Πώς να αναθέσετε και να αναπτύξετε τις μικρές επιχειρήσεις σας
Όσο περνάει ο καιρός, ωστόσο, ο ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, ο οποίος συνεχίζει να κάνει τα πάντα, θα χτυπήσει αυτό που αποκαλώ σημείο επιτυχίας. Μέχρι να αναπτυχθεί μια ομάδα και να μεταβιβαστούν ορισμένες από τις καθημερινές αρμοδιότητες και αρμοδιότητες διαχείρισης της επιχείρησης, η επιχείρηση δεν μπορεί να αναπτυχθεί και ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης πιθανότατα θα είναι υπερβολικός και θα απογοητευθεί.
Υπάρχουν πολλές αποφάσεις και διαδικασίες που πρέπει να εξεταστούν όταν έρχεται χρόνος να δημιουργηθεί μια ομάδα και να εκχωρηθούν και πρέπει να γίνουν τα πρώτα βήματα στη διαδικασία για να καταστεί πιο αποτελεσματική. Εδώ είναι οι επτά καλύτερες συμβουλές για αποτελεσματική εξουσιοδότηση για να φτάσετε στο σωστό δρόμο.
1. Αναλύστε πρώτα τις ανάγκες σας
Γνωρίζοντας τι να μεταβιβάσει και ποιος χρειάζεστε στην ομάδα σας για να το κάνετε αποτελεσματικά, χρειάζεται μια σαφή εικόνα για όλα όσα έχετε στο πιάτο σας. Ο καλύτερος τρόπος να υπολογίσετε πού πηγαίνει ο χρόνος σας, ειδικά ο χρόνος που πηγαίνει εκεί που δεν θα έπρεπε να είναι, παρακολουθείτε τον χρόνο σας - όλο τον χρόνο σας, τόσο για τιμολόγητο όσο και για μη τιμολογημένο έργο.
Εάν παρακολουθούσατε όλα όσα κάνετε κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας σας, σίγουρα θα εκπλαγείτε να δείτε πού πηγαίνει ο χρόνος σας και ποια είναι η κατάρρευση του μεγαλύτερου χρόνου σας. Αυτό από μόνο του μπορεί να είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τον προσδιορισμό των πιθανών εργασιών για την ανάθεση, και ακόμη και των εργασιών για την εξάλειψη από την επιχείρησή σας.
2. Εξερευνήστε τις επιλογές σας
Η αντιπροσωπεία μπορεί να λάβει πολλές διαφορετικές μορφές και κάθε επιλογή εξαρτάται από την επιχείρησή σας και τις ανάγκες σας. Το πιο αποτελεσματικό σύστημα παραχώρησης είναι αυτό που μπορείτε να εμπιστευτείτε και να αναπτυχθεί και να αλλάξει καθώς οι ανάγκες σας μεγαλώνουν και αλλάζουν.
Δύο από τις πιο κοινές επιλογές αποστολής περιλαμβάνουν την πρόσληψη υπαλλήλου και την εξωτερική ανάθεση σε έναν ανεξάρτητο ανάδοχο, όπως ένας εικονικός βοηθός .
Υπάρχουν πολλές πτυχές που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν αποφασίζετε μεταξύ ενός υπαλλήλου και ενός ανεξάρτητου εργολάβου.
3. Όλα τα έγγραφα
Πριν αρχίσετε να μεταβιβάζετε, θα χρειαστεί να αρχίσετε να παρακολουθείτε όλες τις πληροφορίες, τις γνώσεις και τις διαδικασίες που κάνουν την επιχείρησή σας να τρέχει σαν μια καλά λιπαρή μηχανή. Αυτό μπορεί να είναι μια πρόκληση γιατί πιθανότατα δεν σκέφτεστε συχνά αυτά τα δεδομένα. κάνετε ακριβώς αυτό που πρέπει να γίνει. Ωστόσο, η πλήρης και σαφής τεκμηρίωση είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική ανάθεση.
Σε γενικές γραμμές, όλες οι διαδικασίες και τα συστήματά σας θα πρέπει να περιλαμβάνουν μια σαφή γραπτή περίληψη, ώστε κάθε μελλοντικό μέλος της ομάδας σας να μπορέσει να μεταβεί και να πάρει εκεί όπου σταμάτησε. Αυτά τα έγγραφα διαδικασίας και κάθε άλλη απαραίτητη πληροφορία θα πρέπει να βρίσκονται σε κεντρική τοποθεσία που είναι προσβάσιμη από όλους.
