Τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της κοπής καταβαλλόμενων θέσεων προσωπικού
Η χρήση εθελοντών για την εκτέλεση καθηκόντων ή εργασιών που διαφορετικά θα μπορούσαν να πραγματοποιηθούν από έμμισθο προσωπικό (συχνά αποκαλούμενη υποκατάσταση θέσεων εργασίας) θα πρέπει να αποτελεί μέρος μόνο μιας συνολικής στρατηγικής για τη μείωση του κόστους κατά τη διάρκεια δύσκολων περιόδων. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να το κάνετε σωστά:
Μην αφήνετε κανέναν με την πρόθεση να αντικαταστήσετε έναν εθελοντή με πληρωμένο προσωπικό. Μια τέτοια ενέργεια μπορεί να προκαλέσει φόβο για τις θέσεις τους και να αντιδράσουν και να αντισταθούν στη συνεργασία με εθελοντές, φοβούμενοι ότι θα μπορούσαν να πάρουν τη δουλειά τους. Ωστόσο, όταν υπάρχει φυσική φθορά ή γενική αναδιοργάνωση, χρησιμοποιήστε αυτή την ευκαιρία για να επανεξετάσετε τον τρόπο με τον οποίο οργανώνεται ο οργανισμός σας και πώς θα μπορούσατε να επαναπροσδιορίσετε τις θέσεις εργασίας έτσι ώστε κάποιες υποχρεώσεις να μπορούν να γίνουν από εθελοντές .
Για παράδειγμα, προωθήσατε τη ρεσεψιονίστ σας σε θέση διοικητικής βοηθού που συνεργάζεται με τον διευθυντή ανάπτυξης. Αυτό αφήνει ανοικτή την εργασία του ρεσεψιονίστ. Θα μπορούσε αυτή η θέση να καλυφθεί από εθελοντές ; Ένας οργανισμός τον οποίο επισκέφτηκα πρόσφατα περιορίζει τις ώρες που είναι ανοιχτές στο κοινό σε πέντε ανά ημέρα (10 π.μ. - 3 μ.μ.) και χρησιμοποιεί εθελοντές για τη ρεσεψιόν. Υπάρχει ένας διαφορετικός εθελοντής κάθε μέρα. Αυτός ο εθελοντής απαντά στο τηλέφωνο, χαιρετά τους επισκέπτες και εκτελεί μια ποικιλία καλά καθορισμένων και τεκμηριωμένων καθήκοντα υπαλλήλων.
Στο τέλος της ημέρας, ο εθελοντής χρησιμοποιεί μια φόρμα για να συνοψίσει τα σημαντικά πράγματα που συνέβησαν εκείνη την ημέρα και τυχόν προβλήματα που ίσως χρειαστεί να επιλυθούν από τον εθελοντή της επόμενης ημέρας.
Αυτή η οργάνωση έχει εκπονήσει τα περισσότερα από τα σφάλματα και οι εθελοντές είναι ευχαριστημένοι και πιστοί. Υπάρχουν τώρα αρκετοί εκπαιδευμένοι εθελοντές για να έχουν μερικούς επιπλέον εθελοντές στο γραφείο που φροντίζουν για άλλα καθήκοντα γραφείου, βοηθώντας την οργάνωση ακόμη περισσότερο.
Μην χρησιμοποιείτε μόνο τους εθελοντές για τις πιο συνηθισμένες εργασίες
Πολλοί εθελοντές είναι στην ευχάριστη θέση να κάνουν γραπτή εργασία ή να αποστέλλουν αλληλογραφία έξω από την πόρτα ή να κάνουν δουλειές, αλλά κάθε φορά που υπάρχει μια εργασία που το προσωπικό σας θα ήθελε πραγματικά να κάνει, αλλά δεν υπάρχει χρόνος, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε έναν εθελοντή. Ένας εθελοντής θα μπορούσε να είναι συντονιστής εθελοντών, να βοηθήσει να γράψει επιχορηγήσεις ή πόρους ερευνητικών επιχορηγήσεων, να είναι υπεύθυνος για ένα ενημερωτικό δελτίο, να εκπαιδεύσει άλλους εθελοντές ή ακόμα και το προσωπικό, να σχεδιάσει και να υλοποιήσει ειδικές εκδηλώσεις ή πολλά άλλα πράγματα. Σκεφτείτε δημιουργικά και αναζητήστε εθελοντές που έχουν ειδικά ταλέντα ή εμπειρία.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να βρείτε και να χρησιμοποιήσετε "Εξειδικευμένους" εθελοντές
Οι ειδικευμένοι εθελοντές είναι συνήθως ειδικοί σε τομείς που δεν είναι κερδοσκοπικοί, όπως η χρηματοδότηση, οι ανθρώπινοι πόροι ή το μάρκετινγκ. Είναι συχνά υπάλληλοι σε επιχειρήσεις, μέρος του προγράμματος εταιρικής κοινωνικής ευθύνης του εργοδότη τους. Δίνεται χρόνος από τις εταιρείες τους να ξοδεύουν χρόνο εργασίας με μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Κατά τη διάρκεια αυτής της ύφεσης, υπάρχουν επίσης ειδικευμένοι εθελοντές ανάμεσα σε θέσεις εργασίας που μπορεί να ενδιαφέρονται πολύ για να διατηρήσουν τις δεξιότητές τους έντονες και να προσθέσουν τα βιογραφικά τους.
