Κάθε χρόνο, οι εργοδότες υποχρεούνται να στείλουν έκθεση στους εργαζόμενους που δείχνουν τους συνολικούς μισθούς και τις κρατήσεις τους, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να συμπεριλάβουν τις πληροφορίες στις δηλώσεις φόρου εισοδήματος. Οι εκθέσεις πρέπει επίσης να κατατεθούν στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης. Αυτή η αναφορά είναι μια φόρμα W-2.
Πριν να προετοιμάσετε και να στείλετε τα έντυπα W-2 στους υπαλλήλους και την υπηρεσία κοινωνικής ασφάλισης, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να βεβαιωθείτε ότι όλα πάνε ομαλά.
01 - Βεβαιωθείτε ότι έχετε κατηγορήσει σωστά τους εργαζόμενους ως υπαλλήλους
Ένας εργαζόμενος είναι ένας εργαζόμενος που εκτελεί εργασία υπό την καθοδήγηση ενός εργοδότη. Σε γενικές γραμμές, οποιοσδήποτε εκτελεί υπηρεσίες για έναν οργανισμό είναι υπάλληλος εάν ο οργανισμός μπορεί να ελέγξει τι θα γίνει και πώς θα γίνει.
Από την άλλη πλευρά, ένας ανεξάρτητος ανάδοχος είναι ένα άτομο ή μια επιχείρηση που παρέχει υπηρεσίες σε ένα άλλο άτομο ή επιχείρηση. Ο ανεξάρτητος ανάδοχος είναι ξεχωριστή επιχειρηματική οντότητα και δεν θεωρείται υπάλληλος. Μερικά παραδείγματα ανεξάρτητων εργολάβων είναι σύμβουλοι, πράκτορες ή μεσίτες. Το έργο των ανεξάρτητων εργολάβων είναι συχνά παρεπόμενο ή μη απαραίτητο για την επιχείρηση. για παράδειγμα, υπηρεσία καθαρισμού, επεξεργαστή μισθοδοσίας ή υπηρεσία πληροφορικής.
Διαβάστε περισσότερα σχετικά με την ταξινόμηση των εργαζομένων ως υπαλλήλων ή ανεξάρτητων εργολάβων και συμβουλευτείτε έναν πληρεξούσιο απασχόλησης για βοήθεια.
02 - Ελέγξτε τις ημερομηνίες διανομής και αρχειοθέτησης για το τρέχον έτος
Δύο βήματα εμπλέκονται στη διαδικασία W-2. Το πρώτο βήμα είναι η διανομή των εντύπων W-2 στους υπαλλήλους. Το δεύτερο βήμα είναι να καταθέσετε αυτές τις φόρμες στη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης. (SSA)
Η προθεσμία τόσο για τη διανομή στους υπαλλήλους όσο και για την υποβολή με την SSA είναι η 31η Ιανουαρίου του επόμενου έτους. Πρόκειται για μια νέα προγενέστερη προθεσμία για την υποβολή της δήλωσης SSA, προκειμένου να αποφευχθεί η φοροδιαφυγή. Διαβάστε περισσότερα για τις προθεσμίες W-2 και 1099.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει στους υπαλλήλους τις φόρμες τους στις αρχές Ιανουαρίου, οπότε έχουν χρόνο για να τις εξετάσουν, για να αποτρέψουν τα λάθη.
03 - Ελέγξτε τα έντυπα W-4 των εργαζομένων
Οι εργοδότες καλούνται να έχουν ένα αρχείο W-4 σε αρχείο για όλους τους υπαλλήλους ανά πάσα στιγμή. Το Έντυπο W-4 περιλαμβάνει τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τον καθορισμό του ποσού του ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος ενός υπαλλήλου, με βάση την οικογενειακή κατάσταση, τον αριθμό των εξαρτωμένων και τα επιπλέον ποσά που πρέπει να παρακρατηθούν.
