Να πάρει τα αρχεία δωρητών σας στη σειρά
Πότε γνωρίζετε πότε έφτασε η ώρα και τι κάνετε; Αρκετοί μη κερδοσκοπικοί επαγγελματίες έδωσαν αυτές τις απαντήσεις όταν τους ζήτησα να ολοκληρώσουν αυτή τη φράση: "Ήξερα ότι ήρθε η ώρα να αποκτήσω ένα νέο σύστημα διαχείρισης χορηγών όταν ..."
- Αυτό που είχαμε δεν μπορούσε να αναφέρει τα δεδομένα με τους τρόπους που χρειαζόμασταν.
- Ο σκύλος έφαγε τις κάρτες μου.
- Ήθελα να μάθω κάτι για τους δωρητές μου και χρειάστηκε ένα παράλογο ποσό προσωπικού για να βρούμε την απάντηση.
- Το τελευταίο "σύστημα" άφησε μαζί του στο κεφάλι τους.
- Το μόνο άτομο που είχε ιδέα πώς να χρησιμοποιήσει το σύστημα (μια παλιά βάση δεδομένων της Access) αποσύρθηκε.
- Ο υπολογιστής ενός εθελοντή συνετρίβη και χάσαμε τα πάντα.
Οι λόγοι αυτοί είναι αληθινοί για την μη κερδοσκοπική σας εταιρεία;
Η απόφαση ότι χρειάζεστε ένα νέο σύστημα είναι, ωστόσο, το εύκολο κομμάτι. Υπάρχει ένας κόσμος σύγχυσης πληροφοριών σχετικά με τα ανταγωνιστικά συστήματα εκεί έξω και δεν υπάρχει εύκολος τρόπος να τα βάλουμε μαζί.
Επέστρεψα στην "Αναφορές καταναλωτών" της μη κερδοσκοπικής τεχνολογίας για να βρω τις απαντήσεις. Το Idealware είναι ένα μη κερδοσκοπικό οργανισμό που βοηθά τους άλλους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς να λαμβάνουν έξυπνες αποφάσεις λογισμικού, πραγματοποιώντας αμερόληπτη έρευνα και στη συνέχεια μεταφράζοντάς τους σε εύκολες στην κατανόηση αναφορές, άρθρα και εκπαίδευση.
Ο Andrea Berry, Διευθυντής Συνεργασιών και Μάθησης στο Idealware, προτείνει αυτά τα βήματα για την επιλογή ενός νέου συστήματος διαχείρισης χορηγών.
Μάθετε εάν χρειάζεστε πραγματικά ένα νέο σύστημα.
Berry λέει για να αρχίσει με την αξιολόγηση γιατί δεν σας αρέσει το σύστημά σας. Το πρόβλημα μπορεί να μην είναι αυτό που νομίζετε και δεν είναι εύκολο να αλλάξετε το λογισμικό. Χρειάζεται χρόνος, προσπάθεια και χρήματα.
Ο Berry είπε: "Δεν υπάρχει σύστημα αστραγάλων σφαίρας εκεί έξω, οπότε βεβαιωθείτε ότι το σημερινό σας σύστημα είναι πραγματικά ανεπαρκές.
Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να μάθετε περισσότερα για το σύστημα που έχετε, αντί να αλλάξετε εντελώς ένα καινούργιο σύστημα. "
Ο καιρός να προσδιοριστεί ποιο είναι το πρόβλημα. Θα μπορούσε να είναι ένα από τα ακόλουθα;
- Χρειάζεστε περισσότερη εκπαίδευση. Ίσως το τρέχον σύστημά σας να έχει χαρακτηριστικά που δεν καταλαβαίνετε ή δεν γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιήσετε. Ρωτήστε τον προμηθευτή σας εάν υπάρχουν επιλογές κατάρτισης, όπως τα βίντεο ή οι ηλεκτρονικοί πόροι, στους οποίους μπορείτε να έχετε πρόσβαση.
- Χρειάζεστε περισσότερη υποστήριξη. Ποιες είναι οι επιλογές υποστήριξης για το τρέχον σύστημα; Υπάρχει διαθέσιμη και προσιτή υποστήριξη; Ο πωλητής κατανοεί τα προβλήματά σας και προσπαθεί να σας βοηθήσει, ή μιλάει σε σας; Έχουν λύση για το δικό σας πρόβλημα;
- Δεν καταλαβαίνετε όλες τις δυνατότητες του τρέχοντος συστήματός σας. Γνωρίζετε πραγματικά ότι δεν κάνει ό, τι θέλετε; Υπάρχει διαθέσιμη τεκμηρίωση; Ορισμένοι προμηθευτές εργάζονται σκληρά για να παρέχουν περισσότερη βοήθεια, όπως βίντεο, φόρουμ όπου μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις και βιβλία που γράφονται για μη τεχνικούς.
