Το Γραφείο Ειδικών Εκδηλώσεων του Δημάρχου στο Σικάγο και η Ένωση Εστιατορίων του Ιλλινόις συνεργάζονται για να προγραμματίσουν και να εκτελέσουν αυτό το ετήσιο φεστιβάλ τροφίμων .
Προγραμματισμός Κοινοτικού Φεστιβάλ Τροφίμων
Είτε πρόκειται για ένα μεγάλο φεστιβάλ τροφίμων όπως η Γεύση του Σικάγο ή μια μικρότερη εκδοχή του ίδιου, το σχεδιασμό κοινοτικών φεστιβάλ είναι μια σημαντική ευθύνη για τους τοπικούς κυβερνητικούς και δημοτικούς εκδηλώσεις σχεδιασμού. Η Γεύση του Σικάγο χρησιμεύει ως μια σπουδαία μελέτη περιπτώσεων για κάθε κοινότητα που εξετάζει ένα παρόμοιο πρόγραμμα. Οι κύριες λειτουργικές περιοχές οποιουδήποτε κοινοτικού φεστιβάλ τροφίμων θα περιλαμβάνουν τα εξής:
- Λειτουργίες
- Προμηθευτές τροφίμων
- Προγραμματισμός
- Αιγίδα
- Μάρκετινγκ / Δημόσιες Σχέσεις
- Λογιστική / Διαχείριση Συμβολαίων
Θα σκάσουμε βαθύτερα σε κάθε περιοχή, αλλά πρώτα, ας πάρουμε μια αίσθηση για το χρονοδιάγραμμα και τη γενική διαχείριση ενός τέτοιου γεγονότος χρησιμοποιώντας τον πραγματικό σχεδιασμό της Γεύσης του Σικάγου.
Κοινοτικό Φεστιβάλ Φαγητού Φεστιβάλ Τροφίμων
Για όσους πλησιάζουν αυτό το είδος εκδήλωσης για πρώτη φορά ή όσοι σκέφτονται την επέκταση σε ένα υπάρχον φεστιβάλ, είναι σημαντικό να αρχίσετε να προγραμματίζετε τουλάχιστον ένα χρόνο πριν από την εκδήλωσή σας.
Για ένα απτό παράδειγμα, το Γραφείο Ειδικών Εκδηλώσεων του Δημάρχου ακολουθεί το ακόλουθο τραχύ χρονοδιάγραμμα για την Γεύση του Σικάγου κάθε χρόνο:
- 12 μήνες : Προσδιορίστε την τοποθεσία, τις ημερομηνίες και το τραχύ σκίτσο του χάρτη του φεστιβάλ. Συμμετοχή σχετικών δημοτικών γραφείων σε κάθε βήμα του τρόπου
- 9 μήνες : Ενημερώστε το χάρτη φεστιβάλ και ξεκινήστε την RFP λειτουργικής περιοχής
- 6 μήνες : Επιβεβαιώστε τους προμηθευτές, τους χορηγούς, τον προγραμματισμό και τους προμηθευτές
- 4 μήνες : Ολοκληρώστε την ψυχαγωγία και επιβεβαιώστε τη λειτουργική περιοχή
- 3 μήνες : Παραγωγή υλικών μάρκετινγκ φεστιβάλ
- 1 εβδομάδα : Διαχείριση της φόρτωσης εργασιών
- 1 μέρα : Διαχείριση της φόρτωσης του προμηθευτή
- Συμπέρασμα συμβάντος : Διαχείριση της φόρτωσης εργασιών
- 1 Εβδομάδα μετά : Διαλέξτε συνάντηση και συμβουλές
Γενική Διοίκηση Κοινοτικών Φεστιβάλ
Ως κυβερνητική υπηρεσία, το Γραφείο Ειδικών Εκδηλώσεων του Δήμαρχου είναι υπεύθυνο για την Γεύση του Σικάγου και μια μακρά λίστα με άλλα γεγονότα κατά μήκος των λιμνών του Σικάγου, των γειτονικών φεστιβάλ και άλλων περιοχών. Η Γεύση είναι μοναδική στο Σικάγο επειδή είναι ένα δωρεάν γεγονός, αλλά τα έσοδα από το Taste πληρώνουν για την πλειοψηφία όλων των άλλων εκδηλώσεων που διοικούνται από το γραφείο.
