Διδάγματα στο σχεδιασμό και την εκτέλεση των εκδηλώσεων της Ημέρας της Μητέρας του Y-ME
Οι ειδικοί σχεδιαστές εκδηλώσεων - ειδικά εκείνοι στον μη κερδοσκοπικό κόσμο - γνωρίζουν ότι η διοργάνωση μιας εκδήλωσης εκδηλώσεων εξωτερικού είναι μια μεγάλη ιδέα. Αυτά τα είδη εκδηλώσεων, όπως και άλλες ιδέες κοινοτικής συλλογής κεφαλαίων, απαιτούν ο προγραμματισμός για την εκδήλωση του επόμενου έτους να ξεκινά αμέσως μετά την ολοκλήρωση της φετινής εκδήλωσης συγκέντρωσης κεφαλαίων . Είναι σημαντικό να συζητήσετε το γεγονός και να συζητήσετε τι συνέβη καλά και τι θα μπορούσε να βελτιωθεί, ενώ το γεγονός είναι ακόμα φρέσκο στο μυαλό της ομάδας.
Οι συζητήσεις σχετικά με τις επιτυχίες και τις βελτιώσεις διασφαλίζουν ότι αυτά τα χαρακτηριστικά μπορούν να συμπεριληφθούν ή να ενισχυθούν για το γεγονός του επόμενου έτους. Αυτός ο προορατικός σχεδιασμός προσθέτει επίσης αξία στους χορηγούς. Και, αναπόφευκτα, όλοι οι επιτυχημένοι κοινωνικοί περίπατοι ελπίζουν να αναπτυχθούν και να επεκταθούν από χρόνο σε χρόνο.
Είναι σημαντικό να παραμείνετε επικεντρωμένοι στον πρωταρχικό στόχο της διοργάνωσης τέτοιων εκδηλώσεων: συγκέντρωση χρημάτων. Για τους υπεύθυνους σχεδιασμού εκδηλώσεων που έχουν πραγματοποιήσει προηγουμένως μια βόλτα στην κοινότητα, μια από τις σημαντικότερες στιγμές σχεδιασμού συμβαίνει στην πραγματικότητα μετά το τέλος της διαδρομής. Προκειμένου να μάθετε για τις πολλές πτυχές του σχεδιασμού και της εκτέλεσης μιας κοινής διοργάνωσης ποδηλασίας, θα πάμε να παρακολουθήσουμε την εκδήλωση της Ημέρας της Μητέρας, που διοργάνωσε ο οργανισμός Y-ME του Σικάγου.
Η μέρα της μητέρας του Y-ME Ημέρα της Μητέρας του Καρκίνου του Μαστού Περιπατητής
Το Y-ME ιδρύθηκε από δύο επιζώντες του καρκίνου του μαστού το 1979. Το μη κερδοσκοπικό ίδρυμα ήταν γνωστό για το πολυγλωσσικό πρόγραμμα Hotline για τον καρκίνο του μαστού για τους ασθενείς με καρκίνο του μαστού.
Το πρόγραμμα κέρδισε τη φήμη ως η μοναδική 24ωρης ανοικτής τηλεφωνικής γραμμής της χώρας, η οποία στελεχώνεται εξ ολοκλήρου από επιζώντες του καρκίνου του μαστού, οι οποίοι είναι εκπαιδευμένοι σύμβουλοι ομότιμων. Όμως, η οργάνωση διοργάνωσε επίσης ετήσιο περίπατο για τη συγκέντρωση χρημάτων για την Ημέρα της Μητέρας, η οποία υποστήριζε τα προγράμματα και τις υπηρεσίες τους. Πίσω Το 2007, η Y-ME συγκέντρωσε περισσότερα από 7 εκατομμύρια δολάρια με σχεδόν 43.000 περιπατητές από 12 πόλεις.
