Τι πρέπει να κάνετε πριν φύγετε για τις διακοπές
Η προετοιμασία του γραφείου σας πριν κλείσετε τις αργίες απαιτεί προσεκτική προετοιμασία. Η σωστή αποστολή μηνυμάτων θα διασφαλίσει ότι οι πελάτες, οι προμηθευτές και οι υπάλληλοί σας μπορούν να προγραμματίσουν το κλείσιμο και αυτό σημαίνει ότι δεν θα πρέπει να αντιμετωπίζετε πολλές θυμωμένες καταγγελίες πριν και μετά το διάλειμμα. Αυτό θα πρέπει να κάνει για ξέγνοιαστες διακοπές και για αξέχαστη ξεκούραση.
Ακολουθεί ένας απλός πίνακας ελέγχου των βημάτων, από τη ρύθμιση των μηνυμάτων διακοπών για την επαναφορά θερμοστατών, που θα κάνουν τις διακοπές σας να κλείνουν ομαλές και κερδοφόρες.
01 - Ειδοποιήστε τους υπαλλήλους, τους πελάτες και τους προμηθευτές
Μπορείτε να ενημερώσετε τους πελάτες μέσω του ιστοτόπου σας και του αυτοματοποιημένου μηνύματος συνομιλίας στο σύστημά σας τηλεφώνου.
Οι προμηθευτές (ειδικά εκείνοι με επαναλαμβανόμενα χρονοδιαγράμματα παράδοσης) θα πρέπει να ενημερώνονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφώνου ή τακτικού ταχυδρομείου.
02 - Ειδοποίηση Προσωπικού ή Υπηρεσιών Ασφαλείας
Ειδοποιήστε το προσωπικό ασφάλειας ή την υπηρεσία ασφαλείας σας για τις προσεχείς ημερομηνίες λήξης. Βεβαιωθείτε ότι οι παροχείς ασφαλείας διαθέτουν μια ενημερωμένη λίστα επαφών έκτακτης ανάγκης που περιέχει τα στοιχεία επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένων των αριθμών τηλεφώνου, για εσάς και τους βασικούς υπαλλήλους σας. Πρέπει να γνωρίζουν σε ποιον να επικοινωνούν σε περίπτωση προβλήματος ασφαλείας, ακόμη και όταν το γραφείο είναι κλειστό για επαγγελματικούς σκοπούς και ο οποίος έχει εξουσιοδοτηθεί να βρίσκεται στο κτίριο κατά τη διάρκεια του τερματισμού.
03 - Αλλαγή αυτόματου χαιρετισμού συνοδού
Μια εβδομάδα ή δύο πριν το κλείσιμο, καταγράψτε έναν αυτόματο συνοδευτικό χαιρετισμό στο τηλεφωνικό σας σύστημα που εξηγεί ότι το γραφείο θα κλείσει για μεγάλο χρονικό διάστημα. Συμπεριλάβετε την ημερομηνία που θα κλείσετε και πότε αναμένετε να ξανανοίξετε. Ακριβώς πριν φύγετε, καταγράψτε ένα δεύτερο αυτοματοποιημένο χαιρετισμό που υπογραμμίζει πότε θα επιστρέψετε και, κατά περίπτωση, σε ποιον καλούντες θα πρέπει να κατευθύνουν τυχόν ερωτήματα εν απουσία σας.
Εάν παρέχετε υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης, όπως θέρμανση και ψύξη, υδραυλικές εγκαταστάσεις ή άλλες βασικές υπηρεσίες πελατών, βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει τους καλούντες σας σχετικά με τον τρόπο επικοινωνίας με το τηλεφωνητή σας ή το κινητό σας τηλέφωνο σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
04 - Ειδοποιήστε την υπηρεσία Απαντήσεων
Ειδοποιήστε την υπηρεσία αυτόματου τηλεφωνητή για τις ημερομηνίες που θα κλείσει το γραφείο και ενημερώστε τη λίστα επαφών σας με τους αριθμούς τηλεφώνου των υπαλλήλων που θα είναι σε ετοιμότητα. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν ποιον να επικοινωνούν σε συγκεκριμένες καταστάσεις. δεν θέλετε οι προειδοποιητικοί διαχειριστές υψηλού επιπέδου να ειδοποιούνται σε περίπτωση προβλήματος παράδοσης, για παράδειγμα.
05 - Αλλαγή χαιρετισμούς φωνητικού ταχυδρομείου
Εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα επιτρέπει στους υπαλλήλους να λαμβάνουν εξωτερικές κλήσεις στα γραφεία τους, τους δίδεται εντολή να καταγράφουν ένα μήνυμα "κλειστό για τις διακοπές" ή ένα μήνυμα "εκτός γραφείου" που δίνει στους καλούντες τις απαραίτητες λεπτομέρειες για το κλείσιμο. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να ενημερώνουν τους καλούντες όταν θα επιστρέψουν στο γραφείο και τι πρέπει να κάνουν αν χρειάζονται άμεση βοήθεια ενώ το γραφείο είναι κλειστό. Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν θέλετε οι υπάλληλοι να δίνουν προσωπικά στοιχεία επικοινωνίας.
06 - Μείωση των θερμοστατών, απενεργοποίηση εξοπλισμού γραφείου
Εξοικονομήστε ενέργεια και χρήματα ρυθμίζοντας ή επαναπρογραμματίζοντας τους θερμοστάτες γραφείου σας κατά τη διάρκεια του τερματισμού. Θα εκπλαγείτε από την εξοικονόμηση κόστους που μπορεί να συγκεντρωθεί και μπορεί να είναι μια καλή ευκαιρία PR. δείχνουν ότι η εταιρεία σας δεσμεύεται να διατηρεί τους πόρους.
Μπορείτε επίσης να εξοικονομήσετε ενέργεια και χρήματα απενεργοποιώντας τον μη απαραίτητο εξοπλισμό γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των φώτων γραφείου, των φωτοαντιγραφικών συσκευών, των εκτυπωτών και των υπολογιστών.
07 - Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας διακομιστών
Αν έχετε υπολογιστές και διακομιστές, βεβαιωθείτε ότι ο κύκλος αντιγράφων ασφαλείας εκτελείται σωστά πριν και μετά το κλείσιμο. Μειώστε την έκθεσή σας σε μια καταστροφή, προγραμματίζοντας το αντίγραφο ασφαλείας εκτός λειτουργίας για μια έγκαιρη παραλαβή, αντί να περιμένετε να ξανανοίξει η επιχείρηση. Αυτός είναι ένας τομέας στον οποίο θέλετε να έχετε σαφείς οδηγίες για να επικοινωνήσετε σε περίπτωση προβλήματος, οπότε βεβαιωθείτε ότι η υπηρεσία αυτόματου τηλεφωνητή έχει ενημερωθεί σωστά.
08 - ΜΗΝ απενεργοποιείτε
Υπάρχει κάποιος εξοπλισμός γραφείου που δεν πρέπει να κλείσετε, συμπεριλαμβανομένων:
- Φαξ μηχανήματα
- Τηλεφωνικό σύστημα
- Διακομιστές και συστήματα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας
- Μονάδες ψύξης
- Συστήματα ασφαλείας