλωσορίστε ευγενικά τον καλούντα ή χρησιμοποιήστε το τυπικό χαιρετισμό της επιχείρησής σας (δηλ. "Σας ευχαριστούμε για την κλήση, αυτό είναι ο Jim Bucki, πώς μπορώ να σας βοηθήσω;").

1. Περιμένετε για μια παύση στη συζήτηση για να τους πείτε ότι πρόκειται να τις θέσετε σε αναμονή.
2. Εξηγήστε τον λόγο για τον τερματισμό τους.
3. Πείτε τους ότι θα επιστρέψετε στην κλήση τους σε ένα λεπτό.
4. Ζητήστε συγνώμη για την ταλαιπωρία ή ευχαριστήστε τον καλούντα για την κράτηση όταν επιστρέψετε στον καλούντα.
5. Πάρτε τον αριθμό τηλεφώνου του ατόμου και να τον καλέσετε ξανά εάν θα είστε περισσότερο από 60 δευτερόλεπτα μακριά. από το τηλέφωνο ή θα πρέπει να τεθεί εκ νέου σε αναμονή.
6. Χρησιμοποιήστε συχνά το όνομα του καλούντος για να προσθέσετε μια προσωπική σύνδεση στον καλούντα.

5 σε αναμονή

1. Μην διακόψετε την κλήση για να την θέσετε σε αναμονή.
2. Μην τα αφήνετε σε αναμονή για περισσότερο από ένα λεπτό.
3. Μην τις θέτετε σε αναμονή πολλές φορές σε μία κλήση.
4. Μην τους κάνετε να σας καλέσουν πίσω. τα καλείτε πίσω.
5. Μην είστε αγενής - δεν έχει σημασία πόσο τρελός μπορεί να είναι ένας πελάτης.

2 δείγματα μολύβδου για να θέσετε τον καλούντα σε αναμονή

1. "Κύριε Σμιθ, μπορείτε να παραμείνετε παρακαλώ ενώ θα ανακτήσω το αρχείο σας;" {παύση για μια απάντηση} "Σας ευχαριστώ. Θα επιστρέψω σε ένα λεπτό". {caller on hold} "Σας ευχαριστώ για τον κ. Smith που μπορώ τώρα να σας βοηθήσω ..."

1. "Κυρία Jones, θα ελέγξω αν ο κ. Johnson είναι διαθέσιμος για να πάρει την κλήση σας. Μπορείτε να παραμείνετε παρακαλώ για ένα λεπτό;" {Παύση για μια απάντηση} "Σας ευχαριστώ. Θα επιστρέψω αμέσως". {caller on hold} "Λυπάμαι για την ενόχληση, ο κ. Johnson δεν είναι διαθέσιμος τώρα, μπορεί να σας ζητήσει να σας τηλεφωνήσει;

Πρέπει να τερματίσετε την κλήση;

Αφού σηκώσετε το τηλέφωνο, υπάρχουν αρκετοί λόγοι που ίσως χρειαστεί να τερματίσετε επαγγελματικά ένα τηλεφώνημα.

Το πιο συνηθισμένο είναι ο "μακρύς τύμβος" που καταναλώνει το χρόνο σας. Ένας άλλος λόγος, αλλά λιγότερο συχνός είναι ο καλών που χρησιμοποιεί καταχρηστική, απειλητική ή χυδαία γλώσσα. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να συμβουλευτείτε την πολιτική και τις διαδικασίες της εταιρείας σας σχετικά με τον τρόπο χειρισμού αυτής της κατάστασης, προκειμένου να αποφύγετε τυχόν νομικές επιπτώσεις. Μάθετε τρόπους για να τερματίσετε ένα τηλεφώνημα επαγγελματικά, εδώ.

Σχετικά Άρθρα

• Δείγμα εσωτερικών χαιρετισμών φωνητικού ταχυδρομείου για το τηλέφωνο του γραφείου σας
• Δείγμα χαιρετισμούς φωνητικού ταχυδρομείου για το τηλέφωνο επιχείρησής σας
• Βασικές συμβουλές για εθιμοτυπία τηλεφώνου επιχειρήσεων