4. Αναπτύξτε ένα σχέδιο προτεραιότητας για την εκχώρηση
Αφού τεκμηριωθούν οι διαδικασίες σας και δημιουργήσατε ένα σύστημα για την ανταλλαγή αυτών των πληροφοριών, θα πρέπει να σκεφτείτε τις προτεραιότητες των κορυφαίων αντιπροσωπειών σας και τον τρόπο με τον οποίο θα αναθέσετε, θα παρακολουθήσετε και θα διαχειριστείτε το έργο που έχει εκχωρηθεί.
Επικεντρωθείτε πρώτα στις μεγαλύτερες προτεραιότητές σας. Μπορείτε να προσδιορίσετε μια λίστα με πιθανά αντικείμενα αντιπροσωπείας υψηλής προτεραιότητας απαντώντας σε αυτές τις δύο απλές ερωτήσεις:
- Πρέπει αυτό να ολοκληρωθεί τώρα;
- Χρειάζεται να κάνω αυτό το έργο μόνος μου ή μπορεί κάποιος άλλος;
5. Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία
Η τεχνολογία μπορεί να κάνει την αποστολή εύκολη και να βοηθήσει τις ομάδες να ξεπεράσουν πολλές διαφορετικές προκλήσεις. Και όλες οι ομάδες μπορούν να επωφεληθούν από τη χρήση τεχνολογίας , είτε πρόκειται για κοινή χρήση αρχείων, είτε για προγραμματισμό είτε για ευκαιρίες ηλεκτρονικής κατάρτισης.
Αν οικοδομούμε μια εικονική ομάδα με μέλη σε διαφορετικές γεωγραφικές τοποθεσίες, η τεχνολογία μπορεί να κάνει να αισθάνεται ότι όλα τα μέλη της ομάδας σας κάθονται στο ίδιο δωμάτιο. Εξερευνήστε την τεχνολογία που έχετε στη διάθεσή σας πριν την εκχώρηση, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα που διευκολύνει την ανταλλαγή πληροφοριών και τη συνεργασία.
6. Επικοινωνήστε καλά και συχνά
Η καλή επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας για κάθε τύπο ομάδας. Χωρίς αυτό, δεν υπάρχει ομάδα. Όταν πρόκειται για αποτελεσματική εξουσιοδότηση, η επικοινωνία πρέπει όχι μόνο να είναι σαφής, συνοπτική και συνεπής, αλλά πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι κάθε μέλος της ομάδας έχει πρόσβαση στις ίδιες πληροφορίες.
Ένας από τους τρόπους για να επιτευχθεί αυτό είναι ο προγραμματισμός συνεχών προσωπικών συναντήσεων ή τηλεδιάσκεψης επικεντρωμένων σε ομάδες , εάν τα μέλη της ομάδας σας βρίσκονται σε διαφορετικές τοποθεσίες. Αυτές οι συνεδρίες πρέπει να επικεντρώνονται στη συνεργασία, στην ανταλλαγή πληροφοριών και στην ομαδική ανάπτυξη. Είναι επίσης σημαντικό να παραμείνετε προσβάσιμοι μεταξύ των συναντήσεων ομάδας για να απαντήσετε σε ερωτήσεις, να παρέχετε καθοδήγηση και να βοηθήσετε στην επίλυση προβλημάτων όταν είναι απαραίτητο.
7. Καλλιεργήστε την εμπιστοσύνη
Η εμπιστοσύνη είναι ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες όσον αφορά την αποστολή και πηγαίνει και στους δύο τρόπους. Πρέπει να εμπιστευτείτε ότι τα μέλη της ομάδας σας θα ολοκληρώσουν το έργο για το οποίο είναι υπεύθυνα και ότι τα μέλη της ομάδας σας πρέπει να εμπιστεύονται ότι τους δίνετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να κάνουν τη δουλειά και ότι θα είστε διατεθειμένοι να τις υποστηρίξετε όταν ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΗ.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα με βάση την εμπιστοσύνη:
- Με σεβασμό ο ένας στον άλλο
- Ακούγοντας και ακούγοντας τι λένε οι άλλοι
- Εστιάζοντας στη συνεπή επικοινωνία
- Λέγοντας τι θα κάνετε και κάνοντας αυτό που λέτε
- Για να είμαι ειλικρινής
Η αποτελεσματική εξουσιοδότηση μπορεί να είναι η απάντηση για τον ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης που αντιμετωπίζει το χρονοδιάγραμμα, ο οποίος αγωνίζεται να βρει τον χρόνο για να αναπτύξει την επιχείρησή του. Και όταν παίρνετε τα μέτρα για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική διαδικασία αποστολής, μην δίνετε μόνο χρόνο στον εαυτό σας να εστιάσετε στις πιο σημαντικές επιχειρηματικές σας δραστηριότητες, αλλά ανακουφίζετε την πίεση που ασκείτε πάντα από τον εαυτό σας.