- Το σύστημά σας είναι πολύ αδύναμο ή πολύ ισχυρό. Η ταξινόμηση ενός συστήματος στη διαδικασία και στον προϋπολογισμό σας είναι ένα κρίσιμο βήμα.
- Το σύστημά σας είναι πολύ ακριβό. Πληρώνετε για περισσότερες λειτουργίες από ό, τι χρειάζεστε; Ο Berry λέει: «Όταν μιλάτε σε έναν πωλητή, θυμηθείτε ότι πρόκειται για πώληση ... η φύση είναι να« ανεβείτε ». Η κατανόηση των αναγκών σας θα σας βοηθήσει να μην αποστασιοποιηθείτε από το «σύνδρομο γυαλιστερού αντικειμένου».
- Το σύστημά σας είναι ξεπερασμένο. Ίσως το σύστημά σας να μην διαθέτει νέα χαρακτηριστικά. Λάβετε υπόψη σας, θα πρέπει να ενημερώνεται τακτικά είτε αυτόματα είτε από τον εαυτό σας ή τον προμηθευτή σας. Απλά συνειδητοποιήστε πώς ενημερώνεται το σύστημά σας.
- Το σύστημά σας δεν υποστηρίζεται πλέον από τον προμηθευτή. Berry λέει ότι αυτό δεν είναι συνηθισμένο, αλλά συμβαίνει, ειδικά αν ένας μικρότερος πωλητής αγοράζεται από ένα μεγαλύτερο.
Το Idealware παρέχει ένα βιβλίο εργασίας, έναν Οδηγό για τους Καταναλωτές για Συστήματα Διαχείρισης Χορηγών Χαμηλού Κóστους που θα σας βοηθήσουν να σας καθοδηγήσουμε σε αυτή τη διαδικασία αυτοαξιολόγησης.
Προσδιορίστε μια ομάδα ενδιαφερομένων.
Έτσι, έχετε αποφασίσει να αλλάξετε. Τι είναι το επόμενο;
Ο Berry είπε: "Αυτό που βλέπουμε όλη την ώρα είναι ότι ο διευθυντής ανάπτυξης αποφασίζει να αποκτήσει ένα νέο σύστημα, αλλά δεν συμβουλεύεται το τμήμα μάρκετινγκ ή τον εκτελεστικό διευθυντή ή τον συντονιστή εθελοντών , όλοι θα χρησιμοποιούν το σύστημα".
Είναι καλή ιδέα να συμβουλευτείτε όλους όσους πρόκειται να χρησιμοποιήσουν το σύστημα. Όταν κάνετε brainstorming χαρακτηριστικά που χρειάζεστε, αφήστε όλους να έχουν λόγο. Βεβαιωθείτε ότι εκπροσωπούνται όλοι όσοι χρησιμοποιούν ή επηρεάζονται από το σύστημα. Κάποιος στο σημαντικό τμήμα δώρων θα πρέπει σίγουρα να είναι παρών, όπως και ένα άτομο που θα είναι επικεφαλής των προσπαθειών συλλογής κεφαλαίων.
Κατανοήστε τις τρέχουσες διαδικασίες σας.
Κάντε μια λεπτομερή λίστα των διαδικασιών συλλογής κεφαλαίων, τυποποιήστε τις και αξιολογήστε ό, τι κάνετε με τις βάσεις δεδομένων σας. Ρωτήστε τον οργανισμό σας:
- Γιατί το κάνουμε αυτό;
- Πρέπει να συνεχίσουμε να κάνουμε πράγματα με αυτόν τον τρόπο;
Ο Berry είπε: «Η τυποποίηση σας δίνει ευελιξία στην επιλογή ενός συστήματος ... τα λιγότερο δαπανηρά συστήματα δεν παρέχουν μεγάλη ευελιξία, ώστε οι λιγότερες« ιδιαιτερότητες », τόσο το καλύτερο. Αναζητήστε τις καλύτερες πρακτικές στον τομέα και αποφύγετε μοναδικές διαδικασίες.
Καταργήστε τις απολύσεις προτού επενδύσετε. Πόσες φορές εισάγετε μια διεύθυνση, για παράδειγμα; Μην μεταφέρετε τις ιδιόμορφες τακτικές που έχουν πολλαπλασιαστεί με την πάροδο των ετών και αντί να εστιάσετε σε αυτό που χρειάζεται ο οργανισμός σας σήμερα.
Για παράδειγμα, θα θέλετε να ορίσετε ένα πρότυπο για την εισαγωγή αριθμών τηλεφώνου. Θα καταγράψετε τους αριθμούς ως (555) 555-5555 ή 555-555-5555; Αυτές είναι όλες οι βασικές λεπτομέρειες που πρέπει να σκεφτείτε.
Δώστε προτεραιότητα στη λίστα επιθυμιών σας .
