Ξεκινήστε με τα Βασικά
Οι καλύτερες ιδέες ξεκινούν με μια σταθερή βάση, οπότε είναι σημαντικό να ρυθμίσετε το πλαίσιο της εκδήλωσής σας πριν κοιτάξετε μπροστά πολύ.
Πράγματα όπως ημερομηνίες, ώρες και δρομολόγια θα πρέπει να ολοκληρωθούν πριν προχωρήσετε σε οποιεσδήποτε περίπλοκες λεπτομέρειες.
Επιλέξτε τον σωστό τόπο
Θα έχετε έναν πιο εύκολο χρόνο για να βρείτε χώρο για μια μικρότερη ομάδα, αλλά τα κατώτατα όρια χωρητικότητας θα είναι αυστηρότερα. Εάν η εκδήλωσή σας επεκταθεί από 50 άτομα σε 100, μπορεί να χρειαστεί να μετακομίσετε σε μεγαλύτερο δωμάτιο ανάλογα με τις δυνατότητες του χώρου σας. Σε γενικές γραμμές, είναι ευκολότερο να πάτε μικρότεροι σε ένα τσίμπημα, επομένως αγοράστε ένα δωμάτιο που μπορεί να φιλοξενήσει τη μεγαλύτερη προβολή συμμετοχής σας.
Χάρτης μιας στρατηγικής μάρκετινγκ
Ακόμα και αν φιλοξενείτε ένα "ελεύθερο γεγονός", θα πρέπει να το παρουσιάσετε με τρόπο που να ενστερνίζεται τις εγγραφές . Οι άνθρωποι θέλουν να μάθουν πώς θα επωφεληθούν από την παρακολούθηση της περίπτωσης και ο τρόπος με τον οποίο λέτε τις προσκλήσεις και τα υλικά μάρκετινγκ μπορεί να έχει μεγάλο αντίκτυπο στο αν θα εμφανιστούν ή όχι. Παρόλο που η εκδήλωσή σας πιθανώς ακούγεται συναρπαστική για εσάς, η πραγματική πρόκληση είναι να γίνουν και άλλοι ενθουσιασμένοι.
Προϋπολογισμός ανά άτομο
Το ένα μειονέκτημα σε μικρές εκδηλώσεις είναι ότι συνήθως κοστίζουν περισσότερο ανά άτομο, επειδή οι τιμές ξενοδοχείων και εστιατορίων μειώνονται όσο αυξάνονται οι ποσότητες. Για να κάνετε τα πράγματα ακόμη πιο περίπλοκα, μια πτώση των αριθμών κατά 20% για ένα μικρό συμβάν έχει τη δυνατότητα να επηρεάσει την κατάσταση της τιμολόγησης του ομίλου σας. Με αυτό κατά νου, θέλετε να υπολογίσετε το κόστος ανά άτομο κάτω από το χαμηλότερο προβλεπόμενο ποσοστό παρακολούθησης.
Εάν το κάνετε αυτό με ακρίβεια τότε το περιθώριο κέρδους σας θα αυξηθεί στην πραγματικότητα για κάθε άτομο που προσθέτετε πάνω από την προβολή.
Παίξτε στα δυνατά σας
Οι μικρές ομάδες προσφέρουν περισσότερες ευκαιρίες για οργανωμένες συζητήσεις, γι 'αυτό χρησιμοποιήστε αυτό το πλεονέκτημα κατά τον προγραμματισμό του δρομολογίου. Δεν είναι πολύ διασκεδαστικό να "μιλάμε" όλη την ημέρα, γι 'αυτό και πολλά μικρά γεγονότα προσφέρουν ομαδικές συνεδρίες ή επιλογές ξεμπλοκαρίσματος. Ακόμη και τα ομαδικά προγράμματα μπορούν να ενσωματωθούν υπό τις σωστές συνθήκες. Σκεφθείτε τους τρόπους να εμπλακείτε οι συμμετέχοντες σας στο διάλογο, καθώς αυτό θα αυξήσει το ποσοστό διατήρησης κάθε παρουσίασης.
Συμπεριλάβετε τις Συνεδρίες Ε & Α και τις Φόρμες Αναφοράς
Ο καλύτερος τρόπος για να πάρετε ένα άλμα στο σχεδιασμό επόμενο γεγονός σας είναι να ακούσετε την ανατροφοδότηση από την τρέχουσα σας. Αφήστε αρκετό χρόνο για ερωτήσεις στο τέλος κάθε τμήματος. Μπορείτε επίσης να οργανώσετε ερωτήσεις από το προσωπικό σας για να ξεκινήσετε τη συζήτηση. Οι φόρμες ανατροφοδότησης είναι αρκετά εύκολες ώστε να συμπεριληφθούν στα πακέτα πληροφοριών, αλλά βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει οδηγίες στους συμμετέχοντες για το πώς θέλετε να υποβληθούν.
Προσθήκη δικτύωσης μετά την εκδήλωση
Μια καλή λειτουργία δικτύωσης μπορεί να προσθέσει τεράστια αξία σε όλους τους συμμετέχοντες. Εάν ήσασταν αποτελεσματικοί στην προώθηση του διαλόγου μεταξύ των παρευρισκομένων τότε ο καθένας πρέπει να γνωρίζει λίγο κάτι ο ένας στον άλλον μέχρι το τέλος της ημέρας.
Βοηθάει πάντοτε να διαθέσει τρόφιμα σε μια τέτοια λειτουργία και ίσως θελήσετε να προσλάβετε δεσμεύσεις πριν από την ημέρα της εκδήλωσης. Όπως λένε, τίποτα δεν συλλάβει πλήθος σαν πλήθος, οπότε προωθείστε όλες τις λειτουργίες μετά την εκδήλωση.
Τα μικρά γεγονότα έχουν τη δυνατότητα να είναι μια πλούσια και ανταμείβοντας εμπειρία για όλους, αλλά πρέπει να σχεδιάζετε κάθε λεπτό με το κοινό στο μυαλό. Τα καλά νέα είναι ότι γίνεται όλο και πιο εύκολη κάθε φορά γιατί θα καταλάβετε με ακρίβεια τι ελπίζουν οι φιλοξενούμενοί σας.