Με την εμπειρία διαχείρισης φεστιβάλ τροφίμων που χρονολογείται από το 1980, οι περισσότερες από τις λειτουργικές ομάδες του Γραφείου Ειδικών Εκδηλώσεων του Δημάρχου και του Συνδέσμου Εστιατορίων του Ιλλινόις είναι πολύ έμπειροι στις περιοχές τους. Αυτό επιτρέπει στον γενικό διευθυντή της Γεύσης του Σικάγου να επικεντρωθεί στις προσπάθειες προγραμματισμού και εκτέλεσης όλων των εμπλεκόμενων μερών και να διατηρήσει την εκδήλωση σε καλό δρόμο.
Εκτός από τα μέλη του γραφείου, ο γενικός διευθυντής συνεργάζεται με τουλάχιστον 20 διαφορετικά γραφεία και πρακτορεία πόλεων, συμπεριλαμβανομένων (μεταξύ άλλων) των εξής:
- Αστυνομικό τμήμα
- ΠΥΡΟΣΒΕΣΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ
- τμήμα Υγείας
- Δρόμους και αποχέτευση
- Park District
- Γραφείο επικοινωνιών διαχείρισης έκτακτης ανάγκης
Ένα άλλο σημαντικό λειτουργικό τμήμα του Γραφείου Ειδικών Εκδηλώσεων του Δημάρχου είναι η διαχείριση λογαριασμών / συμβάσεων. Όντας κυβερνητική εκδήλωση, είναι μια πολύ δομημένη διαδικασία προμηθειών και όλες οι συμφωνίες πρέπει να ακολουθούν τις κατευθυντήριες γραμμές της πόλης.
Με το χρονοδιάγραμμα προγραμματισμού συμβάντων και τη διασφάλιση της γενικής διοίκησης γεγονότων, μπορούμε τώρα να εξετάσουμε κάθε μία από τις κύριες λειτουργικές περιοχές της εκδήλωσης.
Έχοντας εισαχθεί στην ιστορία του γεγονότος Taste of Chicago και χρησιμοποιώντας το σχεδιασμό και την εκτέλεση του ως μελέτη περίπτωσης, είμαστε έτοιμοι να σκάψουμε λίγο βαθύτερα σε κάθε μία από τις κύριες λειτουργικές περιοχές της εκδήλωσης.
Λειτουργίες
Η περιοχή λειτουργίας είναι υπεύθυνη για την προετοιμασία του χώρου, το στάδιο και την παραγωγή, την υποστήριξη εκδηλώσεων, την ασφάλεια και πολλά άλλα.
Οι λειτουργίες απαιτούν πολλές συναντήσεις πριν από την εκδήλωση και η ομάδα λειτουργιών είναι στενά συνδεδεμένη με τη διάταξη του χάρτη συμβάντων.
Είναι πολύ σημαντική η συμμετοχή όλων των πρακτορείων της πόλης νωρίς στη διαδικασία, σύμφωνα με τον διευθυντή επιχειρήσεων για την Γεύση του Σικάγου. Η ομάδα επιχειρήσεων διαχειρίζεται διαδικασίες για τα εξής:
- Εκκίνηση πριν από την εκδήλωση (ρύθμιση)
- Λειτουργίες κατά τη διάρκεια του συμβάντος
- Μεταφόρτωση μετά την εκδήλωση (αποκοπή)
Αυτές οι διαδικασίες περιλαμβάνουν κλείσιμο δρόμων, σκηνές κατασκευών, χειριστές περονοφόρων, ξυλουργοί, ηλεκτρολόγοι, εξοπλισμός συντήρησης και προσωπικό, ασφάλεια, εφοδιαστική για φορτηγά προμηθευτών, ρυμουλκούμενα διαχείρισης και πολλά άλλα. Σκεφτείτε τι θα χειριστεί η ομάδα της επιχείρησής σας και τι θα συνάψει για την εκδήλωσή σας. Ποιες άλλες υπηρεσίες θα χρειαστεί να συνεργαστεί η ομάδα σας; Επικοινωνήστε μαζί τους το συντομότερο δυνατό.