Οι εξειδικευμένοι εθελοντές δεν μπορούν να αντικαταστήσουν το προσωπικό, αλλά μπορούν να αντικαταστήσουν ακριβό outsourcing και εξωτερικούς συμβούλους.
Μπορούν να σας βοηθήσουν να αναδιοργανώσετε, να οργανώσετε έναν οργανωτικό έλεγχο, να αναπτύξετε τα στοιχεία που χρειάζονται για να βοηθήσετε το διοικητικό συμβούλιο να πάρει οργανωτικές αποφάσεις, να βρει τρόπους για να εξοικονομήσετε χρήματα σε βασικές υπηρεσίες ή να βοηθήσετε το προσωπικό να επικεντρωθεί σε αυτό που είναι σημαντικότερο στην εργασία τους.
Έρευνες έχουν δείξει ότι οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί δεν χρησιμοποιούν τους ειδικευμένους εθελοντές (επίσης αποκαλούμενες εργασίες pro bono) όσο συχνά θα έπρεπε. Ρωτήστε τα τοπικά εταιρικά ιδρύματα εάν διαθέτουν ειδικευμένο πρόγραμμα εθελοντών ή υποβάλετε αίτηση για επιχορήγηση μέσω του Ίδρυμα Taproot.
Η Εταιρεία Εθνικής & Κοινοτικής Υπηρεσίας διαθέτει μια εργαλειοθήκη για να βοηθήσει τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς να προετοιμαστούν για τη χρήση εθελοντών με βάση τις δεξιότητες. Μπορείτε επίσης να δημοσιεύσετε τα ανοίγματα σας για εθελοντές με επαγγελματικές δεξιότητες στο Catchafire, μια υπηρεσία ηλεκτρονικής αντιστοίχισης.
Μην ανοίγετε ένα σύστημα κασέτας στο γραφείο σας
Έχω δει γραφεία όπου οι αμειβόμενοι διευθυντές πήγαιναν στο μεσημεριανό, συνήθως μαζί, ενώ οι υπάλληλοι και οι εθελοντές έτρωγαν σάντουιτς με σαλάτα αυγών στο σπάσιμο, εν τω μεταξύ κρατώντας το φρούριο μέχρι να επιστρέψουν οι διαχειριστές.
Ποιος είναι ο τρόπος με τον οποίο οι υπάλληλοι και οι εθελοντές να αισθάνονται σαν πολίτες δεύτερης κατηγορίας. Βρείτε τρόπους να συμπεριληφθείτε και να κάνετε όλους να αισθάνονται ότι είναι ζωτικής σημασίας για κάτι πολύ σημαντικό.
Λειτουργήστε γρήγορα όταν οι εθελοντές παρουσιάζουν ενδιαφέρον
Οι εθελοντές έχουν πολλές ευκαιρίες σε πολλές οργανώσεις. Δράστε γρήγορα όταν δείχνουν ενδιαφέρον για τη δική σας, ή θα πάνε κάπου αλλού. Είναι σύνηθες για τους πιθανούς εθελοντές να λαμβάνουν ανεπαρκή έλεγχο από μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Είτε ο εθελοντής διευθυντής είναι κωφός σε ό, τι λέει ο εθελοντής για το διαθέσιμο χρονικό διάστημα (το συναίσθημα είναι συνήθης λόγος εθελοντικής πτήσης ως αίσθηση ανεπαρκείας). ή ο εθελοντής λαμβάνει μια επιφανειακή συνέντευξη που δεν αποκαλύπτει ικανότητες και εμπειρίες που θα μπορούσαν να είναι ενδείξεις για τη διευθέτηση του εθελοντή σε μια ικανοποιητική κατάσταση.
Κρατήστε ένα ανοιχτό μυαλό σχετικά με το είδος των θέσεων εργασίας που μπορούν να συμπληρώσουν οι εθελοντές
Ναι, μπορεί να έχετε μια λίστα με τους βασικούς ρόλους τους οποίους ψωνίζετε πάντα, αλλά όταν η συνέντευξή σας αποκαλύπτει άλλες δυνατότητες, μην δεσμεύεστε από προηγούμενο και κανόνες. Μην διστάσετε να δημιουργήσετε μια εθελοντική δουλειά που να ταιριάζει σε αυτό το συγκεκριμένο άτομο, τα ταλέντα του και τα ενδιαφέροντά του. Ίσως να είστε σε θέση να ανακουφίσετε έναν υπάλληλο που πληρώνετε κάποια εργασία και να τον μεταφέρετε σε έναν εθελοντή. Αυτό θα πρέπει να επιτρέπει στο αμειβόμενο προσωπικό σας το χρόνο να περάσει χρόνο σε άλλα πιεστικά καθήκοντα. Ωστόσο, δεν πρέπει ποτέ να εκθέσει ένα άτομο που πληρώνει το προσωπικό για πιθανή απώλεια θέσεων εργασίας.
Το κατώτατο σημείο είναι ότι δεν είναι προς όφελος του καθενός να μειώσετε το κόστος με τη σκόπιμη κοπή προσωπικού και την αντικατάστασή τους με εθελοντές, αλλά μπορεί να υπάρχουν δημιουργικοί τρόποι για να δώσετε τη δυνατότητα στους εθελοντές να καλύψουν κάποιο ρόλο αν το κάνετε με σύνεση.