Έως το 2008 συμμετείχαν 15 πόλεις. Δυστυχώς, η Y-ME έκλεισε τις πόρτες της το 2012, αλλά η κληρονομιά της ετήσιας συλλογής κεφαλαίων παραμένει μια σπουδαία μελέτη περιπτώσεων για τους μη κερδοσκοπικούς σχεδιαστές εκδηλώσεων.
Μεγάλο μέρος της επιτυχίας απόδοσης του Y-ME μπορεί να αποδοθεί σε μια οργανωμένη προσέγγιση σχεδιασμού και να παρακολουθεί τους πιο σημαντικούς στόχους πρώτα. Ο Liz Klug, ο πρώην διευθυντής ειδικών εκδηλώσεων του οργανισμού, το έλεγε μετά το έτος ρεκόρ τους το 2007: "Έχουμε ένα σχέδιο για διάφορα σημεία στο χρόνο κατά τη διάρκεια της διαδικασίας σχεδιασμού. Έτσι, θα λάβουμε μέτρα για να προωθήσουμε αυτά τα πιο κρίσιμα σημεία εγκαίρως για να βεβαιωθούμε ότι είμαστε επιτυχείς. Για παράδειγμα, σε μια πόλη όπου μπορεί να φιλοξενούμε μια εκδήλωση για πρώτη φορά, πρέπει να εστιάσουμε στο να βεβαιωθούμε ότι έχουμε ένα μεγάλο χώρο και χώρο όπου οι άνθρωποι θα θέλουν να επιστρέψουν. Κάτω από το δρόμο, μπορούμε να επικεντρωθούμε σε ποια καφετέριες θα αφήσουμε φυλλάδια. "Ας δούμε πώς ο Klug και η ομάδα σχεδιασμού εκδηλώσεων Y-ME διοργάνωσαν ένα τόσο επιτυχημένο γεγονός.
Προγραμματισμός Βήμα 1: Ανάλυση των αριθμών
Η φιλοξενία ενός κοινοτικού περιπάτου ή παρόμοιου γεγονότος απαιτεί τη συγκέντρωση πολλών διαφορετικών συστατικών στόχων, αλλά τελικά, η ένωση ή φιλανθρωπία που φιλοξενεί την εκδήλωση το κάνει για να συγκεντρώσει χρήματα για την αιτία τους.
Επομένως, το πρώτο βήμα στον προγραμματισμό του επόμενου συμβάντος συμβαίνει όταν λήξει το τρέχον συμβάν και το μεγαλύτερο μέρος αυτής της εργασίας περιβάλλει τους "αριθμούς".
"Εξετάσαμε προσεκτικά τους αριθμούς μετά την ολοκλήρωση της εκδήλωσης", εξηγεί ο Liz Klug, "Συγκρίναμε τον τρόπο που κάναμε αυτό το έτος έναντι του προηγούμενου [έτους]. Εξετάσαμε την εμπειρία του συμμετέχοντα. Αξιολόγησα τις κατηγορίες χορηγίας μας. Ανταποκριθήκαμε σε τυχόν άμεσα ηλεκτρονικά μηνύματα σχετικά με τα γεγονότα. "Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων θα λάβουν επίσης άμεσα μέτρα για να εξασφαλίσουν ότι όσοι εμπλέκονται στη φετινή εκδήλωση θα συνεχίσουν το επόμενο έτος.
Ο Klug έσκαψε επίσης τις λεπτομέρειες. Στις αξιολογήσεις της, κοίταξε τα πάντα, από τον αριθμό των εθελοντών που συμμετείχαν στον όγκο των διανεμημένων μπλουζών. Στη συνέχεια, θα ρωτούσε αν χρειαζόταν περισσότερο ή λιγότερο για το επόμενο έτος.
Χρονοδιάγραμμα προγραμματισμού
Για όσους διοργανώνουν κοινοτική εκδρομή, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ποια βήματα πρέπει να αντιμετωπιστούν σε διαφορετικές χρονικές στιγμές.