Το Έντυπο W-4 πρέπει να ολοκληρωθεί με μίσθωση και ανά πάσα στιγμή ο εργαζόμενος επιθυμεί να κάνει μια αλλαγή. Ο υπάλληλος θα πρέπει να αλλάξει το έντυπο W-4 αν οι προσωπικές πληροφορίες του εργαζομένου (συμπεριλαμβανομένης της οικογενειακής κατάστασης και του αριθμού των εξαρτώμενων ατόμων) αλλάζουν ή εάν αλλάξει η διεύθυνση του υπαλλήλου. Ο υπάλληλος μπορεί επίσης να αλλάξει το έντυπο W-4 οποιαδήποτε στιγμή για να αλλάξει το ποσό της παρακράτησης.
Κάθε χρόνο πριν από το τέλος του έτους, οι εργοδότες θα πρέπει να ζητήσουν από όλους τους υπαλλήλους να αναθεωρήσουν το έντυπο W-4 για να βεβαιωθούν ότι οι προσωπικές πληροφορίες είναι ακριβείς.
Η εξασφάλιση ότι οι εργαζόμενοι θα έχουν ακριβείς και τρέχουσες πληροφορίες σχετικά με το έντυπο W-4 θα σας βοηθήσει να προετοιμάσετε και να διανείμετε τα έντυπα W-2.
04 - Συλλογή πληροφοριών μισθοδοσίας για τα έντυπα W-2
Πρώτον, θα χρειαστείτε κάποιες βασικές πληροφορίες για την εταιρεία σας για όλες τις φόρμες W-2:
- Ο αριθμός ταυτότητας εργοδότη της εταιρείας σας
- Το όνομα, η διεύθυνση και ο ταχυδρομικός κώδικας της επιχείρησης
- Και ο αριθμός φορολογικού μητρώου της εταιρείας σας
Στη συνέχεια, θα πρέπει να συγκεντρώσετε πληροφορίες για κάθε υπάλληλο, τόσο προσωπικές πληροφορίες όσο και πληροφορίες μισθοδοσίας:
- Όνομα και διεύθυνση του υπαλλήλου και αριθμός κοινωνικής ασφάλισης ή άλλος αριθμός φορολογικού μητρώου
- Ποσό που καταβλήθηκε στον εν λόγω υπάλληλο: συνολικοί μισθοί, συμβουλές και άλλες αποζημιώσεις
- Ποσό του ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος που παρακρατήθηκε
- Οι μισθοί κοινωνικής ασφάλισης (μέχρι το μέγιστο ποσό κοινωνικής ασφάλισης για το έτος)
- Medicare μισθούς και συμβουλές και Medicare φόρου παρακράτηση, συμπεριλαμβανομένου του πρόσθετου Medicare φόρου για υψηλού εισοδήματος υπαλλήλους.
- Κατανεμήθηκαν συμβουλές για εργαζόμενους
- Εξαρτημένες παροχές φροντίδας που πληρώθηκαν και άλλες παροχές που φορολογούνται στον εργαζόμενο
- Για κάθε κράτος όπου εργάστηκε ο εργαζόμενος, οι μισθοί και οι συμβουλές του κράτους καταβλήθηκαν και ο κρατικός φόρος εισοδήματος παρακρατήθηκε
- Οι τοπικοί μισθοί και συμβουλές που καταβάλλονται και ο τοπικός φόρος εισοδήματος παρακρατείται.
05 - Επανεξέταση W-2 - Πώς θα δημιουργηθεί το W-2;
Εάν η εταιρεία σας είναι νέα για την επεξεργασία μισθοδοσίας ή εάν η κατάσταση μισθοδοσίας σας έχει αλλάξει πρόσφατα, είναι καλή ιδέα να αναθεωρήσετε τη διαδικασία εύρεσης, συμπλήρωσης και διανομής των εκθέσεων του τέλους του έτους στους υπαλλήλους. Μπορείτε να λάβετε έντυπα W-2 από ένα κατάστημα προμηθειών γραφείου, το CPA σας, από λογισμικό φορολογίας ή λογιστικής ή από το IRS.