Εστιατόρια / Προμηθευτές
Δεδομένης της πολυπλοκότητας και του μεγέθους των φεστιβάλ τροφίμων, όπως η Γεύση του Σικάγου, η Ένωση Εστιατορίων του Ιλλινόις αναλαμβάνει ηγετικό ρόλο στη διαχείριση των προμηθευτών τροφίμων που συμμετέχουν στην ετήσια εκδήλωση. Για την Γεύση του 2015 στο Σικάγο, η εκδήλωση συνεργάστηκε με 60+ πωλητές τροφίμων, συμπεριλαμβανομένων 19+ νέων εστιατορίων που αντιπροσώπευαν πολλές από τις ξεχωριστές συνοικίες του Σικάγου. Φυσικά, στο Σικάγο, ορισμένα αντικείμενα θα βρεθούν πάντα σε προμηθευτές τροφίμων που έχουν επιλεγεί για την εκδήλωση, συμπεριλαμβανομένων των πίτσας, των πλευρών, του παγωτού και του cheesecake. Το κοινοτικό φεστιβάλ τροφίμων θα έχει πιθανώς και τα παραδοσιακά τρόφιμα του.
Είναι ένα πολυπόθητο σημείο για να επιλεγεί ως πωλητής εστιατορίων που συμμετέχει σε αυτό το συγκεκριμένο φεστιβάλ τροφίμων και τα κριτήρια απαιτούν οι συμμετέχοντες να είναι τοπικά εστιατόρια που αντικατοπτρίζουν τις γειτονιές του Σικάγου. Επιπλέον, πρέπει να είναι σε θέση να χειριστούν την ένταση και να έχουν μια εντελώς καθαρή κατάσταση με την πόλη. Τα συμμετέχοντα εστιατόρια υποβάλλονται στις ακόλουθες σειρές μαθημάτων και ελέγχων:
- Ολοκληρώστε το μαθήματα πιστοποιητικών απολυτηρίων του καλοκαιρινού Φεστιβάλ Απολυτηρίων του Illinois
- Το Υπουργείο Δημόσιας Υγείας του Σικάγου επισκέπτεται καμπίνες τρεις φορές την ημέρα
- Διαχειριστείτε τη ροή αποθέματος μεταξύ των θαλάμων και των φορτηγών ψυγείων
Όταν πρόκειται για την εκδήλωση της κοινότητας, σκεφτείτε ποια κριτήρια μπορεί να απαιτήσετε από τους συμμετέχοντες προμηθευτές τροφίμων και πόσοι θα θέλατε να έχετε. Το πρώτο έτος μπορεί να είναι δύσκολο, αλλά με την επιτυχία κάθε έτους, θα διαπιστώσετε ότι έχετε όλο και πιο πρόθυμους συμμετέχοντες.
Προγραμματισμός
Η Γεύση του Σικάγου είναι μια γενική εκδήλωση της κοινότητας. Αυτό σημαίνει ότι ενώ "φαγητό" είναι αυτό που αντλεί τα πλήθη, είναι οι άλλες δραστηριότητες που κρατούν τους ανθρώπους εκεί. Με την πάροδο των ετών, η ομάδα προγραμματισμού έχει ενσωματώσει πολλά από τα ακόλουθα στοιχεία στο συνολικό πρόγραμμα:
- Ελεύθερες συναυλίες σε πολλαπλά στάδια (εθνικοί και τοπικοί διασκεδαστές)
- Μαγειρική επιδείξεις περίπτερο με κορυφαίους σεφ και συγγραφείς βιβλίων μαγειρικής
- Οικογενειακό χωριό που περιλαμβάνει παιδική σκηνή
- Περιβαλλοντική σκηνή για "πράσινη" εκπαίδευση
- Αθλητικό περίπτερο με συμβουλές γυμναστικής
- Διεθνές περίπτερο (ψώνια)
- 2-μίλι με τα πόδια
- Προμηθευτές τροφίμων
- Budweiser Clydesdales και τους Δαλματικούς σύντροφοί τους
- Διασκέδαση διασκέδασης
- Πρόγραμμα πυροτεχνημάτων
- Τελετή έναρξης
Εξετάστε ποια άλλα προγράμματα και δραστηριότητες μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε στο φεστιβάλ τροφίμων σας.
