Βήματα για την προετοιμασία της δοκιμαστικής ισορροπίας
Καταχωρίστε κάθε λογαριασμό ανοιχτού βιβλίου στο λογαριασμό λογαριασμού σας ανά αριθμό λογαριασμού . Ο αριθμός λογαριασμού πρέπει να είναι ο τετραψήφιος αριθμός που έχει αντιστοιχιστεί στο λογαριασμό κατά την εγκατάσταση του λογαριασμού λογαριασμού. Καταχωρίστε τις συνολικές σας χρεώσεις και πιστώσεις από κάθε λογαριασμό γενικού μητρώου. Θα πρέπει να έχετε ένα τραπέζι με τέσσερις στήλες. Οι στήλες πρέπει να είναι ο αριθμός λογαριασμού, το όνομα του λογαριασμού, η χρέωση και η πίστωση.
Για κάθε λογαριασμό ανοιχτού βιβλίου, ολικές χρεώσεις και πιστώσεις για τη λογιστική περίοδο για την οποία εκτελείτε το υπόλοιπο της δοκιμής. Καταγράψτε τα σύνολα για κάθε λογαριασμό στην κατάλληλη στήλη. Εάν οι χρεώσεις και οι πιστώσεις δεν είναι ίσες, τότε υπάρχει ένα σφάλμα στους λογαριασμούς του γενικού μητρώου. Η εκτέλεση δοκιμαστικού ισοζυγίου σε τακτική βάση, τουλάχιστον μία φορά το μήνα, σας βοηθά να εντοπίσετε τυχόν προβλήματα γρήγορα και εύκολα και να τα διορθώσετε αμέσως μόλις προκύψουν. Η προετοιμασία του ισοζυγίου δοκιμής θα πρέπει να συνδέεται με τον κύκλο χρέωσης της εταιρείας.
Μην προετοιμάζετε ακόμα εισόδους ρύθμισης . Το υπόλοιπο δοκιμής προετοιμάζεται προτού προβείτε σε ρυθμίσεις προσαρμογής. Το αρχικό ισοζύγιο δοκιμών είναι έτοιμο για την ανίχνευση τυχόν μαθηματικών σφαλμάτων προτού προβείτε σε προσαρμογές ή αρχίσετε να κλείνετε τα βιβλία σας για τη λογιστική περίοδο.
Αν διαπιστώσετε ότι έχετε ένα μη ισορροπημένο ισοζύγιο δοκιμών, με άλλα λόγια, οι χρεώσεις δεν ισούνται με τις πιστώσεις, τότε έχετε σφάλμα στη λογιστική διαδικασία. Το σφάλμα αυτό πρέπει να βρεθεί και να διορθωθεί.
Το πρώτο βήμα για να βρείτε ένα λάθος είναι να προσθέσετε ξανά τις στήλες πίστωσης και χρέωσης για να ελέγξετε τα μαθηματικά σας. Εάν εξακολουθούν να μην προσθέτουν, τότε αφαιρέστε τη μικρότερη στήλη από τα μεγαλύτερα και αναζητήστε το ποσό που λείπει στη μικρότερη στήλη. Εάν το βρείτε, έχετε βρει το λάθος σας.
Υπάρχουν και άλλες τυπικές τεχνικές για την ανίχνευση ενός σφάλματος σε μια δοκιμαστική ισορροπία. Εάν οι χρεώσεις και οι πιστώσεις δεν είναι ίσες, δείτε αν ο αριθμός 2 χωρίζεται εξίσου στη διαφορά. Εάν συμβαίνει, αναζητήστε έναν λογαριασμό, αναζητήστε λάθος λογαριασμό στη στήλη με το μεγαλύτερο σύνολο που ισούται με το ήμισυ της διαφοράς. Αν βρείτε αυτό, έχετε βρει το λάθος σας.
Μια άλλη τεχνική είναι να χρησιμοποιήσετε τον αριθμό 9 για να βρείτε ένα σφάλμα μεταφοράς. Εάν ο αριθμός 9 χωρίζεται ομοιόμορφα στη διαφορά μεταξύ πιστώσεων και χρεώσεων, έχετε σφάλμα μεταφοράς. Πηγαίνετε πίσω από τις καταχωρίσεις πίστωσης και χρέωσης για να προσπαθήσετε να βρείτε το σφάλμα μεταφοράς.
Παραδείγματα άλλων σφαλμάτων που θα μπορούσαν να εξισορροπήσουν το υπόλοιπο της δοκιμής είναι:
- Δεν περιλαμβάνεται λογαριασμός λογαριασμού στον υπολογισμό του υπολοίπου δοκιμής
- Δημιουργία σφάλματος σε μια σύνθετη εγγραφή περιοδικού
- Τοποθετώντας τους λάθος λογαριασμούς του βιβλίου στη στήλη ζυγοστάθμισης
- Υπολογίζοντας λανθασμένα τα ποσά του λογαριασμού του βιβλίου
- Καταχώριση καταχώρησης λογιστικού ημερολογίου σε λάθος λογαριασμό γενικού μητρώου
Πρόσθετες εκτιμήσεις
Αν αποτύχετε να δημιουργήσετε μια καταχώριση σε ημερήσια βάση, δεν θα εμφανιστεί ως σφάλμα στο υπόλοιπο δοκιμής.
Εάν καταγράψετε μια οικονομική συναλλαγή σε έναν εσφαλμένο λογαριασμό, δεν θα εμφανιστεί ως σφάλμα στο υπόλοιπο της δοκιμής.
Εάν μεταφέρετε τον αριθμό στη χρεωστική στήλη με τον αριθμό στη στήλη πίστωσης, δεν θα εμφανιστεί στο υπόλοιπο της δοκιμής.
Εάν δεν καταχωρίσετε μια εισήγηση λογιστικού ημερολογίου στο ημερολόγιο του ημερολογίου, δεν θα εμφανιστεί στη δοκιμαστική ισορροπία.