Οι περισσότεροι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί δεν έχουν την πολυτέλεια πολλών μελών του προσωπικού και των εθελοντικών επιτροπών για να οδηγήσουν την επιτυχία της εκδήλωσης. Ωστόσο, οι αρμόδιοι για το σχεδιασμό αναγνωρίζουν ότι πρέπει να διασφαλίσουν ότι συνεργάζονται στενά με το γραφείο του δημάρχου και των δημοσίων έργων της πόλης για να λάβουν την εκδήλωση στο δημόσιο ημερολόγιο.
Ο Klug προτείνει ότι το πρώτο βήμα μετά την ανάλυση των αριθμών του περασμένου έτους είναι να επικεντρωθεί στην εταιρική πρόσληψη. Εάν η εκδήλωση δεν είναι ένα νέο πρόγραμμα, είναι σημαντικό να κερδίσετε την εταιρική υποστήριξη για την εκδήλωση του επόμενου έτους αμέσως μετά το τέλος της φετινής εκδήλωσης. «Έχουμε επικεντρωθεί στην ανανέωση των χορηγιών όταν εκδώσαμε την έκθεση για την ολοκλήρωση της εκδήλωσης», λέει ο Klug. Προσφέρει επίσης τα ακόλουθα στοιχεία για προγραμματιστές που ενδιαφέρονται να οργανώσουν έναν περίπατο στην κοινότητα ως εκδήλωση συγκέντρωσης χρημάτων:
- Προσδιορίστε εταιρικούς χορηγούς
- Αναπτύξτε προγράμματα περπατήματος ομάδας
- Προσδιορίστε τις δραστηριότητες εκδηλώσεων
- Ξεκινήστε τη διαδικασία πρόσληψης
- Ολοκλήρωση της εφοδιαστικής των εκδηλώσεων
- Κρατήστε το συμβάν
- Κρατήστε ένα γεγονός "ευχαριστώ"
- Αξιολογήστε και ξεκινήστε το επόμενο συμβάν
Η Y-ME θα προσλάβει επίσης μια εξωτερική εταιρεία εφοδιαστικής για να χειριστεί πολλές από τις υλικοτεχνικές απαιτήσεις της. Αλλά ένα από τα πιο χρήσιμα ήταν η εφαρμογή ενός ηλεκτρονικού συστήματος εγγραφής.
Online επιτυχία συστήματος εγγραφής
Ο Y-ME γρήγορα έμαθε για τη σημασία της χρήσης του διαδικτύου για online εγγραφή και από τότε υποστήριξε ένθερμα τη χρήση της τεχνολογίας για online εγγραφή και συγκέντρωση κεφαλαίων.
Επενδύθηκαν σε ένα διαδικτυακό σύστημα διαχείρισης σχέσεων που θα χρησιμεύσει ως δικτυακός τόπος του αγώνα για το 2003. Αυτός ο τύπος συστήματος χρησιμεύει ως προσωπικός ιστότοπος για τους εθελοντές να κάνουν εξατομικευμένες εκκλήσεις για δωρεές και άλλες συμμετοχές. Συλλέγει πληροφορίες σε μια ενιαία βάση δεδομένων και χρησιμεύει ως εργαλείο για τους περπατητές της ομάδας να ενθαρρύνουν τα μέλη τους.
Οι συμμετέχοντες στο διαδίκτυο αυξήθηκαν από 4.000 σε 11.594. Οι δωρεές στο διαδίκτυο αυξήθηκαν από 5.000 σε 19.650. Η ομάδα Y-ME πίστευε ότι συνέβαλε στην επίτευξη στόχου ύψους 2,35 εκατομμυρίων δολαρίων και, ως επίδομα, η τεχνολογία μείωσε τις διοικητικές δαπάνες κατά περίπου $ 20.000.
Ένα τέτοιο σύστημα μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως ένα σημαντικό εργαλείο επικοινωνίας που επιτρέπει σε μια οργάνωση να παρακολουθεί και να συνεχίζει να εμπλέκει συστατικά πέρα από την ίδια την κούρσα.
