Σημαντική σημείωση: Το IRS καθιστά σαφές ότι εάν χρησιμοποιείτε υπηρεσία μισθοδοσίας ή κάποιον άλλο για να κάνετε τις εργασίες μισθοδοσίας σας, συμπεριλαμβανομένων των εκθέσεων και των καταθέσεων, αυτό δεν σας απαλλάσσει ως εργοδότη από την ευθύνη να βλέπετε ότι οι φορολογικές δηλώσεις κατατίθενται εγκαίρως και ότι όλοι οι φόροι πληρώνονται σωστά και εγκαίρως.
Τι φόρους μισθοδοσίας πρέπει να πληρώσω;
Ομοσπονδιακοί και κρατικοί φόροι μισθοδοσίας περιλαμβάνουν:
- Ομοσπονδιακοί και κρατικοί φόροι εισοδήματος, οι οποίοι πρέπει να παρακρατούνται από την αμοιβή των εργαζομένων και να καταβάλλονται στους ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος (IRS) και στα κράτη (κρατικοί φόροι εισοδήματος) όπως απαιτείται από το νόμο.
- Οι φόροι FICA (Φόροι Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare ) παρακρατούνται από την αμοιβή των εργαζομένων και αντιστοιχίζονται από τους εργοδότες. Οι φόροι FICA πρέπει να καταβάλλονται είτε σε ημι-εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση, ανάλογα με το μέγεθος της μισθοδοσίας σας, και αναφέρονται ανά τρίμηνο στο Έντυπο 941 .
- Ομοσπονδιακοί φόροι ανεργίας που καταβάλλονται με βάση την ακαθάριστη αμοιβή όλων των εργαζομένων. Οι φόροι αυτοί καταβάλλονται ανά τρίμηνο ή ετησίως και αναφέρονται στο Έντυπο 940.
- Οι κρατικοί φόροι ανεργίας , που συλλέγονται, αναφέρονται και καταβάλλονται σύμφωνα με τους κρατικούς νόμους.
Άλλες υποχρεώσεις φόρου μισθωτών υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένων των ετήσιων μισθών και των φορολογικών εκθέσεων για τους υπαλλήλους στο έντυπο W-2 και των συμβασιούχων στο Έντυπο 1099 .
Η ποινή ανάκτησης του ταμείου εμπιστοσύνης
Η ποινή ανάκτησης του ταμείου εμπιστοσύνης αποτελεί ποινή που επιβάλλεται στις επιχειρήσεις που συλλέγουν χρήματα, λογαριάζουν τα χρήματα αυτά και καταβάλλουν τα χρήματα αυτά σε φορολογικούς φορείς.
Οι φόροι επί των πωλήσεων είναι φόρος TFRP, όπως και οι φόροι επί των μισθών. Το TFRP μπορεί να επιβληθεί από το IRS για:
- Δυσμενής αδυναμία είσπραξης του φόρου,
- Δυσμενής μη τήρηση και καταβολή φόρου, ή
- Επιθυμητή προσπάθεια με οποιονδήποτε τρόπο να αποφύγει ή να νικήσει τον φόρο ή την πληρωμή του.
Σημειώστε τη χρήση του όρου "σκόπιμη", η οποία ορίζεται από την IRS ως "εκ προθέσεως, σκόπιμη, εθελοντική και γνωστή, όπως διακρίνεται από τυχαία.
"Θέληση" είναι η στάση ενός υπεύθυνου ατόμου που με ελεύθερη βούληση ή επιλογή είτε αγνοεί σκόπιμα τον νόμο είτε είναι αδιάφορη στις απαιτήσεις του. "Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια απερίσκεπτη αδιαφορία για προφανή γεγονότα αρκεί για να δείξει την εσκεμμένη θέληση.
Προσωπική ευθύνη για φόρους μισθοδοσίας
Εσείς ως υπεύθυνο συμβαλλόμενο μέρος για την εταιρεία σας μπορεί να θεωρηθεί προσωπικά υπεύθυνος για την εκ προθέσεως αποτυχία να παρακρατήσει τους μισθούς των μισθωτών και των μισθών ή να καταβάλει παρακρατούμενους φόρους εισοδήματος και άλλους φόρους μισθοδοσίας σε ομοσπονδιακές και κρατικές υπηρεσίες.
