Σχεδιασμός, έλεγχος και αξιολόγηση απόδοσης
Σχεδίαση
Ο προϋπολογισμός είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού που είναι απαραίτητο για την οικοδόμηση ενός πλαισίου για την επιχείρησή σας και τα οικονομικά της. Συνδυάζοντας τις προηγούμενες τάσεις με τις ρεαλιστικές προβλέψεις για τη χρήση, ο προϋπολογισμός παρέχει μια λεπτομερή εικόνα των περιουσιακών στοιχείων, των ρεαλιστικών προσδοκιών για τα έσοδα και του τρόπου με τον οποίο αυτά αντισταθμίζουν τις αναμενόμενες δαπάνες σας.
Οι προϋπολογισμοί βοηθούν επίσης στον καθορισμό στόχων και τον καθορισμό προτεραιοτήτων. Ένας προϋπολογισμός θα πρέπει να περιγράφει λεπτομερώς από πού προέρχεται η χρηματοδότηση για να εκτελέσει νέες στρατηγικές και πόσα έσοδα μπορούν να προκύψουν από την επιτυχή εκτέλεση των στρατηγικών. Τα στοιχεία γραμμής τα οποία διοχετεύουν τα περισσότερα χρήματα ή παράγουν τα περισσότερα έσοδα είναι συνήθως αντικείμενα υψηλής προτεραιότητας και αυτό μπορεί να αποτελέσει μια καλή υπενθύμιση για τη γενική στρατηγική σας κατά τη λήψη αποφάσεων.
Ένας αποτελεσματικός προϋπολογισμός θα πρέπει να αναλύει τα έσοδα και τα αναμενόμενα έξοδα ανά μήνα ή ανά τρίμηνο και ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησής σας, θα πρέπει να περιλαμβάνει ξεχωριστούς προϋπολογισμούς για κάθε τμήμα.
Αυτοί οι προϋπολογισμοί των τμημάτων θα πρέπει επίσης να κατανεμηθούν ανά μήνα ή ανά τρίμηνο και μαζί θα συγκεντρωθούν για να σχηματίσουν τον κύριο προϋπολογισμό σας .
Οι επιχειρήσεις που εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τα έσοδα εποχιακών πωλήσεων χρησιμεύουν ως καλό παράδειγμα του γιατί ένας προϋπολογισμός είναι τόσο σημαντικός. Αν οι μήνες Ιούνιος, Ιούλιος, Αύγουστος και Δεκέμβριος παράγουν συνήθως το 75% των εσόδων της επιχείρησής σας, ο προϋπολογισμός σας σάς επιτρέπει να προγραμματίσετε μπροστά, έτσι ώστε να έχετε την καλύτερη στρατηγική για την αποτελεσματικότερη διανομή των εσόδων αυτών κατά τη διάρκεια μιας πλήρους οικονομικό έτος.
Ο προγραμματισμός πρέπει επίσης να καλύπτει τις μακροπρόθεσμες ανάγκες. Για παράδειγμα, αν αναμένετε μια μεγάλη δαπάνη ένα ή δύο χρόνια κάτω από το δρόμο για αναβαθμίσεις υπολογιστών, είναι καλή ιδέα να αρχίσετε να προϋπολογίζετε αυτό το έξοδο εκ των προτέρων.
Εκτίμηση
Εκτός από το ότι αποτελούν σημαντικό μέρος της διαδικασίας προγραμματισμού, οι προϋπολογισμοί είναι απαραίτητοι για την αξιολόγηση της απόδοσης της εταιρείας σας κατά τη διάρκεια της χρήσης. Μέρος του προϋπολογισμού με υπευθυνότητα είναι η παρακολούθηση των πραγματικών εσόδων και εξόδων και η σύγκρισή τους με αυτά που είχαν εγγραφεί στον προϋπολογισμό. Αυτό βοηθά να βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τα σχέδιά της, αλλά ο προϋπολογισμός προσφέρει επίσης ένα σημαντικό μέσο για τον εντοπισμό προβλημάτων και ευκαιριών.
Για παράδειγμα, εάν οι πωλήσεις κατά το πρώτο τρίμηνο είναι χαμηλότερες από αυτές που προβλέπετε στον προϋπολογισμό, θα γνωρίζετε ότι πιθανώς θα χρειαστεί να βρείτε έξοδα για περικοπή αργότερα κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους, προκειμένου να παραμείνετε επικερδείς. Ένα πιο θετικό παράδειγμα είναι οι πωλήσεις ενός νέου προϊόντος που υπερβαίνει τις προσδοκίες. Παρακολουθώντας αυτή την τάση και συγκρίνοντάς την με αυτό που είχε εγγραφεί στον προϋπολογισμό, θα γνωρίζετε ότι έχετε τα πρόσθετα έσοδα για να αναθεωρήσετε τον προϋπολογισμό με σχέδια για αύξηση της παραγωγής ή πρόσληψη πρόσθετου προσωπικού για την αντιμετώπιση της πρόσθετης δραστηριότητας.
