Η διοργάνωση περιλαμβάνει πολύ περισσότερα από απλά απροβλημάτιστες στοίβες χαρτιών και ξεσκόνισμα από την ακαταστασία που έχετε στο γραφείο σας. Η οργάνωση περιλαμβάνει τη δημιουργία συστημάτων και διαδικασιών για όλα τα διαφορετικά μέρη της επιχείρησής σας. αυτό έχει τη δυνατότητα να σας βοηθήσει να γίνετε πιο παραγωγικοί και κερδοφόροι. Οι παρακάτω ιδέες περιλαμβάνουν μερικούς από τους καλύτερους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να οργανώσετε περισσότερο τη μικρή επιχείρησή σας. Δοκιμάστε μόνο μία για αργή και συνεχή βελτίωση ή κάντε ένα σχέδιο για να ενσωματώσετε μια νέα οργανωτική διαδικασία κάθε μήνα στην επιχείρησή σας φέτος.
01 - Πάρτε τον έλεγχο των εγγράφων και των εγγράφων
Τώρα που έχετε μια καλύτερη ιδέα για τον τύπο των εγγράφων με τα οποία εργάζεστε, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε - ή να βελτιώσετε - το σύστημα αρχειοθέτησης γραφείου σας. Η Susan Ward έδωσε έναν χρήσιμο οδηγό για τη δημιουργία ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων το οποίο μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ή να τελειοποιήσετε τη διαδικασία χαρτιού σας και να την οργανώσετε.
Αν αποφασίσετε ότι ήρθε η ώρα να αρχίσετε να κινείστε προς ένα γραφείο χωρίς χαρτιά ( διαβάστε πρώτα αυτά τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα ), τότε μπορείτε να ξεκινήσετε σαρώνοντας και ψηφιοποιώντας τις αποδείξεις σας, χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικές υπηρεσίες τιμολόγησης και πληρωμής όπως FreshBooks, μεταβαίνοντας σε ένα πρόγραμμα ψηφιακής υπογραφής όπως το DocuSign , και χρησιμοποιώντας το Cloud για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και αρχειοθέτηση δεδομένων. Αν συλλέγετε επαγγελματικές κάρτες σε εκδηλώσεις κατά τη διάρκεια του έτους, μπορεί επίσης να είναι καλή ιδέα να επενδύσετε σε σαρωτή επαγγελματικών καρτών, ώστε να μπορείτε να ψηφιοποιήσετε αμέσως τις πληροφορίες επαφής και να αποκόψετε τις κάρτες χαρτιού.
02 - Χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα εργαλεία παραγωγικότητας
- Διαχείριση επαφών. Από την παρακολούθηση των πελατών σας για να θυμάστε τους ανθρώπους που συναντάτε κατά τη διάρκεια της δικτύωσης, κάθε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης χρειάζεται ένα σύστημα για τη διαχείριση των πληροφοριών επικοινωνίας. Μπορείτε να επιλέξετε ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (Customer Relationship Management - CRM), όπως το Salesforce, ή για διαχείριση μικρότερης κλίμακας, μπορείτε να ρυθμίσετε την υπάρχουσα εφαρμογή επαφών σας για να δουλέψετε για την επιχείρησή σας.
- Συναντήσεις και επικοινωνία. Είτε πραγματοποιείτε συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο, μέσω τηλεφώνου ή μέσω υπηρεσιών video chat, υπάρχει ένας τρόπος για να κάνετε τη διαδικασία πιο οργανωμένη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία όπως το Do για να οργανώσετε τις συναντήσεις σας πιο οργανωμένες - πριν, κατά τη διάρκεια και μετά.
- Λογιστική και λογιστική. Οργανώστε και βελτιστοποιήστε τον τρόπο με τον οποίο τιμολογείτε, πραγματοποιείτε πληρωμές και διαχειρίζεστε ταμειακές ροές με εργαλεία όπως το Quickbooks Online, το Xero και το Wave.
