Τα εταιρικά αρχεία είναι εκείνα τα αρχεία που πρέπει να τηρεί η αμερικανική εταιρεία προκειμένου να αποδείξει ότι λειτουργεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις της Υπηρεσίας Εσωτερικών Εισοδήματος και των νόμων του κράτους στο οποίο ενσωματώνεται η επιχείρηση (σχηματίζεται ως εταιρική οντότητα).
Γιατί είναι απαραίτητα τα εταιρικά αρχεία;
Απαιτούνται εταιρικά αρχεία για να αποδειχθεί ότι η εταιρεία λειτουργεί κατάλληλα, όπως απαιτείται από την Υπηρεσία Εσωτερικών Προσόδων, για να δείξει ότι η εταιρεία είναι μια ξεχωριστή οντότητα και να διατηρήσει την εταιρική ασπίδα από την ευθύνη.
Τι είναι το Βιβλίο Εταιρικών Αρχείων;
Ορισμένες εταιρείες έχουν ένα εταιρικό αρχείο "βιβλίο" που περιλαμβάνει όλα τα απαιτούμενα έγγραφα. Σε άλλες περιπτώσεις, τα εταιρικά αρχεία φυλάσσονται στο διαδίκτυο ή σε ένα γραφείο αρχειοθέτησης. Τα αρχεία θα πρέπει να είναι σε ένα μέρος και διαθέσιμα εάν η Υπηρεσία Εσωτερικού Φορολογικού Ελέγχου ελέγχει την εταιρεία σας.
Μπορείτε επίσης να διατηρείτε τα εταιρικά σας αρχεία "στο σύννεφο", αλλά αυτά τα αρχεία ενδέχεται να περιλαμβάνουν εμπιστευτικές πληροφορίες και ιδιόκτητες διαδικασίες, οπότε βεβαιωθείτε ότι ο διακομιστής σας είναι ασφαλής. Η Susan Ward, Expert Small Business-Canada, έχει ένα μεγάλο άρθρο σχετικά με τη διαχείριση εγγράφων που μπορεί να σας βοηθήσει με αυτό το έργο.
Πώς δημιουργούνται οι εταιρικές εγγραφές; Ποιος φυλάσσει τα εταιρικά αρχεία;
Τα εταιρικά αρχεία δημιουργούνται από το διοικητικό συμβούλιο της εταιρείας σας. Το συμβούλιο δημιουργεί έγγραφα όπως τα καταστατικά της εταιρίας σας και τις ετήσιες εκθέσεις. Το διοικητικό συμβούλιο δημιουργεί και επεξεργάζεται έγγραφα όπως προτάσεις και πρακτικά κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου.
Ο εταιρικός γραμματέας συνήθως ορίζεται για να διατηρεί όλα τα εταιρικά αρχεία. Φυσικά, όλα τα αρχεία πρέπει να είναι υπογεγραμμένα και όλες οι ενέργειες πρέπει να έχουν τεκμηρίωση. Εάν η εταιρεία διαθέτει μετοχές, ο γραμματέας της εταιρίας (συνήθως το γραφείο αυτού του ατόμου) παρακολουθεί τα αρχεία ιδιοκτησίας μετοχών.
Ο εταιρικός γραμματέας καλεί επίσης να κυλήσει σε κάθε συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου, επισημαίνοντας ποια μέλη του διοικητικού συμβουλίου είναι παρόντα και απόντα.
Τηρήστε ένα αρχείο των αποφάσεων του συμβουλίου
Οι εταιρικές επιτροπές εγκρίνουν γενικές πολιτικές και αποφάσεις (αποφάσεις) και δεν συμμετέχουν στην καθημερινή λήψη αποφάσεων της επιχείρησης. Μια από τις σημαντικότερες δραστηριότητες ενός εταιρικού συμβουλίου είναι η λήψη αποφάσεων. Οι αποφάσεις είναι βασικά έγγραφα που καταγράφουν τις αποφάσεις του διοικητικού συμβουλίου. Εταιρικά ψηφίσματα μπορούν να γίνουν σε πολλά θέματα, όπως:
- Αρχεία σημαντικών συναλλαγών της εταιρείας
- Εγκρίσεις συμβάσεων
- Μητρώα πώλησης ή αγοράς ακινήτων (γηπέδων και κτιρίων)
- Μίσθωση ή απολύσεις μεγάλου αριθμού εργαζομένων
- Επέκταση σε νέα αγορά ή νέα τοποθεσία
Όλες αυτές οι αποφάσεις, και περισσότερο, πρέπει να καταγράφονται.
Τι άλλα αρχεία πρέπει να περιλαμβάνονται;
- Το καταστατικό σας και τα άρθρα που τροποποιούν αυτό το έγγραφο. Αυτά τα άρθρα έχουν κατατεθεί με την πολιτεία σας, αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεστε ένα αντίγραφο του πρωτοτύπου και όλων των αλλαγών.
- Εταιρικά Χαρακτηριστικά . Οι κανονισμοί είναι οι κατευθυντήριες αρχές που διέπουν το έργο του διοικητικού συμβουλίου των εταιριών. Οι κανονισμοί περιλαμβάνουν τα καθήκοντα των εταιρικών αξιωματούχων , πληροφορίες σχετικά με την ετήσια συνάντηση και τον τρόπο με τον οποίο το συμβούλιο καθορίζει την πολιτική και τις ψήφους.
- Συνοπτικά πρακτικά όλων των συνεδριάσεων μετόχων και διευθυντών, συμπεριλαμβανομένης της ετήσιας συνάντησης
- Ετήσιες αναφορές
- Ένα μητρώο αποθεμάτων για την παρακολούθηση των συναλλαγών μετοχών και της ιδιοκτησίας αποθεμάτων.
- Εταιρικές αποφάσεις και φορολογικές αποφάσεις
- Εγγραφές και διορισμούς
- Διευθυντής ψηφίσματα σύγκρουσης συμφερόντων
- Ψηφίσματα για δάνεια προς και από την εταιρεία
- Ψηφίσματα σχετικά με τις παροχές των εργαζομένων και τα σχέδια συνταξιοδότησης
- Αποφάσεις μερισμάτων αποθεμάτων
Ακολουθήστε το κρατικό δίκαιο στη διαμόρφωση του διοικητικού συμβουλίου και την τήρηση αρχείων
Καθώς διαμορφώνετε την εταιρεία σας, θα πρέπει να ελέγξετε με την πολιτεία σας για να βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε τις κρατικές οδηγίες για την οργάνωση και τη λειτουργία της εταιρείας σας. Όλα τα κράτη έχουν συγκεκριμένους κανονισμούς που διέπουν τις εταιρείες. Ελέγξτε με το γραμματέα του κράτους σας ή με τον πληρεξούσιό σας για περισσότερες πληροφορίες.
Επιστροφή στη λίστα ελέγχου εκκίνησης της εταιρείας