Σημείωση: Δεν μπορείτε να λάβετε φόρμες W-2 από το IRS ή αλλού στο Διαδίκτυο. Το αντίγραφο Α της φόρμας W-2 είναι σε ένα συγκεκριμένο χρώμα με κόκκινο μελάνι και δεν μπορεί να αντιγραφεί. Πρέπει να καταθέσετε το συγκεκριμένο έντυπο IRS του Αντιγράφου Α με την Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης (αυτό είναι το αντίγραφο που κρατάτε και αρχειοθετείτε με την Κοινωνική Ασφάλιση στα τέλη Φεβρουαρίου).
Ακολουθούν μερικές επιλογές για την προετοιμασία των εντύπων W-2:
- Χρησιμοποιώντας λογισμικό λογιστικής . Αν έχετε λίγους μόνο υπαλλήλους και χρησιμοποιείτε λογισμικό λογιστικής, ίσως μπορείτε να αγοράσετε ένα πρόσθετο για την προετοιμασία εντύπων W-2 χρησιμοποιώντας αυτό το λογισμικό.
- Χρησιμοποιώντας λογισμικό φορολογικής προετοιμασίας. Εάν χρησιμοποιείτε ένα από τα κοινά προγράμματα λογισμικού φορολογικής προετοιμασίας, είτε online είτε σε επιτραπέζια έκδοση και έχετε αγοράσει την επαγγελματική έκδοση αυτού του λογισμικού, ελέγξτε αν περιλαμβάνεται η επεξεργασία W-2. Ο Shirley Elmblad, Οδηγός για το Οικονομικό Λογισμικό, έχει ένα άρθρο σχετικά με τις φορολογικές αναθεωρήσεις λογισμικού
- Χρησιμοποιώντας τις αγορασμένες φόρμες W-2 . Οι μεγάλες εταιρίες προμήθειας γραφείου διαθέτουν προ-τυπωμένα έντυπα W-2 για χρήση με λογισμικό σε ένα CD, το οποίο σας επιτρέπει να εισαγάγετε τις πληροφορίες για αυτά τα έντυπα με μη αυτόματο τρόπο και να τις εκτυπώσετε στον εκτυπωτή σας.
Όποια και αν είναι η μέθοδος που χρησιμοποιείτε για την συμπλήρωση και την εκτύπωση των εντύπων W-2, θα πρέπει επίσης να έχετε μορφές μετάδοσης W-3 .
06 - Αποφασίστε πώς να διανείμετε τα έντυπα W-2 στους υπαλλήλους
Μόλις δημιουργήσετε τα έντυπα W-2, η επόμενη απόφασή σας είναι να τα διανείμετε στους υπαλλήλους. Θυμηθείτε ότι η προθεσμία για τη διανομή των εντύπων W-2 στους υπαλλήλους είναι η 31η Ιανουαρίου του έτους που ακολουθεί το φορολογικό έτος. Για παράδειγμα, οι εργοδότες που ήταν υποχρεωμένοι να διανείμουν το φορολογικό έτος 2016 W-2s έχουν μέχρι τις 31 Ιανουαρίου 2017, για να τις διανείμουν.
Έχετε δύο επιλογές για τη διανομή έντυπων εντύπων W-2 στους υπαλλήλους: είτε να τις στείλετε ταχυδρομικά είτε να τις διανείμετε στους υπαλλήλους αυτοπροσώπως. Εάν ένας υπάλληλος παραλάβει το έντυπο W-2 αυτοπροσώπως, ίσως θελήσετε να έχετε τον υπάλληλο να υπογράψει ότι η φόρμα έχει παραληφθεί, για να αποφύγετε ερωτήσεις σχετικά με το αν αυτό έγινε.
07 - Ελέγξτε για σφάλματα πριν στείλετε τα έντυπα W-2 στους υπαλλήλους
Για να ελαχιστοποιήσετε τα ζητήματα και να πρέπει να στείλετε ξανά τα έντυπα W-2, ελέγξτε τα έντυπα W-2 για σφάλματα χρησιμοποιώντας αυτή τη λίστα ελέγχου. Τα κοινά σφάλματα του W-2 περιλαμβάνουν τη χρήση της φόρμας του λάθους έτους, η αποτυχία να συμπεριλάβει πληροφορίες, η τοποθέτηση πληροφοριών σε λάθος κουτί και η αποτροπή της παρακράτησης στο μέγιστο της κοινωνικής ασφάλισης.