- Παρακολούθηση ταξιδιών και εξόδων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές όπως Expedia και TripAdvisor για να διευκολύνετε τα ταξίδια σας. Στη συνέχεια, μια φορά στο δρόμο, εφαρμογές όπως το Expensify σας βοηθούν να παρακολουθείτε τις δαπάνες και να κάνετε αναφορά όταν φτάσετε στο σπίτι πολύ πιο οργανωμένες.
- Διαχείριση κοινωνικών μέσων. Όλοι γνωρίζουμε πόσο χρόνο μπορεί να χάνεται στα κοινωνικά μέσα, αν δεν το προσεγγίζετε με συστηματικό και οργανωμένο τρόπο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα εργαλεία όπως το Hootsuite και το Buffer μπορούν να είναι ανεκτίμητα για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων.
- Διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail στη μικρή επιχείρησή σας, έχετε πρόσβαση σε αρκετές επεκτάσεις Google που μπορούν να οργανώσουν γρήγορα τα εισερχόμενά σας. Αν χρησιμοποιείτε άλλη εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δοκιμάστε το SaneBox για αυτόματο φιλτράρισμα, υπενθυμίσεις και πολλά άλλα.
- Διαχείριση έργου. Μια καλή εφαρμογή διαχείρισης έργων θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε εργασίες, να μοιράζεστε αρχεία και να συνεργάζεστε με τους συμπαίκτες σας σε ένα μέρος και μπορεί να είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε την εργασία σας. Δοκιμάστε το Basecamp ή το Asana για μια λύση διαχείρισης έργου all-in-one.
Η παραγωγικότητα είναι μια πολύ προσωπική διαδικασία και οι εφαρμογές που χρειάζεστε θα είναι συγκεκριμένες για εσάς την εργασία που κάνετε και τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε. Πάρτε χρόνο για να διερευνήσετε ποιες είναι οι ανάγκες σας πριν ενσωματώσετε ένα νέο εργαλείο στη διαδικασία σας. Μπορεί να μην χρειάζεστε όσα νομίζετε. Για περισσότερη έμπνευση του εργαλείου παραγωγικότητας, διαβάστε αυτό το άρθρο με 101 εφαρμογές για την παραγωγικότητα μικρών επιχειρήσεων και εξερευνήστε αυτές τις 27 εφαρμογές εξοικονόμησης χρόνου .
03 - Πάρτε τον υπολογιστή σας οργανωμένο
Ακολουθεί μια λίστα με τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε τώρα για να οργανώσετε τον υπολογιστή σας και να επιστρέψετε σε λειτουργική μορφή:
- Καθαρίστε την επιφάνεια εργασίας σας. Υπάρχουν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να πάτε εδώ, και όλα εξαρτώνται από το στυλ εργασίας σας και τον τρόπο χρήσης του υπολογιστή σας. Μπορείτε να απαλλαγείτε από τα πάντα από την επιφάνεια εργασίας σας, εκτός από τον κάδο απορριμάτων (θυμηθείτε ότι τα εικονίδια της εφαρμογής στην επιφάνεια εργασίας σας είναι απλά συντομεύσεις - όλες οι εφαρμογές σας συνήθως ζουν στο φάκελο "Εφαρμογές"). Ή μπορείτε να προσθέσετε μερικές συντομεύσεις στις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες εφαρμογές και αρχεία σας. Έχω την τάση να σφάλω προς την πρώτη επιλογή, να προχωρήσω όσο το δυνατόν πιο απλοποιημένα, αλλά συχνά χρησιμοποιώντας την επιφάνεια εργασίας μου για εύκολη πρόσβαση στα αρχεία στα οποία εργάζομαι επί του παρόντος. Τότε τα μεταφέρω στη μόνιμη κατοικία τους μόλις τελειώσω.
- Δημιουργήστε ένα σύστημα ψηφιακής αρχειοθέτησης. Μιλώντας για την παροχή μόνιμης κατοικίας στα έγγραφά σας, δημιουργείτε ένα σύστημα αρχειοθέτησης που σας δίνει πλήρη λογική, ώστε να μπορείτε να βρείτε τα έγγραφα που χρειάζεστε όταν τα χρειάζεστε. Αυτός ο οδηγός για την οργάνωση αρχείων και φακέλων παρέχει μια σειρά εξαιρετικών συμβουλών που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε.