Ημέρα αγώνα ημέρας αγώνα
Οι κοινοτικοί περίπατοι προγραμματίζονται πιο συχνά το πρωί. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα της σήμανσης και της θέσης, η ρύθμιση για το συμβάν μπορεί συνήθως να ξεκινήσει ήδη μια εβδομάδα πριν από την εκδήλωση, με τη μεγαλύτερη δραστηριότητα να συμβαίνει μερικές ημέρες πριν από τη βόλτα.
Όταν η Y-ME προγραμματίζει την ετήσια εκδήλωση συγκέντρωσης κεφαλαίων, η ομάδα προσπαθεί συνήθως να περιορίσει την περιοχή όπου πραγματοποίησε τη βόλτα, ώστε να μην απαιτεί σημαντικό χρόνο για να εκτελέσει ορισμένες λειτουργικές εργασίες όπως κλείσιμο δρόμων. Οι βόλτες τους ήταν γενικά μη ανταγωνιστικές, οπότε βοηθά επίσης να μην πρέπει να εξετάσουν τις απαιτήσεις που απαιτούνται για ένα πιο ανταγωνιστικό αγώνα δρόμου.
Το χρονοδιάγραμμα για την ίδια μέρα αγώνα κυλούσε ως εξής:
- Ομάδα προγραμματισμού εκδηλώσεων έρχεται (2,5 ώρες πριν από το περπάτημα)
- Εθελοντισμός Check-In (2 ώρες πριν το περπάτημα)
- Χορηγός Check-In και Ρύθμιση (2 ώρες πριν από το περπάτημα)
- Η εγγραφή ξεκινά (1,5 ώρες πριν το περπάτημα)
- Ρύθμιση εκκίνησης γραμμής (30 λεπτά πριν από το περπάτημα)
- Τελετές έναρξης (10 λεπτά πριν το περπάτημα)
- Ο αγώνας αρχίζει
- Το αρχικό πρόγραμμα ψυχαγωγίας αρχίζει (1 ώρα μετά το ξεκίνημα)
- Επίσημο Κύριο Στάδιο Παρατηρήσεις (μετά την ολοκλήρωση της πορείας, σε 1,5 ώρα)
- Το πρόγραμμα τερματίζεται επίσημα (3 ώρες μετά το ξεκίνημα)
- Ξεκινά η Κατανομή Συμβάντων (μετά την επίσημη λήξη του γεγονότος)
Συμβουλές για τον προγραμματισμό ενός κοινοτικού περπατήματος ή εκτέλεσης
Για εκείνους τους οργανισμούς που ενδιαφέρονται να διεξάγουν μια κοινότητα με τα πόδια ή να τρέχουν για πρώτη φορά, Klug προσφέρει πολλές προτάσεις που θα συμβάλουν στη διασφάλιση ενός επιτυχημένου γεγονότος .
- Ξεκινήστε με ζεστά καλώδια, συμπεριλαμβανομένων καλά συνδεδεμένων εθελοντών, χορηγών ή μεγάλης ομάδας. Ορίστε μετρήσιμα αποτελέσματα.
- Αξιολογήστε τα γεγονότα ανταγωνιστών στην πόλη / περιοχή σας για να προσδιορίσετε τις βέλτιστες πρακτικές και τους τομείς βελτίωσής τους.
- Εργαστείτε με τα γραφεία του δημάρχου και των πάρκων του δήμου για να συζητήσετε τις απαιτούμενες άδειες και την εφοδιαστική σας εκδήλωση: ώρα, τοποθεσία, αριθμός συμμετεχόντων. Βεβαιωθείτε ότι είστε προετοιμασμένοι για αυτές τις συναντήσεις.
- Κατανοήστε τον προϋπολογισμό σας και βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε τα λειτουργικά σας έξοδα σε 25-30% για ένα νέο γεγονός. Ορισμένες φιλανθρωπικές οργανώσεις θα αγωνιστούν για το 15-20% των συνολικών δαπανών.
- Ασφαλείς χορηγούς για να απορροφήσουν το 100% των λειτουργικών εξόδων της εκδήλωσής σας.