08 - Χειρισμός αιτημάτων υπαλλήλων για διπλότυπα έντυπα W-2
Οι εργαζόμενοι συχνά αποτυγχάνουν ή χάνουν τις φόρμες W-2 και ενδέχεται να έρθουν στο τμήμα μισθοδοσίας σας ζητώντας αντίγραφο του εντύπου W-2. Πριν διανείμετε τα έντυπα W-2, εξετάστε πώς θα αντιμετωπίσετε αυτά τα αιτήματα:
- Εάν έχετε εκτυπώσει τα έντυπα εσωτερικά, μπορείτε απλά να επανεκτυπώσετε το έντυπο W-2 και να το δώσετε ή να το στείλετε στον εργαζόμενο.
- Εάν το έντυπο έχει προετοιμαστεί από μια εξωτερική υπηρεσία μισθοδοσίας, μπορεί να σας χρεώσει για το κόστος της επανεκτύπωσης και ταχυδρομείου του εντύπου. Μπορεί να θέλετε να χρεώνετε τους υπαλλήλους για μια πρώτη αντίγραφο ή για ένα δεύτερο αντίγραφο μέσα σε ένα χρόνο (αυτό συμβαίνει!).
Ό, τι κι αν αποφασίσετε, είναι καλή ιδέα να κοινοποιήσετε στους υπαλλήλους την πολιτική σας σχετικά με τις διπλές μορφές. Η χρέωση για διπλότυπα έντυπα μπορεί να φαίνεται ακραία, αλλά μπορεί να μειώσει τον αριθμό των χαμένων μορφών που πρέπει να αντιμετωπίσετε.
09 - Υποβολή εντύπων W-2 και W-3 με τη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης
Αφού αποφασίσετε πώς να προετοιμάσετε τα έντυπα W-2 και διανείμετε αυτά τα έντυπα στους υπαλλήλους (μέχρι τις 31 Ιανουαρίου του έτους που ακολουθεί το φορολογικό έτος), η επόμενη απόφασή σας είναι να καθορίσετε τον τρόπο υποβολής των εντύπων αυτών στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης (SSA) .
Όλα τα έντυπα W-2 πρέπει να κατατεθούν στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης, μαζί με μια φόρμα διαβίβασης W-3 . Δύο επιλογές για την υποβολή αυτών των εντύπων:
- Μπορείτε να καταθέσετε ηλεκτρονικά στο τμήμα Business Services Online της ιστοσελίδας κοινωνικής ασφάλισης. Θα πρέπει πρώτα να εγγραφείτε και, στη συνέχεια, να συμπληρώσετε τα σχετικά έντυπα online. Αν κάνετε online αρχειοθέτηση με το BSO, δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε φόρμες W-3.
- Μπορείτε επίσης να στείλετε ταχυδρομικά τα συμπληρωμένα έντυπα W-2 μαζί με το έντυπο W-3 στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης.
Ακολουθούν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο προετοιμασίας μιας φόρμας W-3 .
10 - Ελέγξτε τους κρατικούς κανονισμούς για τη διανομή των εντύπων W-2
Όταν συμπληρώνετε ένα έντυπο W-2 για έναν υπάλληλο, ένα τμήμα αυτού του εντύπου (αντίτυπο 1) έχει οριστεί για να υποβληθεί στο κράτος όπου εργάζεται ο εργαζόμενος. Αν ο εργαζόμενος εργάζεται σε περισσότερα από ένα κράτη, θα πρέπει να υποβάλετε αντίγραφο του εντύπου W-2 σε κάθε κράτος.
Κάθε κράτος έχει διαφορετικές απαιτήσεις για την υποβολή των εντύπων W-2 και τυχόν μορφών διαβίβασης. Συμβουλευτείτε την φορολογική αρχή του κράτους σας ή το κρατικό τμήμα εσόδων για να μάθετε τις απαιτήσεις του κράτους.
UPDATE: Πολλά κράτη συμμορφώνονται με το νέο νωρίτερο 31 Ιανουαρίου για την κατάθεση W-2s με το SSA.
Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τους κρατικούς φόρους μισθοδοσίας.