- Ενημέρωση λογισμικού. Εάν ο υπολογιστής σας έχει ρυθμιστεί να εγκαθιστά αυτόματα τις ενημερώσεις του συστήματος και του λειτουργικού συστήματος, θαυμάσια. Αν πρόκειται για μια χειρωνακτική διαδικασία για εσάς, θα πρέπει να ελέγξετε για ενημερώσεις τουλάχιστον διμηνιαίως, καθώς πολλοί περιλαμβάνουν ενημερωμένες εκδόσεις ασφαλείας. Στη συνέχεια, μία φορά το χρόνο, ελέγξτε τις τρέχουσες εκδόσεις του λογισμικού που χρησιμοποιείτε και κάντε την απόφαση εάν είναι χρόνος για αναβάθμιση.
- Σάρωση για ιούς και προβλήματα επιδόσεων. Ανεξάρτητα από το είδος του υπολογιστή που διαθέτετε, όλοι μπορούν να πάρουν ιούς ή κακόβουλο λογισμικό (ναι, ακόμη και Macs!). Εάν διαθέτετε υπολογιστή με Windows, αυτές οι συμβουλές συντήρησης PC από το PCWorld θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τον υπολογιστή σας υγιή και να λειτουργείτε ομαλά.
- Επαληθεύστε την ακεραιότητα της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας. Δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας, έτσι; Εάν όχι, παραλείψτε όλα τα υπόλοιπα προς το παρόν και κάντε το πρώτο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων που βασίζεται σε σύννεφο, όπως το Carbonite, το Backblaze ή το CrashPlan ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο που συνδέετε στον υπολογιστή σας (και εγώ και οι δύο). Με οποιαδήποτε από τις επιλογές, ρυθμίστε τις παραμέτρους της υπηρεσίας ή της μονάδας δίσκου για τη διεξαγωγή συνεχών αυτόματων αντιγράφων ασφαλείας, ώστε να μην χρειάζεται να κάνετε τίποτα με το χέρι. Στη συνέχεια, μία ή δύο φορές το χρόνο, πηγαίνετε στην υπηρεσία αντιγράφων ασφαλείας ή τη μονάδα δίσκου και σπρώξτε γύρω για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι εκεί και προσβάσιμα αν χρειαστεί να τραβήξετε αντίγραφα στον τοπικό υπολογιστή σας.
- Εμπιστευθείτε τα εισερχόμενά σας. Πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων έχουν μια σχέση αγάπης-μίσους με τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Το λατρεύουν επειδή είναι ένα εξαιρετικά παραγωγικό και αποτελεσματικό εργαλείο επικοινωνίας. αλλά το μισούν γιατί μπορεί γρήγορα να ξεφύγει από τον έλεγχο προκαλώντας περιττό άγχος . Υπάρχουν πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας στη σειρά, όπως η χρήση αυτοματισμού, ο εξορθολογισμός όσων λαμβάνετε σε καθημερινή βάση και ο περιορισμός του βαθμού στον οποίο ελέγχετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κατά τη διάρκεια της ημέρας σας. Διαβάστε αυτό το άρθρο για συμβουλές διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα κάνουν τα εισερχόμενά σας ένα ισχυρό εργαλείο παραγωγικότητας και όχι ένα μεγάλο χρονικό διάστημα πιπιλίζουν.
Οι παραπάνω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε αμέσως τη μικρή επιχείρησή σας, αλλά θυμηθείτε πόσο γρήγορα τα πράγματα μπορούν να ξεπεράσουν τον έλεγχο. Συνδέστε αυτές τις δραστηριότητες με ένα ψήφισμα για γρήγορη και εύκολη ανασκόπηση των εγγράφων σας, των εργαλείων παραγωγικότητας και της κατάστασης του υπολογιστή μερικές φορές το μήνα, ώστε να μπορείτε να παραμείνετε οργανωμένοι και να εμποδίσετε τα πράγματα να φτάσουν στα συντριπτικά επίπεδα αποδιοργάνωσης.