Ποιες είναι οι κυρώσεις;
Οι ποινές είναι περίπλοκες. αυτός ο κατάλογος είναι σύντομος και γενικός. Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις κυρώσεις, ανατρέξτε στη δημοσίευση του IRS 15: Φορολογικός οδηγός του εργοδότη . Αυτές οι κυρώσεις αφορούν τους φόρους του φόρου 941 (φόροι παρακράτησης και FICA), αλλά μπορούν επίσης να ισχύουν και για άλλα παρόμοια έντυπα.
Παράλειψη καταχώρησης Για το Έντυπο 941 και παρόμοια έντυπα: 2% καθυστέρηση 1-5 ημέρες, 5% καθυστέρηση 6-15 ημερών, 10% καθυστέρηση άνω των 16 ημερών ή εντός 10 ημερών από την πρώτη ειδοποίηση από το IRS, μέγιστο 15%.
Η ποινή ανάκτησης του Ταμείου Αρωγής για την αποτυχία πληρωμής φόρων μισθωτών όταν λήξει, επιβλήθηκε στον υπεύθυνο. Το IRS λέει: "Εάν τα εισοδήματα, η κοινωνική ασφάλιση ή οι φόροι Medicare που πρέπει να παρακρατηθούν δεν παρακρατηθούν ή δεν καταβληθούν, εσείς [ως υπεύθυνος] μπορεί να είναι προσωπικά υπεύθυνος για την ποινή ανάκτησης του ταμείου εμπιστοσύνης".
Να θυμάστε ότι το TFRP είναι το 100% του ανεξόφλητου φόρου (εισόδημα, κοινωνική ασφάλιση και Medicare). Εκτός από τις κυρώσεις, οι τόκοι εισπράττονται από την ημερομηνία λήξης.
Τι γίνεται αν κάνω αργά τις καταθέσεις; Πώς εφαρμόζονται οι καταθέσεις;
Οι καταθέσεις εφαρμόζονται στην πιο πρόσφατη υποχρέωση. Ας πούμε ότι πρέπει να καταθέσετε ένα ποσό $ 1500 κάθε μήνα. Δεν καταθέτετε την προκαταβολή σας στις 15 Μαρτίου, αλλά κάνετε μια κατάθεση $ 2000 στις 15 Απριλίου για να καλύψετε τη διαφορά. Το ποσό των $ 1500 εφαρμόζεται για τις 15 Απριλίου και $ 500 έως τις 15 Μαρτίου. Μπορεί να σας επιβληθεί ποινή για τα $ 1000 που δεν κατατέθηκαν για τις 15 Μαρτίου.
Άλλοι τύποι κυρώσεων που σχετίζονται με την αμοιβή
- Ακόμη και αν μπορείτε να αποδείξετε ότι η αποτυχία σας να πληρώσετε ή να αναφέρετε τους φόρους δεν ήταν "σκόπιμη" και αποφύγετε να πληρώσετε την ποινή ανάκτησης του Ταμείου Εμπιστοσύνης, εξακολουθείτε να αντιμετωπίζετε πρόστιμα για καθυστερημένες πληρωμές.
- Μπορεί επίσης να τιμωρηθείτε για τους μη καταβληθέντες φόρους μισθοδοσίας, εάν εσείς εσφαλμένα ταξινομήσατε τους εργαζόμενους ως ανεξάρτητους εργολάβους αντί ως μισθωτούς .
- Η μη σύνταξη των εντύπων W-2 για τους υπαλλήλους και η παράδοσή τους εντός της προθεσμίας (τέλος Ιανουαρίου, για το προηγούμενο έτος) μπορεί να σας επιβάλει ποινή $ 50 για κάθε δήλωση που θα έπρεπε να έχει αποσταλεί ή που έχει προετοιμαστεί εσφαλμένα.