Αιγίδα
Η Γεύση του Σικάγου περιλαμβάνει διάφορες κατηγορίες για χορηγίες , οι οποίες αποτελούν σημαντική πηγή χρηματοδότησης και υποστήριξης σε είδος. Οι εταιρικοί έμποροι και οι υπεύθυνοι εταιρικής διοργάνωσης τείνουν να συμμετέχουν σε εκδηλώσεις της κοινότητας όπως η Γεύση για να ενισχύσουν τη μάρκα τους και να αποκτήσουν έκθεση.
Η φιλοξενία είναι ένα στοιχείο που συμπεριλαμβάνουν ορισμένοι χορηγοί στα πακέτα τους, επιτρέποντας σε αυτούς τους χορηγούς να έχουν ευνοϊκή πρόσβαση σε ορισμένους χώρους καθισμάτων και ιδιωτικές σκηνές για να φιλοξενήσουν τις δικές τους εκδηλώσεις πελατών.
Οι τύποι των χορηγών στην Γεύση περιελάμβαναν τα εξής:
- Κυτταρικές επικοινωνίες
- Αλυσίδα καταστημάτων τροφίμων
- Επιχειρήσεις ποτών
- Καταστήματα λιανικής και τράπεζες
- Αεροπορικές εταιρείες και ξενοδοχεία
- Μεσο ΜΑΖΙΚΗΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ
- Αυτοκινητοβιομηχανίες
- Προμηθευτές τροφίμων
- Εστιατόρια
- Οργανισμοί γυμναστικής και υγείας
- Περιφέρεια City Park και δημόσιες συγκοινωνίες
Εξετάστε τι τοπικοί εταιρικοί χορηγοί μπορεί να ενδιαφέρονται να χρηματοδοτήσουν την εκδήλωση της κοινότητας σας και σκεφτείτε τι είδους πακέτα και προνόμια θα μπορούσατε να παρέχετε σε αυτούς τους χορηγούς.
Μάρκετινγκ / Δημόσιες Σχέσεις
Οι έμποροι που ασχολούνται με την Γεύση του Σικάγο είναι σε μια αξιοζήλευτη θέση επειδή είναι ο τύπος του γεγονότος που τραβάει αυτόματα την προσοχή των μέσων ενημέρωσης στο Σικάγο και αλλού. Καλύτερα όμως, οι χορηγοί των μέσων ενημέρωσης συμβάλλουν επίσης στην προώθηση της Γεύσης. Αυτό σημαίνει ότι το Γραφείο Ειδικών Εκδηλώσεων του Δήμαρχου δεν χρειάζεται να ξοδέψει πάρα πολύ τις παραδοσιακές μορφές διαφήμισης για να διαδώσουν τη λέξη και να προωθήσουν το γεγονός .
Οι έμποροι προωθούν την εκδήλωση γράφοντας αποκλειστικά δελτία τύπου σε κάθε περιοχή της εκδήλωσης, διατηρώντας την ιστοσελίδα του εκδηλώματος και δημιουργώντας το φυλλάδιο εκδηλώσεων. Αυτά τα στοιχεία απαιτούν στενή συνεργασία με όλες τις άλλες λειτουργικές περιοχές για να τεκμηριώσουν τον προγραμματισμό και την αλλαγή περιεχομένου καθώς εμφανίζονται.
Στην αρχή, μπορεί να είναι δύσκολο για τα φεστιβάλ κοινότητας τροφίμων να αποκτήσουν το είδος της έκθεσης που μεγάλα και γνωστά γεγονότα, όπως η γεύση του Σικάγου garner. Αλλά εξετάστε ποια μέσα μαζικής ενημέρωσης ίσως μπορείτε να προσεγγίσετε τον ελεύθερο Τύπο και να αρχίσετε να προγραμματίζετε για αυτά τα υλικά μάρκετινγκ που θα διαχειριστεί η ομάδα μάρκετινγκ σας όπως μια ιστοσελίδα, φυλλάδια και φυλλάδια.