Χρηματοδότηση
Ένα ιστορικό γραφής ήχου, λεπτομερών προϋπολογισμών και η προσκόλλησή τους μπορεί να βοηθήσει τους δανειστές ή τους πιθανούς επενδυτές να γνωρίζουν πώς να αναπτύξουν ένα επιχειρηματικό σχέδιο και να το λειτουργήσουν.
Οι δανειστές και οι επενδυτές σίγουρα θα θελήσουν να σκάψουν πολύ βαθύτερα τα οικονομικά και την ιστορία σας, αλλά εάν δεν δουν στοιχεία για ισχυρές πρακτικές κατάρτισης προϋπολογισμού, αυτό θα μπορούσε να είναι αρκετό από μια κόκκινη σημαία για να τους απομακρύνουν.
Αν ανοίγετε μια νέα επιχείρηση και έχετε λίγη ή καθόλου ιστορία, θα πρέπει να αντισταθμίσετε αυτήν την έλλειψη ιστορικού με λεπτομερή υποστήριξη για τον προϋπολογισμό σας. Αυτό σημαίνει να κάνετε έρευνα στην αγορά και να δείξετε πώς οι προηγούμενες τάσεις ή ίσως ένα κενό στη βιομηχανία υποστηρίζουν τους αριθμούς που παρουσιάζετε. Αυτό το είδος προσοχής στη λεπτομέρεια μπορεί να σας βοηθήσει να κερδίσετε σοβαρή εκτίμηση από τους δανειστές ή τους επενδυτές.
Στελέχωση
Ακόμα και οι μικρές επιχειρήσεις με λίγους μόνο υπαλλήλους πρέπει να βεβαιωθούν ότι έχουν στελέχη κατάλληλα για τη σύνταξη και τη διατήρηση ενός προϋπολογισμού. Εάν, για παράδειγμα, διαθέτετε και λειτουργείτε ένα μικρό καφέ, ίσως έχετε ένα μοναδικό μενού και μια φήμη για ποιοτική εξυπηρέτηση πελατών, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είστε οικονομικός επαγγελματίας.
Εάν η πρόσληψη ενός ατόμου με πλήρες ωράριο για να χειριστεί τα βιβλία σας δεν είναι ρεαλιστική, εξετάστε τη βοήθεια μερικής απασχόλησης ή εργάζεστε με μια εξωτερική εταιρεία συμβούλων, ιδιαίτερα νωρίς και ετησίως όταν έρχεται η ώρα να γράψετε νέο προϋπολογισμό για το επόμενο οικονομικό έτος. Το SCORE, που συνδέεται με την αμερικανική διοίκηση μικρών επιχειρήσεων, αποτελείται κυρίως από εθελοντές με επιχειρηματικό και οικονομικό υπόβαθρο, οι οποίοι παρέχουν καθοδήγηση και συμβουλές σε μικρές επιχειρήσεις. Αυτό μπορεί να είναι ένας πολύτιμος πόρος όταν αρχίζετε ακριβώς ή όταν αντιμετωπίζετε μια σημαντική πρόκληση. Εκτός από τη βοήθεια με τον προϋπολογισμό ή άλλα προβλήματα, μπορεί να σας φέρει σε επαφή με άλλους πόρους στην κοινότητά σας.
Λογισμικό
Μερικά από τα καλύτερα εργαλεία για τη σύνταξη ενός λεπτομερούς προϋπολογισμού και την προσκόλλησή τους είναι προγράμματα λογισμικού και ξεπερνούν τα προγράμματα Microsoft Excel ή άλλα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων. Εταιρείες όπως το Quicken προσφέρουν οικονομικά προσιτά προγράμματα λογισμικού για τον προϋπολογισμό και την παρακολούθηση των εσόδων και εξόδων. Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιείτε PayPal, Square ή άλλες παρόμοιες ηλεκτρονικές υπηρεσίες με το σύστημα POS (σημείο πώλησης) και, όπως το Quicken, σας προσφέρουν εργαλεία για τη σύνταξη ενός προϋπολογισμού και την παρακολούθηση των εσόδων και εξόδων.
Δεν χρειάζεστε πτυχίο στη χρηματοδότηση για να μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα προγράμματα για τη διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού σας, αλλά ίσως αξίζει να εξετάσετε τη λήψη μιας τάξης για να βοηθήσετε να μάθετε όλα τα σχετικά χαρακτηριστικά που προσφέρουν.