Πάρτε όλοι μαζί ποιος θα χρησιμοποιήσει το σύστημα ή ποιος θα πάρει αναφορές από αυτό. Εστιάστε όλα όσα θέλετε και, στη συνέχεια, κατατάξτε αυτά τα χαρακτηριστικά. Προσδιορίστε αυτό που χρειάζεστε απολύτως, χωρίς το οποίο το σύστημα είναι άχρηστο. Κάνοντας αυτό το πρώτο θα σας κρατήσει από το να πηγαίνετε μακριά σε ένα επίπεδο πολυπλοκότητας που θα μπορούσε να καταστρέψει τον προϋπολογισμό σας.
Η Berry συνιστά τη δημιουργία μιας λίστας τριών διαστάσεων:
- Τι χρειάζεστε ή αλλιώς το σύστημα είναι άχρηστο;
- Τι θα ήταν ωραίο να έχεις αλλά δεν είναι διατακτικό;
- Τι θα θέλατε αν τα χρήματα δεν ήταν επιλογή;
Τα δημοφιλή χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν συχνά:
- Παρακολούθηση δέσμευσης δότη
- Προσαρμοσμένα πεδία και σημειώσεις
- Καλλιέργεια δότη
- Δυνατότητες προγραμματισμού
- Αναφορές για τις δημοφιλείς τάσεις
- Διαχείριση μελών
Μπόνους: Ρίξτε μια ματιά στον Οδηγό Salsa για CRM για να καθορίσετε τα σωστά χαρακτηριστικά για τον οργανισμό σας.
Κάνετε την έρευνά σας.
Χρησιμοποιήστε το Idealware. Έχουν κάνει την απαραίτητη έρευνα για εσάς. Οι εκθέσεις του Idealware έχουν περιορίσει το πεδίο, πήραν συστήματα που είναι αποκλειστικά συστήματα διαχείρισης δωρητών και έπειτα έβγαλαν τα δέκα κορυφαία συστήματα και παρείχαν μια λίστα χαρακτηριστικών.
Ανατρέξτε στον Οδηγό Καταναλωτή για Συστήματα Διαχείρισης Δωρητών χαμηλού κόστους.
Χρησιμοποιώντας την αναφορά, κάντε μια λίστα με τρία ή τέσσερα βιώσιμα συστήματα.
Προγραμματισμός επίδειξης προμηθευτή.
Μερικοί προμηθευτές θα έρθουν σε σας, ή μπορείτε να πάτε σε αυτούς. Αλλά πολλά demos μεταδίδονται ηλεκτρονικά με τη βοήθεια ενός εργαλείου κοινής χρήσης ιστού. Μερικές φορές μπορείτε ακόμα να κάνετε λήψη μιας δοκιμαστικής έκδοσης.
Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε πραγματικά παραδείγματα για να δείτε πώς κάθε σύστημα θα λειτουργεί για τις ανάγκες σας. Μια μεγάλη βοήθεια είναι η Six Tips της Idealware για την πλοήγηση στο demo του πωλητή.
Βαθμολογήστε τα συστήματα σε σχέση με τη λίστα επιθυμιών σας - φαντασία εναντίον βασικών αναγκών και υψηλό κόστος έναντι προσιτών - και επιλέξτε το σωστό σύστημα για εσάς.
Μπορεί να μπορείτε να αγοράσετε το νέο σας σύστημα με πιστωτική κάρτα στο διαδίκτυο, αλλά τα μεγαλύτερα συστήματα ενδέχεται να έχουν συμβόλαιο που πρέπει να υποβληθεί σε επεξεργασία και υπογραφή.
Το Berry λέει: "Μερικές φορές μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το νέο σας σύστημα αμέσως, ενώ άλλα συστήματα πρέπει να προσαρμοστούν. Το DonorPerfect Online είναι γνωστό για την προσαρμογή ενός συστήματος πριν ξεκινήσετε, ενώ άλλα συστήματα, όπως το GiftWorks, είναι εύχρηστα από το get Ορισμένα συστήματα θα χρειαστούν έναν σύμβουλο για να εγκατασταθούν. "
Λάβετε υπόψη ότι θα χρησιμοποιείτε το CRM σας για να βελτιώσετε τις σχέσεις των χορηγών περισσότερο, αλλά μπορείτε ακόμη και να το χρησιμοποιήσετε για να ενισχύσετε τις στρατηγικές συλλογής κεφαλαίων.
Ο Dan Quirk είναι ο Διευθυντής Μάρκετινγκ της Salsa Labs, της κορυφαίας εταιρείας λογισμικού για τη συγκέντρωση χρημάτων για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς με επίκεντρο την ανάπτυξη. Η εστίαση μάρκετινγκ του Dan στη δημιουργία περιεχομένου, στη βελτιστοποίηση μετατροπής και στη σύγχρονη τεχνολογία μάρκετινγκ τον βοηθά να προπονήσει τις μη κερδοσκοπικές ομάδες ανάπτυξης στις βέλτιστες πρακτικές ψηφιακής συγκέντρωσης κεφαλαίων.